Request-to-Purchase — Đề nghị mua → PO
Mua đúng nhu cầu trước khi mua đúng giá: PR đối chiếu tồn kho, PO đang mở và ngân sách còn lại trước khi được phép thành PO.
01 · Vấn đề thường gặp
Bốn vấn đề khiến tiền được cam kết trước khi ai kịp kiểm tra.
02 · Quy trình End-to-End
Năm bước để mỗi đồng chi tiêu có nhu cầu thật và ngân sách thật phía sau.
Từ kế hoạch vật tư, tồn kho thiếu, nhu cầu hiện trường.
Tạo đề nghị mua gắn dự án / WBS / cost code.
Hệ thống đối chiếu remaining budget ngay lúc tạo PR.
Duyệt theo ma trận; gói lớn qua RFQ so sánh NCC.
PO phát hành — budget bị reserve thành committed cost.
03 · Điểm kiểm soát
Trước khi quy trình chạy
- PR bắt buộc gắn dự án / cost code
- Tồn kho và PO mở được trừ trước khi đề nghị
- Vượt ngân sách → tự động chặn hoặc xin điều chỉnh
- Gói trên ngưỡng phải có RFQ tối thiểu 3 NCC
Trong và sau quy trình
- Committed cost cập nhật ngay khi PO duyệt
- PR trùng hệ thống tự phát hiện
- Thời gian duyệt PR theo SLA 24h
- Mua gấp phải khai lý do — theo dõi tỷ lệ mua gấp
04 · ERP thực hiện gì?
| Việc | Odoo module | Kết quả |
|---|---|---|
| Đề nghị mua | Purchase Request | PR gắn dự án, cost code, người đề nghị |
| Ngân sách | Budget + Analytic | Check remaining ngay lúc tạo |
| Phê duyệt | Approvals | Ma trận theo giá trị và danh mục |
| RFQ | Purchase (RFQ) | So sánh báo giá chuẩn |
| PO | Purchase Order | Committed cost tự cập nhật |
05 · Procurement Agent thực hiện gì?
Mức tự chủ
Nguyên tắc: mọi thay đổi ảnh hưởng tiền, hợp đồng và dữ liệu đã khóa đều cần con người phê duyệt.
06 · KPI / Dashboard
Kiểm soát trước khi cam kết chi tiêu
Cổng kiểm càng chặt phía trước, xử lý ngoại lệ phía sau càng ít.
07 · Demo Scenario
S1 · PR 500 → 130
Tồn 220 + PO mở 150 — Agent đề xuất giảm đề nghị xuống đúng nhu cầu thực.
S2 · Vượt 250 triệu
PR 0,55 tỷ khi remaining 0,3 tỷ — chặn, đề xuất tách gói hoặc xin thêm ngân sách.
S3 · PR trùng
Hai đội cùng đặt thép cho một công trình — hệ thống gộp thành 1 đơn lớn hơn, giá tốt hơn.