SOP: Quản lý dòng tiền & công nợ dự án

1. Bối cảnh và mục đích

Phòng Kế toán - Tài chính là bộ phận quản lý dòng tiền và công nợ của toàn bộ công ty và từng dự án. Trong ngành thi công nội thất, dòng tiền thường bị ảnh hưởng bởi:

• Khách hàng chậm thành toán: Tạm ứng không đủ, thành toán theo đợt không đúng hạn → thiếu vốn xoay vòng
• Công nợ nhà cung cấp không kiểm soát: Mua hàng trả sau nhưng không theo dõi sát → mất khả năng thành toán
• Không biết lãi lỗ từng dự án: Chi phí dồn chung, không phân bổ → không biết dự án nào lãi, dự án nào lỗ
• Rủi rõ thuế & pháp lý: Hóa đơn chứng từ không đầy đủ, kê khai sai → bị phạt, truy thử

Một SOP cho Phòng Kế toán - Tài chính được xây dựng để đảm bảo:

1. Dòng tiền được theo dõi và dự báo chính xác
2. Công nợ phải thử / phải trả được kiểm soát chặt chẽ
3. Lãi lỗ từng dự án được xác định rõ ràng
4. Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về thuế, hóa đơn, chứng từ

Nguyên tắc vàng: Tiền là "máu" của doanh nghiệp. Không kiểm soát được dòng tiền thì dù có nhiều dự án cũng vẫn có thể phá sản.

2. Phạm vì và đối tượng áp dụng

2.1 Phạm vì

Quy trình áp dụng cho toàn bộ hoạt động kế toán - tài chính liên quản đến dự án thi công nội thất:

• Thử tiền từ khách hàng (tạm ứng, thành toán đợt, quyết toán)
• Chi tiền cho nhà cung cấp, nhân công, chi phí dự án
• Quản lý hóa đơn, chứng từ
• Theo dõi công nợ phải thử / phải trả
• Quyết toán dự án và xác định lãi lỗ
• Báo cáo tài chính định kỳ

2.2 Đối tượng áp dụng

• Kế toán trưởng
• Kế toán viên (kế toán thành toán, kế toán công nợ, kế toán thuế)
• Thủ quỹ
• Các bộ phận liên quản: Kinh doanh, Dự toán, Quản lý dự án

2.3 Lịch thành toán chuẩn cho dự án nội thất

3. Sơ đồ quy trình tổng thể

4. Chi tiết các bước thực hiện

4.1 Bước 1: Thiết lập hồ sơ tài chính dự án

4.1.1 Mô tả

Ngay sau khi ký hợp đồng và thử tạm ứng, Kế toán thiết lập hồ sơ tài chính riêng cho từng dự án.

4.1.2 Hồ sơ cần thiết

• [ ] Hợp đồng, phụ lục (điều khoản thành toán)
• [ ] Bảng báo giá chi tiết
• [ ] Dự toán chi phí đã duyệt
• [ ] Thông tin khách hàng (MST, địa chỉ xuất hóa đơn)

4.1.3 Thiết lập

1. Mở mã dự án trong hệ thống kế toán
2. Ghi nhận kế hoạch thử tiền theo các đợt trong hợp đồng
3. Thiết lập hạn mức ngân sách từng hạng mục
4. Xác định thuế suất Vật áp dụng (8% hoặc 10%)

4.1.4 Yêu cầu

• [ ] Mỗi dự án có mã riêng để theo dõi thử chi độc lập
• [ ] Hạn mức ngân sách được khóa cứng — chỉ điều chỉnh khi có phê duyệt

4.2 Bước 2: Thử tiền từ khách hàng

4.2.1 Mô tả

Kế toán theo dõi và đôn đốc thử tiền theo các đợt trong hợp đồng.

4.2.2 Quy trình thử tiền

1. Trước mỗi đợt thành toán 5 ngày → gửi thông báo thử tiền cho khách
2. Khách chuyển khoản → kiểm tra tài khoản, báo Kinh doanh và PM trong ngày
3. Xuất hóa đơn Vật trong vòng 24 giờ sau khi nhận tiền
4. Cập nhật sổ theo dõi công nợ và trạng thái dự án
5. Khách chậm thành toán > 3 ngày → Kinh doanh gọi nhắc
6. Khách chậm > 7 ngày → gửi công văn nhắc thành toán

4.2.3 Yêu cầu

• [ ] Hóa đơn Vật xuất đúng thời điểm theo quy định
• [ ] Mọi khoản thử đều ghi rõ mã dự án để theo dõi

4.3 Bước 3: Chi tiền cho nhà cung cấp và chi phí dự án

4.3.1 Mô tả

Kế toán thực hiện thành toán cho nhà cung cấp vật tư, nhân công, vận chuyển và các chi phí khác theo đúng quy trình phê duyệt.

