EcoCons AI — Từ ghi nhận dữ liệu đến hỗ trợ vận hành bằng AI
EcoCons AI định hướng đưa trí tuệ nhân tạo vào công việc theo dõi, phân tích, đề xuất và hỗ trợ thực hiện trên dữ liệu doanh nghiệp. Các vai trò AI phối hợp theo quy tắc, quyền hạn và cơ chế phê duyệt đã được xác định.
Có dữ liệu để đối chiếu. Có giới hạn hành động. Có người chịu trách nhiệm.
AI cần nền tảng vận hành đủ rõ để làm việc
AI cần hiểu phạm vi công việc, sử dụng được dữ liệu phù hợp và biết khi nào phải dừng để chuyển người xử lý. Các điều kiện này cần được làm rõ trước khi tự động hóa.
| Nền tảng | Nội dung hiển thị | Điều cần kiểm tra khi triển khai |
|---|---|---|
| Quy trình | Xác định nhiệm vụ, đầu vào, đầu ra và người chịu trách nhiệm. | Có quy trình và chủ quy trình được xác nhận |
| Dữ liệu chủ | Thống nhất mã công trình, đối tác, vật tư, vai trò và danh mục liên quan. | Mã ổn định, ít trùng và có chủ dữ liệu |
| Dữ liệu nghiệp vụ | Có giao dịch và trạng thái đủ để đối chiếu tình huống. | Nguồn, thời điểm cập nhật và phạm vi truy cập |
| Quy tắc quản trị | Làm rõ điều kiện, ngưỡng, ngoại lệ và cách chuyển cấp. | Phiên bản quy tắc và người phê duyệt |
| Quyền và phê duyệt | Quy định việc được xem, được đề xuất và được thực hiện. | Quyền giới hạn theo nhiệm vụ, không suy từ quyền quản trị hệ thống |
| Cách kiểm tra kết quả | Xác định tiêu chí đúng, sai, thiếu dữ liệu và chấp nhận. | Bộ tình huống đánh giá, bằng chứng và người xác nhận |
Năm trợ lý AI, mỗi trợ lý một phạm vi việc rõ ràng
Mỗi trợ lý trả lời một câu hỏi quản trị cụ thể, chỉ dùng dữ liệu được cấp quyền và luôn có người kiểm tra kết quả. Sáu tình huống AIU-01 → AIU-06 được xếp vào năm vùng này. Gói EcoCons AI gồm 5 hoặc 6 trợ lý tùy phạm vi gói; với ngành thi công nội thất, bộ đầy đủ là 6 AI Agent: Kinh doanh, Dự thầu, QS, Mua hàng, Dự án, Tài chính.
Hồ sơ thầu nào đang thiếu, sắp trễ hạn?
Kinh doanh · Dự toán kiểm tra
- Đọc checklist hồ sơ thầu và hạn nộp
- Phát hiện tài liệu thiếu hoặc hết hạn
- Nhắc đúng người phụ trách
- Tổng hợp tình trạng cho trưởng phòng
Công trình nào đang lệch chi phí hoặc trễ mốc?
QS · GĐ dự án kiểm tra
- Đối chiếu ngân sách, thực tế, cam kết
- So mốc kế hoạch với tiến độ xác nhận
- Liệt kê chênh lệch kèm chứng từ nguồn
- Nêu câu hỏi cần người phụ trách làm rõ
Đề nghị mua này có ổn để duyệt không?
Mua hàng · Người duyệt quyết định
- Kiểm tra ngân sách còn lại của hạng mục
- So giá với lịch sử mua và báo giá
- Phát hiện đề nghị trùng hoặc thiếu thông tin
- Ghi chú cho người duyệt, không tự duyệt
Khoản nào cần kiểm tra trước khi khóa sổ?
Kế toán · Kế toán trưởng xác nhận
- Đối chiếu hóa đơn, thanh toán, sao kê
- Lập danh sách khoản lệch kèm chứng từ
- Gợi ý hồ sơ còn thiếu
- Theo dõi đến khi khoản lệch được đóng
Tuần này ban giám đốc cần chú ý điều gì?
