SOP: Nhập – xuất – vận chuyển — Phòng Kho & Logistics (Công ty thi công nội thất)

1. Bối cảnh và mục đích

Phòng Kho & Logistics là bộ phận quản lý dòng chảy vật tư và sản phẩm — từ khi hàng về kho, lưu trữ, xuất đi sản xuất, đến khi vận chuyển sản phẩm hoàn thiện đến công trình. Đây là "mạch máu" kết nối Phòng Vật tư, Phòng Sản xuất và Phòng Thi công.

Trong ngành thi công nội thất, các vấn đề thường gặp ở khâu kho & vận chuyển gồm:

• Thất thoát, hư hỏng hàng hóa: Vật tư để sai vị trí, ẩm mốc, trầy xước, mất mát — chi phí âm thầm tăng
• Sai lệch tồn kho: Sổ sách ghi một đằng, thực tế một nẻo — khiến mua thừa hoặc thiếu vật tư
• Giao hàng sai, thiếu, trễ: Nhầm lẫn giữa các dự án, giao thiếu phụ kiện, chậm tiến độ thi công
• Hư hỏng khi vận chuyển: Sản phẩm nội thất dễ trầy xước, vỡ — đóng gói kém hoặc vận chuyển không cẩn thận

Một SOP cho Phòng Kho & Logistics được xây dựng để đảm bảo:

1. Hàng hóa được nhập – xuất – lưu trữ đúng quy trình, không thất thoát
2. Số liệu tồn kho chính xác giữa thực tế và hệ thống
3. Hàng được đóng gói, vận chuyển an toàn đến đúng công trình, đúng thời điểm
4. Có truy xuất nguồn gốc và trách nhiệm rõ ràng ở mỗi khâu

Nguyên tắc vàng: Hàng không có chứng từ thì không ra khỏi kho. Mọi nhập – xuất – vận chuyển đều phải có chứng từ đi kèm.

2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

2.1 Phạm vi

Quy trình áp dụng cho toàn bộ hoạt động kho và vận chuyển của công ty, bao gồm:

• Nhập kho vật tư, nguyên liệu (từ nhà cung cấp)
• Lưu trữ, sắp xếp, bảo quản kho
• Xuất kho vật tư cho sản xuất
• Nhập kho thành phẩm từ xưởng
• Đóng gói và vận chuyển thành phẩm đến công trình
• Kiểm kê kho định kỳ
• Quản lý xe, tài xế và chi phí vận chuyển

2.2 Đối tượng áp dụng

• Thủ kho
• Nhân viên kho
• Nhân viên logistics / điều phối vận chuyển
• Tài xế, thợ bốc xếp
• Trưởng phòng Kho & Logistics
• Các bộ phận liên quan: Vật tư, Sản xuất, Thi công, Kế toán

2.3 Phân loại hàng hóa trong kho

3. Sơ đồ quy trình tổng thể

Diễn giải sơ đồ: - Nhánh vật tư (trái): Nhập kho → Lưu trữ → Xuất cho sản xuất - Nhánh thành phẩm (phải): Nhập kho TP → Đóng gói → Vận chuyển → Giao công trình - Kiểm kê định kỳ chạy xuyên suốt cả hai nhánh

4. Chi tiết các bước thực hiện

4.1 Bước 1: Nhập kho vật tư

4.1.1 Mô tả

Vật tư từ nhà cung cấp về kho phải được kiểm tra và nhập kho theo đúng quy trình để đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng.

4.1.2 Quy trình nhập kho

1. Đối chiếu chứng từ: Phiếu giao hàng của nhà cung cấp với đơn đặt hàng (PO) đã duyệt
2. Kiểm tra số lượng: Đếm/cân/đo thực tế từng loại vật tư
3. Kiểm tra chất lượng: Màu sắc, độ dày, độ ẩm, trầy xước, hạn sử dụng (keo, sơn)
4. Lập phiếu nhập kho: Ghi rõ mã vật tư, tên, đơn vị, số lượng thực nhận, ngày nhập
5. Ký nhận: Thủ kho + người giao hàng ký xác nhận trên phiếu giao hàng
6. Cập nhật hệ thống: Nhập số liệu vào hệ thống kho trong vòng 24 giờ
7. Bố trí lưu kho: Xếp hàng vào đúng vị trí, khu vực theo quy định

4.1.3 Xử lý chênh lệch

4.1.4 Yêu cầu

• [ ] Không nhận hàng khi không có chứng từ (phiếu giao / PO)
• [ ] Không cập nhật hệ thống khi chưa kiểm đếm thực tế
• [ ] Hàng nhập phải ghi mã lô / ngày nhập để truy xuất khi cần

4.2 Bước 2: Lưu trữ và bảo quản kho

4.2.1 Mô tả

Kho được tổ chức khoa học giúp dễ tìm, dễ kiểm, hạn chế hư hỏng thất thoát.

