EcoPro Base — Kiểm soát hợp đồng dịch vụ, giờ làm và năng lực
Tập trung kiểm soát hợp đồng dịch vụ, giờ làm và chấm công theo khách, năng lực và phân công, chi phí trực tiếp, nghĩa vụ thời hạn và lãi lỗ theo khách — trên cùng dữ liệu dịch vụ dùng chung.
Nền tảng kiểm soát cho doanh nghiệp dịch vụ chuyên nghiệp — từ giờ làm thật đến lãi lỗ theo từng khách hàng.
Sáu câu hỏi kiểm soát của doanh nghiệp dịch vụ
Mỗi câu trả lời cần dữ liệu thật, không phải bảng giờ Excel hay thông tin trong đầu.
Giờ làm thật của từng người là bao nhiêu, cho khách nào, gói nào?
Phạm vi hợp đồng đã chốt đến đâu, có đang trượt phạm vi không?
Năng lực nào đang thiếu, ai đang quá tải, ai đang rảnh?
Nghĩa vụ và thời hạn nào sắp đến, ai chịu trách nhiệm?
Khách nào đang nợ, hóa đơn nào chưa xuất, phát sinh ngoài gói chưa ghi?
Khách/hợp đồng nào đang lãi, nào lỗ, biên bao nhiêu?
Bốn lớp chức năng, một dòng dữ liệu dịch vụ
Mỗi giao dịch đi qua bốn lớp đúng thứ tự: hợp đồng và phí cho phép, cam kết phạm vi, giờ làm và năng lực ghi nhận, kết quả – chi phí – lãi lỗ tổng hợp.
Khách đang dùng gói nào, phí và hạn mức ra sao?
Kinh doanh dịch vụ · Vận hành
- Hợp đồng dịch vụ theo phiên bản, điều khoản, phạm vi chốt
- Bộ phí và bảng giá dịch vụ theo hiệu lực
- Hạn mức giờ, phát sinh ngoài gói ghi nhận riêng
Công việc nào nằm trong phạm vi, thay đổi được duyệt chưa?
Trưởng nhóm · PM · Kinh doanh
- Yêu cầu, đề xuất và phạm vi chốt phiên bản
- Thay đổi phạm vi (CR) bắt buộc trước khi làm
- Giờ ngoài scope chấm mã riêng, không lẫn
Ai làm gì, bao nhiêu giờ, tính phí hay miễn phí?
Nhân viên · Trưởng nhóm · HR
- Chấm giờ theo khách–gói–cấp, phân loại tính phí
- Ma trận năng lực và phân công theo chuyên môn
- Xác nhận giờ theo thẩm quyền, số dư gói realtime
Mười nhóm giải pháp trên cùng dữ liệu dịch vụ
Chọn một nhóm để xem phạm vi, dữ liệu đầu vào và kết quả cần kiểm tra — từ hợp đồng, bộ phí, chấm giờ, năng lực, nghĩa vụ đến lãi lỗ theo khách.
Hợp đồng dịch vụ và bộ phí
Hợp đồng theo phiên bản, điều khoản, phạm vi chốt và hạn mức giờ.
Xem chi tiết phạm vi
Khách hàng và cơ hội dịch vụ
Pipeline cơ hội, báo giá theo bộ phí, chốt hợp đồng.
Xem chi tiết phạm vi
Quản lý phạm vi (Scope)
Phạm vi chốt phiên bản, thay đổi (CR) trước khi làm.
Xem chi tiết phạm vi
Vụ việc / dự án / hồ sơ
Mã vụ–dự án–hồ sơ theo trạng thái và mốc.
Xem chi tiết phạm vi
Chấm giờ theo khách, gói, cấp
Chấm giờ theo vụ/khách/gói, phân loại tính phí–miễn phí.
Xem chi tiết phạm vi
Năng lực và phân công
Ma trận năng lực (chuyên môn–cấp độ), cân tải, kèm cặp.
Xem chi tiết phạm vi
Nghĩa vụ và thời hạn
Sổ thời hạn tập trung, nhắc 7–3–1 ngày.
