SOP: Quản lý dòng tiền & công nợ dự án — Phòng Kế toán - Tài chính (Công ty thi công nội thất)

1. Bối cảnh và mục đích

Phòng Kế toán - Tài chính là bộ phận quản lý dòng tiền và công nợ của toàn bộ công ty và từng dự án. Trong ngành thi công nội thất, dòng tiền thường bị ảnh hưởng bởi:

• Khách hàng chậm thanh toán: Tạm ứng không đủ, thanh toán theo đợt không đúng hạn → thiếu vốn xoay vòng
• Công nợ nhà cung cấp không kiểm soát: Mua hàng trả sau nhưng không theo dõi sát → mất khả năng thanh toán
• Không biết lãi lỗ từng dự án: Chi phí dồn chung, không phân bổ → không biết dự án nào lãi, dự án nào lỗ
• Rủi ro thuế & pháp lý: Hóa đơn chứng từ không đầy đủ, kê khai sai → bị phạt, truy thu

Một SOP cho Phòng Kế toán - Tài chính được xây dựng để đảm bảo:

1. Dòng tiền được theo dõi và dự báo chính xác
2. Công nợ phải thu / phải trả được kiểm soát chặt chẽ
3. Lãi lỗ từng dự án được xác định rõ ràng
4. Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về thuế, hóa đơn, chứng từ

Nguyên tắc vàng: Tiền là "máu" của doanh nghiệp. Không kiểm soát được dòng tiền thì dù có nhiều dự án cũng vẫn có thể phá sản.

2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

2.1 Phạm vi

Quy trình áp dụng cho toàn bộ hoạt động kế toán - tài chính liên quan đến dự án thi công nội thất:

• Thu tiền từ khách hàng (tạm ứng, thanh toán đợt, quyết toán)
• Chi tiền cho nhà cung cấp, nhân công, chi phí dự án
• Quản lý hóa đơn, chứng từ
• Theo dõi công nợ phải thu / phải trả
• Quyết toán dự án và xác định lãi lỗ
• Báo cáo tài chính định kỳ

2.2 Đối tượng áp dụng

• Kế toán trưởng
• Kế toán viên (kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán thuế)
• Thủ quỹ
• Các bộ phận liên quan: Kinh doanh, Dự toán, Quản lý dự án

2.3 Lịch thanh toán chuẩn cho dự án nội thất

3. Sơ đồ quy trình tổng thể

4. Chi tiết các bước thực hiện

4.1 Bước 1: Thiết lập hồ sơ tài chính dự án

4.1.1 Mô tả

Ngay sau khi ký hợp đồng và thu tạm ứng, Kế toán thiết lập hồ sơ tài chính riêng cho từng dự án.

4.1.2 Hồ sơ cần thiết

• [ ] Hợp đồng, phụ lục (điều khoản thanh toán)
• [ ] Bảng báo giá chi tiết
• [ ] Dự toán chi phí đã duyệt
• [ ] Thông tin khách hàng (MST, địa chỉ xuất hóa đơn)

4.1.3 Thiết lập

1. Mở mã dự án trong hệ thống kế toán
2. Ghi nhận kế hoạch thu tiền theo các đợt trong hợp đồng
3. Thiết lập hạn mức ngân sách từng hạng mục
4. Xác định thuế suất VAT áp dụng (8% hoặc 10%)

4.1.4 Yêu cầu

• [ ] Mỗi dự án có mã riêng để theo dõi thu chi độc lập
• [ ] Hạn mức ngân sách được khóa cứng — chỉ điều chỉnh khi có phê duyệt

4.2 Bước 2: Thu tiền từ khách hàng

4.2.1 Mô tả

Kế toán theo dõi và đôn đốc thu tiền theo các đợt trong hợp đồng.

4.2.2 Quy trình thu tiền

1. Trước mỗi đợt thanh toán 5 ngày → gửi thông báo thu tiền cho khách
2. Khách chuyển khoản → kiểm tra tài khoản, báo Kinh doanh và PM trong ngày
3. Xuất hóa đơn VAT trong vòng 24 giờ sau khi nhận tiền
4. Cập nhật sổ theo dõi công nợ và trạng thái dự án
5. Khách chậm thanh toán > 3 ngày → Kinh doanh gọi nhắc
6. Khách chậm > 7 ngày → gửi công văn nhắc thanh toán

4.2.3 Yêu cầu

• [ ] Hóa đơn VAT xuất đúng thời điểm theo quy định
• [ ] Mọi khoản thu đều ghi rõ mã dự án để theo dõi

4.3 Bước 3: Chi tiền cho nhà cung cấp và chi phí dự án

4.3.1 Mô tả

Kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp vật tư, nhân công, vận chuyển và các chi phí khác theo đúng quy trình phê duyệt.