4.2.2 Nguyên tắc sắp xếp kho

• Phân khu rõ ràng: Khu vật tư thô, vật tư phụ, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng trả về
• Ghi thẻ kho: Mỗi vị trí có thẻ ghi rõ mã, tên, số lượng, ngày nhập
• Sắp xếp khoa học: Hàng nặng dưới, nhẹ trên; hàng dùng trước để ngoài (FIFO)
• Khoảng cách an toàn: Hàng cách tường, cách sàn 10–15cm để chống ẩm
• Khu vực dành riêng: Hàng cháy nổ (keo, sơn) để khu riêng có báo cháy

4.2.3 Bảo quản theo chủng loại

4.2.4 Yêu cầu

• [ ] Kho luôn sạch sẽ, khô ráo, thông thoáng
• [ ] Kiểm tra định kỳ hàng lưu kho lâu (ẩm, mối mọt, hạn dùng)
• [ ] Hàng trả về phải phân loại ngay (sửa được / phế liệu) — không để lẫn

4.3 Bước 3: Xuất kho vật tư cho sản xuất

4.3.1 Mô tả

Vật tư được xuất cho Phòng Sản xuất theo lệnh sản xuất và phiếu lĩnh vật tư đã được duyệt.

4.3.2 Quy trình xuất kho

1. Nhận phiếu lĩnh vật tư từ Phòng Sản xuất (đã duyệt theo BOM)
2. Đối chiếu chủng loại, số lượng với định mức vật tư
3. Xuất hàng theo nguyên tắc FIFO (nhập trước – xuất trước)
4. Ghi chép phiếu xuất kho: mã, tên, số lượng, người lĩnh, ngày xuất
5. Cập nhật số lượng tồn vào hệ thống ngay sau khi xuất
6. Vật tư thừa sau sản xuất → thu hồi về kho, lập biên bản

4.3.3 Quy định

• [ ] Không xuất vật tư khi chưa có phiếu lĩnh duyệt
• [ ] Xuất đúng chủng loại theo phiếu — không tự ý thay thế
• [ ] Mọi thay đổi số lượng phải có xác nhận của người duyệt

4.4 Bước 4: Nhập kho thành phẩm từ xưởng

4.4.1 Mô tả

Sản phẩm hoàn thiện từ Phòng Sản xuất được nhập kho thành phẩm trước khi vận chuyển đến công trình.

4.4.2 Quy trình nhập kho thành phẩm

1. Nhận phiếu nhập kho thành phẩm từ xưởng (kèm biên bản KCS)
2. Kiểm tra số lượng, chủng loại sản phẩm theo lệnh sản xuất
3. Kiểm tra bao bì, nhãn mác (mã lệnh, mã sản phẩm, tên dự án)
4. Nhập dữ liệu vào hệ thống, xếp hàng theo khu vực từng dự án
5. Sản phẩm chưa đạt → từ chối nhập, báo xưởng xử lý

4.4.3 Yêu cầu

• [ ] Chỉ nhập kho TP khi có biên bản KCS cuối của xưởng
• [ ] Sản phẩm chưa đóng gói đầy đủ → không nhập kho
• [ ] Ghi rõ mã dự án trên từng sản phẩm để tránh nhầm lẫn

4.5 Bước 5: Đóng gói và chuẩn bị hàng xuất

4.5.1 Mô tả

Trước khi vận chuyển, hàng hóa được đóng gói bảo vệ và lập bộ hồ sơ xuất hàng.

