EcoAcc Base — Kiểm soát hồ sơ khách, nghĩa vụ thuế và lợi nhuận theo khách
Tập trung kiểm soát hồ sơ khách theo kỳ, nghĩa vụ thuế, checklist soát xét, phân công, hóa đơn – công nợ cơ bản và lợi nhuận theo khách — trên cùng dữ liệu dịch vụ dùng chung.
Nền tảng kiểm soát cho hãng kế toán thuế — đúng hạn, đúng checklist và biết khách nào có lãi.
Sáu câu hỏi kiểm soát của hãng kế toán thuế
Mỗi câu trả lời cần dữ liệu thật, không phải bảng tính hay trí nhớ.
Hồ sơ khách nào đang đến hạn, thiếu chứng từ gì?
Nghĩa vụ thuế nào sắp đến, ai chịu trách nhiệm?
Checklist soát xét có thống nhất giữa các kế toán viên?
Ai đang quá tải, khách nào phức tạp hơn?
Trao đổi với khách có thành hồ sơ không?
Khách nào có lãi, khách nào lỗ, vì sao?
Bốn lớp chức năng, một dòng dữ liệu dịch vụ kế toán
Mỗi giao dịch đi qua bốn lớp: hồ sơ khách và checklist, nghĩa vụ thuế và lịch, phân công và thực hiện, kết quả – chi phí – lợi nhuận.
Hồ sơ khách theo kỳ đủ và đúng checklist không?
Trưởng nhóm kế toán
- Hồ sơ theo kỳ, trạng thái, checklist
- Cổng nhận chứng từ theo khách
- Soát xét chuẩn theo loại khách/kỳ
Nghĩa vụ thuế nào sắp đến, đúng hạn chưa?
Trưởng nhóm · Kế toán viên
- Sổ nghĩa vụ theo loại, chu kỳ, deadline
- Nhắc 7-3-1 ngày
- Phân loại nghĩa vụ bất biến
Phân công đúng năng lực và độ phức tạp?
Giám đốc dịch vụ · Trưởng nhóm
- Ma trận năng lực, thang độ phức tạp
- Chấm giờ theo khách–kỳ–gói
- Ticket – email theo khách
Mười nhóm giải pháp trên cùng dữ liệu hãng kế toán
Chọn một nhóm để xem phạm vi, dữ liệu đầu vào và kết quả cần kiểm tra.
Hồ sơ khách theo kỳ
Hồ sơ theo kỳ, trạng thái, checklist, thiếu sót.
Xem chi tiết phạm vi
Nghĩa vụ thuế
Nghĩa vụ theo loại, chu kỳ, deadline, biểu mẫu.
Xem chi tiết phạm vi
Cổng nhận chứng từ
Nhận chứng từ theo khách, kênh, checklist.
Xem chi tiết phạm vi
Checklist soát xét
Checklist chuẩn theo loại khách/kỳ, dấu hoàn thành.
Xem chi tiết phạm vi
Phân công theo độ phức tạp
Phân công theo năng lực, tải, độ phức tạp.
Xem chi tiết phạm vi
Lợi nhuận theo khách
Chấm giờ theo khách, phát sinh ngoài gói, lãi ròng.
Xem chi tiết phạm vi
Trao đổi thành hồ sơ
Ticket – email tập trung theo khách, lịch sử.
Xem chi tiết phạm vi
Hóa đơn và công nợ
Hóa đơn theo khách/kỳ, công nợ theo tuổi.
Xem chi tiết phạm vi
Thu chi cơ bản
Thu chi theo nhóm, bút toán tự sinh nháp.
Xem chi tiết phạm vi
Giao dịch thiếu mã nghiệp vụ
Giao dịch thiếu ánh xạ khách/kỳ.
Xem chi tiết phạm vi
Tám luồng nghiệp vụ chạy trên EcoAcc Base
Mỗi luồng là một chuỗi chứng từ trong Odoo — từ nhận hồ sơ đến lợi nhuận khách.
