4 sheet: Hướng dẫn, Lease Tracker (Master_Data), Điều chỉnh giá/miễn giảm (Nhap_lieu), Checklist & Dashboard (Theo_doi/Dashboard).
Hướng dẫn Bộ công cụ quản lý hợp đồng thuê và mốc điều chỉnh giá
Bộ công cụ đi kèm SOP-LEASE-02, dùng để không bỏ sót bất kỳ mốc tăng giá, gia hạn hay miễn giảm nào trong toàn bộ hợp đồng đang quản lý.
1. Danh mục biểu mẫu
| # | Tên công cụ | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 | Bảng theo dõi mốc hợp đồng (Lease Tracker) | Theo dõi liên tục cho mọi hợp đồng |
| 2 | Checklist trích xuất mốc khi ký hợp đồng mới | Ngay khi ký một hợp đồng mới |
| 3 | Nhật ký điều chỉnh giá và miễn giảm | Mỗi khi thực hiện điều chỉnh giá hoặc áp dụng miễn giảm |
| 4 | Dashboard doanh thu bỏ sót do chậm điều chỉnh | Theo dõi liên tục, rà soát định kỳ |
2. Mục đích của từng biểu mẫu
Bảng theo dõi mốc hợp đồng là nguồn dữ liệu trung tâm cho mọi mốc quan trọng; Checklist trích xuất đảm bảo không bỏ sót thông tin khi hợp đồng mới được ký; Nhật ký điều chỉnh lưu lại lịch sử để đối chiếu và tránh tranh chấp; Dashboard giúp lãnh đạo thấy ngay doanh thu tiềm năng đang bị bỏ sót.
3. Người lập, người kiểm tra và người phê duyệt
| Công cụ | Người lập | Người kiểm tra | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| Bảng theo dõi mốc hợp đồng | Nhân viên kinh doanh | Kế toán/Hợp đồng | Quản lý kinh doanh |
| Checklist trích xuất mốc | Nhân viên kinh doanh | Kế toán/Hợp đồng | Nhân viên kinh doanh tự xác nhận |
| Nhật ký điều chỉnh giá và miễn giảm | Kế toán/Hợp đồng | Quản lý kho (nếu miễn giảm) | Quản lý kinh doanh |
| Dashboard doanh thu bỏ sót | Kế toán/Hợp đồng | Quản lý kinh doanh | CEO/BOD |
4. Hướng dẫn điền từng trường
Tỷ lệ tăng giá ghi chính xác theo hợp đồng gốc (ví dụ 5%/năm), không làm tròn. Ngày mốc ghi theo đúng điều khoản hợp đồng, không suy diễn theo ngày ký nếu hợp đồng quy định khác. Điều kiện miễn giảm phải ghi cụ thể và có thể kiểm chứng được (ví dụ "miễn 1 tháng đầu nếu bàn giao trễ quá 15 ngày"), không ghi mơ hồ.
5. Ví dụ có dữ liệu minh họa
Ví dụ mang tính minh họa, không phải số liệu thật.
| Mã hợp đồng | Khách thuê | Ngày tăng giá tiếp theo | Tỷ lệ tăng | Ngày hết hạn |
|---|---|---|---|---|
| HD-2026-0234 | Cty Logistics Phương Nam | 15/09/2026 | 5% | 15/03/2028 |
6. Quy tắc validation
Không được để một hợp đồng đang hiệu lực mà thiếu dữ liệu mốc trên bảng theo dõi. Không thực hiện miễn giảm khi chưa có xác nhận điều kiện đáp ứng từ Quản lý kho. Mốc tăng giá quá hạn 15 ngày mà chưa xử lý phải được báo cáo ngay cho Quản lý kinh doanh.