4.3.2 Quy trình chi tiền

1. Nhận đề nghị thanh toán từ phòng ban (kèm PO, phiếu giao hàng, hóa đơn NCC)
2. Đối chiếu 3 chứng từ: PO + phiếu giao hàng + hóa đơn NCC (three-way matching)
3. Kiểm tra hạn mức ngân sách dự án — nếu vượt phải có phê duyệt bổ sung
4. Trình duyệt thanh toán theo phân quyền
5. Thực hiện thanh toán (chuyển khoản hoặc tiền mặt)
6. Cập nhật sổ chi tiền, lưu chứng từ

4.3.3 Phân quyền duyệt chi

4.3.4 Yêu cầu

• [ ] Mọi khoản chi đều phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ
• [ ] Không chi vượt ngân sách dự án khi chưa có phê duyệt bổ sung

4.4 Bước 4: Quản lý hóa đơn chứng từ

4.4.1 Mô tả

Hóa đơn chứng từ phải được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định pháp luật.

4.4.2 Các loại chứng từ

• Hóa đơn VAT đầu ra (xuất cho khách hàng)
• Hóa đơn VAT đầu vào (từ nhà cung cấp)
• Phiếu thu, phiếu chi
• Hợp đồng, phụ lục
• Biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao

4.4.3 Quy trình quản lý

1. Hóa đơn đầu vào → kiểm tra tính hợp lệ, kê khai thuế hàng tháng
2. Hóa đơn đầu ra → xuất đúng thời điểm, lưu liên 2
3. Sắp xếp chứng từ theo từng dự án để dễ tra cứu, quyết toán
4. Lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định

4.5 Bước 5: Theo dõi công nợ phải thu / phải trả

4.5.1 Mô tả

Kế toán theo dõi công nợ chi tiết từng khách hàng và từng nhà cung cấp.

4.5.2 Báo cáo công nợ

4.5.3 Quy trình theo dõi

1. Cập nhật công nợ hàng ngày khi có phát sinh thu/chi
2. Lập báo cáo tuổi nợ hàng tuần gửi Giám đốc và Kinh doanh
3. Nợ quá hạn > 30 ngày → gửi thông báo đòi nợ
4. Nợ quá hạn > 60 ngày → họp với Kinh doanh, Giám đốc để có biện pháp
5. Nợ quá hạn > 90 ngày → xem xét biện pháp pháp lý

4.6 Bước 6: Quyết toán dự án

4.6.1 Mô tả

Sau khi bàn giao công trình, Kế toán phối hợp với PM và Dự toán quyết toán chi phí và xác định lãi lỗ.

4.6.2 Quy trình quyết toán

1. Thu thập toàn bộ chi phí của dự án (vật tư, nhân công, vận chuyển, quản lý)
2. Đối chiếu với ngân sách đã duyệt
3. Tính lợi nhuận thực tế của dự án
4. Lập báo cáo quyết toán trình Giám đốc
5. Hoàn tất nghĩa vụ thuế (nếu có điều chỉnh)

4.6.3 Báo cáo lãi lỗ dự án

4.7 Bước 7: Báo cáo tài chính định kỳ

4.7.1 Mô tả

Kế toán lập báo cáo tài chính định kỳ phục vụ quản trị và nộp cơ quan thuế.

4.7.2 Các báo cáo định kỳ

5. KPI đánh giá hiệu quả

6. Biểu mẫu và tài liệu kèm theo

7. Trách nhiệm và thời gian hoàn thành

8. Ung dung ERP vao quan ly hieu qua — Phong Ke toan - Tai chinh

ERP giup Phong Ke toan tu dong hoa ke toan va quan ly dong tien:

Quy trinh tren ERP:

Thu tien khach -> Tu dong sinh hoa don -> Cap nhat cong no
     |
Chi tien NCC -> Doi chieu 3 chung tu tu dong -> Duyet online
     |
Cuoi ky -> Tu dong ket chuyen -> Bao cao tai chinh -> Quyet toan thue

Viec tich hop ERP giup phong ke toan - tai chinh giam 50–80% thoi gian nhap lieu thu cong, tang tinh chinh xac va minh bach trong quan ly.

SOP Phòng Kế toán - Tài chính — Công ty thi công nội thất | Phiên bản 1.0 | Tài liệu nội bộ — Không phát hành ngoài công ty