Vì sao claim nhà cung cấp thường kéo dài không dứt điểm
Khi hàng lỗi hoặc thiếu chỉ được phát hiện vài ngày sau khi nhận — lúc đã nhập kho, đã trộn lẫn với lô khác — nhà cung cấp hoàn toàn có lý do để từ chối trách nhiệm vì không còn bằng chứng nhận hàng ban đầu. Kết quả là tổn thất bị đẩy về phía kho hoặc doanh nghiệp, còn bộ phận mua hàng mất nhiều tuần đi lại tranh cãi với nhà cung cấp mà không có căn cứ rõ ràng.
Checklist xử lý ngay tại thời điểm nhận hàng
- Phát hiện chênh lệch số lượng hoặc hư hỏng ngay khi kiểm đếm — không chờ đến khi nhập kho xong.
- Chụp ảnh/quay video hiện trạng hàng lỗi, bao bì hư hỏng, niêm phong (nếu có) trước khi di chuyển hàng.
- Lập biên bản sai lệch có chữ ký của cả nhân viên nhận hàng và tài xế/đại diện nhà cung cấp (nếu có mặt).
- Gắn mã lô riêng cho hàng lỗi/thiếu, cách ly vật lý khỏi hàng đạt chuẩn — tuyệt đối không nhập chung vào tồn kho khả dụng.
- Gửi biên bản kèm hình ảnh cho bộ phận mua hàng trong ngày, không để tồn đọng cuối tuần mới xử lý.
ERP hỗ trợ quy trình claim
Biên bản sai lệch lập trên thiết bị scan tại kho nên gắn trực tiếp vào PO gốc trên ERP, tự động tạo yêu cầu xử lý (claim) gửi bộ phận mua hàng kèm đầy đủ hình ảnh và số liệu. Khi nhà cung cấp phản hồi, kết quả xử lý — đổi trả, giảm giá, hay giữ lại một phần thanh toán — được cập nhật ngược lại chính PO đó, tránh tình trạng theo dõi rời rạc trên email hoặc file Excel riêng của từng người.
KPI cần theo dõi
Tỷ lệ hàng lỗi/thiếu trên tổng số lô nhận, thời gian trung bình xử lý một claim, và tỷ lệ claim có đầy đủ bằng chứng ngay từ đầu — theo dõi theo từng nhà cung cấp để làm căn cứ đánh giá và đàm phán hợp đồng.