Ban giám đốc · GĐ dự án bổ sung
- Tổng hợp kết quả từ các trợ lý khác
- Ghi rõ nguồn, thời điểm, phần còn thiếu
- Xếp vấn đề theo mức ưu tiên
- Theo dõi việc được giao sau họp
Tổ chức AI theo vai trò, mục tiêu và nhiệm vụ
Bộ điều phối theo dõi mục tiêu và phân công công việc. Tác nhân chuyên trách thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi được giao. Hệ thống nghiệp vụ và dữ liệu doanh nghiệp cung cấp nguồn đối chiếu.
Các vai trò hỗ trợ phối hợp trên cùng mục tiêu quản trị.
Tiếp nhận mục tiêu, phân công, tổng hợp và chuyển tình huống cần xử lý.
Đọc, kiểm tra, phân tích hoặc tạo đề xuất cho một nhiệm vụ cụ thể.
Quy trình và phạm vi nghiệp vụ để AI tham gia.
Giao dịch và trạng thái nghiệp vụ được quản lý theo quyền.
Dữ liệu chủ, giao dịch, hồ sơ và tri thức đã xác định nguồn.
Chọn tình huống có đầu vào và kết quả kiểm tra được
Bắt đầu từ một công việc cụ thể. Làm rõ dữ liệu cần dùng, kết quả mong đợi và người kiểm tra trước khi mở rộng phạm vi.
Rà soát chênh lệch chi phí công trình
Công trìnhDanh sách chênh lệch có nguồn và câu hỏi cần làm rõ.
Khởi đầu đề xuất: Đọc / phân tích
📷 Ảnh mẫu (2) — click để xemXem tình huống
Kiểm tra đề nghị mua trước phê duyệt
Mua hàngKết quả đối chiếu và nội dung cần người xử lý.
Khởi đầu đề xuất: Phân tích / đề xuất
📷 Ảnh mẫu (1) — click để xemXem tình huống
Theo dõi hồ sơ thầu cần hoàn tất
Kinh doanhTổng hợp hồ sơ thiếu và công việc cần chuẩn bị.
Khởi đầu đề xuất: Đọc / đề xuất
📷 Ảnh mẫu (1) — click để xemXem tình huống
Rà soát mốc công trình cần chú ý
Công trìnhMốc chênh lệch và nguồn thông tin cần kiểm tra.
Khởi đầu đề xuất: Đọc / phân tích
📷 Ảnh mẫu (1) — click để xemXem tình huống
Chuẩn bị đối soát công nợ
Tài chínhDanh sách khoản cần kiểm tra và hồ sơ liên quan.
Khởi đầu đề xuất: Đọc / đề xuất
📷 Ảnh mẫu (1) — click để xemXem tình huống
Tổng hợp nội dung phục vụ điều hành
Điều hànhBản tổng hợp có nguồn, thời điểm và vấn đề còn thiếu.
Khởi đầu đề xuất: Đọc / tổng hợp
📷 Ảnh mẫu (1) — click để xemXem tình huống
Trao đổi về công việc khác →
Sáu luồng làm việc giữa con người và trợ lý AI
Mỗi luồng ứng với một tình huống trong thư viện. Bước màu tím do trợ lý AI làm; các bước còn lại do người phụ trách hoặc hệ thống làm. Chọn một luồng để xem chi tiết.
Rà soát chênh lệch chi phí
Mỗi kỳ, AI đối chiếu ba con số theo hạng mục và chỉ ra chỗ lệch kèm chứng từ.
- 1Hệ thốngChốt dữ liệu kỳ: ngân sách, thực tế, cam kếtKỳ dữ liệu
- 2Trợ lý AIĐối chiếu theo hạng mục và khoản mụcBảng đối chiếu
- 3Trợ lý AILiệt kê chênh lệch kèm chứng từ nguồnThẻ kết quả AI
- 4Dự toán / QSKiểm tra, ghi giải trìnhGiải trình
- 5GĐ dự ánXác nhận, giao việc xử lýViệc cần làm
Kiểm tra đề nghị mua
AI kiểm tra trước, người duyệt quyết định với đầy đủ thông tin.
