Checklist chuẩn bị trước khi triển khai ERP
rước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần kiểm tra mức độ sẵn sàng của mình. Trang này giúp ban lãnh đạo, quản lý dự án và các phòng ban rà soát những yếu tố nền tảng như dữ liệu khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp, nhân sự, quy trình phê duyệt, biểu mẫu và báo cáo hiện tại.
Nếu chưa chuẩn bị kỹ, dự án ERP dễ bị chậm tiến độ, phát sinh chi phí và khó đào tạo người dùng. Checklist này giúp doanh nghiệp biết mình đang thiếu gì, cần chuẩn hóa gì và nên ưu tiên xử lý trước khi bắt đầu triển khai.
6 nhóm checklist cần chuẩn bị
Có thể dùng phần này làm tài liệu tải về hoặc form tự đánh giá trên web AI-X.
Mục tiêu và phạm vi
Ví dụ: giảm thời gian báo cáo, kiểm soát tồn kho, chuẩn hóa sales pipeline, nhìn lãi lỗ dự án.
Xác định phòng ban, quy trình và module triển khai trước.
Tránh thay đổi liên tục trong quá trình triển khai.
Quy trình hiện tại
Bán hàng, mua hàng, kho, kế toán, dự án, sản xuất tùy phạm vi.
Ghi rõ điểm nghẽn, lỗi thường gặp, việc đang làm thủ công.
Excel, phiếu yêu cầu, báo giá, đơn hàng, hợp đồng, file báo cáo.
Dữ liệu nền
Tên, mã, nhóm, người liên hệ, công nợ đầu kỳ nếu có.
Mã, đơn vị tính, nhóm hàng, giá, tồn kho, định mức nếu có.
Dữ liệu phải có người phụ trách làm sạch trước khi import.
Ban dự án
Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm ra quyết định.
Điều phối lịch, issue, tài liệu và phản hồi từ các phòng ban.
Người hiểu nghiệp vụ và có thời gian tham gia kiểm thử.
Hạ tầng, tài khoản và phân quyền
Ai dùng module nào, vai trò gì, quyền xem/sửa/duyệt ra sao.
Dữ liệu nhạy cảm, phân quyền theo phòng ban, chính sách sao lưu.
Máy tính, mạng, trình duyệt, email, tài khoản đăng nhập.
Đào tạo và truyền thông nội bộ
Theo vai trò: Key User, End User, quản lý phòng ban, ban lãnh đạo.
Sau go-live, dữ liệu nào phải nhập trên ERP, dữ liệu nào không còn dùng Excel riêng.
Nhóm hỗ trợ, quy trình ghi nhận lỗi, thời gian phản hồi.
Cách dùng checklist này
Doanh nghiệp nên tự đánh dấu từng mục trước buổi kickoff. Nếu nhiều mục chưa sẵn sàng, nên dành thời gian chuẩn bị thay vì bắt đầu cấu hình ngay.
- Dưới 50%: chưa nên triển khai ngay, cần chuẩn bị dữ liệu và ban dự án.
- 50–75%: có thể bắt đầu khảo sát, nhưng cần kế hoạch làm sạch dữ liệu.
- Trên 75%: có thể đi vào Blueprint và triển khai giai đoạn 1.
Có thể biến form đánh giá của AI-X để đánh giá checklist
Trên website AI-X, checklist này có thể chuyển thành form tương tác. Người dùng tick các mục đã sẵn sàng, hệ thống trả về điểm chuẩn bị và CTA đặt lịch tư vấn.
Checklist giúp giảm rủi ro trước khi triển khai
Sau khi kiểm tra checklist, hãy xem tiếp các rủi ro thường gặp để chuẩn bị phương án xử lý sớm.