Đây là SOP chi tiết cho ngành Sản xuất thực phẩm và đồ uống, đi kèm trang vấn đề 5839 — Lập kế hoạch sản xuất và xuất hàng theo hạn dùng (FEFO) — dùng cho Sản xuất, Kế hoạch (PPC), Chất lượng, Kho — Vật tư và CEO/BOD.
1. Tên SOP
SOP-TM-5839 — Lập kế hoạch sản xuất và xuất hàng theo hạn dùng (FEFO) (ngành Sản xuất thực phẩm và đồ uống)
2. Mục đích
Mọi quyết định sản xuất, nhập và xuất hàng đều xét tuổi lô và phần trăm hạn dùng còn lại — loại bỏ hàng quá hạn và hàng tồn đến sát hạn phải phá giá.
3. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ hoạt động liên quan đến "lập kế hoạch sản xuất và xuất hàng theo hạn dùng (fefo)" trong doanh nghiệp Sản xuất thực phẩm và đồ uống.
4. Thuật ngữ và định nghĩa
5. Vai trò tham gia
6. Ma trận RACI
R = Responsible · A = Accountable · C = Consulted · I = Informed
7. Dữ liệu đầu vào
- Tồn kho theo lô kèm hạn dùng và RSS%.
- Dự báo bán và đơn hàng xác nhận theo kỳ.
- Ngưỡng RSS% bán tối thiểu theo kênh/khách.
- Chính sách pha trộn lô và xử lý hàng sát hạn.
8. Quy trình từng bước
Bước 1 — Chuẩn hóa dữ liệu lô và hạn dùng. Tồn hiển thị theo lô, sắp theo hạn; kho không còn "tồn tổng".
Bước 2 — Đặt ngưỡng RSS% theo kênh. QA duyệt ngưỡng bán tối thiểu từng kênh; dưới ngưỡng phải có phê duyệt.
Bước 3 — Lập kế hoạch SX bám dự báo và hạn NVL. Chạy kế hoạch gợi ý sử dụng lô NVL sắp hết hạn trước; cảnh báo NVL sắp 못 dùng kịp.
Bước 4 — Chỉ định lô khi xuất. Kế hoạch chỉ định lô, kho chỉ được xuất đúng lô; lệch phải phản hồi lý do.
Bước 5 — Theo dõi hàng sát hạn chủ động. Danh sách lô dưới ngưỡng RSS% phát sinh hằng ngày, có kế hoạch xử lý.
Bước 6 — Xử lý và rút bài học. Chốt kỳ: hàng hết hạn trích dự phòng, phân tích nguyên nhân tích lũy.
9. Điểm kiểm soát và điều kiện phê duyệt
10. Ngoại lệ và cách xử lý
- Lô chỉ định hết trước khi xuất: Kho phản hồi ngay, kế hoạch chỉ định lại theo FEFO, ghi lý do lệch.
- Khách hàng yêu cầu hạn dài: QA duyệt gắn với kênh cụ thể, không phá chuẩn FEFO cho phần còn lại.
- NVL sắp hết hạn chưa có kế hoạch dùng: Kích hoạt chương trình dùng gấp/xử lý theo chính sách, không để qua hạn.
11. KPI cần theo dõi
Các mức KPI dưới đây là mục tiêu tham khảo, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo quy mô.
12. Hồ sơ và biểu mẫu liên quan
- Bảng tồn kho theo lô và RSS%.
- Kế hoạch SX — xuất theo FEFO được duyệt.
- Danh sách phê duyệt xuất dưới ngưỡng.
- Báo cáo hàng hết hạn và dự phòng.
(Chi tiết từng biểu mẫu xem trong Bộ công cụ lập kế hoạch theo hạn dùng.)
13. Đầu ra và tiêu chí hoàn thành
- Hàng cũ ra trước theo đúng thứ tự hạn.
- Không còn lô "chết" trong kho.
- Dự phòng hàng hết hạn giảm dần theo kỳ.
14. Ví dụ thực tế
Ví dụ minh họa mang tính mô phỏng.
Một xưởng bánh kẹo mỗi tháng phát hiện 60–80 kg nguyên liệu hết hạn trong kho dù tổng tồn không cao — do xuất theo "ai lấy trước lấy lô nào". Sau khi áp FEFO với chỉ định lô bắt buộc và cảnh báo RSS% hằng ngày, hàng hết hạn về 0 trong quý đầu tiên.
15. Checklist áp dụng nhanh
- [ ] Tồn kho hiển thị theo lô kèm hạn.
- [ ] Ngưỡng RSS% duyệt theo kênh.
- [ ] Xuất đúng lô chỉ định.
- [ ] Danh sách hàng sat hạn chạy hằng ngày.
- [ ] Xuất dưới ngưỡng có phê duyệt.
- [ ] Hết hạn được trích dự phòng đúng kỳ.
Xem thêm: Bộ công cụ lập kế hoạch theo hạn dùng.