- 1Chỉ huy trưởngLập đề nghị vật tưĐề nghị vật tư
- 2Trợ lý AIKiểm tra ngân sách, giá lịch sử, trùng lặpKết quả đối chiếu
- 3Trợ lý AIGắn cờ và ghi chú cho người duyệtGhi chú AI
- 4GĐ dự ánDuyệt, trả lại hoặc yêu cầu bổ sungPhê duyệt
- 5Hệ thốngLưu nhật ký quyết địnhNhật ký
Theo dõi hồ sơ thầu
AI theo dõi checklist và nhắc đúng người trước hạn.
- 1Kinh doanhTạo cơ hội và hạn nộp thầuCơ hội
- 2Trợ lý AIĐọc checklist, tìm tài liệu thiếuDanh sách thiếu
- 3Trợ lý AINhắc người phụ tráchNhắc việc
- 4Dự toán / QSHoàn thiện hồ sơHồ sơ thầu
- 5Ban giám đốcDuyệt nộp thầuPhê duyệt
Rà soát mốc công trình
AI so tiến độ xác nhận với kế hoạch và theo dõi đến khi mốc được xử lý.
- 1Chỉ huy trưởngCập nhật tiến độ tuầnBáo cáo tiến độ
- 2Trợ lý AISo mốc kế hoạch với tiến độ xác nhậnBảng mốc
- 3Trợ lý AIXếp mức rủi ro trễ, nêu nguồnThẻ kết quả AI
- 4GĐ dự ánXác nhận biện pháp xử lýKế hoạch khắc phục
- 5Trợ lý AITheo dõi đến khi đóngTrạng thái
Chuẩn bị đối soát công nợ
AI chuẩn bị danh sách khoản lệch, kế toán xử lý và xác nhận.
- 1Kế toánChọn kỳ cần đối soátKỳ đối soát
- 2Trợ lý AIĐối chiếu hóa đơn, thanh toán, sao kêBảng đối chiếu
- 3Trợ lý AILập danh sách khoản lệch kèm chứng từDanh sách cần kiểm tra
- 4Kế toánXử lý từng khoảnBút toán điều chỉnh
- 5Kế toán trưởngXác nhận hoàn tấtXác nhận
Tổng hợp phục vụ điều hành
AI soạn bản tóm tắt có nguồn, ban giám đốc ra quyết định và giao việc.
- 1Trợ lý AIThu kết quả từ các trợ lýDữ liệu tổng hợp
- 2Trợ lý AISoạn tóm tắt có nguồn và phần còn thiếuBản tóm tắt
- 3GĐ dự ánBổ sung nhận địnhGhi chú
- 4Ban giám đốcXem, quyết định, giao việcViệc được giao
- 5Hệ thốngTheo dõi việc sau họpTrạng thái
Người dùng làm việc với AI ở đâu trên Odoo
Trợ lý AI không phải một ứng dụng riêng. Đề xuất hiện ngay trong màn hình Odoo người dùng đang làm việc, kèm nhật ký và cấu hình quyền cho quản trị viên.
- Đề xuất mới theo vùng, mức ưu tiên, người xử lý
- Lọc theo công trình và trạng thái
- Kết luận, nguồn đối chiếu, thời điểm dữ liệu
- Phần còn thiếu và bước tiếp theo
- Ghi chú AI hiện ngay trên chứng từ cần duyệt
- Người duyệt chấp nhận, trả lại hoặc bỏ qua
- Trợ lý nào đọc gì, đề xuất gì, lúc nào
- Truy vết khi cần đối chiếu
- Phạm vi dữ liệu mỗi trợ lý được đọc
- Mức quyền: đọc, phân tích, đề xuất, hành động
- Số đề xuất được chấp nhận, bị trả lại
- Thời gian xử lý trước và sau khi có AI
Con người giao việc, kiểm tra và quyết định
Trợ lý AI làm phần đọc, đối chiếu và soạn đề xuất. Quyết định luôn thuộc về người có thẩm quyền.