Nhận hồ sơ khách
Nhận chứng từ theo khách, kênh, checklist thiếu.
- 1Kế toán viênNhận chứng từ qua cổngChứng từ
- 2Kế toán viênSo checklist, ghi thiếuChecklist
- 3Trưởng nhómXác nhận hồ sơ đủXác nhận
Mở hồ sơ kỳ + checklist
Mở hồ sơ kỳ mới kèm checklist soát xét.
- 1Kế toán viênMở hồ sơ kỳ theo kháchHồ sơ kỳ
- 2Kế toán viênGắn checklist theo loại kháchChecklist
- 3Trưởng nhómDuyệt mở hồ sơPhê duyệt
Đăng ký nghĩa vụ
Nghĩa vụ theo loại, chu kỳ, deadline và người phụ trách.
- 1Trưởng nhómĐăng ký nghĩa vụ theo kháchNghĩa vụ
- 2Trưởng nhómChọn chu kỳ, deadline, người phụ tráchLịch nghĩa vụ
Nhắc 7-3-1
Hệ thống nhắc 7-3-1 ngày trước deadline.
- 1Hệ thốngNhắc 7-3-1 ngàyNhắc việc
- 2Kế toán viênXử lý và xác nhậnXác nhận
Phân công theo tải
Phân công theo năng lực, tải và độ phức tạp.
- 1Giám đốc dịch vụXem tải và độ phức tạpMa trận tải
- 2Giám đốc dịch vụPhân côngPhân công
Thực hiện – soát xét
Thực hiện kỳ theo checklist, soát xét và dấu hoàn thành.
- 1Kế toán viênThực hiện theo checklistHồ sơ v1
- 2Trưởng nhómSoát xét, đánh dấu hoàn thànhHồ sơ soát xét
Hóa đơn – thu tiền
Hóa đơn theo khách/kỳ, thu tiền và đối chiếu công nợ.
- 1Kế toánXuất hóa đơn theo kháchHóa đơn
- 2Kế toánThu tiền, đối chiếuPhiếu thu
Chốt kỳ lợi nhuận khách
Cuối kỳ tính lợi nhuận theo khách và dashboard.
- 1Kế toánChốt kỳ, đối soát giờChốt kỳ
- 2Kế toánPhân bổ chi phí, lãi ròng theo kháchBảng lợi nhuận
- 3Ban giám đốcXem dashboardDashboard
Những màn hình các bộ phận làm việc hằng ngày
Mười hai màn hình chính trên Odoo, xếp theo bốn lớp kiểm soát.
- Hồ sơ theo kỳ, trạng thái, checklist
- Cảnh báo thiếu chứng từ
- Nhận theo khách, kênh chuẩn
- Checklist thiếu sót
- Checklist theo loại khách/kỳ
- Dấu hoàn thành từng bước
- Nghĩa vụ theo loại, chu kỳ, deadline
- Nhắc 7-3-1 ngày
- Lịch theo khách, chu kỳ
- Người phụ trách, trạng thái
- Nhắc 7-3-1 đúng người
- Xác nhận xử lý
- Năng lực, cấp độ, tải
- Độ phức tạp khách
- Phân công theo tải/độ phức tạp
- Cân bằng tải
- Trao đổi theo khách, lịch sử
- Không mất trao đổi
- Giờ, phát sinh ngoài gói, lãi ròng
- Biết khách nào có lãi
- Hóa đơn theo khách/kỳ
- Công nợ theo tuổi
- Đúng hạn, tải, lợi nhuận khách
- Khách cần ưu tiên
Mỗi vai trò làm đúng phần việc của mình
Tìm vai trò của bạn ở cột đầu để xem bạn tham gia lớp nào và bàn giao cho ai.
