Đây là SOP chi tiết cho ngành Sản xuất bao bì, đi kèm trang vấn đề 5844 — Kiểm soát phiên bản mẫu thiết kế và thông số kỹ thuật — dùng cho Sản xuất, Kế hoạch (PPC), Chất lượng, Kho — Vật tư và CEO/BOD.
1. Tên SOP
SOP-TM-5844 — Kiểm soát phiên bản mẫu thiết kế và thông số kỹ thuật (ngành Sản xuất bao bì)
2. Mục đích
Mỗi đơn hàng sản xuất gắn với đúng phiên bản artwork/spec đã được khách và nội bộ duyệt; thay đổi kỹ thuật luôn qua ECN có phê duyệt.
3. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ hoạt động liên quan đến "kiểm soát phiên bản mẫu thiết kế và thông số kỹ thuật" trong doanh nghiệp Sản xuất bao bì.
4. Thuật ngữ và định nghĩa
5. Vai trò tham gia
6. Ma trận RACI
R = Responsible · A = Accountable · C = Consulted · I = Informed
7. Dữ liệu đầu vào
- Quy tắc đặt tên và lưu file thiết kế hiện hành.
- Danh mục mẫu đang lưu hành theo khách.
- Sổ phê duyệt khách (email/zalo giấy tờ).
- Lịch sử sự cố do chạy nhầm phiên bản.
8. Quy trình từng bước
Bước 1 — Chuẩn hóa kho thiết kế và tên file. Một nơi lưu duy nhất, quy tắc tên gắn mã khách + phiên bản; cấm file rải rác trong chat cá nhân.
Bước 2 — Đánh phiên bản mọi thay đổi. Mỗi chỉnh sửa tạo phiên bản mới; không ghi đè bản đã duyệt.
Bước 3 — Phê duyệt hai lớp. Khách duyệt nội dung; thiết kế/QC duyệt khả thi sản xuất — cả hai lưu vết.
Bước 4 — Công bố phiên bản chốt xuống lệnh. Lệnh in mã phiên bản; sản xuất từ chối file không khớp lệnh.
Bước 5 — Đối chiếu đầu lô. QC so mẫu đầu lô với phiên bản chốt trước khi chạy chính thức.
Bước 6 — ECN khi thay đổi sau chốt. Mọi thay đổi sau chốt qua ECN có phê duyệt, đánh giá tác dụng chi phí — tiến độ.
9. Điểm kiểm soát và điều kiện phê duyệt
10. Ngoại lệ và cách xử lý
- Khách duyệt qua tin nhắn tự do: Kinh doanh gom bằng chứng duyệt, lưu vào hồ sơ phiên bản trong ngày.
- Phát hiện lệnh đang chạy nhầm bản: Dừng ngay, khoanh vùng sản lượng đã chạy, đánh giá thiệt hại và ECN điều chỉnh.
- File nguồn thất lạc: Phục hồi từ kho chuẩn; nếu không có — dựng lại và duyệt như phiên bản mới.
11. KPI cần theo dõi
Các mức KPI dưới đây là mục tiêu tham khảo, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo quy mô.
12. Hồ sơ và biểu mẫu liên quan
- Kho thiết kế chuẩn theo khách + phiên bản.
- Sổ phê duyệt (khách và nội bộ).
- Mã phiên bản trên lệnh sản xuất.
- Hồ sơ ECN theo thay đổi.
(Chi tiết từng biểu mẫu xem trong Bộ công cụ kiểm soát phiên bản mẫu và thông số.)
13. Đầu ra và tiêu chí hoàn thành
- Không sản xuất trên bản thiết kế cũ.
- Truy được ai duyệt bản nào, khi nào.
- Thay đổi sau chốt có kiểm soát chi phí — tiến độ.
14. Ví dụ thực tế
Ví dụ minh họa mang tính mô phỏng.
Một nhà máy túi giấy in 50.000 túi theo artwork khách đã thay đổi từ 2 tuần trước — vì file mới chỉ nằm trong chat Zalo của sales. Sau khi áp kho thiết kế duy nhất + mã phiên bản bắt buộc trên lệnh + đối chiếu đầu lô, sự cố chạy nhầm bản về 0 trong 6 tháng.
15. Checklist áp dụng nhanh
- [ ] Kho thiết kế duy nhất, tên file chuẩn.
- [ ] Không ghi đè bản đã duyệt.
- [ ] Lệnh luôn ghi mã phiên bản.
- [ ] Đầu lô đối chiếu bản chốt.
- [ ] Thay đổi sau chốt qua ECN.
- [ ] Bằng chứng duyệt lưu hồ sơ.