Xem chi tiết phạm vi
Tài liệu và phiên bản
Kho tài liệu theo mã vụ, quản lý phiên bản, khóa bản cuối.
Xem chi tiết phạm vi
Thu chi và công nợ
Thu chi theo đơn vị, hóa đơn từ giờ duyệt, công nợ khách.
Xem chi tiết phạm vi
Lãi lỗ và báo cáo
Lãi lỗ theo khách/hợp đồng, biên theo loại dịch vụ.
Xem chi tiết phạm vi
Tám luồng nghiệp vụ chạy trên EcoPro Base
Mỗi luồng là một chuỗi chứng từ trong Odoo — từ chốt hợp đồng đến hóa đơn và lãi lỗ. Chọn một luồng để xem từng bước, ai làm và chứng từ tạo ra.
Chốt hợp đồng
Từ cơ hội dịch vụ đến hợp đồng chốt phạm vi, bộ phí và hạn mức.
- 1Kinh doanhGhi nhận cơ hội, yêu cầu kháchCơ hội
- 2Kinh doanhLập báo giá theo bộ phíBáo giá
- 3Ban giám đốcDuyệt giá và biên theo hợp đồngPhê duyệt
- 4Kinh doanhChốt hợp đồng, phạm vi, hạn mứcHợp đồng
Báo giá và bộ phí
Bộ phí theo loại dịch vụ có hiệu lực, báo giá theo phạm vi khách.
- 1Kinh doanhTra cứu bộ phí hiệu lựcBộ phí
- 2Kinh doanhLập báo giá theo phạm viBáo giá
- 3Người duyệtDuyệt theo thẩm quyềnPhê duyệt
- 4Kinh doanhGửi báo giá chính thứcBáo giá chính thức
Chốt phạm vi
Phạm vi được chốt phiên bản, phân công người phụ trách và mốc.
- 1Trưởng nhómLập phạm vi chi tiết theo hợp đồngPhạm vi v1
- 2Trưởng nhómChốt phiên bản phạm viPhạm vi chốt
- 3Quản lýDuyệt phạm vi và mốcPhê duyệt
Thay đổi phạm vi (CR)
Yêu cầu thay đổi phạm vi được định giá, trình duyệt trước khi làm.
- 1Trưởng nhómGhi nhận yêu cầu thay đổiYêu cầu CR
- 2Trưởng nhómĐịnh giá giờ/phí phát sinhBảng giá trị CR
- 3Người duyệtDuyệt CR theo thẩm quyềnCR duyệt
- 4Hệ thốngCập nhật phạm vi và hạn mứcPhạm vi v2
Giao việc theo năng lực
Phân công theo ma trận năng lực, cân tải và kèm cặp khi cần.
- 1Trưởng nhómRà năng lực và tải hiện tạiMa trận năng lực
- 2Trưởng nhómGiao việc theo vai và cấpPhân công
- 3Nhân viênNhận việc, cập nhật trạng tháiCông việc
Chấm giờ và xác nhận
Chấm giờ theo khách–gói–cấp, phân loại tính phí, xác nhận theo thẩm quyền.
- 1Nhân viênChấm giờ theo vụ/khách/góiBảng chấm giờ
- 2Trưởng nhómXác nhận giờ, phân loại tính phíGiờ xác nhận
- 3Hệ thốngCập nhật số dư gói kháchSố dư gói
Hóa đơn và thu tiền
Giờ đã duyệt thành hóa đơn, thu tiền và đối chiếu công nợ.
- 1Kế toánXuất hóa đơn từ giờ duyệtHóa đơn
- 2Kế toánThu tiền, đối chiếu công nợPhiếu thu
- 3Kế toánĐốc thu khoản quá hạnNhắc nợ
Chốt kỳ lãi lỗ
Cuối kỳ khép số thành lãi lỗ theo khách/hợp đồng và dashboard.
