4 sheet: Hướng dẫn, Forecast & điểm đặt hàng lại (Master_Data), Scorecard NCC (Nhap_lieu), Mua gấp & Dashboard (Theo_doi/Dashboard).
Hướng dẫn Bộ công cụ lập kế hoạch mua hàng theo nhu cầu
Bộ công cụ đi kèm SOP-PROC-04, dùng để đặt hàng đúng lượng, đúng lúc — không thiếu hàng bán chạy, không dư hàng bán chậm.
1. Danh mục biểu mẫu
| # | Tên công cụ | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 | Bảng forecast theo tốc độ bán và điểm đặt hàng lại | Theo dõi liên tục theo từng mã hàng |
| 2 | Scorecard đánh giá nhà cung cấp theo lead time và OTIF | Đánh giá định kỳ hoặc sau mỗi lần giao hàng |
| 3 | Bảng theo dõi mua gấp ngoài kế hoạch | Khi có đơn hàng công trình lớn đột xuất |
| 4 | Dashboard thiếu hàng/dư tồn và hiệu suất nhà cung cấp | Theo dõi liên tục, rà soát định kỳ |
2. Mục đích của từng biểu mẫu
Bảng forecast là công cụ trung tâm để biết khi nào cần đặt hàng và đặt bao nhiêu; Scorecard nhà cung cấp giúp so sánh khách quan để ưu tiên phân bổ đơn hàng cho nhà cung cấp đáng tin cậy; Bảng theo dõi mua gấp giúp phân tích nguyên nhân các lần phải mua ngoài kế hoạch để cải thiện forecast; Dashboard tổng hợp giúp lãnh đạo thấy ngay mặt hàng nào đang có rủi ro thiếu/dư.
3. Người lập, người kiểm tra và người phê duyệt
| Công cụ | Người lập | Người kiểm tra | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| Bảng forecast và điểm đặt hàng lại | Data Owner tồn kho/mua hàng | Quản lý mua hàng | Quản lý mua hàng |
| Scorecard đánh giá nhà cung cấp | Nhân viên mua hàng | Quản lý mua hàng | Quản lý mua hàng |
| Bảng theo dõi mua gấp | Nhân viên mua hàng | Data Owner tồn kho/mua hàng | Quản lý mua hàng |
| Dashboard thiếu hàng/dư tồn | Data Owner tồn kho/mua hàng | Quản lý mua hàng | CEO/BOD |
4. Hướng dẫn điền từng trường
Tốc độ bán tính theo đơn vị/tuần, dựa trên tối thiểu 8-12 tuần dữ liệu gần nhất, loại trừ các tuần có đơn hàng đột biến bất thường (ghi chú riêng, không tính vào trung bình). Lead time ghi theo số ngày thực tế đã xảy ra, không ghi theo cam kết của nhà cung cấp nếu khác với thực tế.
5. Ví dụ có dữ liệu minh họa
Ví dụ mang tính minh họa, không phải số liệu thật.
| Mã hàng | Tốc độ bán/tuần | Lead time (ngày) | Tồn an toàn | Điểm đặt hàng lại |
|---|---|---|---|---|
| GACH-OL60 | 80 thùng | 14 | 60 thùng | 220 thùng |
6. Quy tắc validation
Không được để một mã hàng chủ lực không có điểm đặt hàng lại được tính toán. Lead time cập nhật sau mỗi lần giao hàng, không dùng số liệu cũ quá 6 tháng. Đơn mua gấp ngoài kế hoạch phải ghi rõ nguyên nhân, không để trống.
7. Công thức KPI
Điểm đặt hàng lại = (Tốc độ bán trung bình × Lead time) + Tồn an toàn. OTIF = Số lần giao đúng hạn và đủ số lượng ÷ Tổng số lần giao × 100%. Độ chính xác forecast = 1 − |Forecast − Thực tế| ÷ Thực tế.
8. Bản mô tả dashboard
Xem chi tiết đầy đủ tại phần Dashboard thiếu hàng/dư tồn bên dưới.
