Bộ phận kinh doanh hồ hởi báo cáo vừa phát hiện một gói thầu hạ tầng giao thông trị giá 800 tỷ đồng, thời hạn nộp hồ sơ chỉ còn hai tuần — cả công ty dồn lực chuẩn bị hồ sơ dự thầu suốt hai tuần liên tục, nhưng đến khi nộp mới nhận ra yêu cầu về kinh nghiệm thi công cầu vượt sông mà công ty chưa từng thực hiện, dẫn đến bị loại ngay từ vòng đánh giá năng lực kỹ thuật. Hai tuần nguồn lực quý giá của đội ngũ kinh doanh và kỹ thuật đã bị lãng phí vào một gói thầu mà lẽ ra chỉ cần rà soát năng lực trong nửa ngày là biết ngay không phù hợp.
Vì sao đánh giá Go/No-Go là bước bắt buộc, không phải tùy chọn
Với quy mô tổng thầu xây dựng, mỗi gói thầu lớn đòi hỏi đầu tư đáng kể về thời gian, nhân lực kỹ thuật, và chi phí (khảo sát thực địa, thuê tư vấn lập hồ sơ, bảo lãnh dự thầu) — nếu tham gia mọi cơ hội xuất hiện mà không sàng lọc, công ty sẽ phân tán nguồn lực vào nhiều gói thầu có xác suất thắng thấp, thay vì tập trung vào những cơ hội thực sự phù hợp với năng lực và chiến lược phát triển.
Tâm lý "cứ thử, biết đâu thắng" tưởng chừng vô hại nhưng thực tế gây thiệt hại lớn về cơ hội — trong khi đội ngũ kinh doanh và kỹ thuật đang dồn sức cho một gói thầu không phù hợp, họ không có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng cho những gói thầu khác thực sự có cơ hội thắng cao hơn.
Nguyên tắc xây dựng bộ tiêu chí Go/No-Go khách quan
Nguyên tắc cốt lõi là xây dựng một bộ tiêu chí đánh giá khách quan, có trọng số rõ ràng cho từng yếu tố (năng lực tài chính, kinh nghiệm kỹ thuật tương tự, quan hệ với chủ đầu tư, mức độ cạnh tranh dự kiến), áp dụng nhất quán cho mọi cơ hội thay vì quyết định dựa trên cảm tính hoặc áp lực doanh số ngắn hạn.
Việc thực hiện đánh giá Go/No-Go càng sớm càng tốt, ngay khi thông tin gói thầu vừa xuất hiện (thường qua giai đoạn sơ tuyển hoặc mời quan tâm trước khi phát hành hồ sơ mời thầu chính thức), giúp công ty tiết kiệm tối đa thời gian nếu quyết định không tham gia, thay vì chờ đến khi đã đầu tư nhiều công sức mới nhận ra không phù hợp.
Quy trình chuẩn trên ERP
Hệ thống nên hỗ trợ ghi nhận từng cơ hội đấu thầu ngay khi phát hiện, với checklist đánh giá Go/No-Go chuẩn hóa, tự động tính điểm tổng hợp dựa trên các tiêu chí đã thiết lập để hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và nhất quán.
Việc lưu trữ lịch sử các gói thầu đã tham gia (thắng/thua) cùng lý do cụ thể, liên kết với hồ sơ đánh giá Go/No-Go ban đầu, giúp công ty dần cải thiện độ chính xác của mô hình đánh giá qua thời gian, học hỏi từ chính dữ liệu thực tế của mình.
Với những gói thầu được quyết định tham gia, hệ thống nên tự động khởi tạo kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu với deadline cụ thể cho từng đầu việc, đảm bảo không bỏ sót các yêu cầu quan trọng trong thời gian gấp rút chuẩn bị.
Vai trò và trách nhiệm
Bộ phận kinh doanh/phát triển dự án chịu trách nhiệm thu thập thông tin đầy đủ về gói thầu ngay khi phát hiện, thực hiện đánh giá sơ bộ ban đầu trước khi trình lên cấp có thẩm quyền quyết định.
Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm đánh giá khách quan năng lực kỹ thuật thực tế của công ty so với yêu cầu gói thầu, không thổi phồng năng lực để chiều theo mong muốn thắng thầu của bộ phận kinh doanh.
Ban lãnh đạo phê duyệt quyết định Go/No-Go cuối cùng, cân nhắc không chỉ khả năng thắng thầu mà còn giá trị chiến lược dài hạn của việc tham gia gói thầu đó đối với định hướng phát triển công ty.
Lỗi thường gặp và điểm kiểm soát
Lỗi phổ biến nhất là để áp lực doanh số ngắn hạn chi phối quyết định tham gia đấu thầu, bỏ qua những dấu hiệu cảnh báo rõ ràng về việc năng lực công ty chưa đáp ứng yêu cầu gói thầu.
