EcoTalent Base — Kiểm soát hồ sơ năng lực, chứng chỉ và hợp đồng nhân lực
Tập trung kiểm soát hồ sơ năng lực và chứng chỉ, khóa học – đào tạo, hợp đồng nhân lực và đơn giá, bảng công – lương – hóa đơn cơ bản và lãi lỗ theo hợp đồng/khóa — trên cùng dữ liệu nhân lực dùng chung.
Nền tảng kiểm soát cho doanh nghiệp đào tạo & cung ứng nhân lực — trả lời "ai đủ điều kiện đi tuần sau" trong 5 phút.
Sáu câu hỏi kiểm soát của doanh nghiệp đào tạo & cung ứng nhân lực
Mỗi câu trả lời cần dữ liệu thật, không phải file Excel hay trí nhớ người phụ trách.
Ai đủ điều kiện (kỹ năng, chứng chỉ, sức khỏe) đi tuần sau?
Chứng chỉ nào sắp hết hạn, cần tái cấp trước khi huy động?
Có người nhưng không tìm được đúng người cho nhu cầu khách?
Đào tạo đang chạy có gắn với khoảng trống năng lực thật không?
Huy động có trễ vì thiếu thị thực, khám sức khỏe, bảo hiểm?
Hợp đồng nhân lực / khóa học nào đang lãi, nào lỗ, biên bao nhiêu?
Bốn lớp chức năng, một dòng dữ liệu nhân lực
Mỗi giao dịch đi qua bốn lớp đúng thứ tự: hồ sơ năng lực và chứng chỉ, đào tạo và khóa học, hợp đồng nhân lực và huy động, kết quả – chi phí – lãi lỗ tổng hợp.
Năng lực và chứng chỉ của từng người đang ở đâu, còn hiệu lực không?
Phòng nhân lực · Tuyển dụng
- Hồ sơ năng lực tập trung: CV, kỹ năng, cấp độ, sẵn sàng
- Chứng chỉ theo loại, ngày hết hạn, cảnh báo 30/60/90
- Giấy khám sức khỏe, bảo hiểm theo danh mục
Đào tạo có lấp khoảng trống năng lực không?
Trung tâm đào tạo · Phòng nhân lực
- Khóa học, lịch, người dạy, học viên
- Tỷ lệ đạt, đánh giá, tái cấp chứng chỉ
- Kế hoạch đào tạo gắn nhu cầu nhân lực
Khách cần ai, hợp đồng nào, hồ sơ huy động đủ chưa?
Kinh doanh nhân lực · Vận hành huy động
- Hợp đồng nhân lực, đơn giá, biên mục tiêu
- Ghép nhu cầu với nguồn sẵn có
- Thị thực, giấy phép lao động, khám sức khỏe, vé
Mười nhóm giải pháp trên cùng dữ liệu nhân lực
Chọn một nhóm để xem phạm vi, dữ liệu đầu vào và kết quả cần kiểm tra — từ hồ sơ năng lực, chứng chỉ, đào tạo, hợp đồng nhân lực đến lãi lỗ theo hợp đồng.
Hồ sơ năng lực tập trung
CV, kỹ năng, cấp độ, sẵn sàng trong một hồ sơ số dùng ở mọi bộ phận.
Xem chi tiết phạm vi
Quản lý chứng chỉ và hết hạn
Chứng chỉ theo loại, ngày hết hạn, cảnh báo 30/60/90 ngày, tái cấp.
Xem chi tiết phạm vi
Khóa học và lịch đào tạo
Khóa học, lịch, người dạy, học viên, tỷ lệ đạt, tái cấp.
Xem chi tiết phạm vi
Hợp đồng nhân lực và đơn giá
Hợp đồng theo khách, đơn giá, biên mục tiêu, điều khoản.
Xem chi tiết phạm vi
Bảng công và lương
Giờ làm, phụ cấp, bảng lương theo hợp đồng/khóa.
Xem chi tiết phạm vi
Hóa đơn và công nợ
Hóa đơn từ giờ duyệt, công nợ theo khách.
Xem chi tiết phạm vi
Lãi lỗ theo hợp đồng/khóa
Chi phí đào tạo, huy động, lương phân bổ về đúng hợp đồng.