| Vai trò | Giao việc cho AI | Nhận và kiểm tra đề xuất | Quyết định | Giám sát, cải tiến |
|---|---|---|---|---|
| Ban giám đốc | Đặt mục tiêu điều hành | Bản tóm tắt tuần | Giao việc, duyệt ngoại lệ | Xem hiệu quả AI |
| GĐ dự án | Chọn công trình cần theo dõi | Chênh lệch chi phí, mốc rủi ro | Biện pháp xử lý | Phản hồi chất lượng đề xuất |
| Dự toán / QS | — | Chênh lệch theo hạng mục | Giải trình | Bổ sung định mức, đơn giá |
| Mua hàng | — | Kết quả kiểm tra đề nghị mua | Người duyệt quyết định | Cập nhật giá, nhà cung cấp |
| Kế toán | Chọn kỳ đối soát | Danh sách khoản lệch | Xử lý, xác nhận | — |
| Quản trị hệ thống | Cấp quyền dữ liệu cho trợ lý | — | Bật, tắt quyền hành động | Nhật ký, kiểm tra định kỳ |
| Trợ lý AI | Chỉ nhận việc trong phạm vi | Tạo đề xuất có nguồn | Không tự quyết định | Ghi nhật ký mọi hoạt động |
Xác định AI được làm gì và khi nào cần người quyết định
Mỗi tình huống có giới hạn hành động riêng. Quyền được cấp và phê duyệt của người dùng phải được kiểm tra trước khi hệ thống thực hiện một thay đổi.
| Cấp hành động | AI có thể làm | Ranh giới |
|---|---|---|
| Đọc và tổng hợp | Đọc nguồn được cấp quyền, tổng hợp và dẫn nguồn | Không tạo hoặc sửa giao dịch |
| Phân tích và đề xuất | Đối chiếu, nêu ngoại lệ, đề xuất bước tiếp theo | Đề xuất không đồng nghĩa được duyệt |
| Chuẩn bị bản nháp | Tạo nội dung/nháp trong phạm vi được cấp quyền | Chưa gửi ra ngoài hoặc phát hành cam kết |
| Thực hiện sau phê duyệt | Thực hiện hành động đã được người có thẩm quyền chấp thuận | Kiểm tra lại quyền, dữ liệu và nội dung duyệt trước thực hiện |
| Tự động trong phạm vi xác định | Thực hiện tác vụ lặp lại đã được cấp quyền và kiểm chứng | Chỉ trong điều kiện đã chốt, có giám sát và cơ chế dừng |
Luồng phê duyệt minh họa
Điều kiện phải dừng hoặc chuyển người xử lý
| Tình huống | Hành vi giải pháp cần có |
|---|---|
| Dữ liệu thiếu hoặc quá cũ | Nêu rõ phần thiếu, không suy đoán số liệu; yêu cầu làm rõ |
| Nguồn mâu thuẫn | Chỉ ra nguồn và phiên bản; chuyển người xác nhận |
| Không đủ quyền | Từ chối thao tác vượt quyền, không tìm đường truy cập khác |
| Quy tắc không xác định | Dừng hành động; không tự đặt ngưỡng/phê duyệt |
| Đề xuất thay đổi sau khi duyệt | Hủy hiệu lực phê duyệt cũ cho phần thay đổi, yêu cầu xem lại |
| Trạng thái giao dịch đã đổi | Kiểm tra lại và tránh thực hiện trên dữ liệu không còn hợp lệ |
| Lệnh gọi thất bại/timeout | Xác minh trạng thái trước retry; không tạo giao dịch trùng |
| Tài liệu có câu lệnh ngoài nhiệm vụ | Xem là nội dung tài liệu, không dùng thay quyền hoặc chỉ dẫn hệ thống |
| Cần dừng khẩn cấp | Tạm ngưng hành động mới, lưu trạng thái và chuyển người phụ trách |
Theo dõi một đề nghị mua qua các bước hỗ trợ của AI
Xem AI kiểm tra dữ liệu, tổng hợp căn cứ và chuẩn bị đề xuất để người có trách nhiệm quyết định.
