Công ty ký hợp đồng thi công với điều khoản bảo hành "theo quy định pháp luật hiện hành" mà không ghi rõ thời hạn cụ thể — ba năm sau khi bàn giao, một hạng mục xuất hiện vấn đề và chủ đầu tư viện dẫn quy định pháp luật để yêu cầu bảo hành, trong khi công ty cho rằng nghĩa vụ bảo hành theo thông lệ ngành đã kết thúc từ lâu. Vì điều khoản không rõ ràng, tranh chấp kéo dài và công ty phải tốn kém chi phí pháp lý để làm rõ vấn đề đáng lẽ có thể tránh được nếu hợp đồng ghi rõ thời hạn cụ thể ngay từ đầu.
Vì sao rà soát hợp đồng kỹ lưỡng quan trọng hơn tốc độ ký kết
Áp lực cạnh tranh và mong muốn nhanh chóng có được hợp đồng khiến nhiều công ty xây dựng, đặc biệt là các công ty quy mô vừa và nhỏ, có xu hướng ký hợp đồng nhanh chóng mà không rà soát kỹ từng điều khoản, đặc biệt là những điều khoản phức tạp về pháp lý mà đội ngũ kỹ thuật không có chuyên môn để đánh giá đầy đủ rủi ro tiềm ẩn.
Hậu quả của việc bỏ qua rà soát pháp lý kỹ lưỡng thường không xuất hiện ngay lập tức mà chỉ bộc lộ khi có tranh chấp xảy ra, lúc đó công ty mới nhận ra mình đã chấp nhận những điều khoản bất lợi mà lẽ ra có thể đàm phán lại hoặc từ chối ngay từ đầu nếu được rà soát cẩn thận.
Nguyên tắc xây dựng quy trình rà soát hợp đồng có hệ thống
Nguyên tắc cốt lõi là mọi hợp đồng, đặc biệt là hợp đồng có giá trị lớn hoặc điều khoản phức tạp, cần trải qua bước rà soát pháp lý chính thức trước khi ký kết, không chỉ dựa vào đánh giá của người phụ trách kinh doanh hoặc kỹ thuật vốn không chuyên sâu về pháp lý hợp đồng.
Việc xây dựng một danh sách các điều khoản rủi ro cao cần đặc biệt chú ý (phạt vi phạm không giới hạn, điều kiện thanh toán mơ hồ, thời hạn bảo hành không rõ ràng, thẩm quyền giải quyết tranh chấp bất lợi) giúp quá trình rà soát tập trung vào những điểm quan trọng nhất thay vì đọc lướt toàn bộ hợp đồng một cách chung chung.
Quy trình chuẩn trên ERP
Hệ thống nên hỗ trợ quy trình phê duyệt hợp đồng theo nhiều bước, với bước rà soát pháp lý là bắt buộc trước khi chuyển sang bước ký kết chính thức, không cho phép bỏ qua bước này ngay cả khi có áp lực về thời gian.
Việc lưu trữ thư viện các điều khoản mẫu đã được rà soát và phê duyệt trước, có thể tái sử dụng cho các hợp đồng tương lai, giúp tăng tốc độ soạn thảo hợp đồng mới mà vẫn đảm bảo chất lượng pháp lý, thay vì phải rà soát từ đầu mỗi lần có hợp đồng mới.
Hệ thống cũng nên hỗ trợ theo dõi lịch sử các điều khoản đã từng gây tranh chấp trong quá khứ, tạo thành cơ sở dữ liệu kinh nghiệm giúp đội ngũ pháp lý và kinh doanh học hỏi và tránh lặp lại những sai lầm tương tự trong các hợp đồng mới.
Vai trò và trách nhiệm
Bộ phận pháp lý (nội bộ hoặc tư vấn bên ngoài) chịu trách nhiệm rà soát kỹ lưỡng mọi hợp đồng trước khi ký kết, đặc biệt tập trung vào các điều khoản rủi ro cao đã được xác định trước.
Bộ phận kinh doanh/dự án cung cấp bối cảnh thực tế của dự án và phối hợp với bộ phận pháp lý để đánh giá tính khả thi của các điều khoản kỹ thuật và tiến độ trong hợp đồng.
Ban lãnh đạo phê duyệt cuối cùng đối với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc rủi ro pháp lý đáng kể, cân nhắc giữa việc chấp nhận rủi ro để có được hợp đồng và bảo vệ lợi ích lâu dài của công ty.
Lỗi thường gặp và điểm kiểm soát
Lỗi phổ biến nhất là ký hợp đồng dưới áp lực thời gian mà không có đủ thời gian rà soát pháp lý kỹ lưỡng, với tâm lý "sợ mất hợp đồng nếu chậm trễ", dẫn đến chấp nhận những điều khoản bất lợi không cần thiết.