- 1Kế toánChốt kỳ, đối soát giờ và chi phíChốt kỳ
- 2Kế toánPhân bổ chi phí, tính lãi lỗ theo kháchBảng lãi lỗ
- 3Ban giám đốcXem dashboard kiểm soát dịch vụDashboard
Những màn hình các bộ phận làm việc hằng ngày
Mười lăm màn hình chính trên Odoo, xếp theo bốn lớp kiểm soát. Nhãn nguồn cho biết màn hình là chuẩn Odoo hay do AI-X phát triển cho ngành dịch vụ.
- Cơ hội theo giai đoạn, giá trị, xác suất
- Lọc theo khách, loại dịch vụ, người phụ trách
- Bộ phí theo loại dịch vụ có hiệu lực
- Báo giá theo phạm vi, duyệt biên
- Phiên bản, điều khoản, phạm vi chốt
- Hạn mức giờ và phát sinh ngoài gói
- Mã vụ, trạng thái, mốc, người phụ trách
- Tài liệu và phiên bản theo mã vụ
- Phạm vi chốt phiên bản
- Thay đổi phạm vi (CR) có căn cứ
- Nghĩa vụ theo loại và chu kỳ
- Nhắc 7–3–1 ngày, người chịu trách nhiệm
- Chấm theo vụ/khách/gói, phân loại tính phí
- Xác nhận giờ theo thẩm quyền
- Chuyên môn–cấp độ–chứng chỉ
- Cân tải theo nhóm và vai
- Số dư gói realtime
- Cảnh báo 70–90% cho cả hai bên
- Doanh thu – chi phí – biên theo khách
- Theo loại dịch vụ, hợp đồng, kỳ
- Hóa đơn từ giờ duyệt
- Công nợ theo tuổi, đốc thu
- Giờ, tải, thời hạn, biên theo khách
- Cảnh báo cần ưu tiên
Mỗi vai trò làm đúng phần việc của mình
Tìm vai trò của bạn ở cột đầu để xem bạn tham gia lớp nào, nhận dữ liệu từ đâu và bàn giao cho ai.
| Vai trò | Hợp đồng & Phí | Phạm vi & Vụ việc | Giờ làm & Năng lực | Kết quả & Chi phí |
|---|---|---|---|---|
| Ban giám đốc | Duyệt giá, biên, hợp đồng | Duyệt CR lớn | — | Dashboard, lãi lỗ khách |
| Kinh doanh dịch vụ | Cơ hội, báo giá, chốt hợp đồng | Phạm vi trong báo giá | — | Báo cáo pipeline |
| Trưởng nhóm / PM | Nhận bàn giao hợp đồng | Chốt phạm vi, CR, mốc | Xác nhận giờ, giao việc | Xem lãi lỗ nhóm |
| Nhân viên | — | Cập nhật trạng thái vụ | Chấm giờ, cập nhật tải | — |
| Kế toán | Đối soát phí | — | Giờ duyệt → hóa đơn | Hóa đơn, công nợ, lãi lỗ |
Nhìn rõ giờ làm, tải năng lực và lãi lỗ theo khách
Theo dõi giờ, số dư gói, công nợ và biên lợi nhuận trên cùng cấu trúc khách–hợp đồng. Mỗi chỉ số cần có nguồn dữ liệu và quy tắc tính rõ ràng.
| Chỉ số | Nguồn dữ liệu | Thời điểm cập nhật | Quy tắc tính |
|---|---|---|---|
| Doanh thu theo hợp đồng dịch vụ | Hợp đồng và mốc nghiệm thu | Cuối ngày | Giá trị đã nghiệm thu, trừ điều chỉnh |
| Giờ công ghi nhận | Timesheet đã duyệt | Hằng tuần | Giờ đã duyệt nhân đơn giá theo vai trò |
| Chi phí thuê ngoài | Phiếu chi và chi phí phân bổ | Cuối kỳ | Chi phí gắn với từng vụ việc hoặc dự án |
| Công nợ quá hạn | Hóa đơn và thanh toán của khách | Cuối ngày | Số dư quá hạn theo tuổi nợ |
| Lãi gộp theo khách/dự án | Doanh thu và chi phí trực tiếp | Cuối kỳ | Doanh thu trừ chi phí trực tiếp và giờ công giá vốn |
Chú thích: dữ liệu minh họa để thể hiện cấu trúc báo cáo — không phải số liệu thực tế.