4.3.2 Quy trình chi tiền

1. Nhận đề nghị thành toán từ phòng bản (kèm PO, phiếu giao hàng, hóa đơn NCC)
2. Đối chiếu 3 chứng từ: PO + phiếu giao hàng + hóa đơn NCC (three-way matching)
3. Kiểm tra hạn mức ngân sách dự án — nếu vượt phải có phê duyệt bổ sung
4. Trình duyệt thành toán theo phân quyền
5. Thực hiện thành toán (chuyển khoản hoặc tiền mặt)
6. Cập nhật sổ chi tiền, lưu chứng từ

4.3.3 Phân quyền duyệt chi

4.3.4 Yêu cầu

• [ ] Mọi khoản chi đều phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ
• [ ] Không chi vượt ngân sách dự án khi chưa có phê duyệt bổ sung

4.4 Bước 4: Quản lý hóa đơn chứng từ

4.4.1 Mô tả

Hóa đơn chứng từ phải được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định pháp luật.

4.4.2 Các loại chứng từ

• Hóa đơn Vật đầu ra (xuất cho khách hàng)
• Hóa đơn Vật đầu vào (từ nhà cung cấp)
• Phiếu thử, phiếu chi
• Hợp đồng, phụ lục
• Biên bản nghiệm thử, biên bản bàn giao

4.4.3 Quy trình quản lý

1. Hóa đơn đầu vào → kiểm tra tính hợp lệ, kê khai thuế hàng tháng
2. Hóa đơn đầu ra → xuất đúng thời điểm, lưu liên 2
3. Sắp xếp chứng từ theo từng dự án để dễ tra cứu, quyết toán
4. Lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định

4.5 Bước 5: Theo dõi công nợ phải thử / phải trả

4.5.1 Mô tả

Kế toán theo dõi công nợ chi tiết từng khách hàng và từng nhà cung cấp.

4.5.2 Báo cáo công nợ

4.5.3 Quy trình theo dõi

1. Cập nhật công nợ hàng ngày khi có phát sinh thử/chi
2. Lập báo cáo tuổi nợ hàng tuần gửi Giám đốc và Kinh doanh
3. Nợ quá hạn > 30 ngày → gửi thông báo đòi nợ
4. Nợ quá hạn > 60 ngày → họp với Kinh doanh, Giám đốc để có biện pháp
5. Nợ quá hạn > 90 ngày → xem xét biện pháp pháp lý

4.6 Bước 6: Quyết toán dự án

4.6.1 Mô tả

Sau khi bàn giao công trình, Kế toán phối hợp với PM và Dự toán quyết toán chi phí và xác định lãi lỗ.

4.6.2 Quy trình quyết toán

1. Thử thập toàn bộ chi phí của dự án (vật tư, nhân công, vận chuyển, quản lý)
2. Đối chiếu với ngân sách đã duyệt
3. Tính lợi nhuận thực tế của dự án
4. Lập báo cáo quyết toán trình Giám đốc
5. Hoàn tất nghĩa vụ thuế (nếu có điều chỉnh)

4.6.3 Báo cáo lãi lỗ dự án

4.7 Bước 7: Báo cáo tài chính định kỳ

4.7.1 Mô tả

Kế toán lập báo cáo tài chính định kỳ phục vụ quản trị và nộp cơ quản thuế.

4.7.2 Các báo cáo định kỳ

5. KPI đánh giá hiệu quả

6. Biểu mẫu và tài liệu kèm theo

7. Trách nhiệm và thời gian hoàn thành

8. Ứng dụng ERP vào quản lý hiệu quả — Phòng Ke toan - Tại chính

ERP giúp Phòng Ke toan tự động hóa ke toan và quản lý đồng tiền:

Quy trình trên ERP:

Thử tiến khách -> Tự động sinh hóa đơn -> Cập nhật công nợ
     |
Chi tiến NCC -> Doi chiều 3 chung từ tự động -> Duyệt online
     |
Cuoi ký -> Tự động ket chuyển -> Báo cáo tại chính -> Quyet toan thuế

Việc tích hop ERP giúp phòng ke toan - tại chính giảm 50–80% thời gian nhập lieu thử cong, tăng tính chính xác và minh bach trong quản lý.

SOP Phòng Kế toán - Tài chính — Công ty thi công nội thất | Phiên bản 1.0 | Tài liệu nội bộ — Không phát hành ngoài công ty