BLUEPRINT ERP · THUÊ KHO

Điều hành kho cho thuê bằng một xương sống chi phí theo vị trí lưu trữ

Mọi giao dịch đều mang theo khách thuê, kho, khu vực, vị trí và mã chi phí. Doanh thu dịch vụ, chi phí vận hành, dự báo hoàn thành (EAC) và lãi từng khách thuê tính trên cùng một dữ liệu. Mười cổng kiểm soát quyết định ai được đi tiếp. AI chỉ đề xuất và theo dõi, không tự duyệt.

Thiết kế mục tiêuNgưỡng và mục tiêu cần chốt bằng dữ liệu thật

01 · KIẾN TRÚC

Bốn lớp, một xương sống chạy dọc

Dữ liệu chủ nằm dưới cùng. Phân hệ ERP ghi nhận giao dịch. Dashboard và AI đọc từ cùng nguồn đó.

Lớp 4 · AI vận hành

Controller Thuê khoĐiều phối cảnh báo

Agent Kinh doanhHợp đồng hết hạn, lấp đầy giảm

Agent Kho · Vận hànhNhập xuất sai vị trí, tồn lệch

Agent Tài chínhChậm hóa đơn kỳ, công nợ

Lớp 3 · Điều hành

Dashboard PMO khoTổng quan lấp đầy, doanh thu

6 góc chuyên tráchKinh doanh · Hợp đồng · Nhập xuất · Vị trí · Dịch vụ · Tài chính

Drill-down (tra cứu sâu)Công ty → Kho → Khu vực → Khách thuê → Hợp đồng

Lớp 2 · Phân hệ ERP (16)

CRM · Báo giá thuê

Hợp đồng · Hạn mức

Kho · Sơ đồ vị trí

Nhập xuất · WMS

QC · Kiểm đếm

Kế toán · Analytic · BI

HR · Nhân viên kho

Thiết bị · Pallet

Lớp 1 · Dữ liệu chủ (18)

XƯƠNG SỐNG CHI PHÍKhách thuê → Kho · Khu vực → Vị trí · Pallet → Mã chi phí. Mọi phiếu nhập xuất, phí dịch vụ, hóa đơn kỳ gắn mã khu vực.

02 · MASTER DATA

Một bộ master data, một xương sống vị trí

Ba bộ số không khớp — báo giá, vận hành, hóa đơn — vì thiếu mã vị trí chung. Master data chuẩn hóa trước, mọi giao dịch gắn mã sau.

Đối tác & cam kết

Khách thuêHợp đồng thuêĐơn vị vận chuyểnThầu phụ bốc xếpLoại dịch vụ tính phí

Kỹ thuật & khối lượng

KhoKhu vực · KệVị trí · PalletMã chi phíLoại phát sinh

Nguồn lực vận hành

Nhân viên khoXe nâng · Thiết bịKhu cold · đặc thùBảng giá dịch vụĐịnh mức nhân công

Tài chính & kiểm soát

Tiền cọc · Giữ chỗĐiều kiện thanh toán kỳTài khoản phân tích

03 · PHÂN HỆ ERP

Mười sáu phân hệ theo dòng giá trị

Bán và hợp đồng

M01 CRM

Cơ hội thuê, khảo sát nhu cầu lưu trữ

M02 Báo giá thuê

Giá theo m²/pallet, phí dịch vụ, biên chào

M03 Hợp đồng thuê

Diện tích, kỳ hạn, điều khoản

M04 Đặt cọc · Giữ chỗ

Tiền cọc, giữ vị trí, gia hạn

Vận hành kho

M05 Nhập kho

Kiểm đếm, dán mã, xếp vị trí

M06 Xuất kho

Lệnh xuất, đóng gói, bàn giao vận chuyển

M07 Kiểm kê & điều chỉnh

Kiểm kê định kỳ, chênh lệch, duyệt điều chỉnh

M08 Dịch vụ giá trị gia tăng

Đóng gói, dán nhãn, xử lý đơn

M09 QC an toàn kho

Phòng cháy chữa cháy, tải trọng kệ, sự cố

M10 Chất lượng bảo quản

Nhiệt độ, độ ẩm, hạn sử dụng, xuất trước nhập sau (FEFO)

