Mô tả ngắn
Kho và Mua hàng là hai mắt xích quan trọng trong chuỗi vận hành doanh nghiệp. Nếu khảo sát thiếu, ERP dễ thiết kế sai quy trình, tồn kho không chính xác, mua hàng trùng lặp và chi phí tăng cao. Bài viết này giúp doanh nghiệp hiểu cách khảo sát Kho & Mua hàng trước khi triển khai ERP.
1. Bối cảnh: Kho và Mua hàng không phải là hai bộ phận tách rời
Trong nhiều doanh nghiệp, Mua hàng và Kho thường được quản lý như hai bộ phận riêng.
Mua hàng lo tìm nhà cung cấp, hỏi giá, đặt hàng.
Kho lo nhận hàng, nhập kho, xuất kho, kiểm kê.
Nhưng trong ERP, hai bộ phận này nằm trong cùng một chuỗi dữ liệu vận hành.
Một nhu cầu vật tư có thể xuất phát từ:
- Dự án
- Sản xuất
- Bán hàng
- Bảo trì
- Công trình
- Phòng ban nội bộ
- Kế hoạch tồn kho tối thiểu
Sau đó nhu cầu được chuyển thành yêu cầu mua hàng.
Yêu cầu mua hàng được duyệt.
Bộ phận mua hàng chọn nhà cung cấp.
Đơn mua hàng được phát hành.
Kho nhận hàng.
Kế toán ghi nhận công nợ hoặc chi phí.
Dự án hoặc bộ phận sử dụng vật tư.
Cuối cùng, dữ liệu đi vào báo cáo tồn kho, báo cáo chi phí và dashboard quản trị.
Vì vậy, nếu khảo sát Kho & Mua hàng không kỹ, ERP có thể chạy được về mặt thao tác, nhưng không tạo ra dữ liệu đúng để quản trị.
Một lỗi nhỏ ở mã vật tư, đơn vị tính, quy trình nhập xuất hoặc phê duyệt mua hàng có thể làm sai toàn bộ báo cáo tồn kho và chi phí.
2. Vì sao doanh nghiệp cần khảo sát kỹ Kho & Mua hàng?
Kho và Mua hàng là nơi ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Dòng tiền
- Chi phí mua hàng
- Tồn kho
- Tiến độ dự án
- Hiệu quả sản xuất
- Công nợ nhà cung cấp
- Lãi lỗ từng đơn hàng hoặc dự án
Ví dụ:
Một công trình cần vật tư gấp.
Bộ phận dự án gửi yêu cầu mua qua Zalo.
Mua hàng đặt hàng ngay.
Kho nhận hàng nhưng không cập nhật kịp.
Kế toán chưa có hóa đơn.
Dự án đã sử dụng vật tư.
CEO hỏi chi phí thực tế của công trình.
Không ai trả lời chính xác.
Vấn đề không nằm ở một cá nhân.
Vấn đề nằm ở việc doanh nghiệp chưa có một chuỗi dữ liệu thống nhất từ nhu cầu đến chi phí.
ERP chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp khảo sát rõ:
- Vật tư được quản lý như thế nào?
- Ai tạo yêu cầu mua?
- Ai duyệt?
- Ai chọn nhà cung cấp?
- Ai nhận hàng?
- Ai kiểm tra chất lượng?
- Hàng nhập vào kho nào?
- Xuất dùng cho bộ phận hoặc dự án nào?
- Chi phí được ghi nhận ra sao?
- Báo cáo nào cần xem mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng?
Nếu các câu hỏi này chưa được trả lời rõ, ERP sẽ khó thiết kế đúng.
3. Pain Point thường gặp trong Kho & Mua hàng
3.1. Không kiểm soát tồn kho chính xác
Đây là vấn đề phổ biến nhất.
Trên file Excel còn hàng.
Nhưng thực tế trong kho đã hết.
Hoặc thực tế còn hàng.
Nhưng hệ thống lại báo hết.
Nguyên nhân thường đến từ:
- Không cập nhật nhập kho kịp thời
- Xuất kho không có phiếu
- Mượn vật tư nhưng không ghi nhận
- Hàng về công trình nhưng không qua kho
- Một vật tư có nhiều tên gọi khác nhau
- Đơn vị tính không thống nhất
- Kiểm kê không định kỳ
- Chênh lệch không được xử lý đúng quy trình
Khi tồn kho không chính xác, doanh nghiệp rất dễ mua dư hoặc thiếu vật tư.
Cả hai trường hợp đều tạo chi phí.
Mua dư làm tồn kho tăng, vốn bị chôn.
