Đơn hàng từ đại lý đi qua bao nhiêu bước trước khi được xác nhận
Với doanh nghiệp phân phối phục vụ hàng trăm đại lý, một đơn hàng (SO) thường phải qua nhiều bước: đại lý gửi yêu cầu, nhân viên kinh doanh kiểm tra tồn kho và hạn mức công nợ, xác nhận giá theo cấp đại lý, rồi mới chuyển sang kho để xử lý xuất hàng. Nếu các bước này không được liên kết trên cùng một hệ thống, đại lý phải chờ xác nhận qua điện thoại hoặc Zalo, dẫn đến thời gian xử lý đơn hàng kéo dài không cần thiết.
Tự động hóa các bước kiểm tra khi tạo đơn hàng
- Kiểm tra tồn kho khả dụng ngay khi đại lý đặt hàng, tránh xác nhận đơn rồi mới phát hiện thiếu hàng.
- Kiểm tra hạn mức công nợ tự động, cảnh báo ngay nếu đơn hàng mới sẽ vượt hạn mức đã duyệt cho đại lý đó.
- Áp dụng đúng bảng giá theo cấp đại lý mà không cần nhân viên kinh doanh tra cứu thủ công.
Xử lý đơn hàng theo độ ưu tiên khi thiếu hàng
Khi một SKU không đủ tồn kho để đáp ứng tất cả đơn hàng đang chờ, cần có quy tắc rõ ràng về thứ tự ưu tiên (theo thời gian đặt hàng, theo cấp đại lý, hoặc theo cam kết hợp đồng khung) thay vì xử lý theo cảm tính của nhân viên trực đơn hàng — tránh tình trạng đại lý lớn khiếu nại vì bị đại lý nhỏ "vượt mặt" trong xử lý đơn.
Rút ngắn thời gian từ đặt hàng đến xác nhận
Cơ hội bán hàng của một đại lý phân phối thường có tính thời điểm — nếu xác nhận đơn hàng chậm, đại lý có thể chuyển sang đặt hàng từ nhà phân phối khác cho lô hàng đó. Đưa toàn bộ quy trình kiểm tra tồn kho, công nợ và giá vào một luồng xử lý tự động trên hệ thống giúp rút ngắn thời gian xác nhận từ vài giờ xuống còn vài phút.