QC đầu vào không phải việc của riêng nhà máy
Nhiều kho bãi/fulfillment mặc định chất lượng hàng hóa là trách nhiệm của nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất, nên khâu nhận hàng chỉ kiểm đếm số lượng mà bỏ qua kiểm tra chất lượng. Hệ quả là hàng bị ẩm, móp méo, sai quy cách vẫn được nhập kho bình thường — và chỉ bị phát hiện khi khách thuê kho hoặc khách hàng cuối nhận được hàng lỗi, lúc đó chi phí xử lý (đổi trả, vận chuyển ngược, mất uy tín) cao hơn nhiều lần so với việc chặn lại ngay tại cổng nhận.
Quy trình QC tại khâu nhận hàng
- Lấy mẫu theo tỷ lệ: xác định tỷ lệ kiểm mẫu theo loại hàng và mức độ rủi ro (hàng giá trị cao, hàng dễ hư hỏng kiểm 100%; hàng ổn định kiểm theo AQL/lô).
- Tiêu chí pass/fail rõ ràng: mỗi nhóm hàng cần bảng tiêu chí kiểm tra cụ thể (bao bì, quy cách, hạn dùng, thông số kỹ thuật) — không dựa vào cảm quan cá nhân của nhân viên.
- Khu vực cách ly (quarantine): hàng chưa qua QC hoặc chưa đạt phải nằm ở khu vực riêng, không được xuất hoặc tính vào tồn kho khả dụng (available to promise).
- Ghi nhận kết quả kèm bằng chứng: mọi lô không đạt đều có hình ảnh và biên bản, liên kết với PO để bộ phận mua hàng làm việc lại với nhà cung cấp.
ERP kiểm soát điểm QC
Trên ERP, có thể cấu hình "điểm kiểm soát chất lượng" (quality control point) gắn liền với quy trình nhận hàng: lô hàng chỉ chuyển trạng thái "khả dụng" sau khi QC xác nhận đạt, thay vì tự động khả dụng ngay khi quét nhận. Điều này ngăn hàng chưa qua kiểm tra bị xuất nhầm cho khách trong lúc chờ QC.
KPI cần theo dõi
Tỷ lệ lô đạt QC ngay lần kiểm đầu tiên, và số lượng khiếu nại chất lượng từ khách thuê kho có liên quan đến hàng đầu vào không qua kiểm tra — đo theo tháng để đánh giá hiệu quả của khâu QC.