SOP: Quản lý tiến độ & điều phối dự án — Phòng Quản lý dự án (Công ty thi công nội thất)

1. Bối cảnh và mục đích

Phòng Quản lý dự án (PM) là bộ phận điều phối và kiểm soát toàn bộ vòng đời dự án — từ khi ký hợp đồng đến khi bàn giao và bảo hành. PM là trung tâm kết nối tất cả các phòng ban: Kinh doanh, Thiết kế, Dự toán, Sản xuất, Kho, Thi công, QC.

Trong ngành thi công nội thất, các vấn đề thường gặp nếu thiếu quản lý dự án chuyên nghiệp:

• Dự án vượt ngân sách: Không kiểm soát chi phí theo từng giai đoạn → lợi nhuận bị bào mòn
• Chậm tiến độ: Không có kế hoạch chi tiết, không có cơ chế cảnh báo sớm → vi phạm hợp đồng
• Phối hợp rời rạc: Các phòng ban làm việc độc lập, không ai biết ai đang làm gì → chồng chéo, lãng phí
• Thay đổi không kiểm soát: Khách yêu cầu thay đổi nhưng không được ghi nhận, không cập nhật ngân sách → đội chi phí

Một SOP cho Phòng Quản lý dự án được xây dựng để đảm bảo:

1. Dự án được lập kế hoạch chi tiết ngay từ đầu và theo dõi sát sao
2. Tiến độ, chi phí, chất lượng được kiểm soát theo từng giai đoạn
3. Mọi thay đổi đều được quản lý theo quy trình — không thay đổi tự do
4. Các bên liên quan được cập nhật thông tin thường xuyên

Nguyên tắc vàng: PM là người chịu trách nhiệm cuối cùng về tiến độ, chi phí và chất lượng của dự án. PM không làm thay các phòng ban, nhưng phải đảm bảo các phòng ban làm đúng và đúng hạn.

2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

2.1 Phạm vi

Quy trình áp dụng cho toàn bộ hoạt động quản lý dự án của công ty, bao gồm:

• Khởi động dự án (sau khi ký hợp đồng và thu tạm ứng)
• Lập kế hoạch dự án chi tiết
• Điều phối và theo dõi tiến độ các phòng ban
• Kiểm soát chi phí và ngân sách
• Quản lý thay đổi và phát sinh
• Quản lý rủi ro dự án
• Báo cáo định kỳ cho các bên liên quan
• Đóng dự án và tổng kết bài học

2.2 Đối tượng áp dụng

• Quản lý dự án (PM)
• Điều phối viên dự án
• Các trưởng phòng ban liên quan
• Giám đốc

2.3 Phân loại dự án

3. Sơ đồ quy trình tổng thể

Diễn giải sơ đồ: - Giai đoạn 1 (Bước 1–2): Khởi động và lập kế hoạch - Giai đoạn 2 (Bước 3–5): Triển khai và kiểm soát - Giai đoạn 3 (Bước 6–7): Đóng dự án và tổng kết

4. Chi tiết các bước thực hiện

4.1 Bước 1: Khởi động dự án

4.1.1 Mô tả

Dự án chính thức khởi động sau khi hợp đồng được ký và tạm ứng đã thu. PM tiếp nhận hồ sơ và tổ chức kick-off meeting.

4.1.2 Hồ sơ tiếp nhận

• [ ] Hợp đồng, phụ lục, báo giá đã chốt
• [ ] Bản vẽ thiết kế và bản 3D đã duyệt
• [ ] Bảng dự toán chi phí đã duyệt
• [ ] Thông tin liên hệ khách hàng và các bên liên quan

4.1.3 Kick-off meeting

1. Tổ chức họp khởi động với tất cả các trưởng phòng ban
2. Phổ biến: phạm vi dự án, tiến độ, ngân sách, yêu cầu đặc biệt
3. Phân công đầu mối từng phòng ban cho dự án
4. Thống nhất kênh liên lạc và tần suất báo cáo
5. Lập biên bản kick-off có chữ ký các bên

4.1.4 Yêu cầu

• [ ] Kick-off meeting bắt buộc với tất cả dự án
• [ ] Mọi phòng ban phải biết rõ vai trò và deadline của mình

4.2 Bước 2: Lập kế hoạch dự án chi tiết

4.2.1 Mô tả

PM lập kế hoạch dự án chi tiết bao gồm: phạm vi, tiến độ, ngân sách, nhân lực, rủi ro.

