Bộ công cụ Excel: Danh mục đầu việc, Bảng chấm giờ theo đầu việc, Checklist kiểm tra timesheet, Dashboard bất thường
Hướng dẫn Bộ công cụ bảng chấm giờ theo đầu việc
Bộ công cụ đi kèm SOP-TIMESHEET-04, giúp PM và Điều phối viên đảm bảo timesheet phản ánh đúng công việc thực tế.
1. Danh mục biểu mẫu
| # | Tên công cụ | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 | Danh mục đầu việc dự án (Task List) | Thiết lập đầu dự án, cập nhật khi WBS thay đổi |
| 2 | Bảng chấm giờ theo đầu việc (Timesheet by Task) | Ghi nhận hàng ngày, tổng hợp hàng tuần |
| 3 | Checklist kiểm tra timesheet | Mỗi kỳ trước khi PM phê duyệt |
| 4 | Dashboard timesheet và bất thường giờ công | Rà soát hàng tuần |
2. Mục đích của từng biểu mẫu
Danh mục đầu việc chuẩn hóa các lựa chọn khi nhân sự ghi nhận giờ công; Bảng chấm giờ là nguồn dữ liệu chính cho tính chi phí dự án; Checklist đảm bảo PM kiểm tra đầy đủ trước khi duyệt; Dashboard giúp Điều phối viên phát hiện sớm xu hướng bất thường.
3. Người lập, người kiểm tra và người phê duyệt
| Công cụ | Người lập | Người kiểm tra | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| Danh mục đầu việc dự án | PM dự án | Điều phối viên | PM dự án |
| Bảng chấm giờ theo đầu việc | Nhân sự | PM dự án | PM dự án |
| Checklist kiểm tra timesheet | PM dự án | Điều phối viên | PM dự án |
| Dashboard timesheet | Điều phối viên | PM dự án | CEO/BOD |
4. Hướng dẫn điền từng trường
Mỗi dòng timesheet phải gắn đúng một đầu việc cụ thể trong Danh mục đầu việc, không được để trống hoặc ghi "khác". Mô tả công việc phải cụ thể (ví dụ "Cấu hình module Kế toán - phân hệ Công nợ"), không ghi chung chung "làm dự án". Giờ công ghi nhận theo ngày, không dồn cả tuần vào một dòng.
5. Ví dụ có dữ liệu minh họa
Ví dụ mang tính minh họa, không phải số liệu thật.
| Nhân sự | Dự án | Đầu việc | Giờ công | Mô tả |
|---|---|---|---|---|
| Trần Thị B | DA-2026-0234 | Cấu hình phân hệ Kế toán | 6.5 | Cấu hình bút toán tự động công nợ |
6. Quy tắc validation
Không chấp nhận dòng timesheet không gắn đầu việc cụ thể. Giờ công một ngày vượt 10 giờ phải có ghi chú giải trình. PM không được phê duyệt timesheet chưa đối chiếu với % hoàn thành đầu việc tương ứng.
7. Công thức KPI
Tỷ lệ timesheet gắn đúng đầu việc = Số dòng có đầu việc cụ thể ÷ Tổng số dòng timesheet × 100%. Tỷ lệ nộp đúng hạn = Số timesheet nộp trong kỳ ÷ Tổng số timesheet cần nộp × 100%. Số lần phát hiện bất thường = đếm số dòng bị đánh dấu cần giải trình trong kỳ.
8. Bản mô tả dashboard
Xem chi tiết đầy đủ tại phần Dashboard timesheet và bất thường giờ công bên dưới.
9. Hướng dẫn sử dụng trong Excel và khi chuyển lên ERP
Excel: sheet Master_Data lưu Danh mục đầu việc dùng chung, sheet Nhap_lieu ghi nhận timesheet hàng ngày, công thức tự tính tổng giờ theo nhân sự/dự án. ERP/PM tool: hệ thống tự động chặn nộp timesheet nếu dòng không chọn đầu việc, tự động cảnh báo khi giờ công vượt ngưỡng ngày.
10. Tiêu chí xác định biểu mẫu đã hoàn thành
Toàn bộ dự án đang chạy có Danh mục đầu việc đầy đủ trong hệ thống timesheet; timesheet tuần gần nhất đạt 100% dòng gắn đúng đầu việc; Dashboard timesheet đã chạy tối thiểu 4 tuần liên tiếp không phát sinh bất thường bị bỏ sót.
Checklist kiểm tra timesheet trước khi duyệt
Dùng ngay khi PM chuẩn bị phê duyệt timesheet kỳ của đội dự án.
Người lập: PM dự án · Người kiểm tra: Điều phối viên nguồn lực · Người phê duyệt: PM dự án
Checklist trước khi duyệt
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt (✓/✗) |
|---|---|---|
| 1 | Mọi dòng timesheet có gắn đầu việc cụ thể trong WBS chưa? | ☐ |
| 2 | Mô tả công việc có đủ cụ thể, không ghi chung chung chưa? | ☐ |
| 3 | Đã đối chiếu giờ công với % hoàn thành đầu việc thực tế chưa? | ☐ |
| 4 | Có dòng nào vượt ngưỡng giờ công/ngày chưa giải trình không? | ☐ |
| 5 | Timesheet có nộp đúng hạn trong kỳ không? | ☐ |
Ví dụ điền mẫu:
| # | Nội dung kiểm tra | Đạt |
|---|---|---|
| 1 | Toàn bộ 24 dòng timesheet tuần này đều gắn đầu việc cụ thể? | ✓ |
Checklist sau khi duyệt
- [ ] Đã chuyển timesheet đã duyệt cho Kế toán dự án.