9. Hướng dẫn sử dụng trong Excel và khi chuyển lên ERP
Excel: sheet Master_Data lưu tốc độ bán và điểm đặt hàng lại từng mã hàng, công thức tự cảnh báo khi tồn hiện tại dưới điểm đặt hàng lại. ERP: hệ thống tự động tính lại điểm đặt hàng lại theo dữ liệu bán hàng mới nhất, tự động đề xuất số lượng đặt mua và gợi ý nhà cung cấp theo scorecard.
10. Tiêu chí xác định biểu mẫu đã hoàn thành
Toàn bộ mã hàng chủ lực (nhóm bán chạy nhất, chiếm phần lớn doanh số) có điểm đặt hàng lại được tính và cập nhật; Scorecard nhà cung cấp đã đánh giá tối thiểu một chu kỳ đầy đủ; Dashboard thiếu hàng/dư tồn đã chạy được tối thiểu 4 tuần liên tiếp và được dùng để điều chỉnh kế hoạch mua hàng.
Checklist lập đơn mua hàng bổ sung
Dùng khi một mã hàng chạm điểm đặt hàng lại, trước khi gửi đơn mua cho nhà cung cấp.
Người lập: Nhân viên mua hàng · Người kiểm tra: Data Owner tồn kho/mua hàng · Người phê duyệt: Quản lý mua hàng (nếu vượt ngân sách dự kiến)
Checklist trước khi lập đơn mua
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt (✓/✗) |
|---|---|---|
| 1 | Tồn khả dụng đã thực sự chạm hoặc dưới điểm đặt hàng lại chưa? | ☐ |
| 2 | Đã kiểm tra hàng đang về (nếu có) trước khi tính số lượng cần đặt chưa? | ☐ |
| 3 | Số lượng đặt mua có dựa trên forecast đến lần đặt hàng tiếp theo không? | ☐ |
| 4 | Đã chọn nhà cung cấp theo scorecard ưu tiên (lead time/OTIF tốt nhất) chưa? | ☐ |
| 5 | Nếu giá trị đơn vượt ngân sách dự kiến, đã có phê duyệt của Quản lý mua hàng chưa? | ☐ |
Ví dụ điền mẫu:
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt |
|---|---|---|
| 1 | Tồn khả dụng gạch ốp lát còn 215 thùng, điểm đặt hàng lại 220 thùng? | ✓ — đã chạm điểm đặt hàng lại |
| 4 | Chọn nhà cung cấp A (OTIF 96%) thay vì nhà cung cấp B (OTIF 78%)? | ✓ |
Checklist bổ sung — khi nhận hàng
- [ ] Số lượng và thời gian giao thực tế được ghi nhận, cập nhật vào hồ sơ nhà cung cấp.
- [ ] Nếu giao trễ hoặc thiếu, đã ghi chú vào scorecard nhà cung cấp.
- [ ] Tồn kho được cập nhật ngay khi hàng nhập kho, không chờ cuối ngày.
Tiêu chí hoàn thành
Toàn bộ 5 mục checklist trước khi lập đơn mua đều đạt (✓) hoặc có ghi chú xử lý rõ ràng; mọi lần nhận hàng đều được ghi nhận lead time thực tế vào hồ sơ nhà cung cấp.
Template & Field Guide — Bộ công cụ lập kế hoạch mua hàng theo nhu cầu
§1. Bảng forecast theo tốc độ bán và điểm đặt hàng lại
Người lập: Data Owner tồn kho/mua hàng · Người kiểm tra: Quản lý mua hàng · Người phê duyệt: Quản lý mua hàng
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã hàng | (*) | Text, theo danh mục chuẩn |
| Tốc độ bán trung bình/tuần | (*) | Số |
| Lead time trung bình (ngày) | (*) | Số |
| Tồn an toàn | (*) | Số |
| Điểm đặt hàng lại (tính tự động) | (*) | Số = (Tốc độ bán ÷ 7 × Lead time) + Tồn an toàn |
| Tồn khả dụng hiện tại | (*) | Số |
| Cần đặt hàng? | (*) | Có / Không (tính tự động) |
Ví dụ minh họa:
| Mã hàng | Tốc độ bán/tuần | Lead time | Tồn an toàn | Điểm đặt hàng lại | Tồn hiện tại | Cần đặt? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| GACH-OL60 | 80 | 14 | 60 | 220 | 215 | Có |
§2. Scorecard đánh giá nhà cung cấp theo lead time và OTIF
Người lập: Nhân viên mua hàng · Người kiểm tra: Quản lý mua hàng · Người phê duyệt: Quản lý mua hàng
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Nhà cung cấp | (*) | Text |
| Mã hàng cung cấp | (*) | Text |
| Lead time cam kết (ngày) | (*) | Số |
| Lead time thực tế trung bình (ngày) | (*) | Số |
| Số lần giao đúng hạn/đủ số lượng | (*) | Số |
| Tổng số lần giao | (*) | Số |
| OTIF (tính tự động) | (*) | % |
| Xếp hạng ưu tiên | (*) | Ưu tiên 1 / Ưu tiên 2 / Dự phòng |
Ví dụ minh họa:
| Nhà cung cấp | Lead time cam kết | Lead time thực tế | OTIF | Xếp hạng |
|---|---|---|---|---|
| Cty Gạch Đồng Tâm | 10 ngày | 12 ngày | 91% | Ưu tiên 1 |
Validation: nhà cung cấp có OTIF dưới 70% trong hai kỳ liên tiếp phải được xem xét chuyển xuống dự phòng, kích hoạt nhà cung cấp thay thế cho các mã hàng liên quan.