Xem chi tiết phạm vi
Danh mục huy động và sẵn sàng
Thị thực, giấy phép lao động, khám sức khỏe, vé theo danh mục.
Xem chi tiết phạm vi
Thu chi cơ bản
Thu chi theo đơn vị, bút toán tự sinh nháp, đối soát.
Xem chi tiết phạm vi
Giao dịch thiếu mã nghiệp vụ
Giao dịch thiếu ánh xạ khách/hợp đồng để làm sạch dữ liệu.
Xem chi tiết phạm vi
Tám luồng nghiệp vụ chạy trên EcoTalent Base
Mỗi luồng là một chuỗi chứng từ trong Odoo — từ cập nhật hồ sơ năng lực đến lãi lỗ hợp đồng. Chọn một luồng để xem từng bước, ai làm và chứng từ tạo ra.
Cập nhật hồ sơ năng lực
Từ hồ sơ nhập mới đến hồ sơ đủ thông tin, dùng ở mọi bộ phận.
- 1Phòng nhân lựcNhập hồ sơ, kỹ năng, cấp độHồ sơ nhân sự
- 2Phòng nhân lựcBổ sung chứng chỉ, giấy khám sức khỏeHồ sơ đầy đủ
- 3Trưởng phòngXác nhận hồ sơ sẵn sàngHồ sơ xác nhận
Quản lý chứng chỉ
Chứng chỉ được theo dõi hạn, cảnh báo 30/60/90 ngày trước hết hạn.
- 1Phòng nhân lựcNhập chứng chỉ, ngày hết hạnChứng chỉ
- 2Hệ thốngCảnh báo 30/60/90 ngàyNhắc việc
- 3Phòng nhân lựcXếp lịch tái cấp, cập nhật mớiChứng chỉ mới
Tổ chức khóa đào tạo
Từ nhu cầu đào tạo đến khóa học có lịch, người dạy, học viên và kết quả.
- 1Trung tâm đào tạoLên lịch khóa học theo nhu cầuKhóa học
- 2Trung tâm đào tạoChọn người dạy, ghi danh học viênLịch đào tạo
- 3Trung tâm đào tạoChấm điểm, ghi nhận tỷ lệ đạtKết quả đào tạo
Ký hợp đồng nhân lực
Từ nhu cầu khách đến hợp đồng chốt đơn giá, biên mục tiêu và điều khoản.
- 1Kinh doanh nhân lựcGhi nhận nhu cầu kháchNhu cầu
- 2Kinh doanh nhân lựcBáo giá theo đơn giá, biên mục tiêuBáo giá
- 3Ban giám đốcDuyệt giá và biênPhê duyệt
- 4Kinh doanh nhân lựcChốt hợp đồngHợp đồng
Ghép người vào đơn
Tìm người theo kỹ năng, chứng chỉ, sẵn sàng và đề xuất ghép.
- 1Tuyển dụngLọc nguồn theo yêu cầuDanh sách ứng viên
- 2Tuyển dụngĐề xuất ghép, ghi khoảng trốngĐề xuất ghép
- 3Trưởng phòngDuyệt ghépGhép duyệt
Huy động và hồ sơ
Thị thực, giấy phép lao động, khám sức khỏe, vé theo danh mục sẵn sàng.
- 1Vận hành huy độngMở danh mục sẵn sàng cho ca huy độngDanh mục
- 2Vận hành huy độngCập nhật thị thực, khám, véHồ sơ huy động
- 3Trưởng phòngXác nhận sẵn sàng trước khởi hànhXác nhận
Bảng công – lương – hóa đơn
Một nguồn giờ công duy nhất cho lương và hóa đơn, đối chiếu sạch.
- 1Điều phốiXác nhận giờ làm của nhân viênBảng công
- 2Kế toánTính lương, phụ cấpBảng lương
- 3Kế toánXuất hóa đơn theo giờ duyệtHóa đơn
Chốt kỳ lãi lỗ
Cuối kỳ khép số thành lãi lỗ theo hợp đồng/khóa và dashboard.
