BLUEPRINT ERP · DỊCH VỤ PHÁP LÝ
Điều hành công ty dịch vụ pháp lý bằng một xương sống chi phí theo vụ việc
Mọi giao dịch đều mang theo vụ việc, giờ công, hồ sơ và mã chi phí. Ngân sách giờ công vụ việc, chi phí vụ, hóa đơn tính trên cùng một dữ liệu. Mười cổng kiểm soát quyết định ai được đi tiếp. AI chỉ đề xuất và theo dõi, không tự duyệt.
01 · KIẾN TRÚC
Bốn lớp, một xương sống chạy dọc
Dữ liệu chủ nằm dưới cùng. Phân hệ ERP ghi nhận giao dịch. Dashboard và AI đọc từ cùng nguồn đó.
Lớp 4 · AI vận hành
Controller Pháp lýĐiều phối cảnh báo
Agent Vụ việcHạn tố tụng gần, tiến độ chậm
Agent TimesheetGiờ công thiếu, gom cuối tháng
Agent Bảo mậtTruy cập bất thường
Lớp 3 · Điều hành
Dashboard PMO pháp lýTổng quan vụ việc, giờ công
6 góc chuyên tráchCRM · Định giá · Vụ việc · Billing · Bảo mật · Nhân sự
Drill-down (tra cứu sâu)Hãng → Khách → Vụ việc → Nhiệm vụ → Giờ công
Lớp 2 · Phân hệ ERP (16)
CRM · Tiếp nhận
Hợp đồng · Định giá
Timesheet
Hồ sơ tài liệu
Nghiên cứu · Tố tụng
Kế toán · Analytic · BI
Billing · Quỹ ủy nhiệm
Bảo mật · Tuân thủ
Lớp 1 · Dữ liệu chủ (18)
XƯƠNG SỐNG CHI PHÍKhách hàng → Vụ việc → Giờ công · Hồ sơ → Mã chi phí. Mọi timesheet, chi phí vụ việc, hóa đơn gắn mã vụ việc.
02 · MASTER DATA
Một bộ master data, một xương sống vụ việc
Ba bộ số không khớp — tiếp nhận, xử lý, tài chính — vì thiếu mã vụ việc chung. Master data chuẩn hóa trước, mọi giao dịch gắn mã sau.
Đối tác & cam kết
Khách hàng doanh nghiệpTòa án · Cơ quanĐối tác luật sưĐơn vị sao lưu dữ liệuHợp đồng dịch vụ pháp lý
Kỹ thuật & khối lượng
Vụ việc (matter)Giờ công · TimesheetHồ sơ tài liệuMã chi phíLoại phát sinh
Nguồn lực vận hành
Luật sư · Chuyên viên pháp lýThư viện văn bản pháp luậtKho mẫu hồ sơCông cụ họp trực tuyếnĐịnh mức giờ công
Tài chính & kiểm soát
Ngân sách giờ công vụ việcQuỹ ủy nhiệm (trust)Tài khoản phân tích
03 · PHÂN HỆ ERP
Mười sáu phân hệ theo dòng giá trị
Khách hàng và vụ việc
M01 CRM
Khách doanh nghiệp, vụ việc tiềm năng
M02 Tiếp nhận vụ việc
Rà xung đột lợi ích, thẩm định, hợp đồng
M03 Định giá dịch vụ
Giờ công, trọn gói, thường xuyên (retainer)
M04 Kế hoạch vụ việc
Giai đoạn, hạn pháp lý, người phụ trách
Xử lý vụ việc
M05 Timesheet
Giờ công theo nhiệm vụ, duyệt tuần
M06 Hồ sơ tài liệu
Lưu trữ trung tâm, phiên bản, tra cứu
M07 Nghiên cứu pháp lý
Thư viện văn bản, án lệ, diễn giải
M08 Quy trình tố tụng
Hạn tố tụng, hồ sơ nộp tòa, trạng thái
M09 Bảo mật dữ liệu
Phân quyền, sao lưu, bảo mật thông tin khách
M10 HR luật sư
Khối lượng vụ, giờ công, năng suất
Tài chính đo lường
M11 Lập hóa đơn & quỹ ủy nhiệm