Thiếu vật tư làm chậm tiến độ dự án hoặc sản xuất.
3.2. Thiếu dữ liệu tồn kho thời gian thực
Nhiều doanh nghiệp chỉ biết tồn kho sau khi kho gửi báo cáo cuối ngày hoặc cuối tuần.
Điều này gây khó cho bộ phận mua hàng, sales và dự án.
Ví dụ:
Sales cần báo thời gian giao hàng cho khách.
Nhưng không biết hàng có sẵn hay không.
Dự án cần vật tư để thi công.
Nhưng không biết kho còn đủ hay phải mua thêm.
Mua hàng muốn đặt hàng.
Nhưng không biết vật tư nào đang dư, vật tư nào đang thiếu.
Nếu dữ liệu tồn kho không theo thời gian thực, các quyết định vận hành sẽ dựa nhiều vào cảm tính.
3.3. Mua hàng trùng lặp
Mua hàng trùng lặp thường xảy ra khi nhiều bộ phận cùng gửi yêu cầu mua nhưng không có hệ thống kiểm soát tập trung.
Ví dụ:
Dự án A yêu cầu mua 100 tấm ván.
Dự án B cũng yêu cầu mua 80 tấm ván.
Kho thực tế còn 120 tấm nhưng chưa cập nhật.
Mua hàng không biết nên đặt thêm 180 tấm.
Kết quả:
- Tồn kho tăng
- Vốn bị chôn
- Phát sinh chi phí lưu kho
- Dễ hư hỏng hoặc lỗi thời
- Không kiểm soát được ngân sách
ERP cần giúp người phụ trách thấy ngay:
- Kho còn bao nhiêu?
- Đã có yêu cầu mua nào chưa?
- Đã có đơn mua hàng nào đang chờ nhận chưa?
- Vật tư này đang được đặt cho dự án nào?
- Có thể điều chuyển từ kho khác không?
3.4. Chậm phê duyệt yêu cầu mua
Quy trình mua hàng thường bị chậm ở bước phê duyệt.
Nguyên nhân:
- Không rõ ai duyệt
- Người duyệt không nhận được thông báo
- Thiếu thông tin để duyệt
- Không có ngân sách tham chiếu
- Không biết vật tư này có thật sự cần mua không
- Phê duyệt qua Zalo, email nên khó truy vết
Chậm phê duyệt làm chậm mua hàng.
Chậm mua hàng làm chậm nhận vật tư.
Chậm vật tư làm chậm vận hành.
Với doanh nghiệp dự án, chỉ cần thiếu một vật tư quan trọng, công trình có thể bị ảnh hưởng tiến độ.
3.5. Khó theo dõi hiệu suất nhà cung cấp
Nhiều doanh nghiệp chọn nhà cung cấp dựa trên kinh nghiệm cá nhân.
Người mua hàng nhớ nhà cung cấp nào tốt.
Nhưng dữ liệu không nằm trên hệ thống.
Khi nhân sự mua hàng nghỉ việc, doanh nghiệp mất luôn kinh nghiệm đó.
Một hệ thống tốt cần theo dõi:
- Giá mua theo từng nhà cung cấp
- Thời gian giao hàng
- Tỷ lệ giao đúng hẹn
- Tỷ lệ giao thiếu
- Tỷ lệ hàng lỗi
- Điều khoản thanh toán
- Lịch sử phản hồi
- Tổng giá trị mua hàng
- Mức độ ổn định
Nếu không có dữ liệu này, doanh nghiệp khó đàm phán giá, khó kiểm soát chất lượng và khó xây dựng danh sách nhà cung cấp chiến lược.
4. Chi phí nếu khảo sát Kho & Mua hàng thiếu
4.1. Tồn kho dư thừa
Tồn kho dư thừa không chỉ là hàng nằm trong kho.
Đó là tiền mặt bị khóa lại.
Doanh nghiệp vẫn phải trả tiền mua hàng, trả chi phí lưu kho, quản lý, bảo quản, kiểm kê.
Một số vật tư còn có rủi ro:
- Hư hỏng
- Lỗi thời
- Sai quy cách
- Không dùng được cho dự án mới
- Thất thoát
- Khó thanh lý
Nếu ERP không được khảo sát đúng về định mức tồn kho, điểm đặt hàng lại, phân nhóm vật tư và nhu cầu sử dụng, hệ thống rất khó giúp doanh nghiệp giảm tồn kho.
4.2. Thiếu vật tư
Thiếu vật tư gây tác động trực tiếp đến vận hành.
Trong doanh nghiệp sản xuất, thiếu vật tư làm dừng chuyền.
