Một trong những điểm yếu phổ biến nhất trong khâu mua hàng của doanh nghiệp thi công nội thất là rút gọn quy trình thành một bước duy nhất: cần vật tư thì gọi điện cho nhà cung cấp quen, chốt giá qua điện thoại, đặt hàng, vật tư về công trình. Cách làm này nhanh nhưng đánh đổi bằng việc mất khả năng so sánh giá giữa các nhà cung cấp, mất khả năng kiểm soát ngân sách trước khi đặt hàng, và mất khả năng phát hiện sai lệch giữa những gì đã đặt, những gì thực nhận, và những gì bị tính tiền.
Ba bước của một quy trình mua hàng có kiểm soát
Bước một là PR (Purchase Request) — yêu cầu mua hàng được lập dựa trên nhu cầu thực tế tại công trình, gắn với một hạng mục WBS cụ thể và đối chiếu với ngân sách hạng mục còn lại. Bước hai là RFQ (Request for Quotation) — gửi yêu cầu báo giá đến ít nhất hai đến ba nhà cung cấp cho những khoản mua có giá trị đáng kể, để có cơ sở so sánh thay vì chỉ dựa vào một nguồn duy nhất. Bước ba là PO (Purchase Order) — đơn đặt hàng chính thức, chỉ được phát hành sau khi đã chọn nhà cung cấp từ kết quả RFQ và xác nhận ngân sách hạng mục còn đủ để chi trả.
Vì sao bỏ qua RFQ khiến doanh nghiệp trả giá cao hơn cần thiết
Với những khoản mua có giá trị nhỏ và cấp bách, bỏ qua RFQ để đặt hàng ngay là hợp lý. Nhưng với những khoản mua lớn và có tính lặp lại (ví dụ vật tư hoàn thiện cho nhiều dự án), việc luôn đặt hàng từ một nhà cung cấp quen thuộc mà không so sánh định kỳ khiến doanh nghiệp mất dần lợi thế thương lượng — nhà cung cấp không có áp lực cạnh tranh để giữ giá tốt. Một quy trình RFQ định kỳ, ngay cả khi cuối cùng vẫn chọn nhà cung cấp quen thuộc, giúp doanh nghiệp có dữ liệu thị trường để đàm phán giá tốt hơn.
3-way match — bước kiểm tra chéo thường bị bỏ qua
3-way match là việc đối chiếu ba tài liệu trước khi thanh toán cho nhà cung cấp: PO (số lượng và đơn giá đã đặt), phiếu nhập kho hoặc biên bản giao nhận tại công trình (số lượng thực nhận), và hoá đơn từ nhà cung cấp (số lượng và đơn giá bị tính tiền). Ba tài liệu này phải khớp nhau trước khi thanh toán được duyệt. Khi thiếu bước này, doanh nghiệp dễ gặp phải các tình huống: bị tính tiền nhiều hơn số lượng thực nhận, đơn giá trên hoá đơn cao hơn đơn giá đã thống nhất trong PO, hoặc vật tư về công trình thiếu so với PO nhưng vẫn bị lập hoá đơn đầy đủ.
Chi phí của việc bỏ qua 3-way match
Từng sai lệch trong 3-way match thường có giá trị nhỏ — vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi lần — nên dễ bị coi là không đáng kiểm tra. Nhưng với tần suất mua hàng của một doanh nghiệp chạy 15-30 dự án cùng lúc, tổng sai lệch tích lũy qua một năm có thể là một khoản đáng kể, âm thầm ăn vào margin của nhiều dự án mà không ai nhận ra vì mỗi khoản lẻ đều quá nhỏ để bị chú ý riêng lẻ.
Mục tiêu vận hành: PR-to-PO dưới 5 ngày, vượt ngân sách dưới 2%
Hai chỉ số cần theo dõi cho quy trình mua hàng ngành nội thất là thời gian từ PR đến PO (mục tiêu dưới 5 ngày, để không làm chậm tiến độ thi công) và tỷ lệ mua hàng vượt ngân sách hạng mục (mục tiêu dưới 2%). Khi quy trình PR-RFQ-PO-3-way-match được vận hành nhất quán trên một hệ thống có liên kết dữ liệu (thay vì các bước rời rạc qua điện thoại và giấy tờ), cả hai mục tiêu này đều đạt được đồng thời — kiểm soát chặt hơn không đồng nghĩa với chậm hơn.