Bản danh sách sáu bước (không cần tương tác)
1. Nhận đề nghị — Xác định công trình, vật tư, số lượng và người đề nghị.
2. Kiểm tra nguồn — Danh sách nguồn và thời điểm cập nhật.
3. Tổng hợp nội dung cần làm rõ — Cần xác nhận đơn vị tính trước khi đối chiếu.
4. Chuẩn bị đề xuất — Đề xuất bổ sung dữ liệu hoặc chuyển người có thẩm quyền.
5. Người phụ trách xem xét — Đồng ý / Yêu cầu bổ sung / Từ chối.
6. Ghi nhận kết quả — Kết quả được ghi nhận hoặc chuyển xử lý lỗi.
Mỗi đề xuất cần có căn cứ và trạng thái xử lý
Người sử dụng cần biết đề xuất dựa trên thông tin nào, còn thiếu điều gì và ai đang chịu trách nhiệm xử lý. Nhật ký giúp xem lại quá trình khi cần đối chiếu.
Cần làm rõ trước khi tiếp tục
Chưa đủ cơ sở để đối chiếu đề nghị mua với ngân sách.
Bước tiếp theo: Chuyển người phụ trách xác nhận dữ liệu.
Trạng thái: Chờ bổ sung thông tin
Thẻ kết quả gồm: Nội dung cần xem xét · Kết luận/đề xuất · Nguồn đối chiếu · Thời điểm dữ liệu · Phần còn thiếu · Hành động tiếp theo · Người xử lý · Trạng thái. Không dùng phần trăm “độ tin cậy” tự sinh.
Đánh giá hiệu quả theo tình huống
| Chỉ số định hướng | Nguồn kiểm tra |
|---|---|
| Kết quả đạt yêu cầu | Bộ ca đánh giá và người chấm |
| Phát hiện đúng ngoại lệ | Tập tình huống có nhãn, gồm cả không có ngoại lệ |
| Đề xuất được chấp nhận | Nhật ký quyết định và kiểm tra sau đó |
| Chuyển người xử lý đúng | Bộ ca ngoại lệ và nhật ký |
| Hoàn thành hành động | Hệ thống nghiệp vụ nguồn |
| Thời gian xử lý | Mốc thời gian cùng phạm vi, gồm cả thời gian chờ nếu đã định nghĩa |
| Sự cố quyền hạn | Nhật ký quyền và kiểm thử bảo mật |
Không đưa mục tiêu phần trăm hoặc mức tiết kiệm giả; chỉ so sánh trước/sau khi có dữ liệu nền và cùng phạm vi đo.
Bắt đầu từ tình huống rõ ràng, mở rộng khi đã kiểm chứng
Chọn một tình huống có dữ liệu và người chịu trách nhiệm. Kiểm tra chất lượng kết quả trước, sau đó mới xem xét mở rộng quyền hành động.
Ma trận nghiệm thu giải pháp AI định hướng
| Ca thử | Kết quả mong đợi |
|---|---|
| Nguồn đầy đủ và đồng nhất | Kết quả theo cấu trúc yêu cầu, có căn cứ kiểm tra |
| Thiếu dữ liệu hoặc tài liệu hết hiệu lực | Nêu rõ giới hạn, không tự bịa dữ kiện |
| Hai nguồn mâu thuẫn | Chỉ ra mâu thuẫn và chuyển người xác nhận |
| Người dùng ngoài phạm vi | Không truy xuất hoặc lộ dữ liệu ngoài quyền |
| Tài liệu chứa lệnh yêu cầu bỏ qua quy tắc | Không thay đổi chỉ dẫn/quyền từ nội dung nguồn |
| Hành động chưa được duyệt | Không thực hiện thay đổi cần phê duyệt |
| Nội dung đổi sau khi được duyệt | Yêu cầu kiểm tra/duyệt lại theo thiết kế |
| Timeout sau khi gửi thao tác | Kiểm tra trạng thái, không tạo trùng khi retry |
| Yêu cầu dừng | Chặn hành động mới trong phạm vi dừng, giữ dấu vết |
| Thay phiên bản cấu hình/mô hình | Chạy lại bộ kiểm tra phù hợp trước mở rộng vận hành |
Trao đổi về mức sẵn sàng trước khi chọn phạm vi
Chưa cần quyết định toàn bộ kiến trúc AI ngay từ đầu. Hãy xác định công việc muốn hỗ trợ, dữ liệu hiện có và người sẽ kiểm tra kết quả.
Công việc nào cần AI hỗ trợ trước?
Dữ liệu và tài liệu liên quan đang được quản lý ở đâu?
Quy tắc xử lý đã rõ hay còn phụ thuộc từng người?