Theo dõi một hợp đồng dịch vụ từ chốt gói đến lãi lỗ
Buổi trình diễn tập trung vào cách dữ liệu đi qua các bước kiểm soát, thay vì chỉ xem từng màn hình riêng lẻ.
Chốt phạm vi, bộ phí, hạn mức giờ
Chứng minh: Phạm vi và hạn mức được duyệt
Phân công theo vai, cấp, cân tải
Chứng minh: Đúng người, đúng vai
Chấm theo vụ–gói–cấp, phân loại tính phí
Chứng minh: Giờ duyệt, số dư gói realtime
CR được định giá và duyệt trước khi làm
Chứng minh: CR có căn cứ, phạm vi v2
Giờ duyệt thành hóa đơn, thu và đối soát
Chứng minh: Doanh thu và dòng tiền
Phân bổ chi phí, lãi lỗ theo khách
Chứng minh: Lãi lỗ có căn cứ, truy được chứng từ
Xác định quyền duyệt theo thẩm quyền và hạn mức
Mỗi quyết định — giá, phạm vi, giờ, hóa đơn — cần người duyệt rõ, hạn mức rõ và lịch sử đầy đủ.
| Tình huống | Hành vi định hướng | Bằng chứng cần lưu |
|---|---|---|
| Hợp đồng trong phạm vi, đơn giá đã duyệt | Đi theo quy trình duyệt chuẩn | Mẫu hợp đồng, bảng phí, người duyệt |
| Phát sinh ngoài phạm vi | Lập yêu cầu thay đổi, không tự tính phí | Yêu cầu thay đổi, người duyệt, ngày |
| Giờ công vượt định mức | Chuyển người duyệt cấp trên | Timesheet gốc và lý do |
| Hủy hoặc tạm dừng vụ việc | Cập nhật công nợ và giờ còn mở | Tham chiếu hủy và quyết định |
| Người phụ trách vắng mặt | Áp dụng ủy quyền có thời hạn nếu được cấu hình | Người được ủy quyền và phạm vi |
Chuẩn bị triển khai theo quy trình và chủ sở hữu dữ liệu
Cần thống nhất giữa các bộ phận về quy trình, dữ liệu và trách nhiệm; đầu ra triển khai đủ để kiểm tra từng giao dịch và kết quả tổng hợp.
Chọn dịch vụ, nhóm khách và bộ phận cần kiểm soát trước
Đầu ra: Dịch vụ ưu tiên, tiêu chí nghiệm thu
Chốt mẫu hợp đồng, bảng phí, timesheet, quyền và quy trình duyệt; nhập thử và đối soát
Đầu ra: Cấu hình được kiểm tra, dữ liệu gốc được xác nhận
Kiểm thử theo vai trò với hợp đồng, vụ việc và giờ công thực tế
Đầu ra: Kết quả kiểm thử, vấn đề cần xử lý, hướng dẫn sử dụng
Chốt số dư đầu kỳ, chuyển hợp đồng đang chạy, hỗ trợ trong tuần đầu
Đầu ra: Xác nhận sẵn sàng, người hỗ trợ, kế hoạch khôi phục
Theo dõi giờ công, công nợ và lãi gộp theo chỉ số đã chốt; mở rộng sang dịch vụ mới
Đầu ra: Ưu tiên mở rộng và điều chỉnh quy tắc
Một danh mục được quản lý, nhiều bộ phận cùng sử dụng
Thống nhất danh mục giúp các bộ phận liên kết được cùng khách hàng, hợp đồng, nhân sự, dịch vụ. Mỗi loại dữ liệu có người phụ trách và quy tắc cập nhật.
