SOP: Kiểm soát chất lượng & nghiệm thu

1. Bối cảnh và mục đích

Phòng QC (Quality Control) là bộ phận kiểm soát chất lượng xuyên suốt toàn bộ quy trình từ sản xuất đến thi công và bàn giao. QC là "người gác cổng" cuối cùng trước khi sản phẩm đến tay khách hàng.

Trong ngành thi công nội thất, các vấn đề thường gặp nếu thiếu QC:

• Lỗi sản phẩm đến tay khách: Trầy xước, sai kích thước, sai màu → mất uy tín, tốn chi phí sửa chữa
• Thi công sai bản vẽ: Không ai kiểm tra đối chiếu → công trình hoàn thiện không đúng thiết kế
• Nghiệm thử qua loa: Không có quy trình → khách từ chối nhận, kéo dài thời gian
• Không có bài học cải tiến: Lỗi lặp đi lặp lại vì không được ghi nhận và phân tích

Một SOP cho Phòng QC được xây dựng để đảm bảo:

1. Chất lượng được kiểm soát tại từng công đoạn — không đợi đến cuối
2. Mọi lỗi được ghi nhận, phân tích và khắc phục triệt để
3. Nghiệm thử có quy trình rõ ràng — khách hàng hài lòng khi nhận bàn giao
4. Dữ liệu lỗi được tổng hợp để cải tiến liên tục

Nguyên tắc vàng: QC không phải là "bắt lỗi" mà là "đảm bảo chất lượng". Phát hiện lỗi càng sớm, chi phí sửa càng thấp.

2. Phạm vì và đối tượng áp dụng

2.1 Phạm vì

Quy trình áp dụng cho toàn bộ hoạt động kiểm soát chất lượng và nghiệm thử của công ty, bảo gồm:

• Kiểm tra vật tư đầu vào
• Kiểm tra chất lượng sản xuất (KCS xưởng)
• Kiểm tra chất lượng thi công tại công trường
• Kiểm tra trước khi xuất hàng (KCS cuối)
• Nghiệm thử nội bộ từng giải đoạn
• Nghiệm thử với khách hàng

2.2 Đối tượng áp dụng

• Trưởng phòng QC
• Nhân viên QC / KCS
• Các bộ phận liên quản: Thiết kế, Sản xuất, Thi công, Quản lý dự án

2.3 Các cấp độ kiểm tra

3. Sơ đồ quy trình tổng thể

Diễn giải sơ đồ: - Giải đoạn sản xuất: IQC → IPQC → FQC → OQC - Giải đoạn thi công: SQC tại công trường - Giải đoạn cuối: Nghiệm thử nội bộ → Nghiệm thử với khách

4. Chi tiết các bước thực hiện

4.1 Bước 1: Kiểm tra vật tư đầu vào (IQC)

4.1.1 Mô tả

Kiểm tra vật tư ngay khi nhập kho để đảm bảo đúng chủng loại, chất lượng theo spec thiết kế.

4.1.2 Tiêu chí kiểm tra

4.1.3 Quy trình

1. Lấy mẫu kiểm tra theo lô (tỷ lệ lấy mẫu: 10% đối với lô > 100 đơn vị)
2. Kiểm tra theo bảng tiêu chí từng loại vật tư
3. Đạt → dán nhãn "ĐẠT", cho nhập kho
4. Không đạt → dán nhãn "KHÔNG ĐẠT", từ chối nhập, lập biên bản

4.1.4 Yêu cầu

• [ ] Vật tư chính (gỗ, đá, kính) bắt buộc kiểm tra 100% với lô nhỏ, 10% với lô lớn
• [ ] Kết quả kiểm tra ghi vào phiếu IQC và lưu hồ sơ

4.2 Bước 2: Kiểm tra trong quá trình sản xuất (IPQC)

4.2.1 Mô tả

KCS xưởng kiểm tra tại từng công đoạn sản xuất để phát hiện lỗi sớm.

4.2.2 Các điểm kiểm tra (checkpoint)

4.2.3 Quy trình

1. KCS kiểm tra từng sản phẩm (hoặc theo tỷ lệ lấy mẫu quy định)
2. Đạt → dán nhãn xanh "ĐẠT", chuyển công đoạn sau
3. Lỗi nhẹ → dán nhãn vàng "SỬA", chuyển khu vực sửa
4. Lỗi nặng → dán nhãn đỏ "PHẾ PHẨM", lập biên bản
5. Ghi kết quả vào phiếu IPQC

4.2.4 Yêu cầu

• [ ] Sản phẩm chưa qua KCS → không được chuyển công đoạn sau
• [ ] Phế phẩm phải có biên bản ghi rõ nguyên nhân để phân tích

4.3 Bước 3: Kiểm tra thành phẩm cuối cùng (FQC)

4.3.1 Mô tả

KCS kiểm tra 100% sản phẩm hoàn thiện trước khi đóng gói và nhập kho thành phẩm.

