Công ty vừa thắng thầu một dự án lớn với mức giá thấp hơn đối thủ gần nhất tới 15%, cả đội ngũ ăn mừng chiến thắng — nhưng ba tháng sau, khi giá vật tư biến động và phát sinh chi phí ngoài dự kiến, dự án bắt đầu lỗ nặng, và công ty nhận ra rằng "chiến thắng" ban đầu thực chất là một cái bẫy tự đặt ra cho chính mình. Đây là kịch bản quen thuộc khi doanh nghiệp dịch vụ xây dựng tính giá dự thầu chỉ dựa trên mục tiêu thắng thầu bằng mọi giá, mà không có nền tảng tính toán chi phí vững chắc.
Vì sao thắng thầu bằng giá thấp có thể là chiến thắng giả tạo
Áp lực cạnh tranh trong ngành xây dựng khiến nhiều công ty có xu hướng giảm giá dự thầu xuống mức tối thiểu để tăng khả năng thắng thầu, đôi khi đến mức không còn đủ biên lợi nhuận hợp lý, hoặc thậm chí thấp hơn cả chi phí thực tế nếu tính toán đầy đủ mọi yếu tố. Chiến lược này có thể mang lại chiến thắng trong ngắn hạn nhưng tạo ra rủi ro tài chính nghiêm trọng khi triển khai thực tế, đặc biệt khi có biến động về giá vật tư hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến trong quá trình thi công.
Vấn đề càng nghiêm trọng hơn khi công ty áp dụng chiến lược giá thấp liên tục cho nhiều dự án cùng lúc — mỗi dự án lỗ một chút có vẻ không đáng kể, nhưng cộng dồn lại có thể dẫn đến khủng hoảng tài chính nghiêm trọng cho toàn bộ công ty, ảnh hưởng đến khả năng thực hiện đúng cam kết với tất cả các dự án đang triển khai.
Nguyên tắc xây dựng cơ cấu giá dự thầu vững chắc
Nguyên tắc cốt lõi là xây dựng cơ cấu giá dựa trên tính toán chi phí đầy đủ và chính xác — chi phí vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí quản lý dự án, khoản dự phòng rủi ro hợp lý cho những biến động không lường trước, và biên lợi nhuận tối thiểu công ty cần đạt được để duy trì hoạt động bền vững, trước khi cân nhắc điều chỉnh để tăng tính cạnh tranh.
Việc xác định rõ ràng "mức giá sàn" tuyệt đối không thể giảm thấp hơn, dựa trên chi phí thực tế cộng với biên lợi nhuận tối thiểu, giúp đội ngũ kinh doanh có giới hạn rõ ràng khi đàm phán, tránh tình trạng vì áp lực thắng thầu mà chấp nhận mức giá không bền vững về mặt tài chính.
Quy trình chuẩn trên ERP
Hệ thống dự toán nên hỗ trợ tính toán tự động chi phí dự án dựa trên định mức vật tư, nhân công đã chuẩn hóa, kết hợp với dữ liệu giá thị trường cập nhật, giúp đội ngũ tính giá có cơ sở khách quan thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm ước lượng chủ quan.
Việc mô phỏng các kịch bản biến động chi phí (giá vật tư tăng, tiến độ kéo dài hơn dự kiến) trước khi chốt giá dự thầu cuối cùng giúp đánh giá mức độ rủi ro tài chính của từng mức giá đang cân nhắc, hỗ trợ ra quyết định sáng suốt hơn về việc có nên giảm giá thêm hay không.
Dữ liệu về biên lợi nhuận thực tế đạt được so với dự kiến ban đầu của các dự án đã hoàn thành nên được phân tích định kỳ, giúp hiệu chỉnh mô hình tính giá cho các lần dự thầu tiếp theo ngày càng chính xác hơn.
Vai trò và trách nhiệm
Bộ phận dự toán chịu trách nhiệm tính toán chi phí đầy đủ, chính xác cho từng dự án, làm nền tảng khách quan cho quyết định giá dự thầu cuối cùng.
Ban lãnh đạo phê duyệt mức giá sàn tối thiểu cho từng loại dự án, cân nhắc giữa mục tiêu tăng trưởng doanh thu và duy trì sức khỏe tài chính bền vững của công ty.
Đội ngũ kinh doanh đàm phán trong giới hạn đã được phê duyệt, không tự ý cam kết mức giá thấp hơn mức sàn dù có áp lực từ phía chủ đầu tư hoặc mong muốn thắng thầu bằng mọi giá.
Lỗi thường gặp và điểm kiểm soát
Lỗi phổ biến nhất là tính giá dựa trên kinh nghiệm ước lượng chủ quan mà không có mô hình tính toán chi phí chuẩn hóa, dẫn đến sai lệch đáng kể giữa chi phí dự tính và chi phí thực tế phát sinh.
Một lỗi khác là không tính đủ khoản dự phòng rủi ro cho những biến động không lường trước, khiến dự án dễ rơi vào tình trạng lỗ ngay khi có bất kỳ phát sinh nhỏ nào ngoài kế hoạch ban đầu.
Điểm kiểm soát quan trọng là nên có quy trình phê duyệt riêng cho những trường hợp mức giá đề xuất thấp hơn mức sàn đã định, yêu cầu giải trình rõ ràng lý do và biện pháp bù đắp rủi ro, tránh tình trạng mức giá sàn bị phá vỡ một cách tùy tiện.
Kết luận
Xây dựng cơ cấu giá dự thầu dựa trên tính toán chi phí chính xác và có kỷ luật giúp doanh nghiệp dịch vụ xây dựng cân bằng giữa khả năng cạnh tranh và sự bền vững tài chính. Khi được hỗ trợ bởi hệ thống dự toán chuẩn hóa trên ERP, công ty có thể đưa ra quyết định giá dự thầu sáng suốt, tránh những chiến thắng giả tạo dẫn đến thua lỗ khi triển khai thực tế, đồng thời duy trì được vị thế cạnh tranh lành mạnh trên thị trường.
