Đội ngũ kinh doanh hào hứng báo cáo vừa có thêm một cơ hội dự thầu mới, quy mô lớn hơn nhiều so với các dự án công ty từng thực hiện — nhưng nếu không có bước đánh giá kỹ lưỡng trước khi quyết định tham gia, công ty có thể lao vào một dự án vượt quá năng lực thực sự, dẫn đến rủi ro chậm tiến độ, chất lượng không đảm bảo, hoặc tệ hơn là thua lỗ nặng nề dù có thắng thầu. Không phải mọi cơ hội đều đáng theo đuổi, và biết từ chối đúng lúc là kỹ năng quan trọng không kém khả năng thắng thầu.
Vì sao "cứ có cơ hội là tham gia" là chiến lược rủi ro
Nhiều doanh nghiệp dịch vụ xây dựng, đặc biệt trong giai đoạn khó khăn về doanh thu, có xu hướng tham gia dự thầu bất kỳ cơ hội nào xuất hiện mà không đánh giá kỹ liệu dự án đó có thực sự phù hợp với năng lực, nguồn lực và chiến lược dài hạn của công ty hay không. Cách tiếp cận này có thể dẫn đến việc thắng thầu những dự án mà công ty không đủ khả năng thực hiện tốt, gây thiệt hại lớn hơn nhiều so với việc không có dự án nào để làm.
Việc tham gia dự thầu và chuẩn bị hồ sơ cũng tiêu tốn đáng kể thời gian và nguồn lực của đội ngũ — nếu dàn trải nguồn lực cho quá nhiều cơ hội không có tính chọn lọc, chất lượng chuẩn bị hồ sơ cho từng cơ hội sẽ giảm sút, làm giảm tỷ lệ thắng thầu tổng thể so với việc tập trung nguồn lực cho những cơ hội thực sự phù hợp và có khả năng thắng cao.
Nguyên tắc xây dựng bộ tiêu chí sàng lọc dự án
Nguyên tắc cốt lõi là xây dựng bộ tiêu chí đánh giá khách quan trước khi quyết định tham gia bất kỳ cơ hội đấu thầu nào — mức độ phù hợp với năng lực chuyên môn hiện có, uy tín và lịch sử thanh toán của chủ đầu tư, biên lợi nhuận dự kiến có đạt ngưỡng tối thiểu công ty đặt ra, và khả năng đáp ứng về nguồn lực nhân sự, thiết bị trong bối cảnh các dự án hiện tại đang triển khai.
Việc đánh giá uy tín chủ đầu tư đặc biệt quan trọng nhưng thường bị bỏ qua — một dự án có giá trị lớn nhưng chủ đầu tư có lịch sử chậm thanh toán hoặc tranh chấp với các nhà thầu trước đó tiềm ẩn rủi ro công nợ kéo dài lớn hơn nhiều so với lợi ích từ giá trị hợp đồng, và cần được cân nhắc kỹ trước khi quyết định đầu tư công sức tham gia dự thầu.
Quy trình chuẩn trên ERP
Hệ thống CRM nên hỗ trợ ghi nhận và đánh giá từng cơ hội theo bộ tiêu chí đã chuẩn hóa ngay khi tiếp nhận thông tin, tính toán điểm số tổng hợp giúp đội ngũ kinh doanh nhanh chóng đưa ra quyết định có nên đầu tư nguồn lực chuẩn bị hồ sơ dự thầu hay không.
Dữ liệu lịch sử về các chủ đầu tư đã từng hợp tác (tốc độ thanh toán, mức độ phát sinh tranh chấp, chất lượng phối hợp trong quá trình thực hiện) nên được lưu trữ và cập nhật liên tục, làm cơ sở tham khảo khách quan khi đánh giá cơ hội mới liên quan đến cùng chủ đầu tư hoặc chủ đầu tư có đặc điểm tương tự.
