Hướng dẫn Bộ công cụ nghiệm thu và dòng tiền
Bộ công cụ đi kèm SOP-CASH-07, dùng để rút ngắn chu kỳ thu tiền từ lúc nghiệm thu đến lúc tiền về tài khoản.
1. Danh mục biểu mẫu
| # | Tên công cụ | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 | Checklist hồ sơ nghiệm thu | Mỗi khi chuẩn bị hồ sơ cho một milestone |
| 2 | Lịch milestone billing | Ngay khi hợp đồng được ký |
| 3 | Payment Application Tracker | Theo dõi từng đề nghị thanh toán đã gửi |
| 4 | Biên bản đối chiếu công nợ | Đối chiếu định kỳ hàng tháng với khách hàng |
| 5 | Mẫu Cash Forecast 13 tuần | Cập nhật hàng tuần |
| 6 | Dashboard DSO, nợ quá hạn, hồ sơ đúng lần đầu và forecast accuracy | Theo dõi liên tục trong buổi rà soát |
2. Mục đích của từng biểu mẫu
Checklist đảm bảo hồ sơ nghiệm thu đủ bằng chứng trước khi gửi; Lịch milestone biến điều khoản hợp đồng thành mốc theo dõi được; Payment Application Tracker theo dõi trạng thái từng đề nghị thanh toán từ lúc gửi đến lúc thu tiền; Biên bản đối chiếu đảm bảo số liệu công nợ hai bên khớp nhau; Cash Forecast giúp CEO nhìn trước dòng tiền 13 tuần; Dashboard tổng hợp các chỉ số cốt lõi cho buổi rà soát.
3. Người lập, người kiểm tra và người phê duyệt
| Công cụ | Người lập | Người kiểm tra | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| Checklist hồ sơ nghiệm thu | PM | Kế toán công nợ | Kế toán công nợ |
| Lịch milestone billing | Kế toán công nợ | Data Owner tổng thể | Data Owner tổng thể |
| Payment Application Tracker | Kế toán công nợ | Data Owner tổng thể | Data Owner tổng thể |
| Biên bản đối chiếu công nợ | Kế toán công nợ | Khách hàng xác nhận | Data Owner tổng thể |
| Mẫu Cash Forecast 13 tuần | Kế toán công nợ | Data Owner tổng thể | CEO/BOD |
| Dashboard DSO/nợ quá hạn | IT/Admin hệ thống | Data Owner tổng thể | Data Owner tổng thể |
4. Hướng dẫn điền từng trường
Ngày tháng dùng DD/MM/YYYY, tiền tệ dùng VNĐ. Trường "Điều kiện nghiệm thu" trong Lịch milestone billing phải mô tả cụ thể (ví dụ "hoàn thiện 100% phần thô, có biên bản nghiệm thu"), không ghi chung chung. Payment Application Tracker phải cập nhật trạng thái ngay khi có thay đổi, không dồn cập nhật cuối tuần.
5. Ví dụ có dữ liệu minh họa
Ví dụ mang tính minh họa, không phải số liệu thật.
| Mã công trình | Milestone | Giá trị | Ngày gửi hồ sơ | Ngày khách hàng xác nhận | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|
| CH-2026-021 | Bàn giao (30%) | 960.000.000 | 05/06/2026 | 15/06/2026 | Đã thu tiền |
6. Quy tắc validation
Không xuất hóa đơn khi chưa có hồ sơ nghiệm thu đầy đủ. Không được bỏ qua bước nhắc nợ khi công nợ vượt ngưỡng tuổi nợ quy định. Cash Forecast phải được cập nhật tối thiểu hàng tuần, không để quá 10 ngày không cập nhật.
7. Công thức KPI
DSO = (Công nợ phải thu bình quân ÷ Doanh thu tín dụng) × Số ngày trong kỳ. Tỷ lệ nợ quá hạn = Công nợ quá hạn >30 ngày ÷ Tổng công nợ × 100%. Tỷ lệ hồ sơ đúng lần đầu = Hồ sơ không bị trả lại ÷ Tổng hồ sơ × 100%.
8. Bản mô tả dashboard
Xem chi tiết đầy đủ tại Dashboard DSO, nợ quá hạn và dự báo dòng tiền.
9. Hướng dẫn sử dụng trong Excel và khi chuyển lên ERP
Excel: một sheet Lịch milestone billing dùng chung cho toàn công ty, Payment Application Tracker liên kết công thức với sheet này để tự tính số ngày trễ hạn. ERP: hệ thống tự tạo lịch milestone khi hợp đồng được ký, tự động gửi nhắc nợ theo ngưỡng cấu hình, Cash Forecast cập nhật tự động từ dữ liệu hóa đơn và công nợ thực tế.
