Đây là SOP chi tiết đi kèm bài viết Công nợ kéo dài trong thi công nội thất.
1. Tên SOP
SOP-AR-01 — Nghiệm thu, lập hồ sơ thanh toán và thu hồi công nợ (ngành thiết kế & thi công nội thất)
2. Mục đích
Thiết lập chuỗi liên tục từ nghiệm thu đến thu tiền: chuyển điều khoản hợp đồng thành lịch milestone billing, chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu theo milestone, lập hóa đơn ngay khi đủ điều kiện, theo dõi công nợ theo aging và dự báo dòng tiền 13 tuần.
3. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ hoạt động nghiệm thu, lập hồ sơ thanh toán, xuất hóa đơn và thu hồi công nợ của công trình thiết kế & thi công nội thất.
4. Thuật ngữ
5. Vai trò tham gia
6. Quy trình từng bước
Bước 1 — Lập lịch milestone billing từ hợp đồng. Chuyển điều khoản thanh toán thành lịch milestone với giá trị, hồ sơ cần và thời điểm.
Bước 2 — Chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu. PM chuẩn bị biên bản nghiệm thu, khối lượng, ảnh và bằng chứng theo checklist.
Bước 3 — Kiểm tra và phê duyệt hồ sơ. QS kiểm tra khối lượng, Kế toán kiểm tra tính hợp lệ trước khi xuất hóa đơn.
Bước 4 — Lập hóa đơn ngay khi đủ điều kiện. Hóa đơn được lập trong vòng 2 ngày sau khi hồ sơ được duyệt.
Bước 5 — Theo dõi công nợ theo aging. Phân loại công nợ, giao người follow-up cho từng khoản quá hạn.
Bước 6 — Dự báo dòng tiền 13 tuần. Kế toán cập nhật Cash Forecast dựa trên lịch thu dự kiến và công nợ aging.
7. KPI
8. Ví dụ thực tế
Ví dụ minh họa.Công trình VP-2026-008 có bốn milestone. Nhờ SOP, PM chuẩn bị hồ sơ milestone 2 ngay khi hoàn thiện trần vách, QS kiểm tra trong 1 ngày, hóa đơn xuất trong 2 ngày. DSO công trình giảm từ 75 xuống 48 ngày.
9. Checklist áp dụng nhanh
- [ ] Có lịch milestone billing từ đầu dự án.
- [ ] Hồ sơ nghiệm thu chuẩn bị song song với thi công.
- [ ] Hóa đơn lập trong 2 ngày sau khi đủ điều kiện.
- [ ] Công nợ phân loại theo aging, có người follow-up.
- [ ] Cash Forecast 13 tuần cập nhật hàng tuần.
Bảng so sánh trước và sau khi áp dụng SOP công nợ
Xem thêm: Bộ công cụ nghiệm thu và dòng tiền.