Tài chính đo lường

M11 Hóa đơn theo kỳ

Đọc chỉ số dịch vụ, hóa đơn tháng, phí phát sinh

M12 Kế toán

Sổ cái, phiếu thu, phiếu chi

M13 Analytic

Lãi lỗ theo khách thuê, khu vực

M14 BI

PMO, 6 góc, tra cứu sâu

M15 HR nhân viên kho

Ca làm việc, năng suất, lương

M16 Thiết bị & bảo trì

Xe nâng, kệ, bảo trì định kỳ

04 · MA TRẬN KIỂM SOÁT

Mười cổng và bằng chứng

Cổng	Hành trình	Chặn rủi ro	Bằng chứng	Duyệt
G01	J01	Báo giá sai chi phí khu vực	Giá thuê theo chi phí khu vực, biên chào	GD Kinh doanh + Tài chính
G02	J01	Hợp đồng thiếu điều khoản	Checklist điều khoản, biên duyệt	Trưởng bộ phận kinh doanh
G03	J02	Nhận hàng không chuẩn	Rà đặc thù hàng, tải trọng, pháp lý	Kho trưởng + Pháp chế
G04	J02	Chi phí khu vực trôi	Sơ đồ vị trí chuẩn, mã chi phí	Kho trưởng + Giám đốc tài chính
G05	J03	Nhập xuất sai vị trí	Lệnh WMS khớp vị trí, số dư khu vực	Hệ thống chặn tự động, duyệt khi vượt
G06	J03	Kiểm kê lệch chưa duyệt	Biên bản kiểm kê, duyệt chênh lệch	Kho trưởng + Kế toán
G07	J04	Dịch vụ phát sinh chưa duyệt	Yêu cầu khách, bảng giá dịch vụ	Kinh doanh + Kho trưởng
G08	J05	An toàn kho vi phạm	Checklist phòng cháy, tải trọng, biên bản	QA/QC an toàn
G09	J05	Bảo quản sai chuẩn	Log nhiệt độ, độ ẩm, cảnh báo hạn dùng	QA/QC bảo quản
G10	J06	Hóa đơn kỳ thiếu căn cứ	Chỉ số dịch vụ, biên bản xác nhận	Tài chính + Kinh doanh

05 · HÀNH TRÌNH

Sáu hành trình

J01

06 · AI AGENT

Tám agent đề xuất, con người quyết định

Controller Thuê kho

Điều phối cảnh báo, gom ưu tiên.

Agent Kinh doanh

Hợp đồng sắp hết hạn, lấp đầy giảm.

Agent Kho · Vận hành

Nhập xuất sai vị trí, tồn lệch.

Agent Kiểm kê

Chênh lệch kiểm kê quá ngưỡng.

Agent Dịch vụ

Yêu cầu khách chờ lâu, dịch vụ chưa tính phí.

Agent An toàn kho

Cảnh báo phòng cháy, quá tải kệ.

Agent Tài chính

Chậm hóa đơn kỳ, công nợ quá hạn.

Agent Lấp đầy

Khu vực trống lâu, giá chưa tối ưu.

Phát hiện→Giải thích→Đề xuất→Hành động→Người chịu trách nhiệm→Hạn→Theo dõi

Điều kiện bật: dữ liệu đạt ngưỡng (100% vị trí có mã khu vực trong 2 tháng). Bật sớm khuếch đại sai.

Cấp AI — vận hành bằng AI5 trợ lý AI theo nghiệp vụ: đề xuất, giải thích, luôn chờ con người duyệt 5 ứng dụng AI trong kho bãiDự báo lượng hàng, tối ưu vị trí, tự động hóa nâng hạ — AI đúng ngành kho

07 · LỘ TRÌNH

Ba đợt

ĐỢT P0 · NỀN

Khu vực, vị trí, chi phí chuẩn

Chuẩn gốc G04
Sơ đồ vị trí lên hệ thống G05
Chi phí theo khu vực

Đi tiếp: 100% vị trí có mã khu vực, nhập xuất qua WMS.

