BLUEPRINT ERP · TỔNG THẦU XÂY DỰNG

Điều hành tổng thầu bằng một xương sống chi phí

Mọi giao dịch đều mang theo dự án, mã WBS (cây phân rã công việc) và mã chi phí. Từ đó ngân sách, cam kết, thực chi, dự báo chi phí hoàn thành (EAC) và lợi nhuận tính trên cùng một dữ liệu. Mười cổng kiểm soát quyết định ai được đi tiếp. AI chỉ đề xuất và theo dõi, không tự duyệt.

Thiết kế mục tiêuNgưỡng và mục tiêu cần chốt bằng dữ liệu thật

01 · KIẾN TRÚC

Bốn lớp, một xương sống chạy dọc

Dữ liệu chủ nằm dưới cùng. Phân hệ ERP ghi nhận giao dịch. Dashboard và AI đọc từ cùng nguồn đó.

Lớp 4 · AI vận hành

Controller Tổng thầuĐiều phối hành động

Agent Kinh doanh · LượngPhễu, biên, khối lượng

Agent Mua hàng · Dự ánVượt chi, trễ mốc

Agent QC · Tài chínhNCR (lỗi chất lượng), claim, công nợ

Lớp 3 · Điều hành

Dashboard PMOTổng quan danh mục

6 góc chuyên tráchĐấu thầu · Dự án · Mua · Lượng · Chất lượng · Tài chính

Drill-down (lógica sâu)Công ty → Dự án → WBS → Gói → Đơn mua

Lớp 2 · Phân hệ ERP (17)

CRM · Đấu thầu

Bảng khối lượng · Hợp đồng

Dự án · Tiến độ

Mua · Kho · Thầu phụ

QC · NCR

Kế toán · Analytic · BI

HR · Nhân sự

Máy · Thiết bị

Lớp 1 · Dữ liệu chủ (18)

XƯƠNG SỐNG CHI PHÍDự án → WBS → Mã chi phí → Bảng khối lượng. Mọi đơn mua, hợp đồng, nhật ký, claim gắn mã WBS.

02 · MASTER DATA

Một bộ master data, một xương sống WBS

Ba bộ số không khớp — dự toán, cam kết, công trường — vì thiếu mã WBS chung. Master data chuẩn hóa trước, mọi giao dịch gắn mã sau.

Đối tác & cam kết

Khách hàngHợp đồngNhà cung cấpThầu phụLoại KN

Kỹ thuật & khối lượng

Dự ánWBSMã chi phíBOQLoại phát sinh

Nguồn lực công trường

Vật liệuThiết bịNhân sựCông trườngKho

Tài chính & kiểm soát

Bảo lưuĐiều kiện thanh toánTài khoản phân tích

03 · PHÂN HỆ ERP

Mười bảy phân hệ theo dòng giá trị

Bán hàng và đấu thầu

M01 CRM

Cơ hội, xác suất, người phụ trách

M02 Đấu thầu

Quyết định đấu hay bỏ, biên chào

M03 Tài liệu

Phiên bản, hạn hồ sơ

M04 BOQ

Khối lượng, đơn giá theo WBS

Thực hiện dự án

M05 Hợp đồng

Điều khoản, phát sinh, KN

M06 Tiến độ

Mốc, đường găng, % vật lý

M07 Ngân sách EAC

Ngân sách, cam kết, chi phí còn lại (ETC), dự báo hoàn thành (EAC)

M08 Mua hàng kho

Yêu cầu mua (PR), đơn mua (PO), nhập kho

M09 Thầu phụ

Hợp đồng thầu phụ, nghiệm thu, thanh toán

M10 QC chất lượng

Báo cáo lỗi (NCR), kiểm tra, danh mục lỗi còn tồn

M15 HR nhân sự

Chấm công, lương nhân công

M16 Máy thiết bị

Nhật ký ca máy, bảo trì, chi phí máy

M17 An toàn lao động

Huấn luyện, bảo hộ (PPE), sự cố

Tài chính đo lường

M11 Thanh toán

Xác nhận tiến độ, hóa đơn, tiền giữ bảo hành (retention)

