Hướng dẫn Bộ công cụ kiểm soát BOQ và giá dự thầu (Tổng thầu xây dựng)
Bộ công cụ đi kèm SOP-BOQ-TT-03, kiểm soát phiên bản BOQ và giá dự thầu trước khi ký hợp đồng.
1. Danh mục biểu mẫu
| # | Tên công cụ | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 | Checklist kiểm tra BOQ trước khi lập giá dự thầu | Trước mỗi lần lập giá dự thầu |
| 2 | Nhật ký revision BOQ | Mỗi lần BOQ có revision mới |
| 3 | Template bảng giá vốn và giá dự thầu | Khi lập giá dự thầu từ BOQ Approved |
| 4 | Phiếu phê duyệt chiết khấu/margin | Khi chiết khấu vượt hạn mức |
| 5 | Bảng đối chiếu BOQ – Hồ sơ dự thầu – Hợp đồng | Bắt buộc trước khi soạn hợp đồng |
| 6 | Dashboard thời gian ra giá dự thầu | Theo dõi liên tục |
2. Mục đích của từng biểu mẫu
Checklist đảm bảo BOQ dùng lập giá dự thầu là bản Approved mới nhất; Nhật ký revision ghi lại lịch sử thay đổi BOQ; Template tách rõ giá vốn và giá dự thầu; Phiếu phê duyệt chiết khấu kiểm soát giảm giá vượt hạn mức; Bảng đối chiếu là bước kiểm tra chéo bắt buộc cuối cùng; Dashboard theo dõi hiệu suất và tần suất phải sửa giá dự thầu.
3. Người lập, người kiểm tra và người phê duyệt
| Công cụ | Người lập | Người kiểm tra | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| Checklist kiểm tra BOQ | Bộ phận dự thầu | QS | QS |
| Nhật ký revision BOQ | QS | Data Owner tổng thể | Data Owner tổng thể |
| Template giá vốn và giá dự thầu | Bộ phận dự thầu | Kế toán | Kế toán |
| Phiếu phê duyệt chiết khấu | Bộ phận dự thầu | Kế toán | CEO/BOD (nếu vượt hạn mức) |
| Bảng đối chiếu BOQ-Thầu-Hợp đồng | Bộ phận soạn hợp đồng | QS + Bộ phận dự thầu | Data Owner tổng thể |
| Dashboard thời gian ra giá dự thầu | IT/Admin hệ thống | Data Owner tổng thể | Data Owner tổng thể |
4. Hướng dẫn điền từng trường
Số revision tăng dần, không dùng lại số cũ. Trường "Lý do thay đổi" bắt buộc. Giá dự thầu phải ≥ giá vốn cộng biên lợi nhuận tối thiểu, nếu thấp hơn bắt buộc có Phiếu phê duyệt chiết khấu đi kèm.
5. Ví dụ có dữ liệu minh họa
Ví dụ mang tính minh họa, không phải số liệu thật.
| Mã gói thầu | Revision BOQ | Ngày | Lý do thay đổi | Giá trị BOQ |
|---|---|---|---|---|
| TH-2026-004 | v0 | 05/02/2026 | BOQ sơ bộ từ hồ sơ mời thầu | 45.200.000.000 |
| TH-2026-004 | v1 | 12/02/2026 | Cập nhật theo khảo sát địa chất — gia cố móng | 47.800.000.000 |
6. Quy tắc validation
Không lập giá dự thầu từ BOQ khác trạng thái "Approved". Không nộp chủ đầu tư giá dự thầu khác trạng thái "Issued". Số revision dùng soạn hợp đồng phải khớp với số đã "Issued".
7. Công thức KPI
Thời gian ra giá dự thầu = Ngày Issued − Ngày BOQ v0. Tỷ lệ phải sửa sau Issued = Số bản sửa sau Issued ÷ Tổng số Issued × 100%. Biên lợi nhuận = (Giá dự thầu − Giá vốn) ÷ Giá dự thầu × 100%.
8. Bản mô tả dashboard
Xem chi tiết đầy đủ tại Dashboard thời gian ra giá dự thầu.
9. Hướng dẫn sử dụng trong Excel và khi chuyển lên ERP
Excel: Nhật ký revision BOQ là sheet dùng chung duy nhất cho mọi gói thầu; Data Validation cho cột trạng thái. ERP: luồng phê duyệt tự động khóa bản Approved/Issued; cảnh báo tự động khi giá dự thầu thấp hơn giá vốn + biên lợi nhuận tối thiểu; chặn tạo hợp đồng nếu revision không khớp.