AI được đọc, đề xuất hay thực hiện đến mức nào?
Ai sẽ xác nhận kết quả và xử lý ngoại lệ?
Dành cho đội triển khaiBộ điều phối, tác nhân chuyên trách, dữ liệu và tri thức, tích hợp hệ thốngXem chi tiết
Bộ điều phối theo từng phạm vi quản trị
Mỗi vai trò AI cần gắn với một phạm vi quản trị và người phụ trách. Danh mục dưới đây là cấu trúc tình huống để trao đổi triển khai.
Điều phối kinh doanh và đấu thầu
Theo dõi hồ sơ, mốc xử lý và nội dung cần chuẩn bị.
📷 Ảnh mẫu (1) — click để xemXem nhiệm vụ và dữ liệu
Điều phối công trình
Theo dõi chi phí, tiến độ, thay đổi và nội dung cần xem xét.
📷 Ảnh mẫu (1) — click để xemXem nhiệm vụ và dữ liệu
Điều phối mua hàng
Kiểm tra nhu cầu, dữ liệu, ngân sách và tình trạng thực hiện.
📷 Ảnh mẫu (1) — click để xemXem nhiệm vụ và dữ liệu
Điều phối tài chính
Tổng hợp hồ sơ, công nợ, thu/chi và tình huống cần đối soát.
📷 Ảnh mẫu (1) — click để xemXem nhiệm vụ và dữ liệu
Trợ lý điều hành
Tổng hợp thông tin xuyên bộ phận và các việc cần quyết định.
📷 Ảnh mẫu (1) — click để xemXem nhiệm vụ và dữ liệu
Tác nhân chuyên trách cho từng nhiệm vụ
Một yêu cầu mua hàng có thể cần kiểm tra từ nhiều nguồn. Các tác nhân chuyên trách hỗ trợ từng phần; bộ điều phối tổng hợp kết quả và chuyển đúng người xử lý.
| Mã | Tác nhân | Nhiệm vụ minh họa | Đầu vào → đầu ra | Giới hạn mặc định |
|---|---|---|---|---|
| AIA-01 | Kiểm tra nhu cầu | Kiểm tra đề nghị đủ thông tin | Đề nghị mua → danh sách thiếu/cần làm rõ | Không tự tạo nhu cầu mới |
| AIA-02 | Đối chiếu bảng khối lượng | Kiểm tra liên hệ với phạm vi công việc | Đề nghị + bảng khối lượng → kết quả đối chiếu | Không tự sửa khối lượng được duyệt |
| AIA-03 | Kiểm tra ngân sách | Lấy số liệu và áp dụng quy tắc kiểm tra | Ngân sách + nghĩa vụ liên quan → trạng thái có căn cứ | Không tự duyệt vượt ngân sách |
| AIA-04 | Đối chiếu tồn kho | Tổng hợp số lượng/địa điểm theo dữ liệu có quyền | Nhu cầu + tồn kho → thông tin đối chiếu | Không coi tồn kho cũ là khả dụng hiện tại |
| AIA-05 | Phân tích giá | So sánh các dữ liệu giá cùng cơ sở | Báo giá/lịch sử → điểm khác biệt cần xem | Không khẳng định giá tối ưu từ dữ liệu thiếu |
| AIA-06 | Kiểm tra nhà cung cấp | Đối chiếu hồ sơ và tiêu chí đã duyệt | Danh mục + quy tắc → nội dung cần rà soát | Không tự chọn nhà cung cấp thay người có thẩm quyền |
| AIA-07 | Chuẩn bị yêu cầu báo giá | Tạo bản nháp từ nhu cầu đã xác nhận | Nội dung mua → dự thảo yêu cầu báo giá | Không tự gửi ra ngoài ở chế độ mặc định |
| AIA-08 | Chuẩn bị đơn mua | Đề xuất bản nháp theo dữ liệu đã duyệt | Kết quả lựa chọn → dự thảo đơn mua | Không phát hành cam kết khi chưa đủ quyền/phê duyệt |
| AIA-09 | Theo dõi giao hàng | Tổng hợp hạn giao và trạng thái | Đơn hàng + giao nhận → việc cần theo dõi | Không tự xác nhận đã nhận hàng |
| AIA-10 | Đối chiếu chứng từ | So sánh đơn mua, giao nhận và chứng từ liên quan | Nguồn đối soát → chênh lệch cần kiểm tra | Không tự thanh toán hoặc sửa sổ |
| AIA-11 | Tổng hợp ngoại lệ | Tập hợp vấn đề theo quy tắc và mức ưu tiên | Kết quả kiểm tra → hồ sơ ngoại lệ | Không gán nhãn rủi ro chỉ từ phỏng đoán |
Không trình bày tác nhân như các tài khoản nhân sự; các phạm vi khác có thể dùng cùng mẫu nhưng không tự sinh danh sách tác nhân chưa duyệt.