Trong doanh nghiệp thi công, thiếu vật tư làm chậm công trình.
Trong doanh nghiệp thương mại, thiếu hàng làm mất cơ hội bán.
Nguyên nhân thường gặp:
- Không có tồn kho tối thiểu
- Không có cảnh báo thiếu hàng
- Không dự báo nhu cầu
- Không theo dõi đơn mua hàng đang về
- Không biết lead time của nhà cung cấp
- Không liên kết kế hoạch dự án với kế hoạch mua hàng
Thiếu vật tư thường khiến doanh nghiệp phải mua gấp.
Mua gấp thường kéo theo giá cao hơn, phí vận chuyển cao hơn và ít thời gian kiểm tra chất lượng hơn.
4.3. Tăng chi phí mua hàng
Nếu quy trình mua hàng không rõ, chi phí mua hàng có thể tăng mà doanh nghiệp không nhận ra.
Các nguyên nhân phổ biến:
- Không so sánh báo giá
- Không có quy trình RFQ
- Không theo dõi lịch sử giá
- Không gom nhu cầu để mua số lượng tốt hơn
- Không kiểm soát mua ngoài danh sách nhà cung cấp
- Không kiểm tra ngân sách trước khi đặt hàng
- Không đo hiệu suất nhà cung cấp
Khi triển khai ERP, nếu không khảo sát kỹ các điểm này, hệ thống chỉ ghi nhận giao dịch mua hàng, nhưng không giúp tối ưu chi phí.
4.4. Giảm hiệu quả vận hành
Kho và Mua hàng ảnh hưởng đến nhiều phòng ban.
Khi hai bộ phận này vận hành kém, các bộ phận khác cũng bị ảnh hưởng.
Sales không biết hàng có sẵn để bán.
Dự án không biết vật tư khi nào về.
Kế toán không có đủ chứng từ để ghi nhận chi phí.
CEO không biết tồn kho thật và chi phí thật.
Nhân viên mất thời gian hỏi nhau thay vì làm việc trên dữ liệu chung.
Đây là chi phí ẩn rất lớn.
Nó không nằm ngay trên báo cáo tài chính, nhưng làm giảm tốc độ và chất lượng ra quyết định.
5. Framework khảo sát Kho & Mua hàng
Một framework khảo sát tốt nên đi theo chuỗi dữ liệu sau:
Purchase Request
↓
Purchase Order
↓
Goods Receipt
↓
Inventory
↓
Consumption
↓
Reporting
5.1. Purchase Request – Yêu cầu mua hàng
Đây là điểm bắt đầu của quy trình mua hàng.
Cần làm rõ:
- Ai được tạo yêu cầu mua?
- Yêu cầu mua phát sinh từ đâu?
- Dự án, kho, sản xuất hay phòng ban?
- Yêu cầu mua có cần ngân sách không?
- Có cần kiểm tra tồn kho trước khi gửi yêu cầu không?
- Ai phê duyệt?
- Phê duyệt theo giá trị hay theo loại vật tư?
- Có yêu cầu mua khẩn không?
- Có phân biệt mua vật tư, dịch vụ, tài sản hay công cụ dụng cụ không?
Nếu bước PR không rõ, doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát nhu cầu mua hàng từ đầu.
5.2. Purchase Order – Đơn mua hàng
Sau khi yêu cầu mua được duyệt, bộ phận mua hàng chuyển sang chọn nhà cung cấp và tạo đơn mua hàng.
Cần khảo sát:
- Có quy trình hỏi giá không?
- Có cần tối thiểu 2 hoặc 3 báo giá không?
- Ai chọn nhà cung cấp?
- Ai duyệt đơn mua hàng?
- Có chính sách phân quyền theo giá trị không?
- Có điều khoản thanh toán chuẩn không?
- Có hợp đồng khung với nhà cung cấp không?
- Có theo dõi lịch giao hàng không?
- Có quản lý đơn mua từng phần không?
Đơn mua hàng nên là trung tâm kiểm soát giữa nhu cầu, giá mua, nhà cung cấp, thời gian giao hàng và ngân sách.
5.3. Goods Receipt – Nhận hàng
Nhận hàng là điểm giao giữa mua hàng và kho.
Cần khảo sát:
- Ai nhận hàng?
- Nhận tại kho hay tại công trình?
- Có kiểm tra số lượng không?
- Có kiểm tra chất lượng không?
- Có biên bản nhận hàng không?
- Có ảnh chụp, chứng từ đi kèm không?
- Có nhận hàng một phần không?
