1. Tên SOP
SOP-POD-01 — Ghi nhận chuyến chạy và POD trên app tài xế (ngành vận tải container / logistics)
2. Mục đích
Mỗi chuyến chạy từ lúc chốt xe đến khi hạ cont đều được ghi nhận một lần duy nhất trên hệ thống qua app tài xế — nhận lệnh, check-in từng điểm, chụp biên bản giao cont (POD) gắn thẳng vào chuyến. Nhờ vậy điều phối thấy được chuyến đang chạy đến đâu theo thời gian thực, và bộ phận đối soát có POD ngay trong ngày thay vì chờ giấy tờ về cuối tháng.
3. Vì sao SOP này quan trọng
- POD giấy về văn phòng 3–7 ngày, có khi thất lạc
- Điều phối không biết chuyến đang ở đâu, chỉ hỏi qua điện thoại
- Cuối tháng soi giấy để đối soát — lệch chuyến không tra cứu được
- Tài xế chụp POD ngay tại bãi, hệ thống gắn vào chuyến trong 1 phút
- Điều phối thấy check-in từng điểm theo thời gian thực
- Đối soát tự khớp chuyến — POD, không tranh chấp "chưa nhận được hàng"
4. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ chuyến vận chuyển container đường bộ: từ lúc điều phối chốt xe/tài xế cho đến khi tài xế hoàn tất hạ cont, chụp biên bản giao (POD) và đóng chuyến. Không bao gồm bước lập kế hoạch chuyến từ booking (xem SOP kế hoạch chuyến) và bước đối soát cước (xem SOP-SETTLE-01).
5. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Định nghĩa |
|---|---|
| POD | Proof of Delivery — biên bản/mặt trước sau giao cont có chữ ký, con dấu người nhận; chụp ảnh gắn chuyến. |
| Check-in điểm | Tài xế bấm xác nhận đến/khởi hành tại từng điểm mốc: bãi lấy rỗng, kho đóng hàng, cảng/ICD hạ cont, bãi trả rỗng. |
| Đóng chuyến | Hành động chốt chuyến sau khi POD hoàn tất — hệ thống tính chi phí và đưa chuyến sang hàng đợi đối soát. |
6. Quy trình thực hiện
| Bước | Thực hiện | Trên Odoo | Trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| 1 | Chốt chuyến: gắn docket, xe, tài xế, thời gian lấy rỗng và cut-off | Tạo record chuyến từ docket — mọi thông tin về sau ghi vào đây | Điều phối |
| 2 | Phát lệnh qua app tài xế — tài xế nhận lệnh trên điện thoại | App tài xế đọc record chuyến, hiện lộ trình + mốc giờ | Điều phối |
| 3 | Check-in từng điểm mốc khi đến/khởi hành | Timestamp + tọa độ ghi vào chuyến theo thời gian thực | Tài xế |
| 4 | Hạ cont, chụp POD (mặt trước/sau, chữ ký, con dấu) | Ảnh POD gắn thẳng record chuyến — không qua Zalo/paper | Tài xế |
| 5 | Kiểm tra POD đủ hợp lệ (đầy đủ ảnh, chữ ký) | Cảnh báo POD thiếu trường bắt buộc trước khi cho đóng chuyến | Điều phối |
| 6 | Đóng chuyến — chi phí chuyến tự vào bút toán | Cước xe, phí nâng hạ tự hạch toán theo chuyến | Hệ thống |
7. Vai trò ERP và AI Agent
| Thành phần | Vai trò |
|---|---|
| ERP — ghi nhận chuẩn | Một chuyến = một record duy nhất chứa lệnh, check-in, POD, chi phí. Mọi phòng ban đọc cùng một nguồn, không sao chép tay. |
| AI Delivery Guard | So mốc giờ check-in với kế hoạch — cảnh báo chuyến có nguy cơ trễ cut-off trước 2 giờ để điều phối kịp xử lý. |
| Recommended Action | Đề xuất hành động khi có cảnh báo: chốt xe thay thế, gộp tuyến, gọi báo khách trước khi khách hỏi. |
8. KPI theo dõi
| KPI | Cách đo | Mục tiêu |
|---|---|---|
| % chuyến có POD trong ngày | Số chuyến đóng có POD / tổng chuyến chạy | ≥ 98% |
| Thời gian POD về hệ thống | Giờ giữa hạ cont thực tế và lúc POD xuất hiện trên hệ thống | ≤ 1 giờ |
| % POD phải làm lại | Số POD thiếu ảnh/chữ ký bị trả lại / tổng POD | ≤ 2% |
| % chuyến có đủ check-in điểm mốc | Chuyến đủ timestamp các điểm / tổng chuyến | ≥ 95% |
9. Lỗi thường gặp
| Lỗi | Hệ quả | Phòng tránh |
|---|---|---|
| POD chụp bằng máy riêng, gửi Zalo cuối ngày | Ảnh lạc lüsseldorf với chuyến — đối soát không khớp | App chỉ cho đóng chuyến khi POD upload trực tiếp |
| Bỏ qua check-in điểm mốc | Không truy được hành trình khi khách phản hồi | Cảnh báo tự động chuyến thiếu check-in quá 1 điểm |
| Chốt chuyến không gắn đúng docket | Chi phí phân bổ sai đơn — margin tuyến sai | Bắt buộc chọn docket trước khi phát lệnh |
Gom cước, chi phí cont tài xế khai, nhiên liệu, sửa chữa xe và phụ phí về đúng mã chuyến; nhắc free time và hạn hạ rỗng trước khi phát sinh phí.
Khám phá EcoLog → Xem gói Base →10. Liên kết liên quan
Xử lý sau POD: xem SOP-SETTLE-01 — Đối soát cước nhà xe theo POD. Vòng đời cont sau giao: SOP-DEPOT-01 — Điều phối bãi trả cont rỗng.
Xem demo tương tác: Vận tải Container — AI-X giải quyết tình huống thực tế