Bộ công cụ kiểm soát công nợ và hạn mức tín dụng

Hướng dẫn Bộ công cụ kiểm soát công nợ và hạn mức tín dụng

Bộ công cụ đi kèm SOP-CREDIT-03, dùng để mọi đơn hàng bán chịu đều nằm trong hạn mức đã duyệt, và phát hiện sớm khách hàng có nguy cơ nợ xấu.

1. Danh mục biểu mẫu

2. Mục đích của từng biểu mẫu

Phiếu đăng ký hạn mức chuẩn hóa cách cấp hạn mức tín dụng ban đầu, tránh cấp theo cảm tính; Bảng theo dõi tuổi nợ cho biết chính xác khoản nợ nào đang quá hạn bao lâu; Phiếu duyệt vượt hạn mức đảm bảo các ngoại lệ đều có lý do và người chịu trách nhiệm; Checklist chặn đơn là bước kiểm tra cuối trước khi xác nhận bán chịu; Dashboard giúp lãnh đạo phát hiện sớm khách hàng có nguy cơ nợ xấu.

3. Người lập, người kiểm tra và người phê duyệt

4. Hướng dẫn điền từng trường

Hạn mức tín dụng ghi theo VNĐ, không ghi theo tỷ lệ % doanh số. Tuổi nợ tính từ ngày đến hạn thanh toán trên hóa đơn, không tính từ ngày xuất hóa đơn. Phiếu duyệt vượt hạn mức bắt buộc ghi thời hạn hiệu lực của việc duyệt tạm thời (ví dụ "chỉ áp dụng cho đơn hàng này", không mặc định áp dụng lâu dài.

5. Ví dụ có dữ liệu minh họa

Ví dụ mang tính minh họa, không phải số liệu thật.

6. Quy tắc validation

Không xác nhận đơn hàng bán chịu khi vượt hạn mức khả dụng mà chưa có phê duyệt vượt hạn mức. Không được duyệt vượt hạn mức nếu khách hàng đang có khoản nợ quá hạn trên 30 ngày, trừ khi có phê duyệt đặc biệt của CEO/BOD. Hạn mức tín dụng chỉ được điều chỉnh bởi Giám đốc KD/Tín dụng, có ghi ngày hiệu lực và lý do.

7. Công thức KPI

DSO = (Công nợ phải thu bình quân ÷ Doanh thu tín dụng) × Số ngày trong kỳ. Tỷ lệ công nợ quá hạn = Công nợ quá hạn >30 ngày ÷ Tổng công nợ × 100%. Hạn mức khả dụng = Hạn mức tín dụng − Công nợ hiện tại.

8. Bản mô tả dashboard

Xem chi tiết đầy đủ tại phần Dashboard DSO và nợ quá hạn bên dưới.

9. Hướng dẫn sử dụng trong Excel và khi chuyển lên ERP

Excel: sheet Master_Data lưu hạn mức từng khách hàng, sheet Nhap_lieu ghi các phiếu duyệt vượt hạn mức, công thức tự tính hạn mức khả dụng và cảnh báo khi âm. ERP: hệ thống tự động chặn xác nhận đơn hàng khi vượt hạn mức khả dụng hoặc khách quá hạn, tự động gửi nhắc nợ theo tuổi nợ cấu hình sẵn.

10. Tiêu chí xác định biểu mẫu đã hoàn thành

Mọi khách hàng mua chịu đang hoạt động có hạn mức tín dụng chính thức trong hệ thống; Bảng theo dõi tuổi nợ phản ánh đúng thực tế khi đối chiếu với kế toán; Dashboard DSO/nợ quá hạn đã chạy được tối thiểu 4 tuần liên tiếp và được dùng trong buổi rà soát tín dụng.

Checklist chặn đơn hàng vượt hạn mức tín dụng

Dùng trước khi xác nhận mỗi đơn hàng bán chịu, đảm bảo không vượt hạn mức tín dụng đã duyệt của khách hàng.