Một lỗi khác là sử dụng lại mẫu hợp đồng cũ mà không cập nhật theo quy định pháp luật mới hoặc bài học kinh nghiệm từ các tranh chấp trước đó, khiến những rủi ro đã từng gặp phải có thể lặp lại trong hợp đồng mới.
Điểm kiểm soát quan trọng là nên có thời gian tối thiểu bắt buộc dành cho rà soát pháp lý trước khi ký kết bất kỳ hợp đồng nào vượt một ngưỡng giá trị nhất định, không cho phép rút ngắn quy trình này ngay cả khi khách hàng gây áp lực về thời gian.
Kết luận
Quản lý rủi ro pháp lý trong hợp đồng xây dựng thông qua quy trình rà soát có hệ thống, không bị chi phối bởi áp lực thời gian, là năng lực quản trị quan trọng giúp doanh nghiệp dịch vụ xây dựng tránh những tranh chấp tốn kém và bảo vệ lợi ích lâu dài. Khi được hỗ trợ bởi hệ thống ERP có khả năng quản lý quy trình phê duyệt hợp đồng và thư viện điều khoản chuẩn, công ty có thể cân bằng giữa tốc độ ký kết hợp đồng và mức độ an toàn pháp lý cần thiết.
Đàm phán thay vì chỉ chấp nhận hoặc từ chối toàn bộ hợp đồng
Nhiều công ty có tâm lý coi hợp đồng do chủ đầu tư soạn thảo là "cố định không thể thay đổi", dẫn đến việc chỉ có hai lựa chọn chấp nhận toàn bộ hoặc từ chối hợp đồng — trong khi thực tế phần lớn các điều khoản đều có thể đàm phán, đặc biệt là những điều khoản không cân bằng quá mức về quyền lợi giữa hai bên. Việc chủ động đề xuất điều chỉnh cụ thể cho những điều khoản rủi ro cao nhất, thay vì cố gắng đàm phán lại toàn bộ hợp đồng (dễ gây phản cảm cho phía chủ đầu tư), thường có tỷ lệ thành công cao hơn và vẫn đạt được mục tiêu giảm thiểu rủi ro quan trọng nhất.
Xây dựng năng lực pháp lý nội bộ dần theo quy mô công ty
Với các công ty xây dựng quy mô nhỏ chưa đủ nguồn lực để có bộ phận pháp lý chuyên trách, việc hợp tác với luật sư tư vấn bên ngoài theo từng hợp đồng cụ thể, dù tốn chi phí, vẫn hiệu quả hơn nhiều so với việc bỏ qua hoàn toàn bước rà soát pháp lý. Khi công ty phát triển và có nhiều hợp đồng hơn, việc cân nhắc xây dựng năng lực pháp lý nội bộ (tuyển dụng chuyên viên pháp chế hoặc luật sư nội bộ) trở nên hợp lý về mặt kinh tế, giúp tiết kiệm chi phí dài hạn so với việc liên tục thuê tư vấn bên ngoài cho từng hợp đồng riêng lẻ.
Đặc biệt lưu ý điều khoản về giải quyết tranh chấp
Điều khoản quy định phương thức và thẩm quyền giải quyết tranh chấp thường bị xem nhẹ trong quá trình rà soát vì có vẻ mang tính thủ tục, nhưng thực tế có ảnh hưởng lớn đến khả năng và chi phí bảo vệ quyền lợi của công ty khi tranh chấp thực sự xảy ra. Việc chấp nhận thẩm quyền giải quyết tranh chấp tại tòa án hoặc trọng tài ở địa điểm xa xôi, bất tiện, hoặc theo quy tắc tố tụng không quen thuộc, có thể khiến công ty gặp bất lợi đáng kể ngay cả khi có đầy đủ căn cứ pháp lý để bảo vệ quyền lợi của mình.
Việc ưu tiên đàm phán điều khoản giải quyết tranh chấp thông qua thương lượng hoặc hòa giải trước khi đưa ra tòa án hoặc trọng tài, cùng với việc lựa chọn địa điểm và cơ quan giải quyết tranh chấp thuận lợi cho cả hai bên, giúp giảm thiểu chi phí và thời gian nếu tranh chấp thực sự phát sinh trong tương lai.
Cập nhật hợp đồng theo thay đổi quy định pháp luật
Quy định pháp luật liên quan đến xây dựng thường xuyên được điều chỉnh, cập nhật — việc rà soát và cập nhật các mẫu hợp đồng chuẩn của công ty theo những thay đổi pháp luật mới, thay vì tiếp tục sử dụng mẫu cũ đã lỗi thời, giúp đảm bảo mọi hợp đồng mới ký kết đều tuân thủ đúng quy định hiện hành và không tạo ra rủi ro pháp lý không cần thiết do sử dụng thông tin đã lạc hậu.