| Vai trò | Hồ sơ & Checklist | Nghĩa vụ & Lịch | Phân công & Thực hiện | Kết quả & Chi phí |
|---|---|---|---|---|
| Ban giám đốc | Duyệt hồ sơ lớn | — | — | Dashboard, lợi nhuận khách |
| Giám đốc dịch vụ | — | — | Phân công, theo dõi tải | — |
| Trưởng nhóm kế toán | Duyệt mở hồ sơ, soát xét | Đăng ký nghĩa vụ | Xác nhận hồ sơ đủ | — |
| Kế toán viên | Nhận hồ sơ, thực hiện kỳ | Xử lý nghĩa vụ | Chấm giờ, ticket | — |
| Kế toán | — | — | — | Hóa đơn, công nợ, lợi nhuận |
Nhìn rõ hồ sơ đúng hạn, tải và lợi nhuận theo khách
Theo dõi hồ sơ, nghĩa vụ, tải nhóm và lợi nhuận khách trên cùng cấu trúc dịch vụ.
| Chỉ số | Nguồn dữ liệu | Thời điểm cập nhật | Quy tắc tính |
|---|---|---|---|
| Doanh thu phí dịch vụ | Hợp đồng dịch vụ và phiếu thu | Cuối kỳ | Phí đã xuất hóa đơn, trừ giảm trừ |
| Nghĩa vụ thuế đến hạn | Lịch nghĩa vụ theo khách | Hằng ngày | Nghĩa vụ chưa hoàn thành trong hạn |
| Giờ công theo hồ sơ | Chấm giờ theo nhân sự | Hằng tuần | Giờ đã duyệt theo khách và kỳ |
| Công nợ phí quá hạn | Hóa đơn và thanh toán của khách | Cuối ngày | Số dư quá hạn theo tuổi nợ |
| Lãi lỗ theo khách | Doanh thu và giờ công | Cuối kỳ | Doanh thu trừ giờ công giá vốn và chi phí trực tiếp |
Chú thích: dữ liệu minh họa để thể hiện cấu trúc báo cáo — không phải số liệu thực tế.
Theo dõi một hồ sơ khách từ nhận chứng từ đến lợi nhuận
Buổi trình diễn tập trung vào cách dữ liệu đi qua các bước kiểm soát.
Nhận chứng từ theo khách, checklist
Chứng minh: Chứng từ qua kênh chuẩn
Mở kỳ + checklist soát xét
Chứng minh: Hồ sơ kỳ rõ
Theo tải, năng lực, độ phức tạp
Chứng minh: Cân bằng tải
Thực hiện theo checklist, duyệt
Chứng minh: Soát xét thống nhất
Hóa đơn theo kỳ, thu tiền
Chứng minh: Doanh thu và dòng tiền
Lãi ròng theo khách
Chứng minh: Truy được chứng từ
Xác định quyền duyệt theo thẩm quyền và hạn mức
Mỗi quyết định — hồ sơ, soát xét, hóa đơn — cần người duyệt rõ.
| Tình huống | Hành vi định hướng | Bằng chứng cần lưu |
|---|---|---|
| Hồ sơ đủ chứng từ | Đi theo checklist chuẩn | Checklist và người soát xét |
| Chứng từ thiếu | Giữ hồ sơ, ghi nhận nhắc việc | Lịch nhắc và tình trạng chứng từ |
| Soát xét có ngoại lệ | Chuyển cấp soát xét | Ghi chú và người quyết định |
| Nghĩa vụ thay đổi sau khi hoàn thành | Tạo điều chỉnh có tham chiếu | Tham chiếu điều chỉnh và người duyệt |
| Người phụ trách vắng mặt | Ủy quyền có thời hạn nếu được cấu hình | Người được ủy quyền và phạm vi |
Chuẩn bị triển khai theo quy trình và chủ sở hữu dữ liệu
Cần thống nhất giữa các bộ phận về quy trình, dữ liệu và trách nhiệm.
