4 sheet: Hướng dẫn, Lịch bảo trì (Master_Data), Biên bản kiểm tra (Nhap_lieu), Checklist & Dashboard (Theo_doi/Dashboard).
Hướng dẫn Bộ công cụ bảo trì chủ động cơ sở vật chất và an toàn kho bãi
Bộ công cụ đi kèm SOP-MAINT-05, dùng để thiết bị và hạ tầng quan trọng luôn được bảo trì đúng hạn, hồ sơ tuân thủ luôn sẵn sàng.
1. Danh mục biểu mẫu
| # | Tên công cụ | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 | Lịch bảo trì tổng thể theo thiết bị/hạ tầng | Theo dõi liên tục, cập nhật khi có thay đổi |
| 2 | Biên bản kiểm tra/bảo trì từng lần | Mỗi lần thực hiện bảo trì |
| 3 | Checklist hồ sơ tuân thủ PCCC | Trước các đợt kiểm tra định kỳ/đột xuất |
| 4 | Dashboard tình trạng bảo trì và thiết bị quá hạn | Theo dõi liên tục, rà soát định kỳ |
2. Mục đích của từng biểu mẫu
Lịch bảo trì tổng thể là nền tảng để không bỏ sót hạng mục nào; Biên bản từng lần lưu lại bằng chứng đã thực hiện; Checklist hồ sơ tuân thủ đảm bảo sẵn sàng cho kiểm tra; Dashboard giúp quản lý kho chủ động phát hiện thiết bị sắp/đã quá hạn bảo trì.
3. Người lập, người kiểm tra và người phê duyệt
| Công cụ | Người lập | Người kiểm tra | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| Lịch bảo trì tổng thể | Quản lý kho | Nhân viên vận hành kho | Quản lý kho |
| Biên bản kiểm tra/bảo trì | Nhân viên vận hành kho/Nhà thầu | Quản lý kho | Quản lý kho |
| Checklist hồ sơ tuân thủ PCCC | Nhân viên vận hành kho | Quản lý kho | CEO/BOD |
| Dashboard tình trạng bảo trì | Quản lý kho | Kế toán/Hợp đồng | CEO/BOD |
4. Hướng dẫn điền từng trường
Tần suất bảo trì PCCC phải theo đúng quy định pháp luật hiện hành, không tự ý kéo dài để tiết kiệm chi phí. Kết quả kiểm tra ghi cụ thể tình trạng (đạt/không đạt/cần theo dõi thêm), không ghi chung chung "bình thường". Ngày hết hạn của từng thiết bị (bình chữa cháy, giấy chứng nhận) phải ghi rõ để hệ thống cảnh báo trước.
5. Ví dụ có dữ liệu minh họa
Ví dụ mang tính minh họa, không phải số liệu thật.
| Hạng mục | Tần suất | Lần kiểm tra gần nhất | Kết quả | Ngày kiểm tra tiếp theo |
|---|---|---|---|---|
| Bình chữa cháy khu A | Hàng quý | 01/06/2026 | Đạt | 01/09/2026 |
6. Quy tắc validation
Không được để một hạng mục PCCC quá hạn kiểm tra theo quy định pháp luật mà chưa có phương án xử lý. Mọi thiết bị "không đạt" phải có hành động khắc phục ghi rõ trước khi đóng biên bản. Hồ sơ tuân thủ phải đầy đủ chữ ký/xác nhận của người kiểm tra trước khi lưu trữ chính thức.
7. Công thức KPI
Tỷ lệ bảo trì đúng lịch = Số lần thực hiện đúng lịch ÷ Tổng số lần theo kế hoạch × 100%. Tỷ lệ hồ sơ tuân thủ đầy đủ = Số hạng mục có hồ sơ đầy đủ ÷ Tổng số hạng mục cần hồ sơ × 100%. Thời gian xử lý thiết bị không đạt = Từ lúc phát hiện đến lúc khắc phục xong.
8. Bản mô tả dashboard
Xem chi tiết đầy đủ tại phần Dashboard tình trạng bảo trì và thiết bị quá hạn bên dưới.
9. Hướng dẫn sử dụng trong Excel và khi chuyển lên ERP
Excel: sheet Master_Data lưu lịch bảo trì và ngày kiểm tra tiếp theo, công thức tự tính số ngày còn lại và cảnh báo màu khi gần/quá hạn. ERP/CMMS: hệ thống tự động tạo lệnh bảo trì theo lịch, gửi nhắc nhở nhân viên/nhà thầu, lưu trữ hồ sơ điện tử có thể xuất trình ngay khi cần.
10. Tiêu chí xác định biểu mẫu đã hoàn thành
Toàn bộ thiết bị/hạ tầng quan trọng có lịch bảo trì và lịch sử thực hiện đầy đủ; hồ sơ tuân thủ PCCC sẵn sàng xuất trình bất kỳ lúc nào; Dashboard tình trạng bảo trì đã chạy được tối thiểu 4 tuần liên tiếp và được dùng trong rà soát vận hành.
Checklist hồ sơ tuân thủ PCCC và an toàn kho bãi
Dùng trước các đợt kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của cơ quan chức năng.