- [ ] Đã lưu trữ timesheet vào hồ sơ dự án.
- [ ] Đã ghi nhận các trường hợp bất thường (nếu có) vào Nhật ký bất thường giờ công.
Tiêu chí hoàn thành
Toàn bộ 5 mục checklist đều đạt (✓) trước khi PM phê duyệt chính thức; không có timesheet nào được duyệt khi còn dòng ghi mô tả chung chung hoặc chưa đối chiếu tiến độ.
Template & Field Guide — Bộ công cụ bảng chấm giờ theo đầu việc
§1. Danh mục đầu việc dự án (Task List)
Người lập: PM dự án · Người kiểm tra: Điều phối viên · Người phê duyệt: PM dự án
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Mã dự án | (*) | Text |
| Mã đầu việc | (*) | Text, tự sinh |
| Tên đầu việc | (*) | Text |
| Giai đoạn WBS | (*) | Text |
| Trạng thái | (*) | Chưa bắt đầu / Đang làm / Hoàn thành |
Ví dụ minh họa:
| Mã đầu việc | Tên đầu việc | Giai đoạn |
|---|---|---|
| TASK-045 | Cấu hình phân hệ Kế toán | Triển khai kỹ thuật |
§2. Bảng chấm giờ theo đầu việc (Timesheet by Task)
Người lập: Nhân sự · Người kiểm tra: PM dự án · Người phê duyệt: PM dự án
| Trường | Bắt buộc | Kiểu dữ liệu |
|---|---|---|
| Nhân sự | (*) | Text |
| Ngày | (*) | DD/MM/YYYY |
| Mã đầu việc | (*) | Text (chọn từ Danh mục đầu việc) |
| Giờ công | (*) | Số (giờ) |
| Mô tả công việc | (*) | Text tự do, cụ thể |
| Trạng thái duyệt | (*) | Chờ duyệt / Đã duyệt / Cần giải trình |
Ví dụ minh họa:
| Nhân sự | Đầu việc | Giờ công | Mô tả |
|---|---|---|---|
| Trần Thị B | Cấu hình phân hệ Kế toán | 6.5 | Cấu hình bút toán tự động công nợ |
Validation: không được để trống trường Mã đầu việc hoặc Mô tả công việc; giờ công một ngày vượt 10 giờ bắt buộc phải có ghi chú giải trình trước khi PM duyệt.
Dashboard timesheet và bất thường giờ công — Mô tả thiết kế
Người lập: Điều phối viên · Người kiểm tra: PM dự án · Người phê duyệt: CEO/BOD
Đối tượng sử dụng: CEO/BOD, Điều phối viên nguồn lực, PM dự án, Kế toán dự án.
Tần suất cập nhật: hàng tuần (khi dùng Excel) hoặc theo thời gian thực (khi tích hợp PM tool).
1. Mục tiêu
Cho PM và lãnh đạo thấy ngay timesheet nào chưa gắn đúng đầu việc, giờ công nào bất thường, để chấn chỉnh trước khi ảnh hưởng đến tính chi phí dự án.
2. Bố cục dashboard
Hàng 1 — Chỉ số tổng quan: tỷ lệ timesheet gắn đúng đầu việc, tỷ lệ nộp đúng hạn, số bất thường phát hiện trong kỳ.
Hàng 2 — Bảng timesheet cần giải trình: liệt kê các dòng vượt ngưỡng giờ công hoặc mô tả chung chung.
Hàng 3 — Bảng đối chiếu giờ công vs. tiến độ: so sánh giờ công ghi nhận với % hoàn thành đầu việc để phát hiện lệch lớn.
Hàng 4 — Xu hướng tỷ lệ timesheet đạt chuẩn theo tuần: đánh giá cải thiện chất lượng ghi nhận theo thời gian.
3. Nguồn dữ liệu
Danh mục đầu việc dự án, Bảng chấm giờ theo đầu việc, Checklist kiểm tra timesheet.
4. Cách đọc dashboard
Nhìn Hàng 1 để nắm tổng quan chất lượng timesheet. Vào Hàng 2 để xử lý ngay các trường hợp cần giải trình. Xem Hàng 3 để phát hiện đầu việc có giờ công lệch lớn so với tiến độ. Dùng Hàng 4 để đánh giá xu hướng cải thiện.
5. Tiêu chí sẵn sàng sử dụng
Mọi dự án đang chạy có Danh mục đầu việc đầy đủ trong hệ thống; timesheet tuần gần nhất đối chiếu thủ công khớp với tiến độ thực tế; đã dùng qua tối thiểu 3 kỳ rà soát liên tiếp mà không phát sinh timesheet không gắn đầu việc bị bỏ sót.
Xem thêm: SOP-TIMESHEET-04: Bảng chấm giờ theo đầu việc — quy trình đi kèm bộ công cụ này.