10. Tiêu chí xác định biểu mẫu đã hoàn thành
Nhật ký revision BOQ ghi nhận đầy đủ lịch sử mọi gói thầu đang đấu thầu; không còn giá dự thầu nào nộp chủ đầu tư mà không qua đủ 5 trạng thái; 100% hợp đồng ký trong tháng gần nhất có Bảng đối chiếu kết quả "Khớp".
Checklist kiểm tra BOQ trước khi lập giá dự thầu (Tổng thầu xây dựng)
Người lập: Bộ phận dự thầu · Người kiểm tra: QS · Người phê duyệt: QS
Bảng kiểm tra
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt (✓/✗) | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | BOQ đang dùng có phải bản revision cao nhất không? | ☐ | Đối chiếu Nhật ký revision BOQ |
| 2 | Trạng thái BOQ có phải "Approved" không? | ☐ | |
| 3 | BOQ có ghi rõ ngày cập nhật và người phê duyệt không? | ☐ | |
| 4 | Đơn giá vật tư/nhân công/nhà thầu phụ có phải đơn giá hiện hành? | ☐ | |
| 5 | Nếu có thay đổi so với bản trước, đã ghi rõ lý do chưa? | ☐ | |
| 6 | Không còn hồ sơ dự thầu nào trước đó ở trạng thái "Issued" chưa đánh dấu "Obsolete"? | ☐ |
Ví dụ điền mẫu:
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | BOQ đang dùng có phải bản revision cao nhất? | ✓ | BOQ_TH-2026-004_v1, xác nhận qua Nhật ký revision |
| 4 | Đơn giá có phải đơn giá hiện hành? | ✓ | Đối chiếu bảng giá vật tư cập nhật 01/02/2026 |
Checklist bổ sung — sau khi lập giá dự thầu, trước khi nộp chủ đầu tư
- [ ] Đã hoàn thành Template bảng giá vốn và giá dự thầu, biên lợi nhuận đạt mức tối thiểu.
- [ ] Nếu có chiết khấu vượt hạn mức, đã có Phiếu phê duyệt được ký.
- [ ] Giá dự thầu đã chuyển đúng trạng thái "Issued" trước khi nộp.
- [ ] Đã cập nhật Nhật ký revision BOQ/giá dự thầu: ngày nộp, số revision đã nộp.
Tiêu chí hoàn thành
Cả 6 mục kiểm tra BOQ và 4 mục checklist bổ sung đều đạt (✓) trước khi hồ sơ dự thầu được nộp chủ đầu tư.
Template & Field Guide — Bộ công cụ kiểm soát BOQ và giá dự thầu (Tổng thầu xây dựng)
§1. Nhật ký revision BOQ
Người lập: QS · Người kiểm tra: Data Owner tổng thể · Người phê duyệt: Data Owner tổng thể
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã gói thầu | (*) | Text |
| Số revision | (*) | Số nguyên, bắt đầu từ 0 |
| Ngày tạo revision | (*) | DD/MM/YYYY |
| Người tạo | (*) | Tên + vai trò |
| Lý do thay đổi | (*) | Text tự do, bắt buộc |
| Giá trị BOQ (VNĐ) | (*) | Số tiền |
| Trạng thái | (*) | Draft / Review / Approved / Issued / Obsolete |
Ví dụ minh họa:
| Mã gói thầu | Revision | Ngày tạo | Lý do thay đổi | Giá trị BOQ | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|
| TH-2026-004 | v1 | 12/02/2026 | Cập nhật theo khảo sát địa chất | 47.800.000.000 | Approved |
§2. Template bảng giá vốn và giá dự thầu
Người lập: Bộ phận dự thầu · Người kiểm tra: Kế toán · Người phê duyệt: Kế toán
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã gói thầu | (*) | Text |
| Revision giá dự thầu | (*) | Text |
| Hạng mục | (*) | Text |
| Giá vốn (VNĐ) | (*) | Vật tư + nhân công + nhà thầu phụ + chi phí chung |
| Biên lợi nhuận mục tiêu (%) | (*) | % |
| Giá dự thầu trước chiết khấu | (*), tính tự động | = Giá vốn ÷ (1 − Biên LN mục tiêu) |
| Chiết khấu áp dụng (%) | % | |
| Giá dự thầu cuối | (*), tính tự động | = Giá trước CK × (1 − Chiết khấu) |
| Biên lợi nhuận thực tế | (*), tính tự động | = (Giá cuối − Giá vốn) ÷ Giá cuối |