4.2.2 Nội dung kế hoạch dự án

4.2.3 Milestones chính của dự án nội thất

4.2.4 Yêu cầu

• [ ] Kế hoạch dự án phải được Giám đốc duyệt trước khi triển khai
• [ ] Kế hoạch phải được chia sẻ với tất cả các phòng ban

4.3 Bước 3: Điều phối và theo dõi tiến độ

4.3.1 Mô tả

PM là trung tâm điều phối — đảm bảo các phòng ban làm việc theo đúng kế hoạch, phát hiện chậm trễ sớm để xử lý.

4.3.2 Công cụ theo dõi

• Bảng theo dõi tiến độ (Excel/PM tool): cập nhật trạng thái từng công việc
• Họp giao ban hàng tuần với các trưởng phòng ban
• Báo cáo tiến độ gửi khách hàng và Giám đốc

4.3.3 Quy trình theo dõi

1. Cập nhật tiến độ hàng ngày/tuần từ các phòng ban
2. So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch
3. Chậm > 3 ngày → cảnh báo sớm, yêu cầu phòng ban có phương án bù
4. Chậm > 7 ngày → họp khẩn với phòng ban liên quan, báo Giám đốc
5. Điều chỉnh kế hoạch nếu cần, cập nhật cho các bên

4.3.4 Yêu cầu

• [ ] PM cập nhật bảng tiến độ ít nhất 2 lần/tuần
• [ ] Vấn đề chậm tiến độ phải được báo ngay, không đợi đến họp giao ban

4.4 Bước 4: Kiểm soát chi phí và ngân sách

4.4.1 Mô tả

PM phối hợp với Phòng Dự toán và Kế toán để kiểm soát chi phí thực tế so với ngân sách đã duyệt.

4.4.2 Bảng kiểm soát chi phí

4.4.3 Quy trình kiểm soát

1. Cập nhật chi phí thực tế hàng tuần từ Phòng Dự toán
2. So sánh với ngân sách, tính % đã chi theo tiến độ
3. Vượt ngân sách > 5% → phân tích nguyên nhân, báo cáo
4. Vượt ngân sách > 10% → dừng chi, họp với Giám đốc
5. Phê duyệt chi phí phát sinh theo phân quyền

4.4.4 Yêu cầu

• [ ] Báo cáo chi phí hàng tuần cho Giám đốc
• [ ] Mọi chi phí vượt ngân sách phải được duyệt trước khi chi

4.5 Bước 5: Quản lý thay đổi và phát sinh

4.5.1 Mô tả

Trong quá trình dự án, thay đổi là không thể tránh khỏi. PM phải quản lý thay đổi một cách có kiểm soát — không để thay đổi tự do gây đội chi phí và chậm tiến độ.

4.5.2 Quy trình quản lý thay đổi

1. Tiếp nhận yêu cầu thay đổi từ khách hàng hoặc nội bộ
2. Đánh giá tác động: chi phí, tiến độ, chất lượng
3. Trình phê duyệt theo phân quyền
4. Nếu được duyệt → cập nhật kế hoạch, ngân sách, thông báo các bên
5. Nếu không được duyệt → thông báo lý do cho người yêu cầu

4.5.3 Phân quyền phê duyệt thay đổi

4.5.4 Yêu cầu

• [ ] Mọi thay đổi đều phải có phiếu yêu cầu thay đổi (Change Request)
• [ ] Không thực hiện thay đổi khi chưa được duyệt

4.6 Bước 6: Quản lý rủi ro

4.6.1 Mô tả

PM phải chủ động nhận diện và quản lý rủi ro trong suốt dự án.

