4 sheet: Hướng dẫn, Kho bảng cước (Master_Data), Báo giá sai (Nhap_lieu), Checklist & Dashboard (Theo_doi/Dashboard).
Hướng dẫn Bộ công cụ quản lý bảng cước và hạn sử dụng khi báo giá
Bộ công cụ đi kèm SOP-RATE-01, dùng để mọi báo giá đều dựa trên cước còn hiệu lực, tránh báo giá dưới giá vốn.
1. Danh mục biểu mẫu
| # | Tên công cụ | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 | Kho bảng cước tập trung theo hãng tàu/tuyến | Theo dõi liên tục, cập nhật khi có cước mới |
| 2 | Checklist kiểm tra hiệu lực trước khi báo giá | Trước mỗi lần lập báo giá cho khách hàng |
| 3 | Nhật ký báo giá sai và xử lý | Khi phát hiện báo giá dùng cước hết hạn |
| 4 | Dashboard tình trạng bảng cước và báo giá | Theo dõi liên tục, rà soát định kỳ |
2. Mục đích của từng biểu mẫu
Kho bảng cước tập trung là nguồn tham chiếu duy nhất, thay thế việc mỗi nhân viên giữ file riêng; Checklist là bước chặn cuối trước khi gửi báo giá; Nhật ký báo giá sai giúp phân tích nguyên nhân lặp lại; Dashboard giúp quản lý kinh doanh phát hiện sớm bảng cước sắp hết hạn.
3. Người lập, người kiểm tra và người phê duyệt
| Công cụ | Người lập | Người kiểm tra | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| Kho bảng cước tập trung | Nhân viên mua cước | Quản lý kinh doanh | Nhân viên mua cước |
| Checklist kiểm tra hiệu lực | Nhân viên báo giá | — | Nhân viên báo giá tự xác nhận |
| Nhật ký báo giá sai và xử lý | Nhân viên báo giá | Quản lý kinh doanh | Quản lý kinh doanh |
| Dashboard tình trạng bảng cước | Nhân viên mua cước | Quản lý kinh doanh | CEO/BOD |
4. Hướng dẫn điền từng trường
Ngày hiệu lực và hết hạn phải ghi chính xác theo thông báo của hãng tàu/đại lý, không tự ước lượng. Phụ phí ghi riêng từng loại, không gộp chung vào cước cơ bản. Mọi bảng cước hết hiệu lực vẫn giữ lại trong hệ thống (đánh dấu hết hạn) để tra cứu lịch sử, không xóa.
5. Ví dụ có dữ liệu minh họa
Ví dụ mang tính minh họa, không phải số liệu thật.
| Hãng tàu | Tuyến | Cước cơ bản | Phụ phí nhiên liệu | Hiệu lực từ | Hết hạn |
|---|---|---|---|---|---|
| Maersk | HCM - Rotterdam | 1.200 USD | 180 USD | 01/06/2026 | 30/06/2026 |
6. Quy tắc validation
Không lập báo giá khi bảng cước tham chiếu đã hết hiệu lực tại thời điểm báo giá. Mọi báo giá gửi khách hàng phải ghi rõ ngày hết hạn của chính báo giá đó. Phát hiện báo giá sai phải ghi vào nhật ký trước khi xử lý, không xử lý ngầm không ghi chép.
7. Công thức KPI
Tỷ lệ báo giá đúng cước hiện hành = Báo giá dùng cước còn hiệu lực ÷ Tổng số báo giá × 100%. Thời gian cập nhật bảng cước = Từ lúc nhận đến lúc cập nhật vào kho tập trung. Tỷ lệ cảnh báo xử lý kịp thời = Cảnh báo xử lý trước hạn ÷ Tổng số cảnh báo × 100%.
8. Bản mô tả dashboard
Xem chi tiết đầy đủ tại phần Dashboard tình trạng bảng cước và báo giá bên dưới.
9. Hướng dẫn sử dụng trong Excel và khi chuyển lên ERP
Excel: sheet Master_Data lưu toàn bộ bảng cước với công thức tự động đánh dấu "Hết hạn" khi quá ngày hết hiệu lực. ERP: hệ thống tự động chặn tạo báo giá từ bảng cước đã hết hạn, tự gửi cảnh báo cho nhân viên mua cước trước khi bảng cước quan trọng hết hiệu lực.
10. Tiêu chí xác định biểu mẫu đã hoàn thành
Toàn bộ bảng cước đang sử dụng được lưu trữ tập trung với ngày hiệu lực rõ ràng; đã rà soát và loại bỏ hoàn toàn việc dùng file cước cá nhân; Dashboard tình trạng bảng cước đã chạy được tối thiểu 4 tuần liên tiếp và được dùng trong rà soát kinh doanh.
Checklist kiểm tra hiệu lực trước khi báo giá
Dùng trước mỗi lần nhân viên báo giá lập báo giá gửi khách hàng.
Người lập: Nhân viên báo giá · Người kiểm tra: — · Người phê duyệt: Nhân viên báo giá tự xác nhận
Checklist trước khi báo giá
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt (✓/✗) |
|---|---|---|
| 1 | Bảng cước tham chiếu có đang trong trạng thái hiệu lực không? | ☐ |
| 2 | Phụ phí đi kèm (nhiên liệu, mùa cao điểm) có còn hiệu lực không? | ☐ |
| 3 | Tuyến và hãng tàu áp dụng có khớp với bảng cước đang tra cứu không? | ☐ |
| 4 | Báo giá gửi khách hàng đã ghi rõ ngày hết hạn chưa? | ☐ |
Ví dụ điền mẫu:
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt |
|---|---|---|
| 1 | Bảng cước Maersk HCM-Rotterdam còn hiệu lực đến 30/06/2026? | ✓ |
Checklist khi khách hàng xác nhận trễ
- [ ] Đã kiểm tra ngày hết hạn ghi trên báo giá đã gửi.
