4 sheet: Hướng dẫn, Vòng đời container (Master_Data), EIR & phí lưu bãi (Nhap_lieu), Checklist & Dashboard (Theo_doi/Dashboard).
Hướng dẫn Bộ công cụ theo dõi vòng đời container
Bộ công cụ đi kèm SOP-CTN-03, dùng để mọi container luôn hiển thị đúng trạng thái, tránh phí lưu bãi phát sinh bất ngờ.
1. Danh mục biểu mẫu
| # | Tên công cụ | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 | Bảng theo dõi vòng đời container | Theo dõi liên tục theo từng container |
| 2 | Checklist cập nhật mốc trạng thái | Mỗi khi tài xế hoàn tất một mốc |
| 3 | Nhật ký EIR và phí lưu bãi | Khi có phiếu EIR hoặc phát sinh phí lưu bãi |
| 4 | Dashboard container có nguy cơ phí lưu bãi | Theo dõi liên tục, rà soát định kỳ |
2. Mục đích của từng biểu mẫu
Bảng theo dõi vòng đời là nguồn dữ liệu trung tâm cho biết container nào đang ở đâu; Checklist cập nhật mốc đảm bảo tài xế không bỏ sót bước ghi nhận; Nhật ký EIR/phí lưu bãi lưu lại bằng chứng và chi phí phát sinh để đối chiếu hoặc khiếu nại; Dashboard giúp quản lý vận hành phát hiện sớm container gần hạn chót.
3. Người lập, người kiểm tra và người phê duyệt
| Công cụ | Người lập | Người kiểm tra | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| Bảng theo dõi vòng đời container | Tài xế | Điều phối viên | Điều phối viên |
| Checklist cập nhật mốc trạng thái | Tài xế | Điều phối viên | Tài xế tự xác nhận |
| Nhật ký EIR và phí lưu bãi | Nhân viên chứng từ | Quản lý vận hành | Quản lý vận hành |
| Dashboard container có nguy cơ | Điều phối viên | Quản lý vận hành | CEO/BOD |
4. Hướng dẫn điền từng trường
Thời gian mỗi mốc ghi theo giờ thực tế phát sinh, không ghi theo giờ báo cáo lại sau đó. Free time ghi rõ theo hãng tàu (mỗi hãng có quy định khác nhau), không dùng một con số chung cho tất cả. Nguyên nhân trễ hạn phải cụ thể (chậm ở kho khách hàng/chậm điều xe nội bộ/khác), không ghi chung chung "do khách quan".
5. Ví dụ có dữ liệu minh họa
Ví dụ mang tính minh họa, không phải số liệu thật.
| Mã container | Hãng tàu | Free time | Lấy rỗng | Đóng hàng | Hạ bãi | Trả vỏ | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| MSKU-1234567 | Maersk | 5 ngày | 05/06 08:00 | 06/06 15:00 | 07/06 09:00 | — | Chờ trả vỏ |
6. Quy tắc validation
Không đóng vòng đời container khi thiếu bất kỳ mốc bắt buộc nào mà không có lý do ghi rõ. Không được để container vượt quá 80% free time mà chưa có cảnh báo được xử lý. Mọi phí lưu bãi phát sinh phải có nhật ký ghi nguyên nhân trước khi thanh toán.
7. Công thức KPI
Tỷ lệ container đủ 4 mốc đúng hạn = Container đủ mốc đúng hạn ÷ Tổng số container theo dõi × 100%. Thời gian trung bình vòng đời = Tổng thời gian từ lấy rỗng đến trả vỏ của mọi container ÷ Số container. Tỷ lệ cảnh báo xử lý kịp thời = Cảnh báo xử lý trước hạn chót ÷ Tổng số cảnh báo × 100%.
8. Bản mô tả dashboard
Xem chi tiết đầy đủ tại phần Dashboard container có nguy cơ phí lưu bãi bên dưới.
9. Hướng dẫn sử dụng trong Excel và khi chuyển lên ERP
Excel: sheet Master_Data lưu vòng đời từng container, công thức tự tính số ngày còn lại trước hạn chót free time và tô màu cảnh báo. ERP/app tài xế: tài xế cập nhật mốc trạng thái ngay trên app di động kèm ảnh EIR, hệ thống tự động tính và cảnh báo container gần hạn chót.
10. Tiêu chí xác định biểu mẫu đã hoàn thành
Mọi container đang hoạt động có dữ liệu vòng đời cập nhật theo thời gian thực; đã đối chiếu tối thiểu một chu kỳ đầy đủ giữa dữ liệu nội bộ và hóa đơn phí lưu bãi từ hãng tàu; Dashboard container có nguy cơ đã chạy được tối thiểu 4 tuần liên tiếp và được dùng để ưu tiên điều xe.
Checklist cập nhật mốc trạng thái container
Dùng mỗi khi tài xế hoàn tất một mốc trong vòng đời container (lấy rỗng/đóng hàng/hạ bãi/trả vỏ).