4.3.2 Tiêu chí kiểm tra FQC

• Kích thước tổng thể: đối chiếu bản vẽ
• Bề mặt: không trầy xước, không bong mép, không lệch màu
• Kết cấu: chắc chắn, không rung lắc
• Phụ kiện: đầy đủ, hoạt động tốt
• Vệ sinh: sản phẩm sạch sẽ trước khi đóng gói

4.3.3 Quy trình

1. KCS kiểm tra từng sản phẩm theo checklist FQC
2. Đạt → dán tem "ĐÃ KIỂM TRA", ký phiếu FQC
3. Không đạt → chuyển khu vực xử lý, ghi phiếu lỗi
4. Sản phẩm sửa xong → kiểm tra lại trước khi đóng gói
5. Tổng hợp kết quả FQC theo lô/dự án

4.3.4 Yêu cầu

• [ ] FQC là bắt buộc với mọi sản phẩm trước khi đóng gói
• [ ] Không có sản phẩm nào được xuất nếu chưa qua FQC và ký phiếu

4.4 Bước 4: Kiểm tra trước khi xuất hàng (OQC)

4.4.1 Mô tả

QC kiểm tra lô hàng cuối cùng trước khi xuất đi công trình: đối chiếu danh mục, kiểm tra bảo bì.

4.4.2 Nội dùng kiểm tra OQC

• Đối chiếu danh mục sản phẩm với packing list
• Kiểm tra bảo bì, nhãn mác (mã dự án, mã sản phẩm)
• Lấy mẫu kiểm tra lại chất lượng (5% số sản phẩm)
• Kiểm tra phụ kiện đi kèm (bản lề, tay nắm dự phòng)

4.4.3 Quy trình

1. QC đối chiếu packing list với hàng thực tế
2. Kiểm tra mẫu ngẫu nhiên (5% lô hàng)
3. Đạt → ký phiếu OQC, cho phép xuất hàng
4. Không đạt → giữ lô hàng, yêu cầu khắc phục trước khi xuất

4.4.4 Yêu cầu

• [ ] OQC là bắt buộc trước mỗi chuyến xuất hàng
• [ ] Không xuất hàng khi chưa có chữ ký QC trên phiếu OQC

4.5 Bước 5: Kiểm tra chất lượng tại công trường (SQC)

4.5.1 Mô tả

QC kiểm tra chất lượng thi công tại công trường theo từng giải đoạn.

4.5.2 Các điểm kiểm tra tại công trường

4.5.3 Quy trình

1. QC kiểm tra sau mỗi giải đoạn thi công
2. Đối chiếu với bản vẽ thi công và bản 3D chốt
3. Ghi kết quả vào phiếu SQC, kèm ảnh nếu có lỗi
4. Lỗi → yêu cầu tổ thi công sửa, kiểm tra lại sau sửa
5. Phối hợp KTS nếu có vấn đề về thẩm mỹ

4.5.4 Yêu cầu

• [ ] QC có mặt tại công trường ít nhất 2 lần/tuần trong giải đoạn thi công
• [ ] Mọi lỗi phát hiện tại công trường đều ghi vào phiếu SQC

4.6 Bước 6: Nghiệm thử nội bộ

4.6.1 Mô tả

Trước khi bàn giao cho khách, QC tổ chức nghiệm thử nội bộ toàn bộ công trình.

4.6.2 Quy trình nghiệm thử nội bộ

1. QC lập checklist nghiệm thử theo từng hạng mục
2. Kiểm tra toàn bộ công trình: thẩm mỹ, kỹ thuật, hoạt động
3. Phối hợp KTS kiểm tra thẩm mỹ (đúng bản vẽ 3D chốt)
4. Ghi nhận danh sách khiếm khuyết (punch list) nếu có
5. Yêu cầu bộ phận liên quản sửa chữa trong thời hạn
6. Kiểm tra lại sau khi sửa → tất cả đạt mới được bàn giao khách

4.6.3 Yêu cầu

• [ ] Nghiệm thử nội bộ bắt buộc trước khi mời khách nghiệm thử
• [ ] Punch list phải được xử lý 100% trước ngày bàn giao

4.7 Bước 7: Nghiệm thử với khách hàng

4.7.1 Mô tả

QC phối hợp với Quản lý dự án và Phòng Thi công tổ chức buổi nghiệm thử với khách hàng.