- [ ] Nếu đã hết hạn, đã báo giá lại theo cước hiện hành.
- [ ] Đã ghi nhận vào nhật ký nếu phát hiện chênh lệch với báo giá cũ.
Tiêu chí hoàn thành
Toàn bộ 4 mục checklist đều đạt (✓) trước khi gửi mọi báo giá; không có báo giá nào được gửi từ bảng cước đã hết hiệu lực mà không có ghi chú xử lý.
Template & Field Guide — Bộ công cụ quản lý bảng cước và hạn sử dụng khi báo giá
§1. Kho bảng cước tập trung theo hãng tàu/tuyến
Người lập: Nhân viên mua cước · Người kiểm tra: Quản lý kinh doanh · Người phê duyệt: Nhân viên mua cước
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Hãng tàu/Đại lý | (*) | Text |
| Tuyến | (*) | Text (điểm đi - điểm đến) |
| Cước cơ bản | (*) | Số (USD/VNĐ) |
| Phụ phí nhiên liệu | Số | |
| Phụ phí khác | Số | |
| Ngày hiệu lực từ | (*) | DD/MM/YYYY |
| Ngày hết hạn | (*) | DD/MM/YYYY |
| Trạng thái | (*) | Còn hiệu lực / Hết hạn |
Ví dụ minh họa:
| Hãng tàu | Tuyến | Cước cơ bản | Hiệu lực từ | Hết hạn | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|
| Maersk | HCM - Rotterdam | 1.200 USD | 01/06/2026 | 30/06/2026 | Còn hiệu lực |
§2. Nhật ký báo giá sai và xử lý
Người lập: Nhân viên báo giá · Người kiểm tra: Quản lý kinh doanh · Người phê duyệt: Quản lý kinh doanh
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã báo giá | (*) | Text |
| Khách hàng | (*) | Text |
| Bảng cước đã dùng (sai) | (*) | Text |
| Chênh lệch chi phí | (*) | Số (VNĐ) |
| Nguyên nhân | (*) | Text tự do |
| Cách xử lý | (*) | Báo giá lại / Đàm phán lại / Chấp nhận chênh lệch |
| Kết quả | (*) | Đã xử lý / Đang xử lý |
Ví dụ minh họa:
| Mã báo giá | Khách hàng | Chênh lệch | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|---|---|
| BG-2026-0912 | Cty XNK Đại Dương | 15% cước | Dùng bảng cước cũ 2 tháng | Đàm phán lại với khách |
Validation: mọi trường hợp chênh lệch vượt 10% giá trị lô hàng phải có phê duyệt của Quản lý kinh doanh trước khi đóng hồ sơ.
Dashboard tình trạng bảng cước và báo giá — Mô tả thiết kế
Người lập: Nhân viên mua cước · Người kiểm tra: Quản lý kinh doanh · Người phê duyệt: CEO/BOD
Đối tượng sử dụng: CEO/BOD, Quản lý kinh doanh, Nhân viên mua cước, Nhân viên báo giá.
Tần suất cập nhật: theo thời gian thực (khi tích hợp hệ thống) hoặc hàng ngày (khi dùng Excel).
1. Mục tiêu
Cho nhân viên báo giá và quản lý kinh doanh thấy ngay bảng cước nào sắp hết hạn, và phát hiện sớm các báo giá có nguy cơ dùng cước cũ — để bảo vệ biên lợi nhuận ngay từ bước báo giá.
2. Bố cục dashboard
Hàng 1 — Chỉ số tổng quan: tổng số bảng cước đang hiệu lực, số bảng cước sắp hết hạn trong 15 ngày, tỷ lệ báo giá đúng cước hiện hành.
Hàng 2 — Bảng cước sắp hết hạn: sắp xếp theo số ngày còn lại, cảnh báo đỏ khi dưới 7 ngày.
Hàng 3 — Danh sách báo giá sai đã phát hiện trong kỳ: kèm nguyên nhân và cách xử lý.
Hàng 4 — Xu hướng tỷ lệ báo giá đúng cước theo tháng: đánh giá cải thiện sau khi áp dụng SOP.
3. Nguồn dữ liệu
Kho bảng cước tập trung theo hãng tàu/tuyến, Checklist kiểm tra hiệu lực trước khi báo giá, Nhật ký báo giá sai và xử lý.
4. Cách đọc dashboard
Nhìn Hàng 1 để nắm tổng quan. Vào Hàng 2 để chủ động cập nhật bảng cước trước khi hết hạn. Xem Hàng 3 để phân tích nguyên nhân báo giá sai. Dùng Hàng 4 để đánh giá xu hướng cải thiện.
5. Tiêu chí sẵn sàng sử dụng
Mọi bảng cước đang sử dụng có dữ liệu ngày hiệu lực đầy đủ; đối chiếu thủ công khớp số liệu một lần với thông báo từ hãng tàu; đã dùng qua tối thiểu 3 tuần vận hành liên tục mà không phát sinh báo giá dùng cước hết hạn.
Xem thêm: SOP: Quản lý bảng cước và hạn sử dụng khi báo giá — quy trình đi kèm bộ công cụ này.