Đây là SOP chi tiết cho ngành Sản xuất may mặc, đi kèm trang vấn đề 5855 — Kiểm soát phiên bản tech pack và BOM nguyên phụ liệu — dùng cho Sản xuất, Kế hoạch (PPC), Chất lượng, Kho — Vật tư và CEO/BOD.
1. Tên SOP
SOP-TM-5855 — Kiểm soát phiên bản tech pack và BOM nguyên phụ liệu (ngành Sản xuất may mặc)
2. Mục đích
Mỗi đơn hàng may gắn bộ tài liệu đồng bộ: tech pack + mẫu duyệt + BOM NPL cùng phiên bản; thay đổi qua ECN trước khi ảnh hưởng vật tư và chuyền.
3. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ hoạt động liên quan đến "kiểm soát phiên bản tech pack và bom nguyên phụ liệu" trong doanh nghiệp Sản xuất may mặc.
4. Thuật ngữ và định nghĩa
5. Vai trò tham gia
6. Ma trận RACI
R = Responsible · A = Accountable · C = Consulted · I = Informed
7. Dữ liệu đầu vào
- Tech pack và mẫu phiên bản hiện hành theo đơn.
- BOM NPL + định mức tiêu hao.
- Sổ duyệt mẫu của khách.
- Lệnh cắt và phiếu xuất NPL.
8. Quy trình từng bước
Bước 1 — Gom bộ tài liệu theo đơn hàng. Tech pack + mẫu duyệt + BOM lưu chung mã đơn — phiên bản; hết file rải rác qua email/chat.
Bước 2 — Đánh phiên bản mọi chỉnh sửa. Mỗi lần khách sửa ý kiến tạo phiên bản mới; không ghi đè bản đã duyệt.
Bước 3 — Duyệt mẫu hai lớp. Khách duyệt mẫu vật; kỹ thuật duyệt khả thi sản xuất + định mức tiêu hao.
Bước 4 — Đồng bộ BOM theo phiên bản. BOM cập nhật ngay khi tech pack đổi; lệnh cắt chỉ dùng BOM của phiên bản chốt.
Bước 5 — Cấp NPL đúng túm màu. Xuất vải/phụ liệu cùng shade lot cho một đơn; trộn túm phải có duyệt.
Bước 6 — ECN khi thay đổi sau chốt. Thay đổi sau khi cắt/chạy chuyền qua ECN: đánh giá vật tư đã cắt, tiến độ, chi phí.
9. Điểm kiểm soát và điều kiện phê duyệt
10. Ngoại lệ và cách xử lý
- Khách đổi mẫu sau khi đã cắt: ECN đánh giá: NPL tái sử dụng, chi phí cắt lại, trách nhiệm chi phí — khách hay nhà máy.
- Mẫu duyệt thất lạc: Xác nhận lại bằng phiên bản hồ sơ + ảnh; không sản xuất theo trí nhớ.
- Vải thiếu phải trộn túm màu: Kỹ thuật duyệt mức chênh màu trong tolerances, ghi rõ trên lệnh.
11. KPI cần theo dõi
Các mức KPI dưới đây là mục tiêu tham khảo, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo quy mô.
12. Hồ sơ và biểu mẫu liên quan
- Bộ tài liệu đơn hàng theo phiên bản.
- Sổ duyệt mẫu khách.
- BOM NPL + định mức tiêu hao.
- Hồ sơ ECN theo thay đổi.
(Chi tiết từng biểu mẫu xem trong Bộ công cụ kiểm soát phiên bản tech pack và BOM.)
13. Đầu ra và tiêu chí hoàn thành
- Cắt — may theo đúng mẫu khách đã duyệt.
- Truy được mỗi sản phẩm về phiên bản tài liệu.
- Thay đổi sau chốt không phá giá — tiến độ âm thầm.
14. Ví dụ thực tế
Ví dụ minh họa mang tính mô phỏng.
Một xưởng may xuất khẩu cắt 3.200 áo theo tech pack rev.3 trong khi BOM vẫn rev.2 — sai vị túi ngực cả lô, thiệt hại 180 triệu và trễ chuyến. Sau khi áp bộ tài liệu gắn mã đơn — phiên bản và chốt lệnh cắt theo phiên bản, sự cố phiên bản về 0 trong 3 quý.
15. Checklist áp dụng nhanh
- [ ] Bộ tài liệu lưu chung mã đơn — phiên bản.
- [ ] Không ghi đè bản đã duyệt.
- [ ] BOM khớp phiên bản tech pack.
- [ ] Cấp NPL đúng túm màu.
- [ ] Lệnh cắt ghi phiên bản chốt.
- [ ] Thay đổi sau chốt qua ECN.