§3. Phiếu phê duyệt chiết khấu/margin
Người lập: Bộ phận dự thầu · Người kiểm tra: Kế toán · Người phê duyệt: Kế toán (trong hạn mức) hoặc CEO/BOD
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã gói thầu | (*) | Text |
| Ngày đề xuất | (*) | DD/MM/YYYY |
| Giá dự thầu trước chiết khấu | (*) | Số tiền |
| Mức chiết khấu đề xuất (%) | (*) | % |
| Lý do đề xuất | (*) | Text tự do |
| Trạng thái | (*) | Chờ duyệt / Đã duyệt / Từ chối |
§4. Bảng đối chiếu BOQ – Hồ sơ dự thầu – Hợp đồng
Người lập: Bộ phận soạn hợp đồng · Người kiểm tra: QS + Bộ phận dự thầu · Người phê duyệt: Data Owner tổng thể
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã gói thầu | (*) | Text |
| Revision BOQ dùng tính giá | (*) | Text |
| Revision hồ sơ dự thầu đã Issued | (*) | Text |
| Giá trị BOQ | (*) | Số tiền |
| Giá trị hồ sơ dự thầu | (*) | Số tiền |
| Giá trị hợp đồng | (*) | Số tiền |
| Kết quả đối chiếu | (*) | Khớp / Không khớp |
Ví dụ minh họa:
| Mã gói thầu | Revision BOQ | Revision thầu | Giá trị BOQ | Giá trị thầu | Giá trị hợp đồng | Kết quả |
|---|---|---|---|---|---|---|
| TH-2026-004 | v1 | v1 | 47.800.000.000 | 47.800.000.000 | 47.800.000.000 | Khớp |
Validation: hợp đồng không được trình chủ đầu tư ký nếu Bảng đối chiếu chưa có kết quả "Khớp" cho cả ba giá trị.
Dashboard thời gian ra giá dự thầu — Mô tả thiết kế (Tổng thầu xây dựng)
Người lập: IT/Admin hệ thống · Người kiểm tra: Data Owner tổng thể · Người phê duyệt: Data Owner tổng thể
Đối tượng sử dụng: CEO/BOD, Data Owner tổng thể, QS, Bộ phận dự thầu.
Tần suất cập nhật: hàng tuần.
1. Mục tiêu
Cho biết quy trình BOQ → giá dự thầu đang chạy nhanh hay chậm, và giá dự thầu có phải sửa lại sau khi đã nộp chủ đầu tư hay không.
2. Bố cục dashboard
Hàng 1 — 4 chỉ số tổng quan:
| Chỉ số | Công thức | Ngưỡng tham khảo |
|---|---|---|
| Thời gian ra giá dự thầu trung bình (ngày) | Trung bình (Ngày Issued − Ngày BOQ v0) | Đỏ > 10 ngày, Xanh ≤ 7 |
| Tỷ lệ giá dự thầu phải sửa sau khi Issued | Số bản sửa sau Issued ÷ Tổng số Issued | Đỏ > 20% |
| Số lần đối chiếu "Không khớp" | Đếm từ Bảng đối chiếu | Mục tiêu: 0 |
| Số Phiếu phê duyệt chiết khấu chờ duyệt | Đếm trạng thái "Chờ duyệt" | Đỏ > 3 |
Hàng 2 — Biểu đồ xu hướng: tỷ lệ giá dự thầu phải sửa sau Issued theo tháng, 6 tháng gần nhất.
Hàng 3 — Bảng chi tiết theo gói thầu đang đấu thầu: Mã gói thầu, revision BOQ/giá dự thầu hiện tại, ngày BOQ v0, ngày Issued gần nhất, đã đối chiếu trước hợp đồng chưa.
Hàng 4 — Phân bổ nguyên nhân giá dự thầu phải sửa: khảo sát phát hiện sai khác, chủ đầu tư đổi yêu cầu, lỗi bàn giao nội bộ, biến động giá vật tư/nhà thầu phụ.
3. Nguồn dữ liệu
Nhật ký revision BOQ, Template giá vốn và giá dự thầu, Phiếu phê duyệt chiết khấu, Bảng đối chiếu BOQ-Thầu-Hợp đồng.
4. Cách đọc dashboard
Số lần đối chiếu "Không khớp" khác 0 cần xử lý ngay lập tức — đây chính xác là loại lỗi SOP được thiết kế để ngăn chặn. Nếu "lỗi bàn giao nội bộ" chiếm tỷ lệ cao, ưu tiên cải thiện quy trình xác nhận bàn giao giữa QS và Bộ phận dự thầu.
5. Tiêu chí sẵn sàng sử dụng
Đối chiếu thủ công khớp một lần; dùng qua 2 kỳ review liên tiếp không sai lệch.
Xem thêm: SOP-BOQ-TT-03 — quy trình đầy đủ đi kèm bộ công cụ này.