10. Tiêu chí xác định biểu mẫu đã hoàn thành
Mọi hợp đồng đang hoạt động có Lịch milestone billing đầy đủ; Payment Application Tracker phản ánh đúng trạng thái thực tế khi đối chiếu; Cash Forecast đã chạy được tối thiểu 4 tuần liên tiếp với độ lệch dự báo trong ngưỡng chấp nhận.
Checklist hồ sơ nghiệm thu
Dùng trước khi gửi hồ sơ nghiệm thu và đề nghị thanh toán cho một milestone.
Người lập: PM · Người kiểm tra: Kế toán công nợ · Người phê duyệt: Kế toán công nợ
Bảng kiểm tra
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt (✓/✗) | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | Khối lượng đã đạt đúng điều kiện milestone theo hợp đồng chưa? | ☐ | |
| 2 | Có biên bản nghiệm thu ký đầy đủ các bên chưa? | ☐ | |
| 3 | Có ảnh/bằng chứng hiện trạng đính kèm chưa? | ☐ | |
| 4 | Khối lượng đã đối chiếu khớp với BOQ/nhật ký thi công chưa? | ☐ | |
| 5 | Giá trị milestone có khớp với Lịch milestone billing không? | ☐ | |
| 6 | Hồ sơ có được nộp trong vòng 2 ngày kể từ khi đạt điều kiện không? | ☐ |
Ví dụ điền mẫu:
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | Khối lượng đã đạt điều kiện milestone chưa? | ✓ | Bàn giao hoàn thiện 100%, đối chiếu nhật ký thi công |
| 6 | Hồ sơ nộp trong 2 ngày? | ✓ | Đạt điều kiện 03/06, nộp hồ sơ 05/06 |
Checklist bổ sung — trước khi gửi đề nghị thanh toán
- [ ] Hóa đơn đã được lập đúng giá trị milestone.
- [ ] Đề nghị thanh toán có đính kèm đầy đủ hồ sơ nghiệm thu.
- [ ] Đã cập nhật vào Payment Application Tracker.
- [ ] Đã lên lịch nhắc theo dõi xác nhận (3 ngày, 7 ngày).
Tiêu chí hoàn thành
Cả 6 mục kiểm tra hồ sơ và 4 mục checklist bổ sung đều đạt (✓) trước khi gửi đề nghị thanh toán cho khách hàng.
Template & Field Guide — Bộ công cụ nghiệm thu và dòng tiền
§1. Lịch milestone billing
Người lập: Kế toán công nợ · Người kiểm tra: Data Owner tổng thể · Người phê duyệt: Data Owner tổng thể
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã công trình | (*) | Text |
| Milestone | (*) | Text (VD: Tạm ứng, Hoàn thiện phần thô, Bàn giao, Bảo hành) |
| Điều kiện nghiệm thu | (*) | Text tự do, mô tả cụ thể |
| Giá trị (VNĐ) | (*) | Số tiền |
| % giá trị hợp đồng | (*) | % |
| Ngày dự kiến | (*) | DD/MM/YYYY |
| Trạng thái | (*) | Chưa đến hạn / Đã nghiệm thu / Đã thu tiền |
§2. Payment Application Tracker
Người lập: Kế toán công nợ · Người kiểm tra: Data Owner tổng thể · Người phê duyệt: Data Owner tổng thể
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã công trình | (*) | Text |
| Milestone | (*) | Text |
| Ngày gửi hồ sơ | (*) | DD/MM/YYYY |
| Ngày nhắc lần 1 | DD/MM/YYYY | |
| Ngày nhắc lần 2 | DD/MM/YYYY | |
| Ngày khách hàng xác nhận | DD/MM/YYYY | |
| Ngày thu tiền | DD/MM/YYYY | |
| Số ngày trễ | (*), tính tự động | = Ngày thu tiền − Ngày dự kiến (nếu >0) |
| Trạng thái | (*) | Đang chờ / Đã xác nhận / Đã thu tiền / Quá hạn |
§3. Biên bản đối chiếu công nợ
Người lập: Kế toán công nợ · Người kiểm tra: Khách hàng xác nhận · Người phê duyệt: Data Owner tổng thể
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Khách hàng | (*) | Text |
| Kỳ đối chiếu | (*) | Tháng/Năm |
