1. Tên SOP
SOP-PNL-TT-02 — Lập ngân sách và theo dõi lãi/lỗ từng công trình (ngành tổng thầu xây dựng)
2. Mục đích
Đảm bảo mỗi công trình có ngân sách baseline rõ ràng ngay từ khi khởi công, và lợi nhuận thực tế được theo dõi liên tục — bao gồm cả chi phí nhà thầu phụ — thay vì chỉ biết công trình lãi hay lỗ sau khi đã bàn giao.
3. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ công trình đang thi công, từ lúc ngân sách baseline được thiết lập đến khi bàn giao và đóng công trình. Không áp dụng cho ngân sách vận hành cấp công ty.
4. Thuật ngữ và định nghĩa
| Thuật ngữ | Định nghĩa |
|---|---|
| Budget (Ngân sách baseline) | Ngân sách gốc được duyệt cho công trình, chuyển từ BOQ theo WBS. |
| Actual Cost | Chi phí đã thực chi, đã có hóa đơn hoặc chứng từ. |
| Committed Cost | Giá trị hợp đồng đã ký với nhà thầu phụ nhưng chưa có hóa đơn. |
| ETC (Estimate to Complete) | Chi phí ước tính còn phải chi để hoàn thành phần việc còn lại. |
| EAC (Estimate at Completion) | Tổng chi phí dự kiến khi hoàn thành = Actual Cost + ETC. |
| Biên lợi nhuận dự báo | (Doanh thu hợp đồng − EAC) ÷ Doanh thu hợp đồng. |
5. Vai trò tham gia
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| QS | Chuyển BOQ thành ngân sách baseline theo WBS; cập nhật khi có VO được duyệt. |
| Chỉ huy trưởng công trình | Theo dõi Actual Cost và Committed Cost với nhà thầu phụ hàng tuần; cập nhật ETC. |
| Kế toán công trình | Ghi nhận Actual Cost đúng mã công trình; đối chiếu công nợ nhà thầu phụ. |
| Bộ phận hợp đồng/mua sắm | Đảm bảo mọi hợp đồng thầu phụ gắn đúng mã công trình — nguồn Committed Cost. |
| Data Owner tổng thể | Giám sát chất lượng dữ liệu ngân sách toàn công ty; chủ trì rà soát lãi/lỗ. |
| CEO/BOD | Phê duyệt giải trình vượt ngân sách; quyết định phân bổ nguồn lực từ Portfolio P&L. |
6. Ma trận RACI
R = Responsible · A = Accountable · C = Consulted · I = Informed
| Hoạt động | QS | Chỉ huy trưởng | Kế toán | Hợp đồng/Mua sắm | Data Owner | CEO/BOD |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lập ngân sách baseline từ BOQ | R/A | C | I | I | C | I |
| Ghi nhận Actual Cost đúng mã công trình | I | C | R/A | C | C | I |
| Gắn mã công trình cho hợp đồng thầu phụ | I | C | I | R/A | C | I |
| Cập nhật ETC hàng tuần | C | R/A | I | I | C | I |
| Tính EAC và biên lợi nhuận dự báo | C | R | I | I | A | I |
| Lập giải trình vượt ngân sách | I | R/A | I | I | C | C |
| Phê duyệt vượt thẩm quyền | I | I | I | I | C | A |
| Chủ trì họp rà soát lãi/lỗ | I | R | C | C | A | I |
7. Dữ liệu đầu vào
BOQ đã duyệt, cấu trúc WBS chuẩn, danh sách hợp đồng thầu phụ và hóa đơn theo mã công trình, lịch thanh toán giai đoạn với chủ đầu tư.
8. Quy trình từng bước
Bước 1 — Thiết lập ngân sách baseline. QS chuyển BOQ đã duyệt thành ngân sách theo WBS, phân theo 5 nhóm chi phí: vật tư, nhân công, nhà thầu phụ, máy móc/thiết bị, chi phí chung.
Bước 2 — Ghi nhận Actual Cost theo mã công trình. Mọi hóa đơn vật tư, nhân công, nhà thầu phụ được gắn đúng mã công trình trước khi hạch toán.
Bước 3 — Ghi nhận Committed Cost khi ký hợp đồng thầu phụ. Ngay khi hợp đồng thầu phụ được ký (không chờ hóa đơn), giá trị được ghi nhận là Committed Cost.
Bước 4 — Cập nhật ETC hàng tuần. Chỉ huy trưởng ước tính chi phí còn phải chi dựa trên khối lượng còn lại thực tế.
Bước 5 — Tính EAC và biên lợi nhuận dự báo. EAC = Actual Cost + ETC, cập nhật cùng tần suất với ETC.
Bước 6 — So sánh EAC với Budget và biên lợi nhuận mục tiêu. Phát tín hiệu cảnh báo ngay khi vượt ngưỡng, không chờ báo cáo định kỳ.
Bước 7 — Lập giải trình vượt ngân sách. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ cảnh báo, nêu rõ nguyên nhân và đề xuất khắc phục.
Bước 8 — Rà soát lãi/lỗ định kỳ. Data Owner tổng thể chủ trì họp hàng tuần (cấp công trình) và hàng tháng (cấp portfolio).