7. Công thức KPI
Tỷ lệ mốc thực hiện đúng hạn = Số mốc xử lý đúng hạn ÷ Tổng số mốc trong kỳ × 100%. Doanh thu bỏ sót = Số tháng chậm trễ × Chênh lệch giá theo tỷ lệ tăng đã thỏa thuận. Tỷ lệ gia hạn thành công = Số hợp đồng gia hạn ÷ Tổng số hợp đồng đến hạn trong kỳ × 100%.
8. Bản mô tả dashboard
Xem chi tiết đầy đủ tại phần Dashboard doanh thu bỏ sót do chậm điều chỉnh bên dưới.
9. Hướng dẫn sử dụng trong Excel và khi chuyển lên ERP
Excel: sheet Master_Data lưu toàn bộ mốc hợp đồng, công thức tự tính số ngày còn lại trước mốc và tô màu cảnh báo. ERP: hệ thống tự động trích xuất mốc từ hợp đồng số hóa, tự động gửi nhắc hạn và tạo hóa đơn điều chỉnh đúng ngày.
10. Tiêu chí xác định biểu mẫu đã hoàn thành
Mọi hợp đồng đang hiệu lực có đầy đủ mốc trên bảng theo dõi; đã thực hiện tối thiểu một chu kỳ rà soát đầy đủ các mốc sắp đến hạn; Dashboard doanh thu bỏ sót đã chạy được tối thiểu 4 tuần liên tiếp và được dùng trong rà soát kinh doanh.
Checklist trích xuất mốc khi ký hợp đồng mới
Dùng ngay khi một hợp đồng thuê kho mới được ký, trước khi thêm vào bảng theo dõi mốc hợp đồng.
Người lập: Nhân viên kinh doanh · Người kiểm tra: Kế toán/Hợp đồng · Người phê duyệt: Nhân viên kinh doanh tự xác nhận
Checklist trích xuất mốc hợp đồng
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt (✓/✗) |
|---|---|---|
| 1 | Đã xác định ngày và tỷ lệ tăng giá định kỳ chưa? | ☐ |
| 2 | Đã xác định ngày hết hạn hợp đồng chưa? | ☐ |
| 3 | Đã ghi rõ điều kiện miễn giảm (nếu có) chưa? | ☐ |
| 4 | Đã ghi rõ điều kiện đặt cọc và hoàn trả chưa? | ☐ |
| 5 | Đã nhập đầy đủ vào bảng theo dõi mốc hợp đồng chung chưa? | ☐ |
Ví dụ điền mẫu:
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt |
|---|---|---|
| 1 | Hợp đồng HD-2026-0234 tăng 5%/năm vào ngày 15/09 hàng năm? | ✓ |
Checklist khi đến mốc quan trọng
- [ ] Đã nhắc hạn trước 30-60 ngày.
- [ ] Đã thực hiện điều chỉnh/quyết định đúng hạn.
- [ ] Đã ghi vào nhật ký điều chỉnh giá và miễn giảm.
Tiêu chí hoàn thành
Toàn bộ 5 mục checklist trích xuất đều đạt (✓) cho mỗi hợp đồng mới; không có hợp đồng nào thiếu dữ liệu mốc trên bảng theo dõi chung.