4.5.2 Quy trình đóng gói

1. Đối chiếu danh mục hàng cần xuất theo lệnh giao hàng của Quản lý dự án
2. Kiểm tra lại chất lượng hàng trước khi đóng (KCS xuất)
3. Đóng gói theo quy cách: xốp, màng PE, carton, thùng gỗ cho kính/đá
4. Ghi mã dự án, mã sản phẩm, số thùng lên bao bì
5. Lập phiếu xuất kho thành phẩm và phiếu đóng gói (packing list)
6. Sắp xếp hàng theo thứ tự lắp đặt tại công trình (lắp trước để ngoài)

4.5.3 Yêu cầu

• [ ] Hàng xuất bắt buộc có phiếu đóng gói (packing list)
• [ ] Kính, đá, sản phẩm dễ vỡ → đóng thùng gỗ/khung riêng
• [ ] Ghi nhãn rõ ràng để tránh nhầm lẫn giữa các dự án

4.6 Bước 6: Vận chuyển đến công trình

4.6.1 Mô tả

Hàng hóa được điều phối vận chuyển đến đúng công trình, đúng thời gian theo kế hoạch lắp đặt.

4.6.2 Quy trình điều phối vận chuyển

1. Nhận kế hoạch giao hàng từ Quản lý dự án (ngày giờ, địa điểm, danh mục)
2. Bố trí xe phù hợp (xe tải, xe nâng, thang máy tải hàng theo yêu cầu)
3. Phân công tài xế, thợ bốc xếp và lộ trình tối ưu
4. Bốc hàng lên xe cẩn thận, chèn chặn chắc chắn
5. Tài xế kiểm tra hàng trước khi khởi hành, ký phiếu bàn giao vận chuyển
6. Theo dõi lộ trình (điện thoại / GPS nếu có)
7. Báo cập nhật trạng thái cho Quản lý dự án khi hàng đến nơi

4.6.3 Quy trình giao hàng tại công trình

1. Đối chiếu packing list với hàng thực tế khi dỡ
2. Giao cho đại diện công trình / thợ trưởng kiểm tra, ký nhận
3. Phát hiện hư hỏng → lập biên bản kèm ảnh, xác định trách nhiệm
4. Lưu biên bản giao nhận vào hồ sơ dự án
5. Hàng thiếu/hư hỏng → báo Kho bổ sung hoặc xử lý

4.6.4 Yêu cầu

• [ ] Không vận chuyển khi chưa có lệnh giao hàng và packing list
• [ ] Tài xế kiểm tra và ký nhận hàng trước khi khởi hành
• [ ] Mọi hư hỏng phát sinh khi vận chuyển → biên bản xác định trách nhiệm (kho/tài xế/NCC vận tải)

4.7 Bước 7: Kiểm kê kho định kỳ

4.7.1 Mô tả

Kiểm kê giúp đối chiếu số liệu hệ thống với thực tế, phát hiện chênh lệch và xử lý kịp thời.

4.7.2 Lịch kiểm kê

4.7.3 Quy trình kiểm kê

1. Chốt số liệu hệ thống trước khi kiểm kê (dừng nhập xuất tạm thời)
2. Chia khu vực, phân người đếm từng khu
3. Đếm thực tế và ghi phiếu kiểm kê (không sửa theo trí nhớ)
4. Đối chiếu với số liệu hệ thống → lập bảng chênh lệch
5. Chênh lệch → tìm nguyên nhân (nhập sai, xuất thiếu, thất thoát)
6. Lập biên bản kiểm kê, đề xuất xử lý, trình Trưởng phòng duyệt
7. Cập nhật điều chỉnh vào hệ thống sau khi được duyệt

4.7.4 Chỉ tiêu

• Sai lệch tồn kho ≤ 2% (giá trị)
• Không tự ý điều chỉnh số liệu khi chưa có biên bản + duyệt

4.8 Bước 8: Quản lý xe và chi phí vận chuyển

4.8.1 Mô tả

Phòng Kho & Logistics quản lý đội xe (nếu có) và chi phí vận chuyển cho từng dự án.