Chuẩn bị dữ liệu, tri thức và quy tắc vận hành
AI cần cả dữ liệu giao dịch và cách doanh nghiệp sử dụng dữ liệu đó để ra quyết định. Tài liệu, quy tắc và quyền hạn cần có phiên bản, người phụ trách và ngày hiệu lực.
| Nhóm | Ví dụ nội dung | Metadata cần có | Điểm kiểm tra |
|---|---|---|---|
| Dữ liệu chủ | Công trình, vật tư, đối tác, vai trò | Mã, chủ dữ liệu, trạng thái | Không trùng/thiếu khóa liên kết |
| Giao dịch | Đề nghị, ngân sách, đơn mua, giao nhận, chi phí | Nguồn, thời điểm, kỳ, phiên bản | Dữ liệu có đủ và còn phù hợp thời điểm không |
| Hồ sơ | Hợp đồng, yêu cầu, quy định, tài liệu dự án | Loại, phiên bản, phạm vi quyền | Bản hiệu lực, tài liệu nhạy cảm, quyền đọc |
| Tri thức nghiệp vụ | Hướng dẫn quy trình, tiêu chí, giải thích thuật ngữ | Người duyệt, phiên bản, ngày hiệu lực | Không dùng bản hết hạn như chính sách hiện hành |
| Quy tắc | Điều kiện, ngưỡng, phê duyệt, chuyển cấp | Mã quy tắc, chủ sở hữu, hiệu lực | Xung đột/thiếu quy tắc có đường xử lý |
| Kết quả đánh giá | Tình huống thử, nhãn đúng/sai, phản hồi | Phiên bản, người đánh giá, phạm vi | Dữ liệu thử và vận hành quản lý riêng |
Sổ quy tắc và quyền AI
| Thành phần | Nội dung cần chuẩn bị |
|---|---|
| Quy tắc nghiệp vụ | Điều kiện hợp lệ, điều kiện ngoại lệ và nguồn quy định |
| Ngưỡng kiểm tra | Đơn vị, phạm vi, thời gian áp dụng, người phê duyệt; không tự đặt con số |
| Hướng dẫn nhiệm vụ | Mục tiêu, đầu vào, đầu ra, bước kiểm tra và giới hạn |
| Nguồn tri thức | Tài liệu được phép dùng, phiên bản và quyền truy cập |
| Cấp quyền hành động | Đọc, đề xuất, tạo nháp, thực hiện có phê duyệt hoặc tự động trong phạm vi hẹp |
| Điều kiện người duyệt | Ai duyệt, duyệt nội dung gì, hiệu lực phê duyệt |
| Quy tắc chuyển xử lý | Thiếu dữ liệu, xung đột, vượt quyền, lỗi hệ thống |
| Quy tắc lưu nhật ký | Nội dung cần truy vết, thời hạn lưu, quyền xem và che thông tin |
Kết nối AI với hệ thống trong phạm vi được cấp quyền
AI cần kết nối đúng nguồn, dùng đúng quyền và trả kết quả về đúng quy trình. Mỗi điểm kết nối cần có cách kiểm tra trạng thái và xử lý lỗi.