Template & Field Guide — Bộ công cụ quản lý hợp đồng thuê và mốc điều chỉnh giá
§1. Bảng theo dõi mốc hợp đồng (Lease Tracker)
Người lập: Nhân viên kinh doanh · Người kiểm tra: Kế toán/Hợp đồng · Người phê duyệt: Quản lý kinh doanh
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã hợp đồng | (*) | Text |
| Khách thuê | (*) | Text |
| Diện tích thuê | (*) | Số (m²) |
| Giá thuê hiện tại | (*) | Số (VNĐ/m²/tháng) |
| Ngày tăng giá tiếp theo | (*) | DD/MM/YYYY |
| Tỷ lệ tăng | (*) | % |
| Ngày hết hạn hợp đồng | (*) | DD/MM/YYYY |
| Điều kiện miễn giảm | Text tự do | |
| Giá trị đặt cọc | (*) | Số (VNĐ) |
Ví dụ minh họa:
| Mã hợp đồng | Khách thuê | Ngày tăng giá | Tỷ lệ | Ngày hết hạn |
|---|---|---|---|---|
| HD-2026-0234 | Cty Logistics Phương Nam | 15/09/2026 | 5% | 15/03/2028 |
§2. Nhật ký điều chỉnh giá và miễn giảm
Người lập: Kế toán/Hợp đồng · Người kiểm tra: Quản lý kho (nếu miễn giảm) · Người phê duyệt: Quản lý kinh doanh
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã hợp đồng | (*) | Text |
| Loại điều chỉnh | (*) | Tăng giá / Miễn giảm / Gia hạn |
| Giá trị trước | (*) | Số |
| Giá trị sau | (*) | Số |
| Ngày hiệu lực | (*) | DD/MM/YYYY |
| Lý do (nếu miễn giảm/ngoại lệ) | Text tự do |
Ví dụ minh họa:
| Mã hợp đồng | Loại điều chỉnh | Giá trị trước | Giá trị sau | Ngày hiệu lực |
|---|---|---|---|---|
| HD-2026-0234 | Tăng giá | 85.000/m² | 89.250/m² | 15/09/2026 |
Validation: mọi điều chỉnh phải khớp với điều khoản gốc trong hợp đồng — không tự ý áp dụng mức khác khi chưa có phê duyệt ngoại lệ.
Dashboard doanh thu bỏ sót do chậm điều chỉnh — Mô tả thiết kế
Người lập: Kế toán/Hợp đồng · Người kiểm tra: Quản lý kinh doanh · Người phê duyệt: CEO/BOD
Đối tượng sử dụng: CEO/BOD, Quản lý kinh doanh, Kế toán/Hợp đồng.
Tần suất cập nhật: hàng tuần (khi tích hợp ERP) hoặc hàng tháng (khi dùng Excel).
1. Mục tiêu
Cho lãnh đạo thấy ngay hợp đồng nào sắp đến mốc quan trọng, và doanh thu tiềm năng đang bị bỏ sót do chậm điều chỉnh giá — để hành động trước khi mất thêm doanh thu.
2. Bố cục dashboard
Hàng 1 — Chỉ số tổng quan: số hợp đồng sắp đến mốc trong 30/60 ngày tới, tổng doanh thu bỏ sót lũy kế trong năm.
Hàng 2 — Bảng hợp đồng sắp đến mốc: sắp xếp theo số ngày còn lại, phân loại tăng giá/gia hạn/miễn giảm.
Hàng 3 — Bảng hợp đồng đã quá hạn xử lý: đánh dấu đỏ, cần xử lý ngay.
Hàng 4 — Xu hướng tỷ lệ mốc xử lý đúng hạn theo tháng: đánh giá cải thiện sau khi áp dụng SOP.
3. Nguồn dữ liệu
Bảng theo dõi mốc hợp đồng, Checklist trích xuất mốc khi ký hợp đồng mới, Nhật ký điều chỉnh giá và miễn giảm.
4. Cách đọc dashboard
Nhìn Hàng 1 để nắm tổng quan. Vào Hàng 2 để chuẩn bị trước cho các hợp đồng sắp đến mốc. Xử lý ngay Hàng 3 nếu có hợp đồng quá hạn. Dùng Hàng 4 để đánh giá xu hướng cải thiện quy trình.
5. Tiêu chí sẵn sàng sử dụng
Mọi hợp đồng đang hiệu lực có đầy đủ dữ liệu mốc; đối chiếu thủ công khớp số liệu một lần với hợp đồng gốc; đã dùng qua tối thiểu 3 kỳ rà soát liên tiếp mà không phát sinh bỏ sót mốc điều chỉnh giá nào.
Xem thêm: SOP: Quản lý hợp đồng thuê và mốc điều chỉnh giá — quy trình đi kèm bộ công cụ này.