Chọn nhóm khách, loại hồ sơ và bộ phận cần kiểm soát trước
Đầu ra: Nhóm khách ưu tiên, tiêu chí nghiệm thu
Chốt lịch nghĩa vụ, checklist soát xét, phân công và quyền; nhập thử và đối soát
Đầu ra: Cấu hình được kiểm tra, dữ liệu khách được xác nhận
Kiểm thử theo vai trò với hồ sơ kỳ và nghĩa vụ thực tế
Đầu ra: Kết quả kiểm thử, vấn đề cần xử lý, hướng dẫn sử dụng
Chốt số dư đầu kỳ, chuyển hồ sơ đang mở, hỗ trợ trong kỳ khai đầu tiên
Đầu ra: Xác nhận sẵn sàng, người hỗ trợ, kế hoạch khôi phục
Theo dõi nghĩa vụ đúng hạn, giờ công và lãi lỗ theo khách; mở rộng sang nhóm khách mới
Đầu ra: Ưu tiên mở rộng và điều chỉnh quy tắc
Một danh mục được quản lý, nhiều bộ phận cùng sử dụng
Thống nhất danh mục giúp các bộ phận liên kết được cùng khách, hồ sơ, nghĩa vụ.
| Nhóm dữ liệu | Ví dụ trường | Chủ sở hữu đề xuất | Nơi sử dụng |
|---|---|---|---|
| Khách hàng và hợp đồng | Mã khách, loại dịch vụ, điều khoản | Kinh doanh dịch vụ | Hồ sơ, nghĩa vụ, hóa đơn |
| Hồ sơ khách theo kỳ | Hồ sơ, kỳ, trạng thái, checklist | Trưởng nhóm | Thực hiện, soát xét |
| Nghĩa vụ thuế | Loại, chu kỳ, deadline | Trưởng nhóm | Sổ nghĩa vụ, nhắc việc |
| Nhân sự và năng lực | Kế toán viên, chuyên môn, cấp độ | GĐ dịch vụ / HR | Phân công, chấm giờ |
| Loại dịch vụ và bộ phí | Dịch vụ, bộ phí, đơn giá giờ | Kinh doanh | Báo giá, hóa đơn |
| Tài chính | Tài khoản, chi phí | Kế toán trưởng | Hóa đơn, lợi nhuận |
Kết nối hồ sơ khách, nghĩa vụ, phân công và lợi nhuận
Hồ sơ và checklist tạo cơ sở. Nghĩa vụ, phân công, giờ và chi phí tạo ra các dòng cần đối chiếu trước khi tổng hợp lợi nhuận.
| Quy trình mẫu | Đầu vào | Các bước hiển thị | Đầu ra |
|---|---|---|---|
| Nhận hồ sơ | Khách, chứng từ, checklist | Nhận → so thiếu → xác nhận | Hồ sơ kỳ |
| Nghĩa vụ | Khách, chu kỳ, deadline | Đăng ký → nhắc → xử lý | Đúng hạn |
| Phân công | Khách, tải, độ phức tạp | Xem tải → giao → xác nhận | Phân công |
| Chốt kỳ | Giờ, chi phí | Rà soát → phân bổ → lợi nhuận | Lợi nhuận có căn cứ |
Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí cần cấu hình theo chính sách đã thống nhất.
Chứng từ nhất quán trong từng bước thực hiện
Biểu mẫu liên kết dữ liệu nguồn với người chịu trách nhiệm.
Hồ sơ khách
Phiếu nhận hồ sơ; biên bản bàn giao chứng từ
Nội dung cần có:Khách, kỳ, chứng từ, người nhận
Checklist soát xét
Checklist theo loại khách/kỳ
Nội dung cần có:Hạng mục, dấu hoàn thành, người soát
Nghĩa vụ thuế
Sổ nghĩa vụ; phiếu nhắc
Nội dung cần có:Loại, chu kỳ, deadline, người phụ trách
Chấm giờ
Bảng chấm giờ theo khách–kỳ
Nội dung cần có:Khách, kỳ, gói, giờ, phân loại
Hóa đơn
Hóa đơn theo khách/kỳ; phiếu thu
Nội dung cần có:Khách, dịch vụ, kỳ, điều khoản
Lợi nhuận khách
Báo cáo lợi nhuận theo khách
Nội dung cần có:Giờ, phát sinh, chi phí, kỳ
Thẻ mẫu ở trạng thái cấu trúc tham khảo — không hiển thị ảnh tài liệu với chữ ký hoặc con dấu giả.