- 1Kế toánChốt kỳ, đối soát giờ và chi phíChốt kỳ
- 2Kế toánPhân bổ chi phí về hợp đồng/khóaBảng lãi lỗ
- 3Ban giám đốcXem dashboard kiểm soát năng lựcDashboard
Những màn hình các bộ phận làm việc hằng ngày
Mười lăm màn hình chính trên Odoo, xếp theo bốn lớp kiểm soát. Nhãn nguồn cho biết màn hình là chuẩn Odoo hay do AI-X phát triển cho ngành nhân lực.
- CV, kỹ năng, cấp độ, sẵn sàng trong một hồ sơ
- Tìm kiếm nhanh theo kỹ năng, chứng chỉ
- Chứng chỉ theo loại, ngày hết hạn
- Cảnh báo 30/60/90 ngày, lịch tái cấp
- Khám sức khỏe, bảo hiểm theo danh mục
- Trạng thái sẵn sàng của từng người
- Lịch khóa học, người dạy, học viên
- Ghi danh, chấm điểm, tỷ lệ đạt
- Nhu cầu đào tạo theo quý
- Chuyển thành lớp học, ngân sách
- Tỷ lệ đạt theo khóa
- Danh sách cần tái cấp chứng chỉ
- Đơn giá, biên mục tiêu, điều khoản
- Theo khách, theo loại hợp đồng
- Lọc theo kỹ năng, chứng chỉ, sẵn sàng
- Đề xuất ghép và khoảng trống
- Thị thực, giấy phép lao động, vé
- Danh mục sẵn sàng theo ca
- Một nguồn giờ công cho lương và hóa đơn
- Phụ cấp, chênh lệch
- Hóa đơn từ giờ duyệt
- Công nợ theo tuổi, đốc thu
- Doanh thu – chi phí – biên theo hợp đồng
- Phân bổ chi phí đào tạo, huy động, lương
Mỗi vai trò làm đúng phần việc của mình
Tìm vai trò của bạn ở cột đầu để xem bạn tham gia lớp nào, nhận dữ liệu từ đâu và bàn giao cho ai.
| Vai trò | Hồ sơ & Chứng chỉ | Đào tạo & Khóa học | Hợp đồng & Huy động | Lương & Lãi lỗ |
|---|---|---|---|---|
| Ban giám đốc | Duyệt hồ sơ | Duyệt kế hoạch đào tạo | Duyệt giá, biên, huy động | Dashboard, lãi lỗ hợp đồng |
| Phòng nhân lực | Cập nhật hồ sơ, chứng chỉ | Xếp lịch tái cấp | — | — |
| Trung tâm đào tạo | — | Lên lịch, chấm điểm | — | — |
| Kinh doanh nhân lực | — | — | Nhu cầu, báo giá, hợp đồng | — |
| Tuyển dụng / Điều phối | Lọc nguồn | — | Ghép người, huy động | Xác nhận giờ làm |
| Kế toán | — | — | — | Lương, hóa đơn, công nợ, lãi lỗ |
Nhìn rõ mức sẵn sàng, chứng chỉ và biên theo hợp đồng
Theo dõi hồ sơ sẵn sàng, chứng chỉ hết hạn, bảng công – lương – hóa đơn và biên lợi nhuận hợp đồng. Mỗi chỉ số cần có nguồn dữ liệu và quy tắc tính rõ ràng.
| Chỉ số | Nguồn dữ liệu | Thời điểm cập nhật | Quy tắc tính |
|---|---|---|---|
| Doanh thu hợp đồng nhân lực | Hợp đồng cung ứng và bảng chấm công | Cuối kỳ | Doanh thu theo bảng chấm công đã duyệt |
| Tỷ lệ đáp ứng nhu cầu | Yêu cầu nhân lực và hồ sơ ứng viên | Thời gian thực | Số vị trí đã đáp ứng trên tổng yêu cầu |
| Chứng chỉ sắp hết hạn | Hồ sơ năng lực và chứng chỉ | Hằng ngày | Chứng chỉ còn hạn dưới ngưỡng cảnh báo |
| Tỷ lệ đạt khóa đào tạo | Kết quả đào tạo và đánh giá | Cuối khóa | Số học viên đạt trên tổng học viên |
| Lãi gộp theo hợp đồng nhân lực | Doanh thu và lương, chi phí | Cuối kỳ | Doanh thu trừ lương và chi phí trực tiếp |
Chú thích: dữ liệu minh họa để thể hiện cấu trúc báo cáo — không phải số liệu thực tế.