Một lỗi khác là chỉ đánh giá năng lực kỹ thuật mà bỏ qua đánh giá mức độ cạnh tranh thực tế (có bao nhiêu đối thủ mạnh cùng tham gia, mối quan hệ của họ với chủ đầu tư), dẫn đến đầu tư nguồn lực vào gói thầu có tỷ lệ thắng thực tế rất thấp dù năng lực kỹ thuật đủ đáp ứng.
Điểm kiểm soát quan trọng là nên có báo cáo định kỳ tổng hợp tỷ lệ thắng thầu theo từng loại gói thầu, giúp công ty nhận diện rõ những phân khúc thị trường mình thực sự có lợi thế cạnh tranh để tập trung nguồn lực hiệu quả hơn trong tương lai.
Kết luận
Đánh giá Go/No-Go bài bản trước khi quyết định tham gia đấu thầu là bước sàng lọc quan trọng giúp tổng thầu xây dựng tập trung nguồn lực có hạn vào những cơ hội thực sự phù hợp, thay vì phân tán vào nhiều gói thầu có xác suất thắng thấp. Khi được hỗ trợ bởi hệ thống ERP có khả năng chuẩn hóa tiêu chí đánh giá và tích lũy dữ liệu lịch sử thắng thua, công ty có thể ngày càng nâng cao tỷ lệ thắng thầu và hiệu quả sử dụng nguồn lực kinh doanh.
Cân nhắc giá trị chiến lược ngoài khả năng thắng thầu tức thời
Không phải mọi quyết định tham gia đấu thầu chỉ dựa thuần túy vào xác suất thắng — với những gói thầu mang tính chiến lược (mở rộng sang phân khúc mới, xây dựng quan hệ với chủ đầu tư tiềm năng lớn cho tương lai, hoặc tích lũy kinh nghiệm cho loại công trình công ty muốn phát triển năng lực), việc chấp nhận tham gia dù xác suất thắng không cao vẫn có thể hợp lý nếu giá trị chiến lược dài hạn đủ lớn. Việc phân biệt rõ ràng giữa quyết định Go dựa trên xác suất thắng thuần túy và quyết định Go mang tính đầu tư chiến lược, cùng với việc giới hạn số lượng gói thầu chiến lược được chấp nhận dù xác suất thấp, giúp tránh tình trạng biện minh cho mọi quyết định tham gia bằng lý do "chiến lược" một cách thiếu kỷ luật.
Xây dựng cơ sở dữ liệu năng lực cập nhật liên tục
Việc đánh giá năng lực chính xác đòi hỏi cơ sở dữ liệu cập nhật liên tục về kinh nghiệm dự án đã thực hiện, chứng chỉ năng lực hiện có, và tình hình tài chính thực tế của công ty — nếu dữ liệu này lỗi thời hoặc không đầy đủ, quyết định Go/No-Go dựa trên đó cũng thiếu chính xác. Việc phân công trách nhiệm rõ ràng cập nhật hồ sơ năng lực công ty theo định kỳ (mỗi khi hoàn thành dự án mới, đạt chứng chỉ mới), thay vì chỉ cập nhật khi cần gấp cho một gói thầu cụ thể, đảm bảo thông tin luôn sẵn sàng và chính xác khi cần đánh giá nhanh một cơ hội mới xuất hiện.
Đánh giá mức độ sẵn sàng của chuỗi cung ứng và thầu phụ
Với những gói thầu quy mô lớn, năng lực tự thân của tổng thầu chỉ là một phần của bức tranh — khả năng huy động đủ thầu phụ chuyên môn đáng tin cậy và nhà cung cấp vật tư ổn định cho khối lượng công việc lớn trong thời gian yêu cầu cũng là yếu tố quyết định thành công. Việc đưa đánh giá mức độ sẵn sàng của mạng lưới thầu phụ và nhà cung cấp vào bộ tiêu chí Go/No-Go, không chỉ đánh giá năng lực nội bộ công ty, giúp tránh tình huống thắng thầu nhưng sau đó gặp khó khăn nghiêm trọng trong việc huy động đủ nguồn lực triển khai thực tế.
Học hỏi từ những gói thầu đã bỏ lỡ vì quyết định No-Go
Việc rà soát định kỳ những gói thầu công ty đã quyết định không tham gia, theo dõi xem đối thủ nào đã thắng và với mức giá nào, cung cấp dữ liệu quý giá để đánh giá lại tính chính xác của các quyết định No-Go trước đó. Nếu công ty nhận thấy nhiều gói thầu đã từ chối tham gia thực tế có đối thủ thắng với mức giá và điều kiện mà công ty hoàn toàn có thể đáp ứng, đây là tín hiệu cần điều chỉnh lại mức độ thận trọng trong bộ tiêu chí đánh giá, tránh bỏ lỡ quá nhiều cơ hội thực sự khả thi.