Chuyển yêu cầu quản trị thành cấu hình có thể kiểm tra
Từng yêu cầu được đối chiếu với chức năng nền tảng và cấu hình cần thiết.
| Hạng mục sổ cấu hình | Quyết định cần ghi nhận |
|---|---|
| Cấu trúc mã | Mã khách, hồ sơ, nghĩa vụ, nhân sự |
| Hợp đồng và bộ phí | Phiên bản, hiệu lực, phạm vi dịch vụ |
| Hồ sơ và checklist | Quy tắc mở kỳ, checklist chuẩn |
| Nghĩa vụ | Chu kỳ, deadline, nhắc 7-3-1 |
| Phân công | Thang độ phức tạp, năng lực |
| Quyền và phê duyệt | Phạm vi dữ liệu, người duyệt |
| Báo cáo | Công thức, nguồn, kỳ cập nhật |
Không nêu tên module kỹ thuật hoặc tích hợp "có sẵn" khi chưa kiểm chứng.
Kiểm soát hồ sơ khách trước khi mở rộng quản trị
Base phù hợp khi cần nắm chắc hồ sơ, nghĩa vụ, checklist và lợi nhuận khách trước.
Trong gói Base
Hồ sơ khách theo kỳ, nghĩa vụ thuế, checklist soát xét, phân công, hóa đơn – công nợ, lợi nhuận theo khách.
Mở rộng sang One
Khi cần quản trị hợp nhất: kinh doanh dịch vụ, chấm giờ theo gói, nghĩa vụ theo khách và toàn cảnh khách – kỳ.
Xem EcoAcc One →Mở rộng sang AI
Khi dữ liệu đủ rõ: 5 trợ lý AI hồ sơ, nghĩa vụ, soát xét, phân công, lợi nhuận khách.
Xem EcoAcc AI →Mở rộng từ kiểm soát hồ sơ đến quản trị hợp nhất và AI
Base là nền tảng; khi dữ liệu đủ tin cậy, mở rộng theo lộ trình.
EcoAcc One — Quản trị hợp nhất
Cấp đầy đủ: liên thông khách, kỳ kê khai, nghĩa vụ, phân công và lợi nhuận theo khách trên dữ liệu dùng chung.
Khám phá EcoAcc One →EcoAcc AI — Vận hành bằng AI
Bổ sung trợ lý hồ sơ, nghĩa vụ thuế, soát xét và phân công khi quy tắc đã được thống nhất.
Tìm hiểu EcoAcc AI →EcoAcc Base trong từng loại hình dịch vụ kế toán thuế
Mỗi hub ngành chỉ ra vấn đề nào gói Base giải và nên bắt đầu từ đâu.
Những điều cần làm rõ về phạm vi Base
Base có tính lương không?
Base kiểm soát giờ theo khách và lợi nhuận theo khách; quản lý lương đầy đủ thuộc One.
Hồ sơ khách cũ chuyển vào thế nào?
Chuyển đổi theo quy trình chuẩn: hồ sơ, checklist, nghĩa vụ được đối soát trước khi nhập.
Checklist soát xét ai xây dựng?
Theo loại khách/kỳ do trưởng nhóm và chuyên môn thống nhất; hệ thống lưu phiên bản.
Ai xem được lợi nhuận khách?
Quyền theo vai trò; lợi nhuận khách nhạy cảm có phạm vi riêng.
Khách dùng gói cố định thì sao?
Theo dõi số dư giờ realtime, phát sinh ngoài gói ghi nhận riêng.
Khi nào nên lên One hoặc AI?
Khi cần quản trị theo khách – kỳ – nghĩa vụ (One) hoặc cảnh báo, đề xuất khi dữ liệu đủ rõ (AI).
Cùng xác định phạm vi kiểm soát hồ sơ khách
Chia sẻ loại hình dịch vụ, cách quản hồ sơ hiện tại và hệ thống đang dùng.