- Có hàng lỗi, hàng trả lại không?
- Có hàng nhận trước hóa đơn không?
- Có hóa đơn về trước hàng không?
Nếu nhận hàng không chuẩn, tồn kho sai và kế toán cũng khó đối chiếu công nợ nhà cung cấp.
5.4. Inventory – Quản lý kho
Kho là nơi quản lý số lượng, vị trí và trạng thái hàng hóa.
Cần làm rõ:
- Doanh nghiệp có bao nhiêu kho?
- Có kho trung tâm không?
- Có kho công trình không?
- Có kho ký gửi không?
- Có kho hàng lỗi không?
- Có quản lý vị trí trong kho không?
- Có quản lý lô, serial không?
- Có quản lý hạn sử dụng không?
- Có quản lý đơn vị tính phụ không?
- Có quy trình điều chuyển kho không?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần quản lý kho quá chi tiết.
Nhưng nếu khảo sát thiếu, hệ thống có thể quá đơn giản hoặc quá phức tạp.
Cả hai đều gây khó khi vận hành.
5.5. Consumption – Xuất dùng
Xuất dùng là bước biến tồn kho thành chi phí.
Đây là điểm rất quan trọng.
Cần khảo sát:
- Xuất dùng cho dự án nào?
- Xuất dùng cho đơn hàng nào?
- Xuất dùng cho sản xuất nào?
- Xuất dùng cho phòng ban nào?
- Ai yêu cầu xuất kho?
- Ai duyệt xuất kho?
- Ai nhận vật tư?
- Có phiếu xuất kho không?
- Có xuất vượt định mức không?
- Có hoàn trả vật tư thừa không?
- Có theo dõi vật tư đã cấp nhưng chưa dùng không?
Nếu xuất dùng không đúng đối tượng, báo cáo chi phí sẽ sai.
Ví dụ:
Vật tư của dự án A nhưng lại ghi vào dự án B.
Kết quả là dự án A nhìn có vẻ lãi, dự án B nhìn có vẻ lỗ.
CEO ra quyết định sai vì dữ liệu sai.
5.6. Reporting – Báo cáo
Báo cáo là đầu ra cuối cùng của hệ thống Kho & Mua hàng.
Cần xác định rõ ai cần xem báo cáo nào.
Một số báo cáo quan trọng:
- Tồn kho hiện tại
- Tồn kho theo kho
- Tồn kho theo vị trí
- Tồn kho dưới mức tối thiểu
- Tồn kho chậm luân chuyển
- Vòng quay tồn kho
- Giá trị tồn kho
- Nhập xuất tồn
- Đơn mua đang chờ nhận
- Yêu cầu mua đang chờ duyệt
- Hiệu suất nhà cung cấp
- Giá mua theo thời gian
- Chi phí mua hàng theo dự án
- Mua hàng vượt ngân sách
- Hàng lỗi, hàng trả lại
Báo cáo không nên chỉ phục vụ kế toán.
Báo cáo phải giúp vận hành ra quyết định nhanh hơn.
6. Checklist khảo sát Kho & Mua hàng
6.1. Danh mục vật tư
Danh mục vật tư là nền tảng.
Nếu danh mục sai, toàn bộ quy trình sau đó dễ sai.
Cần khảo sát:
- Doanh nghiệp có bao nhiêu mã vật tư?
- Có bao nhiêu nhóm vật tư?
- Có vật tư trùng tên không?
- Có mã vật tư trùng không?
- Có quy tắc đặt mã không?
- Có đơn vị tính chuẩn không?
- Có nhiều đơn vị tính cho một vật tư không?
- Có quản lý quy cách không?
- Có quản lý thương hiệu không?
- Có quản lý nhà cung cấp mặc định không?
- Có quản lý giá mua gần nhất không?
- Có phân loại vật tư thường dùng và ít dùng không?
Ví dụ quy tắc mã vật tư:
NHOM - LOAI - QUYCACH - STT
GO-MDF-18MM-001
PK-BANLE-INOX-002
SON-TRANG-5L-003
Quy tắc đặt mã giúp giảm trùng lặp và giúp nhân viên tìm kiếm nhanh hơn.
6.2. Quy trình yêu cầu mua hàng
Cần làm rõ từ lúc phát sinh nhu cầu đến lúc được duyệt.
Câu hỏi khảo sát:
- Ai được tạo PR?
- PR tạo trên hệ thống hay qua file?
- PR có bắt buộc chọn dự án không?
- PR có bắt buộc chọn mã vật tư không?
- PR có cần ngày cần hàng không?
- PR có cần lý do mua không?