4.6.2 Các rủi ro thường gặp

4.6.3 Quy trình quản lý rủi ro

1. Nhận diện rủi ro khi lập kế hoạch và trong quá trình dự án
2. Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ tác động
3. Lập kế hoạch ứng phó cho từng rủi ro
4. Theo dõi và cập nhật sổ theo dõi rủi ro hàng tuần
5. Khi rủi ro xảy ra → kích hoạt kế hoạch ứng phó

4.7 Bước 7: Đóng dự án và tổng kết

4.7.1 Mô tả

Sau khi bàn giao công trình cho khách, PM thực hiện đóng dự án — tổng kết chi phí, đánh giá hiệu quả, rút bài học.

4.7.2 Quy trình đóng dự án

1. Xác nhận tất cả các hạng mục đã bàn giao và khách đã ký nghiệm thu
2. Thu thập toàn bộ chứng từ, hồ sơ dự án
3. Phối hợp Kế toán quyết toán chi phí, đối chiếu công nợ
4. Tổ chức họp tổng kết dự án với tất cả phòng ban
5. Lập báo cáo tổng kết: bài học, điểm mạnh, điểm yếu, đề xuất cải tiến
6. Lưu trữ hồ sơ dự án vào kho dữ liệu công ty

4.7.3 Nội dung báo cáo tổng kết

• So sánh thực tế vs kế hoạch (tiến độ, chi phí, chất lượng)
• Các vấn đề phát sinh và cách xử lý
• Phản hồi của khách hàng
• Bài học kinh nghiệm cho dự án sau

5. Các tình huống ngoại lệ và cách xử lý

5.1 Dự án có nguy cơ chậm tiến độ nghiêm trọng

• Họp khẩn với tất cả phòng ban, xác định nguyên nhân gốc
• Lập kế hoạch khắc phục (tăng ca, thêm nhân lực, thuê ngoài)
• Báo khách hàng sớm và trung thực — đề xuất tiến độ mới
• Báo cáo Giám đốc và xin phê duyệt kế hoạch khắc phục

5.2 Vượt ngân sách nghiêm trọng

• Dừng tất cả các chi phí không thiết yếu
• Phân tích nguyên nhân: dự toán sai? phát sinh? lãng phí?
• Báo Giám đốc, đề xuất phương án (cắt giảm, đàm phán lại với khách)
• Cập nhật ngân sách mới nếu được duyệt

5.3 Mâu thuẫn giữa các phòng ban

• PM tổ chức họp hòa giải giữa các bên
• Lắng nghe từng bên, xác định vấn đề cốt lõi
• Đưa ra giải pháp dựa trên lợi ích chung của dự án
• Nếu không giải quyết được → báo Giám đốc phân xử

5.4 Khách hàng thay đổi yêu cầu lớn giữa chừng

• Áp dụng quy trình quản lý thay đổi (Bước 5)
• Tính toán tác động đầy đủ (chi phí, tiến độ, nhân lực)
• Lập phụ lục hợp đồng nếu cần
• Chỉ thực hiện khi có phê duyệt của khách và Giám đốc

6. KPI đánh giá hiệu quả

7. Biểu mẫu và tài liệu kèm theo

8. Trách nhiệm và thời gian hoàn thành

9. Trách nhiệm duy trì và cập nhật quy trình

• SOP này được rà soát định kỳ 6 tháng/lần
• PM chịu trách nhiệm cập nhật và phổ biến
• Cập nhật template, checklist sau mỗi dự án lớn
• Bản cập nhật phải ghi rõ số phiên bản và ngày hiệu lực

10. Ung dung ERP vao quan ly hieu qua — Phong Quan ly du an

ERP la cong cu cot loi giup PM dieu phoi va kiem soat toan bo du an:

Quy trinh tren ERP:

Kick-off -> Lap WBS/Gantt -> Phan cong -> Cac phong ban cap nhat
     |
PM theo doi dashboard -> Canh bao neu cham/vuot -> Dieu chinh
     |
Nghiem thu -> Quyet toan tu dong -> Dong du an -> Bai hoc kinh nghiem

Viec tich hop ERP giup phong quan ly du an giam 50–80% thoi gian nhap lieu thu cong, tang tinh chinh xac va minh bach trong quan ly.

SOP Phòng Quản lý dự án — Công ty thi công nội thất | Phiên bản 1.0 | Tài liệu nội bộ — Không phát hành ngoài công ty