1. Tên SOP
SOP-DEPOT-01 — Điều phối bãi trả cont rỗng và kiểm soát phí lưu bãi (ngành vận tải container)
2. Mục đích
Sau khi hạ cont, chuyến "chưa xong" — còn vòng đời trả cont rỗng về đúng bãi hãng tàu yêu cầu, đúng giờ bãi mở/cửa. SOP này loại bỏ tình trạng trả rỗng theo "tiện đường" của tài xế gây phí di chuyển, lưu bãi không thu được, và hồ sơ đòi hãng tàu thiếu bằng chứng.
3. Vì sao SOP này quan trọng
- Bãi nhận theo e-mail lệnh — tài xế không thấy, điều phối không kiểm
- 9 cont/tháng trả sai bãi — phí di chuyển + lưu bãi ~21 triệu
- Đòi hãng tàu không có bằng chứng — 0% thu hồi
- Lệnh trả rỗng gắn record chuyến — tài xế nhìn đúng bãi, đúng giờ
- Cảnh báo trước khi trả sai bãi/giờ — chặn chi phí không cần
- E-receipt bãi tự gắn chuyến — hồ sơ đòi phí đầy đủ bằng chứng
4. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ cont rỗng sau khi hạ cont tại cảng/ICD/kho khách: từ lúc xác định bãi nhận theo lệnh hãng tàu, xếp lịch trả rỗng theo tuyến về, đến khi nhận xác nhận của bãi (e-receipt) và hoàn tất hồ sơ phí (nếu phát sinh). Không bao gồm cont đầy đang vận chuyển (xem SOP-POD-01) và đối soát cước (xem SOP-SETTLE-01).
5. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Định nghĩa |
|---|---|
| Bãi nhận rỗng (Depot) | Bãi hãng tàu chỉ định nhận cont rỗng trả về — ghi trong lệnh/e-mail điều độ của hãng tàu. |
| E-receipt bãi | Xác nhận điện tử/giấy nhận cont rỗng của bãi — bằng chứng hoàn tất nghĩa vụ trả rỗng. |
| Phí lưu bãi phát sinh | Chi phí ngoài kế hoạch do trả sai bãi, trả ngoài giờ, hoặc cont nằm bãi quá hạn miễn — không tính vào cước gốc. |
6. Quy trình thực hiện
| Bước | Thực hiện | Trên Odoo | Trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| 1 | Đọc lệnh hãng tàu: xác định bãi nhận + khung giờ trả rỗng | Ghi bãi nhận + giờ vào record chuyến, không để trên e-mail riêng lẻ | Điều phối |
| 2 | Xếp lịch trả rỗng theo tuyến về của xe (tránh chạy vòng) | Lịch trả rỗng gắn chuyến — hệ thống gợi ý bãi cùng hướng về | Điều phối |
| 3 | Phát lệnh trả rỗng qua app tài xế | Tài xế thấy bãi đích, khung giờ và ghi chú hãng tàu trên app | Tài xế |
| 4 | Check-in tại bãi, nhận e-receipt/giấy trả cont | Ảnh/xác nhận bãi gắn record chuyến | Tài xế |
| 5 | Kiểm tra đúng bãi + đúng giờ trước khi chốt | Cảnh báo nếu bãi check-in khác lệnh hãng tàu | Điều phối |
| 6 | Nếu phát sinh phí: lập hồ sơ đòi hãng tàu kèm bằng chứng | Hồ sơ phí tự lập từ dữ liệu chuyến + e-receipt | Điều phối + Kế toán |
7. Vai trò ERP và AI Agent
| Thành phần | Vai trò |
|---|---|
| ERP — ghi nhận chuẩn | Lệnh bãi, lịch trả, e-receipt, phí phát sinh nằm trên cùng record chuyến — hồ sơ đòi hãng tàu lập từ dữ liệu có sẵn. |
| AI Depot Router | Điều phối bãi trả đúng hãng tàu: so lệnh hãng tàu với lịch xe, gợi ý chuyến nào nên trả bãi nào để tránh chạy vòng. |
| Recommended Action | Cảnh báo trước nguy cơ trả sai bãi/giờ; đề xuất thứ tự trả rỗng theo tuyến về và chốt hồ sơ đòi phí. |
8. KPI theo dõi
| KPI | Cách đo | Mục tiêu |
|---|---|---|
| % trả đúng bãi theo lệnh | Cont trả đúng bãi / tổng cont trả rỗng | ≥ 98% |
| Phí lưu bãi phát sinh/tháng | Tổng phí ngoài kế hoạch do sai bãi/sai giờ | ≈ 0 — giảm ≥ 80% |
| % hồ sơ đòi phí có đủ bằng chứng | Hồ sơ đòi kèm đủ e-receipt + dữ liệu chuyến | 100% |
| Tỷ lệ đòi được từ hãng tàu | Số tiền đòi được / số tiền phát sinh | ≥ 70% |
9. Lỗi thường gặp
| Lỗi | Hệ quả | Phòng tránh |
|---|---|---|
| Bãi nhận chỉ nằm trong e-mail lệnh, không vào hệ thống | Tài xế trả tiện đường — sai bãi hàng loạt | Chặn đóng chuyến khi chưa có bãi nhận trên record |
| Trả ngoài giờ bãi mở | Bãi từ chối nhận — phí lưu qua đêm | App hiển thị khung giờ bãi + cảnh báo trước khi khởi hành |
| Mất e-receipt bãi | Không đủ bằng chứng đòi phí khi có tranh chấp | Bắt buộc upload xác nhận bãi trước khi check-out |
Gom cước, chi phí cont tài xế khai, nhiên liệu, sửa chữa xe và phụ phí về đúng mã chuyến; nhắc free time và hạn hạ rỗng trước khi phát sinh phí.
Khám phá EcoLog → Xem gói Base →10. Liên kết liên quan
Bước trước: SOP-POD-01 — Ghi nhận chuyến chạy và POD trên app tài xế. Xử lý tiền: SOP-SETTLE-01 — Đối soát cước nhà xe theo POD.
Xem demo tương tác: Vận tải Container — AI-X giải quyết tình huống thực tế