- Có kiểm tra tồn kho trước khi tạo PR không?
- Ai duyệt PR?
- Duyệt theo phòng ban hay theo giá trị?
- Có luồng duyệt riêng cho mua khẩn không?
- PR sau khi duyệt được chuyển thành RFQ hay PO?
Một PR tốt cần trả lời rõ 5 câu:
- Mua cái gì?
- Mua bao nhiêu?
- Cần khi nào?
- Dùng cho đâu?
- Ai chịu trách nhiệm?
6.3. Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng cần cân bằng giữa kiểm soát và tốc độ.
Nếu kiểm soát quá lỏng, dễ mua sai, mua đắt, mua trùng.
Nếu kiểm soát quá chặt, mua hàng bị chậm.
Câu hỏi khảo sát:
- Có danh sách nhà cung cấp được duyệt không?
- Chọn nhà cung cấp theo tiêu chí nào?
- Có quy trình RFQ không?
- Có bắt buộc so sánh báo giá không?
- Ai được quyền chọn nhà cung cấp?
- Ai được quyền duyệt PO?
- Duyệt PO theo mức tiền nào?
- Có theo dõi lịch giao hàng không?
- Có mua hàng theo hợp đồng khung không?
- Có mua hàng định kỳ không?
- Có phát sinh mua ngoài quy trình không?
- Có mua dịch vụ, thầu phụ, thuê ngoài không?
ERP nên giúp tự động hóa các bước lặp lại nhưng vẫn giữ được điểm kiểm soát quan trọng.
6.4. Nhận hàng
Nhận hàng là điểm cần kiểm soát chặt.
Câu hỏi khảo sát:
- Ai là người nhận hàng?
- Nhận hàng tại kho hay tại công trình?
- Có đối chiếu với PO không?
- Có kiểm tra số lượng không?
- Có kiểm tra chất lượng không?
- Có biên bản nhận hàng không?
- Có ảnh đính kèm không?
- Có xử lý hàng thiếu không?
- Có xử lý hàng lỗi không?
- Có nhận hàng một phần không?
- Có nhận hàng vượt số lượng đặt mua không?
- Có cho phép nhận hàng khi chưa có PO không?
Quy trình nhận hàng tốt giúp giảm sai lệch tồn kho và giảm tranh chấp với nhà cung cấp.
6.5. Quản lý kho
Cần khảo sát mô hình kho thực tế.
Câu hỏi khảo sát:
- Có bao nhiêu kho?
- Kho nằm ở đâu?
- Có kho công trình không?
- Có kho tạm không?
- Có kho hàng lỗi không?
- Có kho thành phẩm không?
- Có kho nguyên vật liệu không?
- Có quản lý vị trí kệ, ô, tầng không?
- Có quy trình nhập kho không?
- Có quy trình xuất kho không?
- Có quy trình điều chuyển kho không?
- Có quản lý tồn kho tối thiểu không?
- Có quản lý tồn kho tối đa không?
Với doanh nghiệp nhỏ, có thể chỉ cần quản lý theo kho.
Với doanh nghiệp lớn, cần quản lý thêm vị trí, lô, serial hoặc khu vực.
6.6. Kiểm kê
Kiểm kê giúp xác nhận dữ liệu hệ thống có đúng với thực tế hay không.
Câu hỏi khảo sát:
- Tần suất kiểm kê là bao lâu?
- Kiểm kê toàn kho hay kiểm kê từng nhóm?
- Ai thực hiện kiểm kê?
- Ai phê duyệt chênh lệch?
- Chênh lệch được xử lý như thế nào?
- Có lý do chênh lệch không?
- Có kiểm kê đột xuất không?
- Có kiểm kê theo chu kỳ không?
- Có khóa giao dịch khi kiểm kê không?
- Có báo cáo lịch sử chênh lệch không?
Nếu doanh nghiệp không kiểm kê định kỳ, tồn kho trên hệ thống sẽ dần lệch so với thực tế.
6.7. Báo cáo
Cần khảo sát báo cáo theo từng cấp quản lý.
| Người xem | Báo cáo cần xem |
|---|---|
| Nhân viên kho | Nhập xuất tồn, hàng cần xuất, hàng cần nhận |
| Mua hàng | PR chờ xử lý, PO chờ nhận, giá mua, nhà cung cấp |
| Kế toán | Giá trị tồn kho, hóa đơn, công nợ nhà cung cấp |
| PM / Quản lý dự án | Vật tư đã cấp, vật tư còn thiếu, chi phí theo dự án |
| CEO / COO | Tồn kho, vòng quay tồn kho, chi phí mua hàng, hiệu suất nhà cung cấp |
Báo cáo phải trả lời được các câu hỏi:
- Hàng nào đang thiếu?
