Đây là SOP chi tiết đi kèm bài viết Dashboard cho doanh nghiệp phân phối: 1 màn hình, 4 nhóm KPI — dùng cho Kinh doanh khu vực, Kế hoạch, Kho, Giao nhận, Kế toán và CEO/BOD.
1. Tên SOP
SOP-TM-5870 — Phân bổ tồn kho theo nhu cầu điểm bán (ngành Phân phối)
2. Mục đích
Hàng đúng chỗ cần nó: điểm bán nhanh đủ hàng, điểm chậm không dồn tồn — giảm đồng thời mất bán và tồn chết.
3. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ hoạt động liên quan đến "phân bổ tồn kho theo nhu cầu điểm bán" trong doanh nghiệp phân phối nhiều cấp đại lý.
4. Thuật ngữ và định nghĩa
5. Vai trò tham gia
6. Ma trận RACI
R = Responsible · A = Accountable · C = Consulted · I = Informed
7. Dữ liệu đầu vào
- Dữ liệu tồn kho tại từng điểm bán.
- Sell-out theo SKU của từng điểm.
- Danh mục hàng bán chạy theo khu vực.
- Số ngày phủ mục tiêu theo nhóm sản phẩm.
8. Quy trình từng bước
Bước 1 — Chuẩn hóa dữ liệu tồn và sell-out. Cập nhật tồn từng điểm và tốc độ bán từng SKU vào một bảng phân bổ duy nhất.
Bước 2 — Tính nhu cầu từng điểm bán. Nhu cầu = tốc độ bán × số ngày phủ mục tiêu − tồn tại điểm (đã trừ hàng trưng bày tại điểm).
Bước 3 — Xếp hạng ưu tiên phân bổ. Ưu tiên điểm có mức phục vụ thấp và hàng bán chạy; hạ thứ tự điểm có tuổi tồn cao.
Bước 4 — Phân bổ theo hạn mức. Chia theo hạn mức đã duyệt; tổng phân bổ không vượt tồn khả dụng kho trung tâm.
Bước 5 — Điều chuyển cân bằng dư — thiếu. Chuyển hàng giữa các điểm từ nơi dư sang nơi thiếu trước khi yêu cầu nhập thêm.
Bước 6 — Theo dõi KPI độ phủ và tuổi tồn. Hàng tuần đo độ phủ hàng bán chạy và tuổi tồn từng khu vực, hiệu chỉnh hạn mức.
9. Điểm kiểm soát và điều kiện phê duyệt
10. Ngoại lệ và cách xử lý
- Điểm bán đột biến tăng trưởng: Tăng hạn mức tạm thời có phê duyệt, bổ sung vòng phân bổ giữa kỳ.
- Hàng sát date tại điểm chậm: Kích hoạt điều chuyển khẩn hoặc chương trình xả hàng theo chính sách.
- Kho trung tâm thiếu tổng thể: Ưu tiên mức phục vụ hàng bán chạy, thông báo kế hoạch bổ sung cho kinh doanh.
11. KPI cần theo dõi
Các mức KPI dưới đây là mục tiêu tham khảo, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo quy mô.
12. Hồ sơ và biểu mẫu liên quan
- Bảng phân bổ theo điểm bán được duyệt.
- Lệnh xuất và lệnh điều chuyển kho.
- Báo cáo độ phủ hàng bán chạy.
- Báo cáo tuổi tồn theo khu vực.
(Chi tiết từng biểu mẫu xem trong Bộ công cụ phân bổ tồn kho theo điểm bán.)
13. Đầu ra và tiêu chí hoàn thành
- Hàng bán chạy luôn sẵn tại điểm có nhu cầu.
- Tuổi tồn và tồn chết giảm theo từng kỳ.
- Phân bổ dựa trên số liệu, không theo cảm tính.
14. Ví dụ thực tế
Ví dụ minh họa mang tính mô phỏng.
Một nhà phân phối vật liệu xây dựng chia hàng cho 80 điểm bán theo tổng số đều nhau, dẫn đến dư tại điểm chậm và thiếu tại điểm gần công trình lớn. Sau khi áp SOP phân bổ theo tốc độ bán và điều chuyển cân bằng, độ phủ hàng bán chạy đạt 96%, tuổi tồn giảm từ 52 xuống 28 ngày.
15. Checklist áp dụng nhanh
- [ ] Dữ liệu tồn và sell-out cập nhật trong 7 ngày.
- [ ] Nhu cầu từng điểm tính theo tốc độ bán.
- [ ] Hạn mức phân bổ được duyệt.
- [ ] Điều chuyển dư — thiếu thực hiện trước nhập mới.
- [ ] Độ phủ giám sát hàng tuần.
- [ ] Tuổi tồn trong ngưỡng mục tiêu.
Xem thêm: Bộ công cụ phân bổ tồn kho theo điểm bán.