Bộ công cụ thực hành đi kèm SOP kiểm soát PR–RFQ–PO theo ngân sách, và bài viết Mua hàng vượt ngân sách dự án nội thất. Gồm 6 biểu mẫu: Phiếu đề nghị mua hàng, Bảng so sánh báo giá, Scorecard nhà cung cấp, Checklist kiểm tra ngân sách, Bảng theo dõi mua gấp và Dashboard mua hàng.
6 sheet: Hướng dẫn, Phiếu PR (Master_Data), RFQ & Scorecard NCC (Nhap_lieu), Checklist & Mua gấp (Theo_doi), Dashboard.
Hướng dẫn Bộ công cụ kiểm soát mua hàng theo ngân sách
Bộ công cụ này đi kèm SOP-PUR-01, dùng để triển khai thực tế việc kiểm soát mua hàng theo ngân sách cho công ty thiết kế & thi công nội thất. Gồm 6 biểu mẫu/công cụ, mô tả chi tiết trường dữ liệu tại Template & Field Guide, checklist thao tác tại phần Checklist, và mô tả dashboard tại phần Dashboard.
1. Danh mục biểu mẫu
2. Mục đích của từng biểu mẫu
Phiếu đề nghị mua hàng theo dự án: chuẩn hóa yêu cầu mua, bắt buộc gắn mã dự án, WBS và ngân sách.
Bảng so sánh báo giá: ghi nhận so sánh giá, chất lượng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán giữa các NCC.
Scorecard đánh giá NCC: chấm điểm NCC theo tiêu chí để lựa chọn khách quan.
Checklist kiểm tra ngân sách: đảm bảo Budget Remaining đủ trước khi phát hành PO.
Bảng theo dõi mua gấp: ghi nhận và phân tích nguyên nhân các đơn mua khẩn.
Dashboard mua hàng: hiển thị PR trong ngân sách, PPV, OTIF và Committed Cost.
3. Template & Field Guide — Bộ công cụ kiểm soát mua hàng theo ngân sách
Mục 1 — Phiếu đề nghị mua hàng theo dự án
Mục 2 — Bảng so sánh báo giá nhà cung cấp
Mục 3 — Scorecard đánh giá nhà cung cấp
Mục 4 — Bảng theo dõi vật tư mua gấp
Checklist kiểm tra ngân sách trước PO
- [ ] PR có mã dự án, WBS và ngân sách.
- [ ] QS đã xác nhận Budget Remaining đủ.
- [ ] Đã so sánh tối thiểu 2–3 báo giá NCC.
- [ ] PO không vượt ngân sách, hoặc đã có phê duyệt ngoại lệ.
- [ ] Ngày cần hàng khớp với kế hoạch thi công.
- [ ] Đã kiểm tra tồn kho và khả năng điều chuyển.
Dashboard mua hàng theo ngân sách — Mô tả thiết kế
Dashboard hiển thị theo công trình và toàn danh mục:
- PR trong ngân sách: tỷ lệ PR có ngân sách đủ.
- Budget vs Committed vs Actual: so sánh ba mức chi phí.
- PPV: chênh lệch giá mua so với dự toán.
- OTIF: tỷ lệ NCC giao đúng hạn và đủ số lượng.
- Emergency Purchase Rate: tỷ lệ mua khẩn.
- Committed Cost: tổng chi phí đã cam kết chưa nhập hàng.
Mỗi KPI có ngưỡng cảnh báo và người chịu trách nhiệm. Dashboard cập nhật theo giao dịch khi tích hợp ERP.
Hướng dẫn điền từng trường trong phiếu đề nghị mua hàng
Xem thêm: SOP kiểm soát PR–RFQ–PO theo ngân sách — quy trình đi kèm bộ công cụ này.