- Hàng nào đang dư?
- Hàng nào chậm luân chuyển?
- Đơn mua nào chưa về?
- Nhà cung cấp nào giao trễ?
- Vật tư nào tăng giá?
- Dự án nào đang dùng vật tư vượt kế hoạch?
7. KPI cần đo lường
7.1. Inventory Accuracy
Đo độ chính xác tồn kho.
Inventory Accuracy = Số lượng đúng thực tế / Số lượng trên hệ thống
KPI này cho biết hệ thống kho có đáng tin không.
Nếu tồn kho sai, các quyết định mua hàng và xuất dùng đều sai theo.
7.2. Inventory Turnover
Đo vòng quay tồn kho.
Inventory Turnover = Giá vốn hàng bán / Tồn kho bình quân
Vòng quay thấp cho thấy hàng tồn quá lâu.
Vòng quay cao cho thấy hàng luân chuyển tốt, nhưng cũng cần kiểm tra rủi ro thiếu hàng.
7.3. Purchase Cycle Time
Đo thời gian từ yêu cầu mua đến khi phát hành đơn mua hoặc nhận hàng.
KPI này giúp phát hiện điểm nghẽn:
- Chậm duyệt PR
- Chậm hỏi giá
- Chậm chọn nhà cung cấp
- Chậm duyệt PO
- Nhà cung cấp giao hàng chậm
7.4. Supplier Performance
Đo hiệu suất nhà cung cấp.
Có thể đánh giá theo:
- Giao hàng đúng hạn
- Giao đủ số lượng
- Chất lượng hàng đạt yêu cầu
- Giá cạnh tranh
- Phản hồi nhanh
- Điều khoản thanh toán tốt
Nhà cung cấp tốt giúp giảm rủi ro vận hành.
Nhà cung cấp kém làm tăng chi phí ẩn.
7.5. Stock Availability
Đo khả năng đáp ứng nhu cầu từ tồn kho.
Stock Availability = Số yêu cầu được đáp ứng / Tổng số yêu cầu vật tư
KPI này giúp doanh nghiệp biết kho có hỗ trợ tốt cho vận hành hay không.
Tồn kho thấp quá sẽ thiếu hàng.
Tồn kho cao quá sẽ chôn vốn.
Mục tiêu là tối ưu, không phải chỉ giảm tồn kho.
8. Vai trò của ERP trong Kho & Mua hàng
ERP giúp kết nối dữ liệu xuyên suốt:
Purchase
↓
Inventory
↓
Accounting
↓
Project
↓
Dashboard
ERP giúp kiểm soát nhu cầu mua hàng
Mọi yêu cầu mua được ghi nhận trên hệ thống.
Người quản lý thấy được:
- Ai yêu cầu
- Yêu cầu lúc nào
- Dùng cho đâu
- Cần ngày nào
- Đã duyệt chưa
- Đã mua chưa
- Hàng đã về chưa
Điều này giúp giảm mua hàng tự phát.
ERP giúp kiểm soát tồn kho thời gian thực
Khi hàng nhập, xuất, điều chuyển, kiểm kê, hệ thống cập nhật tồn kho.
Các bộ phận có thể xem cùng một nguồn dữ liệu.
Không cần hỏi qua Zalo hoặc chờ file Excel.
ERP giúp liên kết mua hàng với kế toán
Đơn mua hàng, phiếu nhận hàng và hóa đơn nhà cung cấp được liên kết.
Kế toán dễ đối chiếu:
PO
↓
Receipt
↓
Vendor Bill
↓
Payment
Nhờ đó giảm rủi ro thanh toán sai, thanh toán trùng hoặc thanh toán khi chưa nhận hàng.
ERP giúp kiểm soát chi phí theo dự án
Với doanh nghiệp dự án, mỗi yêu cầu mua và mỗi phiếu xuất kho có thể gắn với dự án.
CEO và PM có thể xem:
- Dự án đã mua những gì
- Đã xuất dùng bao nhiêu
- Chi phí vật tư thực tế
- Vật tư nào vượt ngân sách
- Nhà cung cấp nào đang phục vụ dự án
Đây là nền tảng để kiểm soát lãi lỗ dự án.
9. Vai trò của AI trong Kho & Mua hàng
AI chỉ phát huy hiệu quả khi dữ liệu ERP đủ sạch.
Khi có dữ liệu tốt, AI có thể hỗ trợ mạnh cho Kho & Mua hàng.