ĐỢT P1 · VẬN HÀNH

Dịch vụ, an toàn, hóa đơn kỳ

Dịch vụ có người chịu trách nhiệm G07
An toàn đạt G08
Bảo quản đúng chuẩn G09
Hóa đơn đúng kỳ G10

Đi tiếp: 100% dịch vụ có lệnh; hóa đơn phát hành đúng hạn.

ĐỢT P2 · AI

Dashboard PMO, agent

PMO + 6 góc tra cứu sâu
Controller + agents
Dự báo lấp đầy

Đi tiếp: Chỉ số P0-P1 đạt ngưỡng; mỗi agent có người nhận việc.

08 · ĐO LƯỜNG

Chuẩn gốc trước

Bốn chỉ số dưới đây là mặt bằng chung cho mọi phán quyết điều hành và là điều kiện để bật AI ở đợt P2. Chưa khóa chuẩn gốc thì mọi con số về sau chỉ là ước lượng — vì vậy đi tuần tự: chuẩn hóa sơ đồ vị trí trước (P0), minh bạch dịch vụ phát sinh (P1), rồi siết nhịp kiểm kê – hóa đơn kỳ (P1).

Chỉ số	Vì sao quan trọng	Hiện tại	Mục tiêu	Cách đo & nhịp đo
Tỷ lệ lấp đầy Diện tích hoặc số vị trí đang có khách thuê chia tổng vị trí cho thuê.	Chi phí kho là cố định — lấp đầy quyết định lãi; khu trống lâu là lỗ ẩn từng ngày.	Chưa đo	≥90%	Vị trí chiếm dụng / tổng vị trí, đo hằng tháng theo kho, khu vực; dữ liệu từ hợp đồng.
Cam kết minh bạch Tỷ lệ dịch vụ phát sinh ghi nhận trên hệ thống ngay khi làm và gắn bảng giá.	Dịch vụ làm ngoài lệnh là phí thu không được: khách từ chối trả vì không có chứng từ.	0%	100% dịch vụ	Dịch vụ có lệnh + bảng giá / tổng dịch vụ, đo hằng tháng; cổng G07 chặn dịch vụ không lệnh.
Chính xác tồn kho Tỷ lệ mục kiểm kê khớp giữa tồn trên hệ thống và thực tế.	Lệch tồn là bồi thường và mất khách; phát hiện muộn càng đắt.	Chưa đo	≥99,5%	Mục kiểm kê khớp / tổng mục, rà hằng tháng; cổng G06 duyệt từng chênh lệch.
Hóa đơn kỳ đúng hạn Số ngày làm việc từ khi chốt kỳ đến khi phát hành hóa đơn.	Chậm hóa đơn là chậm thu tiền; khách thuê lớn đối chiếu chậm càng kéo dài tuổi nợ.	Chưa đo	5 ngày làm việc	Ngày hóa đơn − ngày chốt kỳ, theo dõi hằng tháng; cổng G10 yêu cầu căn cứ đủ trước khi phát hành.

09 · RỦI RO

Năm lỗi lặp lại

1. Hai bộ mãSơ đồ kho trên Excel và WMS là hai bộ mã vị trí khác nhau.

→ Chốt mã khu vực/vị trí trước khi chọn phần mềm.

2. Dịch vụ ngoài hệ thốngYêu cầu khách qua Zalo, giấy tờ — cuối kỳ mới tính phí.

→ G07 là điều kiện cứng.

3. Giá thuê không theo chi phí khu vựcBáo giá theo cảm tính — khu đặc thù lỗ ẩn.

→ Bảng giá theo chi phí khu vực; G01 kiểm biên chào.

4. Kiểm kê dồn cuối kỳLệch tồn phát hiện muộn — bồi thường, tranh cãi với khách.

→ Kiểm kê định kỳ; G06 duyệt từng đợt.

5. Go-live thiếu UATTest màn hình, không test luồng.

→ UAT (nghiệm thu người dùng) gắn hành trình J01-J06.