Hóa đơn giờ công, đối trần quỹ ủy nhiệm (trust)
M12 Kế toán
Sổ cái, chi phí vụ việc
M13 Analytic
Lãi theo vụ việc, khách, luật sư
M14 BI
PMO, 6 góc, tra cứu sâu
M15 Chăm sóc khách hàng
Báo cáo tiến độ, họp định kỳ
M16 Tuân thủ nghề
Chứng chỉ hành nghề, đạo đức nghề nghiệp
04 · MA TRẬN KIỂM SOÁT
Mười cổng và bằng chứng
| Cổng | Hành trình | Chặn rủi ro | Bằng chứng | Duyệt |
|---|---|---|---|---|
| G01 | J01 | Nhận vụ xung đột lợi ích | Danh sách khách đối tác, checklist xung đột | Ban giám đốc |
| G02 | J02 | Định giá sai giờ công | Định mức loại vụ, biên duyệt | Giám đốc |
| G03 | J03 | Giờ công gom cuối tháng | Chấm theo nhiệm vụ, duyệt tuần | Quản lý vụ việc |
| G04 | J03 | Hồ sơ phiên bản lẫn lộn | Hồ sơ trung tâm, quản lý phiên bản | Chuyên viên tài liệu |
| G05 | J04 | Hóa đơn thiếu timesheet | Đối chiếu giờ công – hóa đơn | Tài chính |
| G06 | J04 | Chi phí vụ dùng quỹ sai | Sổ quỹ ủy nhiệm, đối trần | Tài chính |
| G07 | J05 | Trễ hạn tố tụng | Lịch hạn pháp lý, cảnh báo | Luật sư phụ trách |
| G08 | J05 | Rò rỉ dữ liệu khách | Phân quyền, log truy cập | Bảo mật |
| G09 | J06 | Khách không nắm tiến độ | Báo cáo định kỳ, cổng thông tin khách (portal) | Quản lý khách hàng |
| G10 | J06 | Chứng chỉ hành nghề hết hạn | Lịch gia hạn, nhắc trước 60 ngày | Hành chính nhân sự |
05 · HÀNH TRÌNH
Sáu hành trình
J01
CRM, tiếp nhận & chuẩn hóa vụ việc
Đầu vàoKhách mới, rà xung đột lợi ích
CổngG01
Đầu raVụ việc mở đúng quy trình
Xem hành trình →
J02
Hợp đồng, định giá dịch vụ
Đầu vàoPhạm vi vụ, loại định giá
CổngG02
Đầu raHợp đồng đúng giá, đúng biên
Xem hành trình →
J03
Vụ việc, timesheet & số hóa tài liệu
Đầu vàoNhiệm vụ, giờ công, hồ sơ
CổngG03-G04
Đầu raGiờ công minh bạch, hồ sơ một nguồn
Xem hành trình →
J04
Lập hóa đơn, quỹ ủy nhiệm & công nợ
Đầu vàoTimesheet duyệt, chi phí vụ
CổngG05-G06
Đầu raHóa đối trần khớp, hóa đơn đúng hạn
Xem hành trình →
J05
Bảo mật dữ liệu & tuân thủ
Đầu vàoPhân quyền, hạn pháp lý
CổngG07-G08
Đầu raKhông trễ hạn, không rò rỉ
Xem hành trình →
J06
Lãi lỗ (P&L) vụ việc, dashboard & nhân sự
Đầu vàoGiờ công, chi phí vụ, năng suất
CổngG09-G10
Đầu raLãi theo vụ rõ, khách nắm tiến độ
Xem hành trình →
06 · AI AGENT
Tám agent đề xuất, con người quyết định
Controller Pháp lý
Điều phối cảnh báo, gom ưu tiên.
Agent Vụ việc
Hạn tố tụng gần, tiến độ chậm.
Agent Timesheet
Giờ công thiếu, gom cuối tháng.
Agent Hồ sơ
Tài liệu thiếu, phiên bản cũ.
Agent Lập hóa đơn (billing)
Hóa đơn trễ, giờ không tính phí.
Agent Bảo mật
Truy cập bất thường, quyền thừa.
Agent Khách hàng
Khách hỏi tiến độ, báo cáo trễ.