9.1. Dự báo nhu cầu vật tư
AI có thể phân tích:
- Lịch sử sử dụng vật tư
- Kế hoạch bán hàng
- Kế hoạch dự án
- Kế hoạch sản xuất
- Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
- Mùa vụ hoặc chu kỳ nhu cầu
Từ đó đề xuất vật tư nào cần mua sớm.
9.2. Tối ưu tồn kho
AI có thể gợi ý:
- Mức tồn kho tối thiểu
- Mức tồn kho tối đa
- Điểm đặt hàng lại
- Vật tư chậm luân chuyển
- Vật tư nên thanh lý
- Vật tư có nguy cơ thiếu
Điều này giúp doanh nghiệp giảm tồn kho dư nhưng vẫn không bị thiếu hàng.
9.3. Đánh giá nhà cung cấp
AI có thể tổng hợp dữ liệu để chấm điểm nhà cung cấp theo:
- Giá
- Thời gian giao hàng
- Chất lượng
- Tỷ lệ lỗi
- Tỷ lệ giao đúng hạn
- Lịch sử hợp tác
- Điều khoản thanh toán
Từ đó đề xuất nhà cung cấp phù hợp cho từng nhóm vật tư.
9.4. Cảnh báo thiếu hàng
AI có thể cảnh báo sớm:
- Vật tư sắp xuống dưới mức tối thiểu
- Đơn mua hàng có nguy cơ giao trễ
- Dự án sắp cần vật tư nhưng kho chưa đủ
- Nhà cung cấp thường giao trễ với nhóm hàng này
- Vật tư tăng giá bất thường
Cảnh báo sớm giúp doanh nghiệp xử lý trước khi vấn đề ảnh hưởng đến vận hành.
10. Case Study: Doanh nghiệp nội thất quản lý hơn 3.000 mã vật tư
Một doanh nghiệp thi công nội thất có hơn 3.000 mã vật tư.
Bao gồm:
- Gỗ
- Ván
- Phụ kiện
- Sơn
- Keo
- Kim khí
- Vật tư hoàn thiện
- Công cụ dụng cụ
- Vật tư công trình
Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp quản lý bằng Excel và Zalo.
Các vấn đề thường gặp:
- Một vật tư có nhiều tên gọi khác nhau
- Không biết tồn kho chính xác
- Mua hàng phát sinh nhiều lần
- Kho công trình không cập nhật kịp
- Vật tư thừa không được thu hồi
- Kế toán khó xác định chi phí từng công trình
- CEO không biết vật tư nào đang chôn vốn
Sau khi khảo sát và triển khai ERP, doanh nghiệp chuẩn hóa lại:
Danh mục vật tư
↓
Yêu cầu mua hàng
↓
Đơn mua hàng
↓
Nhận hàng
↓
Nhập kho
↓
Xuất cho công trình
↓
Chi phí dự án
↓
Dashboard
Kết quả:
- Mỗi vật tư có một mã chuẩn
- Tồn kho được cập nhật theo thời gian thực
- Mua hàng kiểm tra tồn kho trước khi đặt
- Kho theo dõi nhập xuất rõ hơn
- PM xem được vật tư đã cấp cho công trình
- Kế toán đối chiếu PO, Receipt và Vendor Bill nhanh hơn
- CEO xem được giá trị tồn kho và chi phí vật tư theo dự án
Giá trị lớn nhất không chỉ là giảm nhập liệu.
Giá trị lớn nhất là doanh nghiệp có dữ liệu để kiểm soát vật tư và chi phí.
11. Lộ trình khảo sát Kho & Mua hàng
Một lộ trình khảo sát tốt nên đi qua 6 bước:
Master Data
↓
Purchase Process
↓
Inventory Process
↓
Pain Point
↓
KPI
↓
Solution Design
Bước 1: Master Data
Chuẩn hóa dữ liệu nền.
Cần làm:
- Rà soát danh mục vật tư
- Loại bỏ mã trùng
- Chuẩn hóa đơn vị tính
- Phân nhóm vật tư
- Chuẩn hóa danh mục nhà cung cấp
- Xác định quy tắc đặt mã
- Xác định dữ liệu bắt buộc
Đây là bước không nên làm qua loa.
Dữ liệu nền sai thì quy trình đúng cũng khó tạo báo cáo đúng.
Bước 2: Purchase Process
Vẽ lại quy trình mua hàng hiện tại.
Cần xác định:
- Nguồn phát sinh nhu cầu
- Người tạo PR
- Người duyệt PR
- Quy trình RFQ
- Quy trình chọn nhà cung cấp
- Quy trình duyệt PO
- Quy trình theo dõi giao hàng
- Quy trình xử lý mua khẩn
Sau đó thiết kế quy trình To-Be phù hợp trên ERP.