Người lập: Tài xế · Người kiểm tra: Điều phối viên · Người phê duyệt: Tài xế tự xác nhận
Checklist khi cập nhật mốc
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt (✓/✗) |
|---|---|---|
| 1 | Đã ghi rõ thời gian thực tế (không phải giờ báo cáo lại sau) chưa? | ☐ |
| 2 | Đã ghi rõ địa điểm phát sinh mốc chưa? | ☐ |
| 3 | Nếu có EIR liên quan, đã chụp/lưu phiếu chưa? | ☐ |
| 4 | Nếu container có dấu hiệu hư hỏng, đã ghi chú và báo điều phối viên chưa? | ☐ |
Ví dụ điền mẫu:
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt |
|---|---|---|
| 1 | Mốc "hạ bãi" ghi 07/06 09:00, đúng giờ thực tế xe vào cảng? | ✓ |
Checklist khi container gần hạn chót free time
- [ ] Đã kiểm tra số ngày còn lại trước hạn chót.
- [ ] Nếu dưới 48 giờ mà chưa có mốc tiếp theo, đã báo Quản lý vận hành.
- [ ] Đã ưu tiên điều xe xử lý container này trước các container còn nhiều thời gian.
Tiêu chí hoàn thành
Toàn bộ 4 mục checklist cập nhật mốc đều đạt (✓) cho mỗi lần cập nhật; không có container nào vượt free time mà không có cảnh báo được xử lý trước.
Template & Field Guide — Bộ công cụ theo dõi vòng đời container
§1. Bảng theo dõi vòng đời container
Người lập: Tài xế · Người kiểm tra: Điều phối viên · Người phê duyệt: Điều phối viên
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã container | (*) | Text |
| Hãng tàu | (*) | Text |
| Free time (số ngày) | (*) | Số |
| Thời gian lấy rỗng | (*) | DD/MM HH:MM |
| Thời gian đóng hàng | DD/MM HH:MM | |
| Thời gian hạ bãi | DD/MM HH:MM | |
| Thời gian trả vỏ | DD/MM HH:MM | |
| Số ngày còn lại trước hạn chót (tính tự động) | (*) | Số |
| Trạng thái hiện tại | (*) | Text |
Ví dụ minh họa:
| Mã container | Hãng tàu | Free time | Lấy rỗng | Còn lại |
|---|---|---|---|---|
| MSKU-1234567 | Maersk | 5 ngày | 05/06 08:00 | 2 ngày |
§2. Nhật ký EIR và phí lưu bãi
Người lập: Nhân viên chứng từ · Người kiểm tra: Quản lý vận hành · Người phê duyệt: Quản lý vận hành
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã container | (*) | Text |
| Số phiếu EIR | Text | |
| Có phát sinh phí lưu bãi? | (*) | Có / Không |
| Giá trị phí lưu bãi | Số (VNĐ) | |
| Nguyên nhân | (*) nếu có phí | Chậm ở kho khách hàng / Chậm điều xe nội bộ / Khác |
| Có thể đàm phán với khách hàng? | Có / Không |
Ví dụ minh họa:
| Mã container | Phí lưu bãi | Nguyên nhân | Đàm phán khách? |
|---|---|---|---|
| OOLU-9876543 | 850.000đ | Chậm ở kho khách hàng | Có |
Validation: mọi phí lưu bãi ghi nhận phải có nguyên nhân trước khi được xem là hoàn tất hồ sơ tháng.
Dashboard container có nguy cơ phí lưu bãi — Mô tả thiết kế
Người lập: Điều phối viên · Người kiểm tra: Quản lý vận hành · Người phê duyệt: CEO/BOD
Đối tượng sử dụng: CEO/BOD, Quản lý vận hành, Điều phối viên, Nhân viên chứng từ.
Tần suất cập nhật: theo thời gian thực (khi tích hợp app tài xế) hoặc hàng ngày (khi dùng Excel).
1. Mục tiêu
Cho điều phối viên và quản lý vận hành thấy ngay container nào đang gần hạn chót free time — để ưu tiên xử lý trước khi phát sinh phí lưu bãi không đáng có.
2. Bố cục dashboard
Hàng 1 — Chỉ số tổng quan: tổng số container đang hoạt động, số container dưới 48 giờ trước hạn chót, tổng phí lưu bãi phát sinh trong tháng.
Hàng 2 — Bảng container có nguy cơ: sắp xếp theo số giờ còn lại, đỏ cho container dưới 24 giờ.
Hàng 3 — Bảng phí lưu bãi đã phát sinh trong kỳ: kèm nguyên nhân, có thể đàm phán với khách hàng hay không.
Hàng 4 — Xu hướng tổng phí lưu bãi theo tháng: đánh giá hiệu quả sau khi áp dụng SOP.
3. Nguồn dữ liệu
Bảng theo dõi vòng đời container, Checklist cập nhật mốc trạng thái, Nhật ký EIR và phí lưu bãi.
4. Cách đọc dashboard
Nhìn Hàng 1 để nắm tổng quan. Vào Hàng 2 ngay khi có container báo đỏ để ưu tiên điều xe xử lý. Xem Hàng 3 để hiểu nguyên nhân các khoản phí đã phát sinh, xác định khoản nào có thể đàm phán lại với khách hàng. Dùng Hàng 4 để đánh giá xu hướng giảm chi phí sau khi áp dụng SOP.
5. Tiêu chí sẵn sàng sử dụng
Mọi container đang hoạt động có dữ liệu vòng đời cập nhật đầy đủ; đối chiếu thủ công khớp số liệu một lần với hóa đơn hãng tàu; đã dùng qua tối thiểu 3 tuần vận hành liên tục mà không có container "biến mất" khỏi tầm nhìn.
Xem thêm: SOP: Theo dõi vòng đời container tập trung — quy trình đi kèm bộ công cụ này.