DSO (Days Sales Outstanding) đo số ngày trung bình từ khi hoá đơn được xuất đến khi tiền thực sự về tài khoản. Với ngành thi công nội thất, mục tiêu hợp lý là DSO dưới 45 ngày và tỷ lệ công nợ quá hạn dưới 10% tổng công nợ. Nhiều doanh nghiệp trong ngành có DSO thực tế cao hơn đáng kể so với mục tiêu này — không phải vì khách hàng cố tình không trả, mà vì thiếu một quy trình theo dõi và nhắc nợ có hệ thống.
Vì sao "nhắc nợ khi nhớ ra" không thể mở rộng
Ở quy mô nhỏ, một kế toán có thể nhớ được công nợ của vài chục khách hàng và chủ động nhắc khi cần. Nhưng khi số lượng dự án và khách hàng tăng lên vài trăm, cách làm dựa vào trí nhớ cá nhân chắc chắn sẽ bỏ sót — đặc biệt là những khoản công nợ nhỏ hoặc những khách hàng ít khi gây ồn ào về việc chậm trả, dần dần bị "quên" cho đến khi công nợ đã tồn đọng rất lâu.
Phân loại công nợ theo aging — nền tảng của một quy trình thu tiền chủ động
Aging là cách phân loại công nợ theo số ngày quá hạn: 0-15 ngày (mới đến hạn), 15-30 ngày, 30-45 ngày, và trên 45 ngày (quá hạn nghiêm trọng). Mỗi nhóm cần một hành động tương ứng, tăng dần mức độ quyết liệt: nhóm 0-15 ngày chỉ cần một thông báo nhắc nhở tự động qua email hoặc tin nhắn; nhóm 15-30 ngày cần một cuộc gọi trực tiếp từ kế toán hoặc sales phụ trách khách hàng đó; nhóm 30-45 ngày cần thư nhắc nợ chính thức kèm lịch sử thanh toán; nhóm trên 45 ngày cần sự can thiệp của cấp quản lý, có thể kèm theo việc tạm dừng cung cấp dịch vụ hoặc bắt đầu công trình mới cho khách hàng đó cho đến khi công nợ được giải quyết.
Gắn công nợ với người chịu trách nhiệm, không chỉ với phòng kế toán
Một cải tiến quan trọng là không coi việc thu công nợ chỉ là trách nhiệm riêng của kế toán. Sales hoặc PM phụ trách khách hàng đó thường có mối quan hệ trực tiếp và hiểu rõ hoàn cảnh của khách hàng hơn — họ có thể biết được khách chậm trả vì lý do dòng tiền tạm thời hay vì không hài lòng với chất lượng công trình (một lý do cần được xử lý riêng, không chỉ bằng cách nhắc nợ). Khi trách nhiệm theo dõi công nợ được chia sẻ giữa kế toán (theo dõi hệ thống) và người phụ trách quan hệ khách hàng (xử lý tình huống cụ thể), tỷ lệ thu hồi công nợ đúng hạn thường cải thiện đáng kể.
Điều kiện thanh toán rõ ràng ngay từ hợp đồng
Phần lớn vấn đề công nợ kéo dài có thể phòng ngừa từ trước, ngay ở bước ký hợp đồng — bằng cách quy định rõ điều khoản thanh toán (thời hạn thanh toán sau khi xuất hoá đơn, mức phạt chậm trả nếu có, điều kiện tạm dừng công trình nếu công nợ quá hạn nghiêm trọng). Khi những điều khoản này được nêu rõ và được khách hàng đồng ý từ đầu, việc nhắc nợ sau này có cơ sở hợp đồng rõ ràng, thay vì phải thương lượng lại từ đầu mỗi lần phát sinh chậm trả.
Dashboard công nợ — nhìn thấy rủi ro trước khi nó trở thành nợ xấu
Ở cấp độ điều hành, doanh nghiệp cần một dashboard công nợ cập nhật liên tục, phân loại theo aging và theo khách hàng, để CEO và bộ phận tài chính nhìn thấy tổng công nợ quá hạn tại bất kỳ thời điểm nào, thay vì chỉ biết qua báo cáo tổng hợp cuối tháng. Khi công nợ quá hạn được phát hiện sớm và xử lý theo đúng quy trình aging, rủi ro chuyển từ "công nợ chậm trả" sang "nợ xấu không thể thu hồi" — kịch bản tồi tệ nhất — được giảm thiểu đáng kể.