Người lập: Nhân viên kinh doanh · Người kiểm tra: Kế toán công nợ · Người phê duyệt: Nhân viên kinh doanh tự xác nhận (trừ trường hợp vượt hạn mức)

Checklist trước khi xác nhận đơn hàng bán chịu

Ví dụ điền mẫu:

Checklist bổ sung — sau khi xác nhận đơn hàng

• [ ] Công nợ mới được cập nhật ngay vào hệ thống theo dõi tuổi nợ.
• [ ] Phiếu duyệt vượt hạn mức (nếu có) được lưu trữ tập trung, gắn với mã đơn hàng.
• [ ] Khách hàng được đưa vào danh sách theo dõi sát nếu hạn mức khả dụng còn lại dưới 10%.

Tiêu chí hoàn thành

Toàn bộ 5 mục checklist đều đạt (✓) hoặc có ghi chú xử lý rõ ràng (đã có phiếu duyệt/phê duyệt đặc biệt); không có đơn hàng bán chịu nào được xác nhận mà không qua bước kiểm tra hạn mức.

Template & Field Guide — Bộ công cụ kiểm soát công nợ và hạn mức tín dụng

§1. Phiếu đăng ký hạn mức tín dụng khách hàng

Người lập: Kế toán công nợ · Người kiểm tra: Giám đốc KD/Tín dụng · Người phê duyệt: Giám đốc KD/Tín dụng

Ví dụ minh họa:

§2. Phiếu yêu cầu duyệt vượt hạn mức

Người lập: Nhân viên kinh doanh · Người kiểm tra: Kế toán công nợ · Người phê duyệt: Giám đốc KD/Tín dụng

Ví dụ minh họa:

Validation: không được duyệt vượt hạn mức cho khách hàng đang có nợ quá hạn trên 30 ngày nếu chưa có phê duyệt đặc biệt của CEO/BOD.

Dashboard DSO và nợ quá hạn — Mô tả thiết kế

Người lập: Data Owner công nợ · Người kiểm tra: Giám đốc KD/Tín dụng · Người phê duyệt: CEO/BOD

Đối tượng sử dụng: CEO/BOD, Giám đốc Kinh doanh/Tín dụng, Kế toán công nợ.

Tần suất cập nhật: hàng ngày (khi tích hợp ERP) hoặc hàng tuần (khi dùng Excel).

1. Mục tiêu

Cho lãnh đạo thấy ngay khách hàng nào đang tiến gần hạn mức, khách hàng nào đang quá hạn thanh toán, để hành động trước khi công nợ trở thành nợ xấu và ảnh hưởng dòng tiền.

2. Bố cục dashboard

Hàng 1 — Chỉ số tổng quan: DSO toàn công ty, tổng công nợ, tỷ lệ nợ quá hạn trên 30 ngày.

Hàng 2 — Bảng khách hàng theo hạn mức khả dụng còn lại: highlight đỏ khách hàng còn dưới 10% hạn mức khả dụng.

Hàng 3 — Bảng công nợ theo tuổi nợ (aging): phân theo các mốc chưa đến hạn / 1-15 ngày / 15-30 ngày / trên 30 ngày.

Hàng 4 — Xu hướng DSO và nợ quá hạn theo thời gian: theo tuần/tháng, so sánh với mục tiêu.

3. Nguồn dữ liệu

Phiếu đăng ký hạn mức tín dụng, Phiếu yêu cầu duyệt vượt hạn mức, dữ liệu hóa đơn và thanh toán thực tế theo từng khách hàng.

4. Cách đọc dashboard

Nhìn Hàng 1 để nắm tổng quan DSO và nợ quá hạn. Vào Hàng 2 để xem khách hàng nào sắp chạm hạn mức, cần theo dõi sát trước khi họ đặt đơn hàng mới. Dùng Hàng 3 để ưu tiên nhắc nợ theo mức độ quá hạn. Theo dõi Hàng 4 để đánh giá xu hướng cải thiện sau khi áp dụng SOP.

5. Tiêu chí sẵn sàng sử dụng

Mọi khách hàng mua chịu có hạn mức chính thức trong dữ liệu nguồn; đối chiếu thủ công khớp số liệu công nợ một lần với kế toán; đã dùng qua tối thiểu 3 kỳ rà soát tín dụng liên tiếp mà không phát sinh tranh cãi về số dư nợ.

Xem thêm: SOP: Thiết lập và kiểm soát hạn mức tín dụng khách hàng — quy trình đi kèm bộ công cụ này. Bài viết liên quan: Công nợ vượt hạn mức khách hàng: vì sao đơn mới vẫn được duyệt khi khách đã quá hạn thanh toán?