Phân biệt giữa giảm giá hợp lý và giảm giá liều lĩnh
Không phải mọi việc giảm giá dự thầu đều là quyết định liều lĩnh — có những khoản chi phí thực sự có thể tối ưu hóa mà không ảnh hưởng đến chất lượng, như đàm phán được giá vật tư tốt hơn nhờ mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, hoặc tối ưu hóa quy trình thi công giúp giảm thời gian và chi phí nhân công. Việc phân biệt rõ ràng giữa giảm giá dựa trên tối ưu hóa chi phí thực sự và giảm giá chỉ đơn thuần là cắt giảm biên lợi nhuận hoặc bỏ qua các khoản dự phòng cần thiết là yếu tố then chốt để đưa ra quyết định giá dự thầu sáng suốt.
Việc xây dựng năng lực tối ưu hóa chi phí thực sự (thông qua cải tiến quy trình, đàm phán tốt hơn với nhà cung cấp, nâng cao hiệu suất đội ngũ) là chiến lược cạnh tranh bền vững hơn nhiều so với việc chỉ đơn giản chấp nhận biên lợi nhuận thấp hơn để thắng thầu, vì lợi thế từ tối ưu hóa chi phí có thể duy trì và nhân rộng qua nhiều dự án, trong khi việc hy sinh lợi nhuận chỉ là giải pháp một lần không bền vững.
Truyền thông giá trị vượt trội thay vì chỉ cạnh tranh bằng giá
Với những chủ đầu tư coi trọng chất lượng và độ tin cậy hơn là chỉ tìm giá thấp nhất, việc truyền thông rõ ràng những giá trị vượt trội công ty mang lại (kinh nghiệm, chất lượng thi công, khả năng đảm bảo tiến độ, dịch vụ hậu mãi) giúp thuyết phục chủ đầu tư chấp nhận mức giá hợp lý hơn thay vì chỉ so sánh giá thuần túy giữa các nhà thầu. Chiến lược cạnh tranh bằng giá trị, thay vì chỉ bằng giá, đặc biệt hiệu quả khi công ty đã xây dựng được uy tín và mối quan hệ tốt với chủ đầu tư từ giai đoạn tiền dự án.
Việc trình bày rõ ràng trong hồ sơ dự thầu về những rủi ro tiềm ẩn khi chọn nhà thầu giá thấp nhất nhưng thiếu kinh nghiệm hoặc năng lực tài chính yếu (nguy cơ chậm tiến độ, chất lượng không đảm bảo, thậm chí bỏ dở dự án giữa chừng) cũng là cách gián tiếp giúp chủ đầu tư cân nhắc kỹ hơn thay vì chỉ nhìn vào con số giá thấp nhất trên bảng so sánh.
Xử lý biến động giá vật tư trong hợp đồng dài hạn
Với những dự án có thời gian thi công kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm, biến động giá vật tư xây dựng (đặc biệt là thép, xi măng, và các vật liệu chịu ảnh hưởng lớn từ biến động thị trường quốc tế) là rủi ro tài chính đáng kể mà nếu không được tính toán và có điều khoản hợp đồng phù hợp, có thể ăn mòn toàn bộ biên lợi nhuận đã tính toán ban đầu. Việc đưa vào hợp đồng điều khoản điều chỉnh giá theo biến động thị trường (price escalation clause) cho những vật tư có tỷ trọng lớn trong tổng chi phí dự án là biện pháp bảo vệ quan trọng, dù không phải chủ đầu tư nào cũng sẵn sàng chấp nhận điều khoản này.
Với những dự án không thể đàm phán được điều khoản điều chỉnh giá, công ty cần tính toán khoản dự phòng rủi ro biến động giá đủ lớn ngay từ đầu, hoặc cân nhắc chốt giá mua vật tư trước với nhà cung cấp (nếu khả thi về mặt tài chính) để loại bỏ hoàn toàn rủi ro biến động giá trong suốt thời gian thi công dự án.
Học hỏi từ dữ liệu các dự án đã hoàn thành
Việc phân tích chi tiết sự chênh lệch giữa chi phí dự tính ban đầu và chi phí thực tế phát sinh của các dự án đã hoàn thành là nguồn dữ liệu quý giá để cải thiện độ chính xác của mô hình tính giá cho các lần dự thầu tiếp theo. Nếu công ty liên tục phát hiện một loại chi phí cụ thể (ví dụ chi phí nhân công cho một loại công việc đặc thù) thường bị ước tính thấp hơn thực tế, đây là tín hiệu rõ ràng để điều chỉnh định mức tính toán cho những dự án tương tự trong tương lai.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu định mức chi phí theo từng loại công việc, được cập nhật liên tục dựa trên kinh nghiệm thực tế từ nhiều dự án, giúp công ty ngày càng tính giá chính xác hơn theo thời gian, giảm dần khoảng cách giữa dự tính ban đầu và thực tế phát sinh, một năng lực cạnh tranh quan trọng khó có thể sao chép nhanh chóng bởi đối thủ mới gia nhập thị trường.
Kỷ luật tài chính trong việc tính giá dự thầu, dù đôi khi đồng nghĩa với việc bỏ lỡ một vài cơ hội thắng thầu ngắn hạn, chính là nền tảng để doanh nghiệp dịch vụ xây dựng duy trì sức khỏe tài chính bền vững và khả năng thực hiện đúng cam kết chất lượng với mọi dự án đã ký kết.