Theo dõi một yêu cầu nhân lực từ hồ sơ đến lãi lỗ hợp đồng
Buổi trình diễn tập trung vào cách dữ liệu đi qua các bước kiểm soát, thay vì chỉ xem từng màn hình riêng lẻ.
Khách cần người có kỹ năng, chứng chỉ, thời điểm
Chứng minh: Yêu cầu rõ, mốc khởi hành
Lọc hồ sơ theo yêu cầu, đề xuất ghép
Chứng minh: Đúng người, đúng chứng chỉ
Lấp khoảng trống kỹ năng/chứng chỉ
Chứng minh: Học viên đạt, chứng chỉ mới
Thị thực, khám sức khỏe, vé theo danh mục
Chứng minh: Sẵn sàng trước khởi hành
Giờ làm xác nhận, lương và hóa đơn khớp
Chứng minh: Một nguồn giờ công
Phân bổ chi phí, biên theo hợp đồng
Chứng minh: Lãi lỗ truy được chứng từ
Xác định quyền duyệt theo thẩm quyền và hạn mức
Mỗi quyết định — hồ sơ, giá, ghép, huy động, hóa đơn — cần người duyệt rõ, hạn mức rõ và lịch sử đầy đủ.
| Tình huống | Hành vi định hướng | Bằng chứng cần lưu |
|---|---|---|
| Ứng viên đủ chứng chỉ | Đi theo quy trình ghép chuẩn | Hồ sơ năng lực và chứng chỉ |
| Chứng chỉ sắp hết hạn | Cảnh báo và chặn điều phối khi hết hạn | Lịch cảnh báo và người xử lý |
| Thay đổi đơn giá sau khi ký | Tạo phụ lục và duyệt lại | Phụ lục và người duyệt |
| Khóa đào tạo không đạt | Đưa vào kế hoạch đào tạo lại | Kết quả đánh giá và kế hoạch |
| Người phụ trách vắng mặt | Ủy quyền có thời hạn nếu được cấu hình | Người được ủy quyền và phạm vi |
Chuẩn bị triển khai theo quy trình và chủ sở hữu dữ liệu
Cần thống nhất giữa các bộ phận về quy trình, dữ liệu và trách nhiệm; đầu ra triển khai đủ để kiểm tra từng giao dịch và kết quả tổng hợp.
Chọn nhóm nhân lực, khóa đào tạo và hợp đồng cần kiểm soát trước
Đầu ra: Nhóm nhân lực ưu tiên, tiêu chí nghiệm thu
Chốt hồ sơ năng lực, mẫu hợp đồng, chấm công, quyền và quy trình duyệt; nhập thử và đối soát
Đầu ra: Cấu hình được kiểm tra, dữ liệu nhân sự được xác nhận
Kiểm thử theo vai trò với yêu cầu nhân lực và hợp đồng thực tế
Đầu ra: Kết quả kiểm thử, vấn đề cần xử lý, hướng dẫn sử dụng
Chốt số dư hồ sơ, chuyển hợp đồng đang chạy, hỗ trợ trong tuần đầu
Đầu ra: Xác nhận sẵn sàng, người hỗ trợ, kế hoạch khôi phục
Theo dõi đáp ứng nhu cầu, chứng chỉ và lãi gộp theo chỉ số đã chốt; mở rộng sang nhóm nhân lực mới
Đầu ra: Ưu tiên mở rộng và điều chỉnh quy tắc
Một danh mục được quản lý, nhiều bộ phận cùng sử dụng
Thống nhất danh mục giúp các bộ phận liên kết được cùng nhân sự, chứng chỉ, khách, hợp đồng, khóa học. Mỗi loại dữ liệu có người phụ trách và quy tắc cập nhật.