Người lập: Nhân viên vận hành kho · Người kiểm tra: Quản lý kho · Người phê duyệt: CEO/BOD
Checklist hồ sơ tuân thủ
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt (✓/✗) |
|---|---|---|
| 1 | Bình chữa cháy còn hạn sử dụng và đã kiểm tra đúng lịch chưa? | ☐ |
| 2 | Hệ thống báo cháy đã được kiểm tra định kỳ chưa? | ☐ |
| 3 | Giấy chứng nhận PCCC còn hiệu lực chưa? | ☐ |
| 4 | Biên bản kiểm tra các lần gần nhất đã lưu trữ đầy đủ chưa? | ☐ |
| 5 | Lối thoát hiểm và biển báo an toàn có đầy đủ, không bị cản trở không? | ☐ |
Ví dụ điền mẫu:
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt |
|---|---|---|
| 1 | Bình chữa cháy khu A kiểm tra 01/06/2026, còn hạn đến 01/09/2026? | ✓ |
Checklist khi phát hiện thiết bị không đạt
- [ ] Đã báo cáo ngay Quản lý kho.
- [ ] Đã có phương án khắc phục hoặc thiết bị dự phòng tạm thời.
- [ ] Đã ghi nhận vào biên bản và theo dõi đến khi khắc phục xong.
Tiêu chí hoàn thành
Toàn bộ 5 mục checklist hồ sơ tuân thủ đều đạt (✓) trước mỗi đợt kiểm tra; không có hạng mục PCCC nào quá hạn mà chưa có phương án xử lý.
Template & Field Guide — Bộ công cụ bảo trì chủ động cơ sở vật chất và an toàn kho bãi
§1. Lịch bảo trì tổng thể theo thiết bị/hạ tầng
Người lập: Quản lý kho · Người kiểm tra: Nhân viên vận hành kho · Người phê duyệt: Quản lý kho
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Hạng mục | (*) | Text (Bình chữa cháy/Báo cháy/Điện/Mái/Xếp dỡ...) |
| Khu vực | (*) | Text |
| Tần suất bảo trì | (*) | Text (Hàng tháng/Quý/Năm) |
| Ngày kiểm tra gần nhất | (*) | DD/MM/YYYY |
| Ngày kiểm tra tiếp theo (tính tự động) | (*) | DD/MM/YYYY |
| Đơn vị thực hiện | (*) | Nội bộ / Nhà thầu ngoài |
Ví dụ minh họa:
| Hạng mục | Khu vực | Tần suất | Kiểm tra gần nhất | Kiểm tra tiếp theo |
|---|---|---|---|---|
| Bình chữa cháy | Khu A | Hàng quý | 01/06/2026 | 01/09/2026 |
§2. Biên bản kiểm tra/bảo trì từng lần
Người lập: Nhân viên vận hành kho/Nhà thầu · Người kiểm tra: Quản lý kho · Người phê duyệt: Quản lý kho
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Hạng mục | (*) | Text |
| Ngày kiểm tra | (*) | DD/MM/YYYY |
| Người thực hiện | (*) | Tên |
| Kết quả | (*) | Đạt / Không đạt / Cần theo dõi thêm |
| Hành động khắc phục (nếu không đạt) | Text tự do | |
| Chi phí phát sinh (nếu có) | Số (VNĐ) |
Ví dụ minh họa:
| Hạng mục | Ngày kiểm tra | Kết quả | Hành động khắc phục |
|---|---|---|---|
| Bình chữa cháy khu A | 01/06/2026 | Đạt | Không cần |
Validation: kết quả "Không đạt" bắt buộc phải có hành động khắc phục ghi rõ trước khi đóng biên bản.
Dashboard tình trạng bảo trì và thiết bị quá hạn — Mô tả thiết kế
Người lập: Quản lý kho · Người kiểm tra: Kế toán/Hợp đồng · Người phê duyệt: CEO/BOD
Đối tượng sử dụng: CEO/BOD, Quản lý kho, Nhân viên vận hành kho.
Tần suất cập nhật: hàng tuần (khi tích hợp CMMS) hoặc hàng tháng (khi dùng Excel).
1. Mục tiêu
Cho quản lý kho thấy ngay hạng mục nào sắp/đã quá hạn bảo trì — để chủ động xử lý trước khi xảy ra sự cố hoặc bị xử phạt do vi phạm quy định an toàn.
2. Bố cục dashboard
Hàng 1 — Chỉ số tổng quan: tổng số hạng mục theo dõi, tỷ lệ bảo trì đúng lịch, số hạng mục quá hạn.
Hàng 2 — Bảng hạng mục sắp đến hạn/đã quá hạn: sắp xếp theo mức độ ưu tiên an toàn.
Hàng 3 — Bảng chi phí bảo trì theo tháng: so sánh với ngân sách đã duyệt.
Hàng 4 — Xu hướng tỷ lệ sự cố đột xuất theo thời gian: đánh giá hiệu quả chuyển từ bảo trì phản ứng sang chủ động.
3. Nguồn dữ liệu
Lịch bảo trì tổng thể theo thiết bị/hạ tầng, Biên bản kiểm tra/bảo trì từng lần, Checklist hồ sơ tuân thủ PCCC.
4. Cách đọc dashboard
Nhìn Hàng 1 để nắm tổng quan. Vào Hàng 2 ngay khi có hạng mục báo đỏ để xử lý kịp thời. Xem Hàng 3 để kiểm soát ngân sách bảo trì. Dùng Hàng 4 để đánh giá hiệu quả chuyển đổi sang bảo trì chủ động.
5. Tiêu chí sẵn sàng sử dụng
Mọi hạng mục quan trọng có dữ liệu lịch bảo trì đầy đủ; đối chiếu thủ công khớp số liệu một lần với hồ sơ giấy (nếu còn dùng song song); đã dùng qua tối thiểu 3 kỳ rà soát liên tiếp mà không phát sinh sự cố do bỏ sót bảo trì.
Xem thêm: SOP: Bảo trì chủ động cơ sở vật chất và an toàn kho bãi — quy trình đi kèm bộ công cụ này.