Agent Tài chính
Quỹ ủy nhiệm lệch, công nợ.
Phát hiện→Giải thích→Đề xuất→Hành động→Người chịu trách nhiệm→Hạn→Theo dõi
Điều kiện bật: dữ liệu đạt ngưỡng (100% giờ công có mã vụ việc trong 2 tháng). Bật sớm khuếch đại sai.
07 · LỘ TRÌNH
Ba đợt
ĐỢT P0 · NỀN
Định mức giờ công, hồ sơ trung tâm- Định giá G02
- Xung đột lợi ích G01
- Hồ sơ G04
Đi tiếp: 100% giờ công có mã vụ việc, hồ sơ một nguồn
ĐỢT P1 · VẬN HÀNH
Billing, bảo mật, hạn tố tụng- Timesheet tuần G03
- Billing đối chiếu G05
- Hạn pháp lý G07
- Bảo mật G08
Đi tiếp: 100% hóa đơn khớp timesheet; không trễ hạn
ĐỢT P2 · AI
Dashboard PMO, agent- PMO + 6 góc tra cứu sâu
- Controller + agents
- Nghiên cứu pháp lý bằng AI
Đi tiếp: Chỉ số P0-P1 đạt ngưỡng; mỗi agent có người nhận việc.
08 · ĐO LƯỜNG
Chuẩn gốc trước
Bốn chỉ số dưới đây là mặt bằng chung cho mọi phán quyết điều hành và là điều kiện để bật AI ở đợt P2. Chưa khóa chuẩn gốc thì mọi con số về sau chỉ là ước lượng — vì vậy đi tuần tự: định mức giờ công theo loại vụ trước (P0), timesheet duyệt tuần (P0), rồi siết nhịp billing – bảo mật (P1).
| Chỉ số | Vì sao quan trọng | Hiện tại | Mục tiêu | Cách đo & nhịp đo |
|---|---|---|---|---|
| Tỷ lệ giờ công tính phí Giờ tính phí khách chia tổng giờ công. | Giờ không tính phí là chi phí cố định của hãng luật — không đo thì không biết đang trả lương cho gì. | Chưa đo | ≥65% | Giờ tính phí / tổng giờ, đo hằng tháng theo luật sư; dữ liệu timesheet. |
| Vụ việc trễ hạn pháp lý Số hạn tố tụng trễ. | Trễ hạn tố tụng là mất quyền kiện, mất trường hợp — lỗi không thể chấp nhận. | Chưa đo | 0 | Đếm trực tiếp; cổng G07 cảnh báo hạn trước 14 ngày. |
| Hóa đơn sau báo cáo tiến độ Số ngày từ báo cáo khách đến phát hành hóa đơn. | Hóa ngay sau báo cáo tiến độ giúp khách thấy giá trị trước khi nhận hóa đơn. | Chưa đo | ≤5 ngày | Ngày hóa đơn − ngày báo cáo, đo hằng tháng; cổng G05 đối chiếu timesheet. |
| Biên lãi theo vụ việc Doanh thu vụ trừ giờ công và chi phí, chia doanh thu. | Không đo biên theo vụ là nhận vụ lỗ liên tục không hay. | Chưa đo | ≥30% | Lãi / doanh thu theo vụ, chốt khi đóng vụ; cổng G02 kiểm định giá. |
09 · RỦI RO
Năm lỗi lặp lại
1. Giờ công ghi nhớ đầuLập hóa đơn sai, tranh chấp phí với khách.
→ G03 timesheet duyệt tuần.
2. Hồ sơ rải nhiều nơiPhiên bản cũ sai nội dung, tìm không thấy.
→ G04 hồ sơ trung tâm, quản lý phiên bản.
3. Xung đột lợi ích không ràMất uy tín nghề, bị kỷ luật hành nghề.
→ G01 checklist xung đột trước khi nhận vụ.
4. Bảo mật yếuRò rỉ dữ liệu khách là sự cố nghiêm trọng nhất của hãng luật.
→ G08 phân quyền + log truy cập.
5. Go-live thiếu UATTest màn hình, không test luồng.
→ UAT (nghiệm thu người dùng) gắn hành trình J01-J06.