Đây là SOP chi tiết đi kèm bài viết Không biết công trình nào lãi, công trình nào lỗ: tổng thầu xây dựng — dùng cho PM/QS, Mua hàng, Kế toán và CEO/BOD.
1. Tên SOP
SOP-TT-01 — Chuyển ngân sách đấu thầu thành baseline (ngành tổng thầu xây dựng)
2. Mục đích
Chuyển giá trúng thầu, BOQ và ngân sách thực hiện thành một baseline kiểm soát, để phát hiện chênh lệch sớm và bảo vệ lợi nhuận.
3. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho việc lập ngân sách baseline từ hồ sơ đấu thầu và theo dõi chi phí theo công trình.
4. Thuật ngữ và định nghĩa
5. Vai trò tham gia
6. Ma trận RACI
R = Responsible · A = Accountable · C = Consulted · I = Informed
7. Dữ liệu đầu vào
- Hợp đồng và hồ sơ đấu thầu.
- BOQ và ngân sách baseline.
- Kế hoạch vật tư và tiến độ.
- Chi phí thực tế và cam kết.
8. Quy trình từng bước
Bước 1 — Lập baseline. Chuyển giá trúng thầu và BOQ thành ngân sách baseline.
Bước 2 — Phê duyệt. CEO/BOD phê duyệt baseline và hạn mức.
Bước 3 — Thực hiện. Theo dõi khối lượng, chi phí và tiến độ.
Bước 4 — Đối chiếu. Đối chiếu thực tế với baseline, phát hiện chênh lệch.
Bước 5 — Xử lý ngoại lệ. Phê duyệt ngoại lệ vượt ngân sách.
Bước 6 — Dự báo. Cập nhật EAC và dự báo dòng tiền.
9. Điểm kiểm soát và điều kiện phê duyệt
10. Ngoại lệ và cách xử lý
- Vượt ngân sách: Lập biên bản, xin phê duyệt ngoại lệ với lý do và phương án bù trừ.
- Thay đổi thiết kế: Cập nhật phiên bản, đánh giá tác động chi phí và tiến độ.
- Thầu phụ chồng lấn: Rà ranh giới gói thầu, điều chỉnh giao khoán.
11. KPI cần theo dõi
Các mức KPI dưới đây là mục tiêu tham khảo, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo quy mô.
12. Hồ sơ và biểu mẫu liên quan
- Hợp đồng và hồ sơ đấu thầu.
- BOQ và ngân sách baseline.
- Kế hoạch vật tư và tiến độ.
- Biên bản nghiệm thu.
- Bảng dự báo dòng tiền.
(Chi tiết từng biểu mẫu xem trong Bộ công cụ chuyển ngân sách đấu thầu thành baseline.)
13. Đầu ra và tiêu chí hoàn thành
- Mọi công trình có baseline được duyệt.
- Phiên bản thiết kế/BOQ được kiểm soát.
- Thầu phụ có ranh giới rõ.
- Vật tư đường găng về đúng lúc.
- Tiến độ gắn nghiệm thu, dòng tiền dự báo rõ.
14. Ví dụ thực tế
Ví dụ minh họa mang tính mô phỏng.
Tổng thầu nhận dự án hạ tầng 500 tỷ. Nhờ SOP, PM lập baseline từ BOQ, theo dõi chi phí theo công trình, kiểm soát phiên bản thiết kế, phân chia gói thầu rõ ràng. Vật tư đường găng về đúng lúc, tiến độ gắn nghiệm thu, dự báo dòng tiền 13 tuần. Kết quả công trình có lãi 12%, không thiếu vốn lưu động.
15. Checklist áp dụng nhanh
- [ ] Công trình có baseline được duyệt.
- [ ] Phiên bản thiết kế/BOQ được kiểm soát.
- [ ] Thầu phụ có ranh giới rõ.
- [ ] Vật tư đường găng về đúng lúc.
- [ ] Tiến độ gắn nghiệm thu.
- [ ] Dòng tiền được dự báo.
Xem thêm: Bộ công cụ chuyển ngân sách đấu thầu thành baseline.