| Hạng mục | Yêu cầu thiết kế |
|---|---|
| Nguồn gốc dữ liệu | Xác định hệ thống sở hữu, độ mới và khóa liên kết |
| Danh tính và quyền | Quyền tối thiểu theo nhiệm vụ, tách người xem và tài khoản thực thi |
| Công cụ được phép | Danh sách thao tác cụ thể, schema đầu vào, kiểm tra phía máy chủ |
| Phê duyệt | Gắn phê duyệt với hành động/nội dung/phiên bản cụ thể; hết hiệu lực khi thay đổi |
| Độ tin cậy thao tác | Idempotency, timeout, xác minh kết quả, retry có điều kiện |
| Dữ liệu và tri thức | Tách phạm vi khách hàng/đơn vị, kiểm tra quyền cả khi truy xuất tài liệu |
| Bảo mật cấu hình | Khóa truy cập ở máy chủ, không trong mã front-end hoặc log công khai |
| Vận hành | Trạng thái, giới hạn tần suất, giám sát, dừng, phục hồi và chủ sở hữu |
Base, One hay AI: chọn đúng cấp cho doanh nghiệp
AI cần dữ liệu và quy trình đã chạy ổn trên Base hoặc One. Mỗi cấp kế thừa trọn cấp trước.
| Năng lực | EcoCons Base | EcoCons One | EcoCons AI |
|---|---|---|---|
| Kiểm soát chi phí công trình: BOQ, ngân sách, cam kết, dự báo | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mua hàng, kho, thầu phụ theo công trình | ✓ | ✓ | ✓ |
| HR cơ bản, thu chi cơ bản, P&L công trình | ✓ | ✓ | ✓ |
| CRM, đấu thầu, dự toán, báo giá | — | ✓ | ✓ |
| Hợp đồng, tiến độ, nghiệm thu, hồ sơ thanh toán | — | ✓ | ✓ |
| Nhân sự, tiền lương, kế toán tài chính đầy đủ | — | ✓ | ✓ |
| Toàn cảnh công trình và danh mục điều hành | — | ✓ | ✓ |
| Trợ lý AI: theo dõi, phân tích, đề xuất có căn cứ | — | — | ✓ |
| Quyền hành động, phê duyệt và nhật ký cho AI | — | — | ✓ |
EcoCons AI trong từng loại doanh nghiệp xây dựng
Mỗi hub ngành chỉ ra vấn đề nào gói AI giải, hành trình nghiệp vụ liên quan và nên bắt đầu từ đâu.
Kinh doanh vật liệu xây dựng là mô hình phân phối, không quản lý theo công trình — xem hub Bán vật liệu xây dựng.
Những điều cần làm rõ khi triển khai AI
AI có tự quyết định thay người dùng không?
Phạm vi quyết định và hành động cần được xác định cho từng tình huống. Các việc cần phê duyệt vẫn do người có thẩm quyền kiểm soát.
Có bắt buộc triển khai toàn bộ EcoCons One trước không?
Cần đánh giá hệ thống, dữ liệu và quy trình đang có. Phạm vi AI phù hợp phụ thuộc khả năng kết nối và kiểm tra kết quả, không chỉ tên phần mềm đang dùng.
Nếu dữ liệu thiếu hoặc sai thì sao?
Tình huống triển khai phải có cách phát hiện phần thiếu, dừng hành động không đủ cơ sở và chuyển người xử lý. Chất lượng dữ liệu là một phần cần đánh giá trước khi vận hành.
Có thể dùng AI chỉ để tổng hợp trước không?
Có thể lựa chọn phạm vi chỉ đọc, tổng hợp hoặc đề xuất để kiểm chứng kết quả trước khi xem xét quyền hành động rộng hơn.
Dữ liệu được lưu và xử lý ở đâu?
Cần thống nhất kiến trúc triển khai, quyền truy cập và chính sách dữ liệu trong thiết kế kỹ thuật. Trang này không mặc định một nhà cung cấp hoặc phương án lưu trữ.
Làm sao đánh giá hiệu quả?
Xác định tình huống, dữ liệu nền, bộ tiêu chí và người đánh giá; theo dõi cả kết quả đúng, ngoại lệ, lỗi và thời gian xử lý.
Chọn một công việc để cùng đánh giá khả năng ứng dụng AI
Chia sẻ công việc muốn hỗ trợ và nguồn dữ liệu hiện có. Enmasys sẽ có cơ sở trao đổi về tình huống phù hợp, điều kiện triển khai và cách kiểm tra kết quả.