4.7.2 Chuẩn bị trước nghiệm thử

• [ ] Công trình đã được vệ sinh sạch sẽ
• [ ] Punch list nội bộ đã xử lý xong
• [ ] Hồ sơ nghiệm thử đầy đủ: bản vẽ, biên bản kiểm tra các giải đoạn
• [ ] Sản phẩm hoạt động tốt, đèn sáng, nước chảy

4.7.3 Quy trình nghiệm thử với khách

1. Giới thiệu tổng quản công trình, trình bày theo từng khu vực
2. Cùng khách kiểm tra từng hạng mục theo checklist
3. Ghi nhận ý kiến khách — không tranh cãi, ghi nhận mọi yêu cầu
4. Lập biên bản nghiệm thử ghi rõ: hạng mục đạt, hạng mục cần sửa
5. Hạng mục cần sửa → cam kết thời gian hoàn thành
6. Ký biên bản nghiệm thử (đầy đủ các bên)

4.7.4 Sau nghiệm thử

• Xử lý các hạng mục khách yêu cầu sửa trong thời gian cam kết
• Nghiệm thử lại các hạng mục đã sửa
• Hoàn thiện hồ sơ nghiệm thử, lưu trữ

5. Các tình huống ngoại lệ và cách xử lý

5.1 Phát hiện lỗi hàng loạt

• Dừng ngay sản xuất / thi công hạng mục đó
• Khoanh vùng lô lỗi, xác định nguyên nhân gốc
• Lập biên bản, báo cáo Trưởng phòng QC và bộ phận liên quản
• Sửa chữa hoặc làm lại → kiểm tra lại toàn bộ

5.2 Khách hàng từ chối nghiệm thử

• Lắng nghe, ghi nhận từng ý kiến của khách
• Không tranh cãi, không đổ lỗi
• Lập danh sách yêu cầu của khách (punch list khách)
• Cam kết thời gian xử lý cụ thể
• Báo Quản lý dự án + Giám đốc nếu vấn đề nghiêm trọng

5.3 Tranh cãi về chất lượng với khách

• Đối chiếu với bản vẽ thiết kế và bản 3D đã chốt
• Nếu đúng thiết kế → giải thích cho khách bằng hình ảnh đối chiếu
• Nếu sai thiết kế → nhận trách nhiệm, cam kết sửa
• Trường hợp khách yêu cầu vượt phạm vì hợp đồng → báo Kinh doanh lập phụ lục

5.4 Sản phẩm lỗi sau khi đã bàn giao

• Tiếp nhận phản ánh của khách (qua Kinh doanh hoặc Bảo hành)
• QC kiểm tra thực tế, xác định nguyên nhân
• Lỗi do công ty → sửa chữa miễn phí trong thời gian bảo hành
• Lỗi do sử dụng sai → báo giá sửa chữa cho khách
• Ghi nhận lỗi vào hệ thống để cải tiến

6. KPI đánh giá hiệu quả

7. Biểu mẫu và tài liệu kèm theo

8. Trách nhiệm và thời gian hoàn thành

9. Trách nhiệm duy trì và cập nhật quy trình

• SOP này được rà soát định kỳ 6 tháng/lần
• Trưởng phòng QC chịu trách nhiệm cập nhật và phổ biến
• Cập nhật tiêu chí kiểm tra, checklist sau mỗi dự án lớn
• Bản cập nhật phải ghi rõ số phiên bản và ngày hiệu lực

10. Ứng dụng ERP vào quản lý hiệu quả — Phòng QC / Nghiệm thu

ERP giúp Phòng QC số hóa toan bo quy trình kiểm soát chất lượng:

Quy trình trên ERP:

IQC (vật từ) -> IPQC (từng công đoạn) -> FQC (thành phẩm) -> OQC (xuất hàng)
     |
SQC (cong truong) -> Nghiệm thu nội bộ -> Punch list -> Nghiệm thu khách

Việc tích hop ERP giúp phòng qc / nghiệm thu giảm 50–80% thời gian nhập lieu thử cong, tăng tính chính xác và minh bach trong quản lý.

SOP Phòng QC / Nghiệm thử — Công ty thi công nội thất | Phiên bản 1.0 | Tài liệu nội bộ — Không phát hành ngoài công ty