4.8.2 Quản lý xe

• Bảng theo dõi xe: biển số, lịch bảo dưỡng, đăng kiểm, tài xế phụ trách
• Bảo dưỡng định kỳ theo khuyến cáo nhà sản xuất
• Sổ nhật ký xe: chuyến đi, quãng đường, nhiên liệu
• Xe hư hỏng → báo sớm, không để gần ngày giao hàng mới phát hiện

4.8.3 Quản lý chi phí vận chuyển

• Phiếu đề nghị vận chuyển cho từng chuyến (địa điểm, khối lượng, xe)
• So sánh giá các đơn vị vận tải ngoài (nếu thuê ngoài) — ít nhất 2 báo giá
• Ghi nhận chi phí từng chuyến để phân bổ vào dự án
• Tối ưu lộ trình: gộp chuyến, lên lịch trước để giảm chi phí
• Đối chiếu chi phí vận chuyển thực tế với dự toán → báo cáo Dự toán

4.8.4 Yêu cầu

• [ ] Mọi chuyến vận chuyển đều có phiếu đề nghị được duyệt
• [ ] Chi phí vận chuyển ghi nhận theo dự án — phục vụ quyết toán
• [ ] Thuê ngoài > 5 triệu → bắt buộc 2 báo giá trở lên

5. Các tình huống ngoại lệ và cách xử lý

5.1 Chênh lệch tồn kho khi kiểm kê

• Khoanh vùng khu vực chênh lệch, kiểm đếm lại lần 2
• Truy xuất chứng từ nhập – xuất của khu vực đó
• Xác định nguyên nhân (nhập sai số, xuất không chứng từ, thất thoát)
• Lập biên bản, đề xuất xử lý, chỉ điều chỉnh hệ thống sau khi duyệt

5.2 Hàng hóa hư hỏng khi vận chuyển

• Lập biên bản kèm ảnh tại công trình ngay khi phát hiện
• Xác định trách nhiệm: do đóng gói kém (kho) / do vận chuyển (tài xế/NCC) / do dỡ hàng (công trình)
• Bồi thường theo chính sách; bổ sung sản xuất hàng thay thế
• Rút kinh nghiệm: cải tiến đóng gói, quy trình bốc dỡ

5.3 Giao hàng trễ ảnh hưởng tiến độ thi công

• Báo ngay Quản lý dự án và Phòng Thi công để điều chỉnh kế hoạch
• Ưu tiên vận chuyển khẩn cấp những hạng mục lắp trước
• Phân tích nguyên nhân (xe hỏng, đường, đóng gói chậm) → cải tiến
• Chủ động lên lịch giao sớm hơn 1–2 ngày so với nhu cầu lắp đặt

5.4 Giao nhầm hàng giữa các dự án

• Dừng ngay việc lắp đặt hạng mục nhầm
• Báo Quản lý dự án, xác định hàng đúng của dự án nào
• Điều chuyển hàng đúng đến đúng công trình
• Kiểm tra quy trình đóng gói – ghi nhãn → siết chặt nhãn mã dự án

5.5 Kho quá tải (nhiều dự án cùng lúc)

• Ưu tiên xuất sớm hàng cho dự án lắp đặt trước — giảm tồn đọng
• Phối hợp xưởng điều chỉnh lịch sản xuất, tránh dồn hàng về kho cùng lúc
• Báo Trưởng phòng để thuê kho ngoài (nếu cần) khi quá tải kéo dài

6. KPI đánh giá hiệu quả

7. Biểu mẫu và tài liệu kèm theo

8. Trách nhiệm và thời gian hoàn thành

9. Trách nhiệm duy trì và cập nhật quy trình

• SOP này được rà soát định kỳ 6 tháng/lần hoặc khi có thay đổi về quy trình kho
• Trưởng phòng Kho & Logistics chịu trách nhiệm cập nhật và phổ biến
• Cập nhật danh mục vật tư, quy cách đóng gói theo thực tế
• Mọi góp ý cải tiến được ghi nhận tại các buổi họp giao ban

10. Ung dung ERP vao quan ly hieu qua — Phong Kho & Logistics

ERP giup Phong Kho & Logistics kiem soat ton kho va toi uu van chuyen:

Quy trinh tren ERP:

Nhap kho (quet QR) -> Cap nhat ton real-time -> Xuat kho theo lenh SX
     |
Nhap kho TP -> Tao packing list -> Dieu phoi van chuyen -> Giao hang -> Ky nhan

Viec tich hop ERP giup phong kho & logistics giam 50–80% thoi gian nhap lieu thu cong, tang tinh chinh xac va minh bach trong quan ly.

SOP Phòng Kho & Logistics — Công ty thi công nội thất | Phiên bản 1.0 | Tài liệu nội bộ — Không phát hành ngoài công ty