| Số dư công nợ theo sổ công ty | (*) | Số tiền |
| Số dư công nợ theo xác nhận khách hàng | (*) | Số tiền |
| Chênh lệch | (*), tính tự động | = Số dư công ty − Số dư khách hàng |
| Nguyên nhân chênh lệch (nếu có) | Text tự do | |
| Trạng thái | (*) | Khớp / Có chênh lệch — đang xử lý |
§4. Mẫu Cash Forecast 13 tuần
Người lập: Kế toán công nợ · Người kiểm tra: Data Owner tổng thể · Người phê duyệt: CEO/BOD
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Tuần | (*) | Số thứ tự tuần (1–13) |
| Tiền vào dự kiến (từ công nợ + milestone sắp tới) | (*) | Số tiền |
| Tiền ra dự kiến (lương, nhà cung cấp, chi phí khác) | (*) | Số tiền |
| Dòng tiền ròng | (*), tính tự động | = Tiền vào − Tiền ra |
| Số dư tiền mặt cuối tuần | (*), tính tự động | = Số dư đầu tuần + Dòng tiền ròng |
| Ghi chú rủi ro | Text tự do |
Ví dụ minh họa:
| Tuần | Tiền vào dự kiến | Tiền ra dự kiến | Dòng tiền ròng | Số dư cuối tuần |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 960.000.000 | 850.000.000 | 110.000.000 | 460.000.000 |
Validation: nếu số dư tiền mặt cuối tuần dự kiến âm ở bất kỳ tuần nào trong 13 tuần, phải cảnh báo CEO/BOD ngay khi phát hiện, không chờ đến khi tuần đó thực sự đến.
Dashboard DSO, nợ quá hạn và dự báo dòng tiền — Mô tả thiết kế
Người lập: IT/Admin hệ thống · Người kiểm tra: Data Owner tổng thể · Người phê duyệt: Data Owner tổng thể
Đối tượng sử dụng: CEO/BOD, Data Owner tổng thể, Kế toán công nợ.
Tần suất cập nhật: hàng tuần.
1. Mục tiêu
Cho CEO thấy ngay: tiền đang bị "kẹt" ở đâu, khách hàng nào đang trễ hạn nghiêm trọng, và dòng tiền 13 tuần tới có nguy cơ âm hay không.
2. Bố cục dashboard
Hàng 1 — 4 chỉ số tổng quan:
| Chỉ số | Công thức | Ngưỡng tham khảo |
|---|---|---|
| DSO (ngày) | Công nợ phải thu bình quân ÷ Doanh thu tín dụng × số ngày kỳ | Đỏ > 45 ngày, Xanh ≤ 30 ngày |
| Tỷ lệ nợ quá hạn >30 ngày | Công nợ quá hạn >30 ngày ÷ Tổng công nợ | Đỏ > 20%, Xanh ≤ 10% |
| Tỷ lệ hồ sơ nghiệm thu đúng lần đầu | Hồ sơ không bị trả lại ÷ Tổng hồ sơ | Đỏ < 80%, Xanh ≥ 90% |
| Độ chính xác dự báo dòng tiền | 100% − | Dự báo − Thực tế |
Hàng 2 — Biểu đồ xu hướng: số dư tiền mặt dự kiến theo từng tuần trong 13 tuần tới (từ Cash Forecast), đánh dấu đỏ nếu tuần nào dự kiến âm.
Hàng 3 — Bảng công nợ theo khách hàng: Khách hàng, tổng công nợ, tuổi nợ lớn nhất, số ngày quá hạn, trạng thái nhắc nợ.
Hàng 4 — Bảng milestone sắp đến hạn: Mã công trình, milestone, ngày dự kiến, trạng thái hồ sơ nghiệm thu — giúp PM và Kế toán chủ động chuẩn bị trước.
3. Nguồn dữ liệu
Lịch milestone billing, Payment Application Tracker, Biên bản đối chiếu công nợ, Mẫu Cash Forecast 13 tuần.
4. Cách đọc dashboard
Nhìn hàng 1 trước — DSO tăng liên tục là dấu hiệu quy trình nhắc nợ đang lỏng lẻo. Nhìn biểu đồ 13 tuần — bất kỳ tuần nào dự kiến âm cần được xử lý ngay (đàm phán giãn nợ nhà cung cấp, đẩy nhanh thu hồi công nợ) trước khi tuần đó đến, không phải sau.
5. Tiêu chí sẵn sàng sử dụng
Đối chiếu thủ công khớp số liệu một lần; đã dùng qua 2 buổi rà soát liên tiếp không phát sinh sai lệch.
Xem thêm: SOP-CASH-07 — quy trình đầy đủ đi kèm bộ công cụ này.