Bước 3: Inventory Process
Khảo sát toàn bộ quy trình kho.
Bao gồm:
- Nhập kho
- Xuất kho
- Điều chuyển kho
- Trả hàng
- Kiểm kê
- Quản lý kho công trình
- Quản lý hàng lỗi
- Quản lý vật tư thừa
- Quản lý tồn kho tối thiểu
Kho là nơi dữ liệu dễ sai nếu thao tác thực tế không được phản ánh đúng vào hệ thống.
Bước 4: Pain Point
Xác định vấn đề thật.
Không chỉ hỏi “kho đang gặp khó gì”.
Cần hỏi cụ thể:
- Vật tư nào thường thiếu?
- Vật tư nào thường dư?
- Báo cáo tồn kho có chính xác không?
- Mua hàng có hay bị gấp không?
- Nhà cung cấp nào hay giao trễ?
- Mã vật tư có bị trùng không?
- Kho có xuất hàng không phiếu không?
- Công trình có giữ vật tư dư không trả về không?
- Kế toán có khó đối chiếu không?
Pain Point càng cụ thể, giải pháp càng sát thực tế.
Bước 5: KPI
Xác định KPI trước khi thiết kế hệ thống.
Các KPI nên có:
- Inventory Accuracy
- Inventory Turnover
- Purchase Cycle Time
- Supplier Performance
- Stock Availability
- On-Time Delivery
- Purchase Cost Saving
- Slow Moving Stock
- Stockout Rate
- PR Approval Time
KPI giúp doanh nghiệp đo được ERP có tạo ra cải thiện thật hay không.
Bước 6: Solution Design
Thiết kế giải pháp triển khai.
Đầu ra nên gồm:
- Quy trình To-Be
- Danh mục dữ liệu cần chuẩn hóa
- Phân quyền người dùng
- Luồng phê duyệt PR, PO
- Cấu trúc kho
- Quy tắc nhập, xuất, điều chuyển
- Quy trình kiểm kê
- Quy trình xử lý chênh lệch
- Báo cáo Kho & Mua hàng
- Dashboard quản trị
- Kịch bản kiểm thử UAT
- Kế hoạch đào tạo người dùng
Đây là tài liệu giúp đội triển khai, Key User và Ban lãnh đạo cùng hiểu một cách thống nhất.
12. Checklist nhanh trước khi triển khai ERP Kho & Mua hàng
Doanh nghiệp có thể tự kiểm tra theo danh sách sau.
Danh mục vật tư
- Đã có mã vật tư chuẩn
- Đã có nhóm vật tư
- Đã có đơn vị tính chuẩn
- Đã xử lý mã trùng
- Đã có quy tắc đặt mã
- Đã có danh mục nhà cung cấp
Quy trình mua hàng
- Đã có quy trình tạo PR
- Đã có luồng duyệt PR
- Đã có quy trình RFQ
- Đã có quy trình chọn nhà cung cấp
- Đã có luồng duyệt PO
- Đã có quy trình theo dõi giao hàng
Quy trình kho
- Đã xác định danh sách kho
- Đã có quy trình nhập kho
- Đã có quy trình xuất kho
- Đã có quy trình điều chuyển
- Đã có quy trình kiểm kê
- Đã có quy trình xử lý chênh lệch
Báo cáo
- Có báo cáo tồn kho
- Có báo cáo nhập xuất tồn
- Có báo cáo tồn kho chậm luân chuyển
- Có báo cáo đơn mua chờ nhận
- Có báo cáo hiệu suất nhà cung cấp
- Có dashboard Kho & Mua hàng
Nếu doanh nghiệp chưa đạt nhiều mục trong checklist này, nên khảo sát kỹ trước khi cấu hình ERP.
13. CTA
Kho và Mua hàng là chuỗi dữ liệu quan trọng trong ERP.
Nếu khảo sát thiếu, doanh nghiệp dễ gặp tồn kho sai, mua hàng trùng, thiếu vật tư, tăng chi phí và chậm vận hành.
Nếu khảo sát đúng, ERP sẽ giúp doanh nghiệp:
- Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực
- Giảm mua hàng trùng lặp
- Tăng tốc phê duyệt mua hàng
- Theo dõi hiệu suất nhà cung cấp
- Kiểm soát chi phí theo dự án hoặc phòng ban
- Tạo dashboard điều hành cho CEO, COO, CFO và trưởng bộ phận
.