Bước 9 — Tổng hợp Portfolio P&L. Cập nhật sau mỗi kỳ rà soát, trình CEO/BOD hỗ trợ quyết định phân bổ nguồn lực và đấu thầu.
Bước 10 — Đóng công trình. Chốt Actual Cost cuối cùng, so sánh với Budget và EAC dự báo gần nhất để đánh giá độ chính xác dự báo.
9. Điểm kiểm soát và điều kiện phê duyệt
| Điểm kiểm soát | Điều kiện để đi tiếp |
|---|---|
| Thiết lập ngân sách baseline | Chỉ khi có BOQ ở trạng thái "Approved" |
| Thay đổi ngân sách baseline | Chỉ khi có VO đã được phê duyệt chính thức |
| Cảnh báo biên lợi nhuận | Kích hoạt khi giảm quá ngưỡng vàng (tham khảo: 3 điểm %) |
| Giải trình vượt ngân sách | Bắt buộc khi EAC vượt Budget quá ngưỡng đỏ (tham khảo: 5%) |
| Phê duyệt giải trình | Chỉ huy trưởng tự xử lý trong thẩm quyền; vượt mức trình CEO/BOD |
10. Ngoại lệ và cách xử lý
Giá vật tư biến động ngoài kiểm soát: ghi nhận nguyên nhân khách quan, đề xuất phương án bù trừ. Nhà thầu phụ chậm bàn giao gây phát sinh chi phí: ghi vào giải trình, xem xét điều khoản phạt hợp đồng. Biên lợi nhuận âm ngay từ đầu công trình: báo cáo CEO/BOD trong 24 giờ.
11. KPI cần theo dõi
Mức mục tiêu tham khảo.
| KPI | Cách tính | Mục tiêu tham khảo |
|---|---|---|
| Độ lệch EAC so với Budget | (EAC − Budget) ÷ Budget | ≤ 5% |
| Biên lợi nhuận dự báo trung bình portfolio | Trung bình các công trình đang thi công | Theo mục tiêu công ty |
| Thời gian phát hiện cảnh báo | Từ lúc vượt ngưỡng đến lúc ghi nhận | ≤ 3 ngày |
| Độ chính xác dự báo EAC | So EAC gần nhất với Actual Cost cuối cùng | Chênh lệch ≤ 3% |
12. Hồ sơ và biểu mẫu liên quan
Template Budget–Actual–Committed–ETC–EAC, Bảng phân tích chênh lệch chi phí, Phiếu giải trình vượt ngân sách, Checklist họp rà soát lãi/lỗ, Dashboard biên lợi nhuận dự báo, Mẫu Portfolio P&L theo công trình.
13. Đầu ra và tiêu chí hoàn thành
Mọi công trình có ngân sách baseline trong 5 ngày kể từ khởi công; EAC và biên lợi nhuận cập nhật hàng tuần; không còn tình trạng phát hiện lỗ chỉ sau khi bàn giao; CEO/BOD có Portfolio P&L trước khi đấu thầu công trình mới.
14. Ví dụ thực tế của một công trình xây dựng
Ví dụ minh họa mang tính mô phỏng, không phải số liệu thống kê chính thức.
Công trình nhà xưởng mã NX-2026-011, ngân sách baseline 25 tỷ, doanh thu hợp đồng 28 tỷ (biên lợi nhuận mục tiêu ~11%). Tuần thứ 10, Chỉ huy trưởng cập nhật: Actual Cost 11 tỷ, Committed Cost (hợp đồng đã ký với 2 nhà thầu phụ kết cấu thép) 8 tỷ, ETC ước tính 10 tỷ. EAC = 29 tỷ — vượt Budget, biên lợi nhuận dự báo giảm còn -3,6%. Giải trình xác định nguyên nhân: nhà thầu phụ kết cấu thép chậm bàn giao 6 tuần khiến chi phí nhân công tự quản tăng vọt. Phát hiện ở tuần 10 thay vì sau bàn giao, đủ thời gian đàm phán lại tiến độ và áp dụng điều khoản phạt hợp đồng với nhà thầu phụ.
15. Checklist áp dụng nhanh
- [ ] Ngân sách baseline được thiết lập từ BOQ đã duyệt trong 5 ngày kể từ khởi công.
- [ ] Mọi hóa đơn được gắn đúng mã công trình trước khi hạch toán.
- [ ] Mọi hợp đồng thầu phụ được ghi nhận Committed Cost ngay khi ký, không chờ hóa đơn.
- [ ] ETC và EAC được cập nhật hàng tuần.
- [ ] Có ngưỡng cảnh báo rõ ràng và người chịu trách nhiệm xử lý.
- [ ] Giải trình vượt ngân sách được lập trong 2 ngày kể từ cảnh báo.
- [ ] Có buổi rà soát lãi/lỗ định kỳ dùng Dashboard làm căn cứ.
- [ ] Portfolio P&L được cập nhật trước khi đấu thầu công trình mới.
Xem thêm: Bộ công cụ kiểm soát lợi nhuận dự án cho Tổng thầu xây dựng — biểu mẫu thực hành đi kèm SOP này.