Việc theo dõi năng lực nguồn lực hiện tại (nhân sự, thiết bị đang được phân bổ cho các dự án nào) giúp đánh giá chính xác khả năng đáp ứng thực tế nếu thắng thầu dự án mới, tránh tình trạng cam kết vượt quá khả năng thực hiện dẫn đến chậm tiến độ hoặc chất lượng không đảm bảo.
Vai trò và trách nhiệm
Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm đánh giá sơ bộ từng cơ hội theo bộ tiêu chí đã định trước khi đề xuất tham gia, tránh việc tự động chuẩn bị hồ sơ cho mọi cơ hội xuất hiện mà không qua sàng lọc.
Ban lãnh đạo phê duyệt quyết định cuối cùng cho những cơ hội có giá trị lớn hoặc có yếu tố rủi ro cần cân nhắc kỹ, dựa trên phân tích tổng thể từ đội ngũ kinh doanh và kỹ thuật.
Bộ phận kỹ thuật/sản xuất đánh giá tính khả thi về mặt năng lực thực hiện, đưa ra ý kiến khách quan về khả năng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và tiến độ của dự án đang xem xét.
Lỗi thường gặp và điểm kiểm soát
Lỗi phổ biến nhất là chỉ nhìn vào giá trị hợp đồng mà bỏ qua các yếu tố rủi ro khác (uy tín chủ đầu tư, độ phức tạp kỹ thuật, khả năng đáp ứng nguồn lực), dẫn đến quyết định tham gia những dự án tưởng chừng hấp dẫn nhưng thực chất tiềm ẩn rủi ro lớn.
Một lỗi khác là để áp lực doanh số ngắn hạn chi phối quyết định, chấp nhận tham gia cả những dự án có biên lợi nhuận dưới ngưỡng tối thiểu chỉ để có việc làm, dần dần làm suy yếu sức khỏe tài chính tổng thể của công ty.
Điểm kiểm soát quan trọng là nên có ngưỡng điểm số tối thiểu rõ ràng để quyết định tham gia hay từ chối một cơ hội, được áp dụng nhất quán thay vì quyết định cảm tính theo từng trường hợp, đảm bảo tính khách quan và kỷ luật trong quá trình lựa chọn dự án.
Kết luận
Xây dựng quy trình đánh giá và sàng lọc dự án trước khi tham gia đấu thầu giúp doanh nghiệp dịch vụ xây dựng tập trung nguồn lực vào những cơ hội thực sự phù hợp và có khả năng thắng cao, thay vì dàn trải cho mọi cơ hội xuất hiện. Khi được hỗ trợ bởi hệ thống CRM có khả năng đánh giá khách quan dựa trên dữ liệu, công ty có thể nâng cao đáng kể tỷ lệ thắng thầu và chất lượng thực hiện dự án, đồng thời tránh được những rủi ro tài chính nghiêm trọng từ việc tham gia những dự án không phù hợp.
Cân nhắc yếu tố chiến lược ngoài lợi ích tài chính trực tiếp
Không phải mọi quyết định tham gia dự án chỉ dựa trên lợi nhuận trực tiếp — đôi khi một dự án có biên lợi nhuận thấp hơn mức thông thường vẫn đáng tham gia vì mang lại giá trị chiến lược khác: mở rộng vào một loại hình công trình mới để tích lũy kinh nghiệm, xây dựng quan hệ với một chủ đầu tư lớn có tiềm năng hợp tác lâu dài, hoặc duy trì đội ngũ nhân sự hoạt động liên tục trong giai đoạn thị trường khan hiếm cơ hội. Việc đưa các yếu tố chiến lược này vào bộ tiêu chí đánh giá, dù khó định lượng chính xác như yếu tố tài chính, giúp quyết định tham gia dự án toàn diện hơn thay vì chỉ nhìn vào con số lợi nhuận đơn thuần.