M12 Accounting

Sổ cái, phiếu thu, phiếu chi

M13 Analytic

Lãi lỗ theo dự án, WBS

M14 BI

PMO, 6 góc, tra cứu sâu

04 · MA TRẬN KIỂM SOÁT

Mười cổng và bằng chứng

Cổng	Hành trình	Chặn rủi ro	Bằng chứng	Duyệt
G01	J01	Đốt nguồn lực gói lỗ	Biên chào, xác suất, năng lực	Giám đốc Kinh doanh + Tài chính
G02	J01	Hồ sơ thiếu, sai mẫu	Checklist 100%, biên duyệt	Trưởng đoàn đấu thầu
G03	J01	Khởi động không chuẩn gốc	Rà điều khoản, rủi ro hợp đồng	Pháp chế + Giám đốc dự án
G04	J02	Ngân sách trôi, so sánh vô nghĩa	WBS đủ, bảng khối lượng ±1%, mã chi phí	QS (giám sát lượng) + Giám đốc tài chính
G05	J03	Đơn mua vượt ngân sách, cam kết phình to	Số dư WBS còn lại	Hệ thống chặn tự động, duyệt khi vượt
G06	J03	Giá cao, năng lực kém	3 báo giá, năng lực, bảo hành	Mua sắm + QS
G07	J04	Thiếu lịch, nguồn lực	Lịch duyệt, nhân lực, vật tư xác nhận	Giám đốc dự án
G08	J05	Phát sinh chưa duyệt	Văn bản chủ đầu tư, tác động tiến độ + chi phí	Giám đốc dự án + QS
G09	J05	Nghiệm thu lỗi còn mở	Ảnh, biên bản kiểm tra, xác nhận	QA/QC
G10	J06	Hóa đơn thiếu căn cứ nghiệm thu	Biên bản nghiệm thu khối lượng, xác nhận tiến độ	Tài chính + Giám đốc dự án

05 · HÀNH TRÌNH

Sáu hành trình

J01

06 · AI AGENT

Tám agent đề xuất, con người quyết định

Controller Tổng thầu

Điều phối cảnh báo, gom ưu tiên.

Agent Kinh doanh

Phễu, cơ hội quá hạn.

Agent Đấu thầu

Hạn nộp, Bid/No-Bid.

Agent QS · Giám sát lượng

EAC vượt, WBS thiếu mã.

Agent Mua hàng

Đơn mua vượt ngân sách, giao đủ hàng trễ (OTIF) thấp.

Dự án Agent

Trễ mốc, đề xuất khôi phục.

Chất lượng Agent

NCR quá hạn, hồ sơ an toàn lao động thiếu.

Agent Tài chính

Công nợ, dòng tiền, claim.

Phát hiện→Giải thích→Đề xuất→Hành động→Owner→Hạn→Theo dõi

Cấp AI — vận hành bằng AI5 trợ lý AI theo nghiệp vụ: đề xuất, giải thích, luôn chờ con người duyệt 5 AI Agent cho dịch vụ xây dựngContract · PM · QC · Finance · Document — phạm vi, dữ liệu cần, KPI đo

Điều kiện bật: dữ liệu đạt ngưỡng (100% có mã WBS trong 2 tháng). Bật sớm khuếch đại sai.

07 · LỘ TRÌNH

Ba đợt

ĐỢT P0 · NỀN

WBS, cam kết, EAC

Chuẩn gốc G04
Đơn mua cam kết G05-G06
EAC hằng tuần

Đi tiếp: 100% dự án có chuẩn gốc, đơn mua có WBS.