| Nhóm dữ liệu | Ví dụ trường | Chủ sở hữu đề xuất | Nơi sử dụng |
|---|---|---|---|
| Nhân sự và hồ sơ năng lực | Hồ sơ, kỹ năng, cấp độ, sẵn sàng | Phòng nhân lực | Hồ sơ, ghép, bảng công |
| Chứng chỉ và giấy phép | Loại, ngày cấp, ngày hết hạn | Phòng nhân lực | Đào tạo, huy động |
| Khóa học và lịch đào tạo | Khóa, lịch, người dạy, học viên | Trung tâm đào tạo | Kế hoạch đào tạo |
| Khách hàng và hợp đồng nhân lực | Mã khách, đơn giá, biên mục tiêu | Kinh doanh nhân lực | Báo giá, hợp đồng, hóa đơn |
| Huy động và thị thực | Thị thực, khám sức khỏe, vé | Vận hành huy động | Danh mục sẵn sàng |
| Bảng công và lương | Giờ làm, phụ cấp, bảng lương | Kế toán / HR | Lương, hóa đơn |
| Tài chính và thu chi | Tài khoản, khoản mục chi phí | Kế toán trưởng | Hóa đơn, công nợ, lãi lỗ |
Kết nối hồ sơ năng lực, đào tạo, huy động và lãi lỗ
Hồ sơ năng lực tạo nền tảng. Đào tạo, ghép, huy động và bảng công tạo ra các dòng chi phí và doanh thu cần đối chiếu trước khi tổng hợp lãi lỗ — các nhánh song song, không phải bước nối tiếp.
| Quy trình mẫu | Đầu vào | Các bước hiển thị | Đầu ra |
|---|---|---|---|
| Cập nhật hồ sơ | Hồ sơ, chứng chỉ, khám sức khỏe | Nhập → bổ sung → xác nhận | Hồ sơ sẵn sàng |
| Đào tạo | Nhu cầu, khoảng trống năng lực | Lên lịch → ghi danh → chấm điểm | Học viên đạt, chứng chỉ mới |
| Ghép và huy động | Nhu cầu, nguồn, danh mục | Lọc → ghép → danh mục huy động | Ghép duyệt, sẵn sàng |
| Chốt kỳ | Giờ duyệt, chi phí | Rà soát → phân bổ → chốt lãi lỗ | Lãi lỗ có căn cứ |
Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí — theo giờ duyệt, theo hóa đơn hay dồn tích cuối kỳ — cần cấu hình theo chính sách đã thống nhất.
Chứng từ nhất quán trong từng bước thực hiện
Biểu mẫu liên kết dữ liệu nguồn với người chịu trách nhiệm và bằng chứng phê duyệt.
Hồ sơ năng lực
Hồ sơ nhân sự; phiếu bổ sung chứng chỉ
Nội dung cần có:Nhân sự, kỹ năng, chứng chỉ, sẵn sàng, người xác nhận
Chứng chỉ
Phiếu nhập chứng chỉ; lịch tái cấp
Nội dung cần có:Loại, ngày cấp, ngày hết hạn, cơ quan
Khóa đào tạo
Lịch khóa học; phiếu ghi danh; bảng điểm
Nội dung cần có:Lịch, người dạy, học viên, kết quả
Hợp đồng nhân lực
Báo giá; hợp đồng; điều khoản
Nội dung cần có:Khách, đơn giá, biên mục tiêu, hạn mức
Huy động
Danh mục sẵn sàng; phiếu huy động
Nội dung cần có:Thị thực, khám, vé, người duyệt
Lương và hóa đơn
Bảng công; bảng lương; hóa đơn
Nội dung cần có:Giờ làm, phụ cấp, giờ xuất hóa đơn
Thẻ mẫu ở trạng thái cấu trúc tham khảo — không hiển thị ảnh tài liệu với chữ ký hoặc con dấu giả.
Chuyển yêu cầu quản trị thành cấu hình có thể kiểm tra
Từng yêu cầu được đối chiếu với chức năng nền tảng, cấu hình và phần bổ sung cần thiết; phạm vi tích hợp xác định theo hệ thống doanh nghiệp đang dùng.
| Hạng mục sổ cấu hình | Quyết định cần ghi nhận |
|---|---|
| Cấu trúc mã | Mã nhân sự, mã khách, mã hợp đồng, mã khóa học, ánh xạ giao dịch |
| Hồ sơ và chứng chỉ | Quy tắc cập nhật hồ sơ, cảnh báo hết hạn 30/60/90 |
| Đào tạo | Quy tắc lên lịch, chấm điểm, phê duyệt lớp |
| Hợp đồng và giá | Phiên bản, hiệu lực, kiểm tra biên khi báo giá |
| Huy động | Danh mục sẵn sàng, quy tắc xác nhận trước khởi hành |
| Quyền và phê duyệt | Phạm vi dữ liệu, người duyệt, ủy quyền, điều kiện duyệt lại |
| Báo cáo | Công thức, nguồn, kỳ cập nhật, cảnh báo dữ liệu thiếu |
Không nêu tên module kỹ thuật hoặc tích hợp "có sẵn" khi chưa kiểm chứng — website trình bày nguyên tắc và loại cấu hình.