| Nhóm dữ liệu | Ví dụ trường | Chủ sở hữu đề xuất | Nơi sử dụng |
|---|---|---|---|
| Khách hàng và hợp đồng | Mã khách, loại dịch vụ, điều khoản, hạn mức | Kinh doanh dịch vụ | Cơ hội, hợp đồng, giờ, hóa đơn |
| Nhân sự và năng lực | Nhân viên, chuyên môn, cấp độ, chứng chỉ | Giám đốc dịch vụ / HR | Phân công, chấm giờ, nguồn lực |
| Dịch vụ và bộ phí | Danh mục dịch vụ, bộ phí, đơn giá giờ | Kinh doanh dịch vụ | Báo giá, hợp đồng, hóa đơn |
| Vụ việc / dự án / hồ sơ | Mã vụ, loại, khách, trạng thái, mốc | Trưởng nhóm / PM | Thực hiện, chấm giờ, báo cáo |
| Nghĩa vụ và thời hạn | Loại nghĩa vụ, chu kỳ, deadline | Trưởng nhóm | Sổ thời hạn, nhắc việc |
| Tài chính và thu chi | Tài khoản, khoản mục chi phí | Kế toán trưởng | Hóa đơn, công nợ, lãi lỗ |
Kết nối giao dịch với hợp đồng, giờ làm và lãi lỗ
Bộ phí tạo cơ sở giá bán. Hợp đồng, phạm vi, chấm giờ và chi phí tạo ra các dòng doanh thu và chi phí cần đối chiếu trước khi tổng hợp lãi lỗ — các nhánh song song, không phải bước nối tiếp.
| Quy trình mẫu | Đầu vào | Các bước hiển thị | Đầu ra |
|---|---|---|---|
| Chốt hợp đồng | Cơ hội, bộ phí, phạm vi | Báo giá → duyệt → hợp đồng | Hợp đồng và hạn mức |
| Chấm giờ | Vụ/khách, gói, cấp | Chấm → xác nhận → số dư gói | Giờ duyệt và số dư |
| Thay đổi phạm vi | Yêu cầu, định giá | CR → duyệt → phạm vi v2 | CR có căn cứ |
| Chốt kỳ | Giờ duyệt, chi phí | Rà soát → phân bổ → chốt lãi lỗ | Lãi lỗ có căn cứ |
Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí — theo giờ duyệt, theo hóa đơn hay dồn tích cuối kỳ — cần cấu hình theo chính sách đã thống nhất.
Chứng từ nhất quán trong từng bước thực hiện
Biểu mẫu liên kết dữ liệu nguồn với người chịu trách nhiệm và bằng chứng phê duyệt. Nội dung mẫu được thống nhất theo quy trình thực tế của doanh nghiệp.
Báo giá và hợp đồng
Báo giá theo bộ phí; hợp đồng dịch vụ
Nội dung cần có:Khách, dịch vụ, bộ phí, phạm vi, hạn mức, người duyệt
Chấm giờ
Bảng chấm giờ; phiếu xác nhận giờ
Nội dung cần có:Nhân viên, vụ/khách, gói, cấp, giờ, phân loại
Thay đổi phạm vi
Phiếu đề xuất CR; bảng định giá CR
Nội dung cần có:Vụ, nội dung, giờ/phí, người duyệt
Hóa đơn và thu tiền
Hóa đơn từ giờ duyệt; phiếu thu
Nội dung cần có:Khách, gói, giờ, phát sinh, điều khoản
Nghĩa vụ thời hạn
Sổ thời hạn; nhắc việc
Nội dung cần có:Loại nghĩa vụ, chu kỳ, người phụ trách
Lãi lỗ khách
Báo cáo lãi lỗ theo khách/hợp đồng
Nội dung cần có:Doanh thu, chi phí, phân bổ, kỳ
Thẻ mẫu ở trạng thái cấu trúc tham khảo — không hiển thị ảnh tài liệu với chữ ký hoặc con dấu giả.
