1. Tên SOP
SOP-SETTLE-01 — Đối soát cước nhà xe theo POD (ngành vận tải container / logistics)
2. Mục đích
Khớp từng chuyến chạy với POD và cước biểu hợp đồng trước khi chi tiền cho nhà xe/tài xế — thay vì nhận bảng Excel cuối tháng, trả tiền rồi mới phát hiện lệch. Mọi chênh lệch được chốt biên bản rõ trách nhiệm trước khi chuyển kế toán thanh toán.
3. Vì sao SOP này quan trọng
- Bảng Excel cuối tháng, 26 nhà xe cộng tác gộp chung
- Trả thừa phát hiện sau — ước 12 triệu/tháng không truy được
- Tranh chấp kéo dài, nhà xe nhớ chuyến theo kiểu "nhớ tay"
- Mỗi chuyến đã có POD + cước biểu gắn sẵn — hệ thống khớp tự động
- Chênh lệch chỉ ra chính xác chuyến nào, ai nhận trách nhiệm
- Chốt biên bản trước khi chi — không còn trả thừa "không truy được"
4. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ cước phải trả nhà xe cộng tác và tài xế xe công: cước trục, phụ phí nâng hạ, lưu bãi, chờ đợi. Bắt đầu khi chuyến đã đóng kèm POD (theo SOP-POD-01), kết thúc khi bảng đối soát được phê duyệt và chuyển kế toán. Không bao gồm đối soát doanh thu với khách hàng (hướng thu) và hóa đơn NCC mua hàng thông thường.
5. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Định nghĩa |
|---|---|
| Bảng đối soát NCC | Tập hợp chuyến trong kỳ của một nhà xe, kèm cước biểu áp dụng, POD và trạng thái khớp/lệch. |
| Chênh lệch đối soát | Khác nhau giữa cước nhà xe kê khai và cước tính từ chuyến chạy + cước biểu hợp đồng. |
| Biên bản lệch | Bản ghi chốt trách nhiệm cho chuyến lệch: ai đúng, số tiền điều chỉnh, điều kiện thanh toán. |
6. Quy trình thực hiện
| Bước | Thực hiện | Trên Odoo | Trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| 1 | Hệ thống gom chuyến đã đóng có POD trong kỳ theo từng nhà xe | Tự sinh bảng đối soát nháp từ dữ liệu chuyến | Hệ thống |
| 2 | Đối chiếu cước biểu hợp đồng với từng chuyến | Cước tự tính từ cước biểu gắn hợp đồng nhà xe | Hệ thống |
| 3 | Nhận bảng kê khai của nhà xe, so với bảng hệ thống | Import/nhập kê khai — hệ thống đánh dấu chuyến khớp/lệch | Đối soát |
| 4 | Xử lý chuyến lệch: kiểm tra POD, tra hành trình check-in | Mở record chuyến xem POD + timestamp — chốt ai đúng | Đối soát |
| 5 | Lập biên bản lệch, chốt số tiền điều chỉnh | Ghi biên bản gắn chuyến — lưu vết vì sao điều chỉnh | Đối soát + Nhà xe |
| 6 | Phê duyệt bảng đối soát, chuyển kế toán chi | Trạng thái đối soát chuyển "đã duyệt" — kế toán nhận phiếu chi | Quản lý vận hành |
7. Vai trò ERP và AI Agent
| Thành phần | Vai trò |
|---|---|
| ERP — ghi nhận chuẩn | Cước biểu, chuyến chạy, POD nằm chung một hệ — bảng đối soát sinh tự động, không ghép tay từ nhiều nguồn. |
| AI Settlement Guard | Đối soát POD tự động theo chuyến; chỉ đẩy các chuyến lệch ra cho người xử lý, phần khớp không cần soi. |
| Recommended Action | Đề xuất xử lý từng chuyến lệch: chấp nhận điều chỉnh, đòi hồ sơ bổ sung, khoanh nhóm lỗi lặp lại của một nhà xe. |
8. KPI theo dõi
| KPI | Cách đo | Mục tiêu |
|---|---|---|
| % chuyến khớp tự động | Chuyến khớp không cần xử lý tay / tổng chuyến kỳ | ≥ 95% |
| Số chuyến lệch/tháng | Chuyến có chênh lệch cần biên bản | ≤ 5 |
| Thời gian chốt đối soát | Số ngày từ hết kỳ đến khi duyệt bảng đối soát | ≤ 3 ngày |
| Tiền trả thừa phát hiện | Tổng điều chỉnh trừ khỏi bảng kê khai nhà xe | Giảm dần theo quý |
9. Lỗi thường gặp
| Lỗi | Hệ quả | Phòng tránh |
|---|---|---|
| Nhận bảng kê khai nhà xe làm "sự thật" rồi so ngược | Hệ thống chỉ là kho chứa — lệch vẫn trả theo bảng khai | Cước tính từ chuyến là chuẩn, kê khai chỉ để đối chiếu |
| Trả tiền trước, soi POD sau | Trả thừa không truy được — mất đàm phán với nhà xe | Chặn phiếu chi khi chuyến chưa ở trạng thái "đã duyệt" |
| Không chốt biên bản cho chuyến lệch nhỏ | Lỗi nhỏ lặp lại thành "trị giá" cố định mỗi tháng | Mọi chênh lệch đều phải có biên bản, không có ngưỡng miễn |
Gom cước, chi phí cont tài xế khai, nhiên liệu, sửa chữa xe và phụ phí về đúng mã chuyến; nhắc free time và hạn hạ rỗng trước khi phát sinh phí.
Khám phá EcoLog → Xem gói Base →10. Liên kết liên quan
Nguồn POD: SOP-POD-01 — Ghi nhận chuyến chạy và POD trên app tài xế. Chi phí cont sau giao: SOP-DEPOT-01 — Điều phối bãi trả cont rỗng.
Xem demo tương tác: Vận tải Container — AI-X giải quyết tình huống thực tế