ĐỢT P1 · VẬN HÀNH

Tiến độ, phát sinh, QC, thanh toán

Lịch, đường găng G07
Phát sinh có người chịu trách nhiệm G08
NCR đóng G09
Hóa đơn 7 ngày G10

Đi tiếp: 100% claim có người chịu trách nhiệm; nghiệm thu ra hóa đơn trong 7 ngày.

ĐỢT P2 · AI

Dashboard PMO, agent

PMO + 6 góc drill-down
Controller + agents
Dự báo doanh thu

Đi tiếp: Chỉ số P0-P1 đạt ngưỡng; mỗi agent có người nhận việc.

08 · ĐO LƯỜNG

Chuẩn gốc trước

Bốn chỉ số dưới đây là mặt bằng chung cho mọi phán quyết điều hành và là điều kiện để bật AI ở đợt P2. Chưa khóa chuẩn gốc thì mọi con số về sau chỉ là ước lượng — vì vậy đi tuần tự: khóa ngân sách trước (P0), minh bạch cam kết (P0), rồi siết nhịp phát sinh và nghiệm thu – hóa đơn (P1).

Chỉ số	Vì sao quan trọng	Hiện tại	Mục tiêu	Cách đo & nhịp đo
Chênh lệch ngân sách Độ lệch giữa dự báo chi phí hoàn thành (EAC) và ngân sách gốc đã khóa theo WBS.	Báo sớm dự án đang đội chi khi còn kịp điều chỉnh: gói thầu phụ, phương án thi công, đàm phán với chủ đầu tư.	Chưa khóa	±5%	EAC cập nhật hằng tuần so với ngân sách gốc; hệ thống cảnh báo khi lệch vượt 5%. Nguồn dữ liệu: Dự án + Analytic.
Cam kết minh bạch Tỷ lệ đơn mua được ghi nhận trên hệ thống ngay khi phát sinh và gắn mã WBS.	Cam kết nằm ngoài hệ thống (giấy tờ, Excel) khiến EAC sai lệch và phát hiện vượt ngân sách muộn vài tuần.	0%	100% đơn mua	Đơn mua có mã WBS / tổng đơn mua, đo hằng tháng. Nguồn dữ liệu: Mua hàng; cổng G05 chặn đơn thiếu mã.
Claim có người chịu trách nhiệm Mỗi claim với chủ đầu tư đều có một người theo dõi đến khi quyết toán.	Claim không có người theo dõi là tiền treo: hồ sơ chậm, hết thời hiệu, mất doanh thu của phần việc đã thi công.	Không đo	100%	Số claim có người chịu trách nhiệm / tổng claim, rà hằng tháng trên danh sách claim; cổng G08 bắt buộc gắn người khi duyệt phát sinh.
Nghiệm thu đến hóa đơn Số ngày từ biên bản nghiệm thu đến khi phát hành hóa đơn.	Mỗi ngày chậm là một ngày dòng tiền bị giữ lại: tuổi nợ tăng, chi phí vốn đắt, tiền giữ bảo hành kéo dài.	Chưa đo	7 ngày	Ngày hóa đơn − ngày biên bản nghiệm thu, theo dõi hằng tháng; cổng G10 yêu cầu hóa đơn trong vòng 7 ngày.

09 · RỦI RO

Năm lỗi lặp lại

1. Hai bộ mãDự án và công trường dùng hai bộ mã khác nhau.

Chốt WBS trước phần mềm.

2. Cam kết ngoài hệ thốngĐơn mua giấy/Excel, cuối tháng mới vào sổ.

G05 điều kiện cứng.

3. Phát sinh chưa duyệtThi công trước, hồ sơ sau.

G08 chặn thiếu mã phát sinh.

4. Nhiều người duyệt5 chữ ký/cổng, 2 tuần duyệt.

Một người duyệt mỗi cổng.

5. Go-live thiếu UATTest màn hình, không test luồng.

UAT (nghiệm thu người dùng) gắn hành trình J01-J06.