Chuyển yêu cầu quản trị thành cấu hình có thể kiểm tra
Từng yêu cầu được đối chiếu với chức năng nền tảng, cấu hình và phần bổ sung cần thiết; phạm vi tích hợp xác định theo hệ thống doanh nghiệp đang dùng.
| Hạng mục sổ cấu hình | Quyết định cần ghi nhận |
|---|---|
| Cấu trúc mã | Mã khách, mã vụ/dự án, mã nhân sự, ánh xạ giao dịch |
| Bộ phí và hợp đồng | Phiên bản, hiệu lực, kiểm tra phí khi báo giá |
| Chấm giờ | Quy tắc chấm, phân loại tính phí, cảnh báo số dư gói |
| Năng lực | Ma trận năng lực, vai, cấp, quy tắc phân công |
| Thời hạn | Loại nghĩa vụ, chu kỳ, người chịu trách nhiệm |
| Quyền và phê duyệt | Phạm vi dữ liệu, người duyệt, ủy quyền, điều kiện duyệt lại |
| Báo cáo | Công thức, nguồn, kỳ cập nhật, cảnh báo dữ liệu thiếu |
Không nêu tên module kỹ thuật hoặc tích hợp "có sẵn" khi chưa kiểm chứng — website trình bày nguyên tắc và loại cấu hình.
Kiểm soát dịch vụ trước khi mở rộng quản trị
Base phù hợp khi doanh nghiệp cần nắm chắc giờ làm, phạm vi, năng lực và lãi lỗ theo khách trước — làm nền cho One và AI.
Trong gói Base
Hợp đồng–bộ phí, chấm giờ theo khách/gói, năng lực–phân công, nghĩa vụ–thời hạn, thu chi cơ bản, lãi lỗ theo khách.
Mở rộng sang One
Khi cần quản trị hợp nhất: vụ việc–dự án xuyên bộ phận, kế hoạch nguồn lực, công nợ và lãi lỗ hợp nhất.
Xem EcoPro One →Mở rộng sang AI
Khi dữ liệu đủ rõ: cảnh báo phạm vi, soát giờ, nhắc thời hạn, phát hiện rủi ro năng lực.
Xem EcoPro AI →Mở rộng từ kiểm soát dịch vụ đến quản trị hợp nhất và AI
Base là nền tảng; khi dữ liệu giờ, phạm vi và lãi lỗ đã đủ tin cậy, doanh nghiệp mở rộng theo lộ trình phù hợp.
EcoPro One — Quản trị hợp nhất
Cấp đầy đủ: liên thông khách, vụ việc, dự án, nhân sự và tài chính trên dữ liệu dùng chung.
Khám phá EcoPro One →EcoPro AI — Vận hành bằng AI
Bổ sung tình huống theo dõi giờ công, công nợ và đề xuất khi dữ liệu và quy tắc đã đủ rõ.
Tìm hiểu EcoPro AI →EcoPro Base trong từng loại doanh nghiệp dịch vụ chuyên nghiệp
Mỗi hub ngành chỉ ra vấn đề nào gói Base giải, hành trình nghiệp vụ liên quan và nên bắt đầu từ đâu.
Những điều cần làm rõ về phạm vi Base
Base có tính lương không?
Base tập trung kiểm soát giờ làm tính phí, năng lực và chi phí trực tiếp. Quản lý lương đầy đủ thuộc One; phạm vi cụ thể xác nhận khi triển khai.
Có bắt buộc chấm giờ theo từng phút không?
Tùy chính sách: chấm theo buổi, theo nửa ngày hoặc theo giờ — miễn gắn được với khách, gói và phân loại tính phí.
Khách dùng gói cố định thì sao?
Theo dõi số dư gói realtime, cảnh báo 70–90% cho cả hai bên, phát sinh ngoài gói ghi nhận riêng.
Timesheet cũ chuyển vào thế nào?
Chuyển đổi dữ liệu theo quy trình chuẩn: giờ luỹ kế, số dư gói và công nợ được đối soát trước khi nhập.
Có thể chạy song song Excel một thời gian không?
Được, nhưng cần mốc cắt rõ ràng và người phụ trách dữ liệu để tránh hai nguồn lệch nhau.
Khi nào nên lên One hoặc AI?
Khi cần quản trị xuyên bộ phận theo vụ/dự án (One) hoặc cảnh báo, đề xuất tự động khi dữ liệu đủ rõ (AI).
Cùng xác định phạm vi kiểm soát dịch vụ
Chia sẻ loại hình dịch vụ, cách chấm giờ và hệ thống đang dùng. Enmasys sẽ chuẩn bị nội dung trao đổi về phạm vi, dữ liệu và lộ trình.