Kiểm soát năng lực trước khi mở rộng quản trị
Base phù hợp khi doanh nghiệp cần nắm chắc hồ sơ năng lực, chứng chỉ, hợp đồng và lãi lỗ theo hợp đồng trước — làm nền cho One và AI.
Trong gói Base
Hồ sơ năng lực, chứng chỉ, khóa học – đào tạo, hợp đồng nhân lực, bảng công – lương – hóa đơn cơ bản, lãi lỗ theo hợp đồng/khóa.
Mở rộng sang One
Khi cần quản trị hợp nhất: nhu cầu – báo giá, ghép nguồn, huy động, đào tạo gắn kế hoạch và toàn cảnh khách – hợp đồng – khóa.
Xem EcoTalent One →Mở rộng sang AI
Khi dữ liệu đủ rõ: 5 trợ lý AI đào tạo, năng lực, ghép nhân lực, huy động, lương – hóa đơn.
Xem EcoTalent AI →Mở rộng từ kiểm soát năng lực đến quản trị hợp nhất và AI
Base là nền tảng; khi dữ liệu hồ sơ, hợp đồng và lãi lỗ đã đủ tin cậy, doanh nghiệp mở rộng theo lộ trình phù hợp.
EcoTalent One — Quản trị hợp nhất
Cấp đầy đủ: liên thông khách, hợp đồng, khóa đào tạo, chấm công và lãi lỗ trên dữ liệu dùng chung.
Khám phá EcoTalent One →EcoTalent AI — Vận hành bằng AI
Bổ sung trợ lý ghép nhân lực, nhắc tái cấp chứng chỉ và rà soát tỷ lệ đạt khi quy tắc đã rõ.
Tìm hiểu EcoTalent AI →EcoTalent Base trong từng loại hình doanh nghiệp nhân lực
Mỗi hub ngành chỉ ra vấn đề nào gói Base giải, hành trình nghiệp vụ liên quan và nên bắt đầu từ đâu.
Những điều cần làm rõ về phạm vi Base
Base có tính lương không?
Base kiểm soát bảng công – lương – hóa đơn theo một nguồn giờ công và phân bổ về hợp đồng. Quản lý lương đầy đủ (thuế, BHXH...) thuộc One; phạm vi cụ thể xác nhận khi triển khai.
Hồ sơ nhân sự cũ (file cá nhân) chuyển vào thế nào?
Chuyển đổi dữ liệu theo quy trình chuẩn: hồ sơ, chứng chỉ, khám sức khỏe được đối soát và nhập theo danh mục, có người phụ trách.
Chứng chỉ hết hạn xử lý ra sao?
Hệ thống cảnh báo 30/60/90 ngày trước hết hạn, xếp lịch tái cấp và cập nhật chứng chỉ mới vào hồ sơ.
Ai được xem hồ sơ năng lực?
Quyền xem theo vai trò và phạm vi: phòng nhân lực, trưởng phòng, người được ủy quyền; hồ sơ chứng chỉ nhạy cảm có phạm vi riêng.
Ghép người theo tiêu chí nào?
Theo kỹ năng, chứng chỉ còn hiệu lực, tình trạng sẵn sàng và lịch thực tế — không phụ thuộc trí nhớ người phụ trách.
Khi nào nên lên One hoặc AI?
Khi cần quản trị xuyên bộ phận theo khách – hợp đồng – khóa (One) hoặc cảnh báo, ghép, huy động tự động khi dữ liệu đủ rõ (AI).
Cùng xác định phạm vi kiểm soát năng lực
Chia sẻ loại hình (đào tạo / cung ứng nhân lực), cách quản hồ sơ hiện tại và hệ thống đang dùng. Enmasys sẽ chuẩn bị nội dung trao đổi về phạm vi, dữ liệu và lộ trình.