Tuy nhiên, việc chấp nhận dự án vì lý do chiến lược cần có giới hạn rõ ràng và được ban lãnh đạo cân nhắc kỹ, tránh tình trạng "lý do chiến lược" trở thành cái cớ để liên tục chấp nhận những dự án có lợi nhuận kém mà không thực sự mang lại giá trị chiến lược tương xứng về lâu dài.
Xây dựng danh mục dự án cân bằng theo mức độ rủi ro
Tương tự như quản lý danh mục đầu tư tài chính, công ty dịch vụ xây dựng cũng nên cân nhắc xây dựng danh mục dự án đang triển khai theo nguyên tắc cân bằng rủi ro — không nên để phần lớn nguồn lực tập trung vào một vài dự án rủi ro cao (chủ đầu tư mới chưa có lịch sử, công nghệ thi công mới chưa quen thuộc), mà nên có sự kết hợp giữa các dự án ổn định, quen thuộc và một tỷ lệ nhất định các dự án có tiềm năng tăng trưởng cao hơn nhưng cũng rủi ro hơn.
Việc rà soát định kỳ danh mục dự án đang và sắp triển khai theo góc độ cân bằng rủi ro tổng thể, thay vì chỉ đánh giá từng dự án riêng lẻ, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn diện hơn về mức độ rủi ro công ty đang gánh chịu tại bất kỳ thời điểm nào, tránh tình trạng vô tình tập trung quá nhiều rủi ro vào cùng một giai đoạn.
Việc trao đổi thẳng thắn trong nội bộ về lý do từ chối một cơ hội, thay vì chỉ âm thầm bỏ qua, giúp toàn đội ngũ hiểu rõ tiêu chí và định hướng chiến lược của công ty, tránh tình trạng nhân viên kinh doanh cảm thấy nỗ lực tìm kiếm cơ hội của mình bị phủ nhận mà không có lý do rõ ràng, ảnh hưởng đến động lực làm việc lâu dài.
Với những cơ hội bị từ chối vì lý do vượt quá năng lực hiện tại (không phải vì không phù hợp chiến lược), công ty nên xem đây là tín hiệu để đầu tư phát triển năng lực trong tương lai — nếu liên tục gặp phải những cơ hội hấp dẫn nhưng vượt quá khả năng đáp ứng, đó có thể là dấu hiệu công ty cần mở rộng đội ngũ, đầu tư thiết bị, hoặc nâng cao trình độ chuyên môn để không bỏ lỡ những cơ hội tương tự trong tương lai.
Cuối cùng, việc định kỳ rà soát lại bộ tiêu chí sàng lọc dự án, điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi về năng lực, chiến lược và điều kiện thị trường của công ty theo thời gian, đảm bảo bộ tiêu chí luôn phản ánh đúng thực tế hiện tại thay vì áp dụng một khuôn mẫu cố định đã lỗi thời từ nhiều năm trước.
Việc tham khảo ý kiến từ những đối tác đã từng làm việc với chủ đầu tư tiềm năng, hoặc tìm hiểu thông tin công khai về tình hình tài chính của họ, là bước xác minh hữu ích trước khi quyết định đầu tư nhiều công sức chuẩn bị hồ sơ dự thầu cho một dự án có giá trị lớn, giúp giảm thiểu rủi ro hợp tác với những chủ đầu tư có dấu hiệu bất ổn tài chính từ trước khi ký kết hợp đồng.
Kỷ luật trong việc lựa chọn dự án, dù đôi khi đồng nghĩa với việc chấp nhận bỏ lỡ những cơ hội trước mắt hấp dẫn, chính là yếu tố nền tảng giúp doanh nghiệp dịch vụ xây dựng xây dựng được danh mục dự án lành mạnh, bền vững thay vì liên tục xoay sở xử lý hậu quả từ những quyết định vội vàng thiếu cân nhắc.
Về lâu dài, khả năng nói "không" đúng lúc với những cơ hội không phù hợp chính là dấu hiệu của một doanh nghiệp trưởng thành, biết rõ giá trị và giới hạn năng lực thực sự của mình trên thị trường.