Đây là SOP chi tiết đi kèm bài viết Dữ liệu phân tán trên Excel, Zalo, Email — dùng cho QS, PM, Kế toán và CEO/BOD.
1. Tên SOP
SOP-PL-01 — Lập ngân sách và theo dõi lãi/lỗ từng công trình (ngành thiết kế & thi công nội thất)
2. Mục đích
Thiết lập quy trình chuyển BOQ thành ngân sách baseline theo WBS, ghi nhận Actual Cost và Committed Cost, lập ETC và EAC, cập nhật dự báo lợi nhuận và cảnh báo giảm biên — để PM và CEO luôn biết công trình nào đang lãi, công trình nào đang lỗ theo thời gian thực.
3. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ công trình thiết kế & thi công nội thất, từ khâu lập ngân sách baseline từ BOQ đến theo dõi P&L thực tế và dự báo.
4. Thuật ngữ
5. Vai trò tham gia
6. Quy trình từng bước
Bước 1 — Chuyển BOQ thành ngân sách baseline theo WBS. QS phân bổ ngân sách từ BOQ vào từng hạng mục WBS.
Bước 2 — Phân loại chi phí. Vật tư, nhân công, thầu phụ, máy móc, chi phí chung.
Bước 3 — Ghi nhận Actual Cost và Committed Cost. Kế toán ghi nhận chi phí thực tế; PO tạo Committed Cost ngay khi duyệt.
Bước 4 — Lập ETC và EAC. PM ước tính chi phí còn lại (ETC), tính tổng dự báo (EAC).
Bước 5 — Cập nhật dự báo lợi nhuận. So sánh doanh thu với EAC, cập nhật margin dự báo.
Bước 6 — Cảnh báo giảm biên. Nếu margin dự báo dưới ngưỡng, cảnh báo CEO.
7. KPI
8. Checklist áp dụng nhanh
- [ ] Ngân sách baseline lập từ BOQ theo WBS.
- [ ] Actual Cost và Committed Cost ghi nhận đúng kỳ.
- [ ] ETC và EAC cập nhật hàng tháng.
- [ ] Margin dự báo được rà soát hàng tuần.
- [ ] Cảnh báo giảm biên có người xử lý.
Bảng so sánh trước và sau khi áp dụng SOP lãi/lỗ
Xem thêm: Bộ công cụ kiểm soát lợi nhuận dự án.