Dashboard thiếu hàng/dư tồn và hiệu suất nhà cung cấp — Mô tả thiết kế
Người lập: Data Owner tồn kho/mua hàng · Người kiểm tra: Quản lý mua hàng · Người phê duyệt: CEO/BOD
Đối tượng sử dụng: CEO/BOD, Quản lý mua hàng, Data Owner tồn kho/mua hàng.
Tần suất cập nhật: hàng ngày (khi tích hợp ERP) hoặc hàng tuần (khi dùng Excel).
1. Mục tiêu
Cho lãnh đạo mua hàng thấy ngay mã hàng nào sắp chạm điểm đặt hàng lại, mã hàng nào đang dư tồn quá mức, và nhà cung cấp nào đang ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng — để hành động trước khi thiếu hàng hoặc chôn vốn vào tồn dư thừa.
2. Bố cục dashboard
Hàng 1 — Chỉ số tổng quan: số mã hàng đang dưới điểm đặt hàng lại, số mã hàng dư tồn trên ngưỡng, OTIF trung bình toàn bộ nhà cung cấp.
Hàng 2 — Bảng mã hàng cần đặt hàng ngay: sắp xếp theo mức độ khẩn cấp (số ngày còn lại trước khi hết tồn khả dụng).
Hàng 3 — Bảng mã hàng dư tồn: các mã hàng có tồn kho vượt xa nhu cầu dự kiến, cần xem xét khuyến mãi hoặc điều chuyển.
Hàng 4 — Xu hướng OTIF theo nhà cung cấp: theo tháng, giúp phát hiện sớm nhà cung cấp đang xuống cấp về độ tin cậy.
3. Nguồn dữ liệu
Bảng forecast và điểm đặt hàng lại, Scorecard đánh giá nhà cung cấp, Bảng theo dõi mua gấp ngoài kế hoạch.
4. Cách đọc dashboard
Nhìn Hàng 1 để nắm tổng quan. Vào Hàng 2 để xử lý ngay các mã hàng khẩn cấp cần đặt hàng. Xem Hàng 3 định kỳ để tránh chôn vốn vào tồn dư thừa. Dùng Hàng 4 để đánh giá nhà cung cấp nào cần trao đổi lại về cam kết lead time hoặc cần tìm nhà cung cấp thay thế.
5. Tiêu chí sẵn sàng sử dụng
Mọi mã hàng chủ lực có dữ liệu tốc độ bán và lead time đầy đủ; đối chiếu thủ công khớp số liệu một lần với thực tế kho; đã dùng qua tối thiểu 3 kỳ rà soát mua hàng liên tiếp mà không phát sinh tranh cãi về "khi nào cần đặt hàng".
Xem thêm: SOP: Lập kế hoạch mua hàng theo tốc độ bán, tồn an toàn và lead time nhà cung cấp — quy trình đi kèm bộ công cụ này. Bài viết liên quan: Mua hàng không bám nhu cầu và lead time: vì sao vừa thiếu hàng bán chạy, vừa dư hàng bán chậm cùng lúc?