Vào giữa quý, phòng tài chính phát hiện một hợp đồng dự án mới trị giá 150 tỷ đồng không thể ký được vì công ty đã chạm trần hạn mức bảo lãnh mà ngân hàng cấp — không phải vì công ty thiếu năng lực tài chính thực sự, mà vì không ai theo dõi tổng hợp tất cả các loại bảo lãnh (dự thầu, thực hiện hợp đồng, tạm ứng, bảo hành) đang mở trên hàng chục dự án cùng lúc, mỗi loại lại do một người phụ trách khác nhau quản lý rời rạc trên file Excel riêng. Đến khi cần ký hợp đồng mới, công ty mới nhận ra hạn mức tín dụng đã bị sử dụng gần hết mà không có cảnh báo sớm nào.
Vì sao cần quản lý tập trung thay vì theo từng dự án riêng lẻ
Với tổng thầu chỉ vận hành một vài dự án, việc mỗi ban điều hành dự án tự quản lý bảo lãnh riêng của mình ít gây vấn đề — nhưng khi số lượng dự án tăng lên hàng chục, tổng giá trị bảo lãnh đang mở trên toàn công ty có thể vượt xa những gì bất kỳ cá nhân nào có thể nắm bắt được nếu chỉ nhìn từ góc độ từng dự án riêng lẻ.
Hạn mức tín dụng mà ngân hàng cấp cho bảo lãnh luôn là một con số hữu hạn ở cấp độ toàn công ty, không phải cấp độ từng dự án — nghĩa là quyết định mở bảo lãnh cho một dự án mới thực chất đang cạnh tranh trực tiếp với khả năng mở bảo lãnh cho các dự án khác, kể cả những dự án đang trong giai đoạn đàm phán chưa ký kết.
Xây dựng bức tranh tổng hợp toàn công ty
Bước đầu tiên là xây dựng một sổ theo dõi tập trung ghi nhận tất cả các bảo lãnh đang mở trên toàn bộ dự án, kèm ngày phát hành, ngày hết hạn, giá trị, ngân hàng phát hành và trạng thái hiện tại — cho phép bất kỳ lúc nào cũng biết được tổng giá trị bảo lãnh đang sử dụng so với hạn mức tín dụng đã được cấp.
Việc phân loại bảo lãnh theo dự án và theo loại giúp ban lãnh đạo nhìn được không chỉ tổng mức sử dụng mà còn cơ cấu rủi ro — chẳng hạn nếu phần lớn hạn mức đang dồn vào bảo lãnh thực hiện hợp đồng của một vài dự án lớn, công ty cần cân nhắc kỹ trước khi nhận thêm dự án mới cùng loại.
Lập kế hoạch giải phóng hạn mức theo tiến độ dự án
Mỗi loại bảo lãnh có vòng đời gắn liền với tiến độ dự án — bảo lãnh dự thầu được giải phóng khi trúng thầu hoặc trượt thầu, bảo lãnh tạm ứng giảm dần khi tạm ứng được khấu trừ qua các đợt thanh toán, và bảo lãnh thực hiện hợp đồng chỉ được giải phóng sau khi hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng hoặc chuyển sang bảo lãnh bảo hành.
Dự báo trước thời điểm các bảo lãnh hiện tại sẽ được giải phóng giúp ban lãnh đạo lập kế hoạch nhận dự án mới phù hợp với hạn mức tín dụng sẽ có sẵn trong tương lai gần, thay vì chỉ nhìn vào tình trạng hạn mức tại thời điểm hiện tại.
Quy trình chuẩn trên ERP
Hệ thống nên tự động tổng hợp giá trị bảo lãnh đang mở theo thời gian thực từ dữ liệu của tất cả các dự án, hiển thị tỷ lệ sử dụng so với hạn mức tín dụng ngay trên dashboard của ban lãnh đạo, thay vì phải chờ tổng hợp thủ công từ nhiều phòng ban.
Cảnh báo tự động nên được kích hoạt khi tỷ lệ sử dụng hạn mức vượt một ngưỡng nhất định (ví dụ 80%), giúp ban lãnh đạo có thời gian chủ động làm việc với ngân hàng để tăng hạn mức hoặc điều chỉnh kế hoạch nhận dự án mới trước khi rơi vào tình huống bị động.
Việc liên kết dữ liệu bảo lãnh với tiến độ thực tế của từng dự án cho phép hệ thống tự động nhắc nhở khi đến thời điểm có thể yêu cầu giải phóng hoặc giảm giá trị bảo lãnh theo hợp đồng, tránh để hạn mức bị chiếm dụng lâu hơn cần thiết.
Vai trò và trách nhiệm
Phòng tài chính chịu trách nhiệm duy trì sổ theo dõi tập trung tất cả bảo lãnh, làm việc với ngân hàng về hạn mức tín dụng, và cảnh báo sớm cho ban lãnh đạo khi hạn mức sắp chạm ngưỡng.
Ban điều hành từng dự án chịu trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời về tiến độ ảnh hưởng đến thời điểm giải phóng bảo lãnh, phối hợp với phòng tài chính để hoàn tất thủ tục đúng hạn.
Ban lãnh đạo tổng công ty chịu trách nhiệm cân đối giữa tốc độ tăng trưởng nhận dự án mới và hạn mức tín dụng thực tế sẵn có, tránh cam kết vượt quá khả năng bảo lãnh của công ty.
Lỗi thường gặp và điểm kiểm soát
Lỗi phổ biến nhất là để mỗi dự án tự quản lý bảo lãnh riêng mà không có tổng hợp cấp công ty, dẫn đến tình huống bất ngờ chạm trần hạn mức khi cần ký hợp đồng mới, đúng như tình huống mở đầu.
Một lỗi khác là chậm trễ trong việc yêu cầu giải phóng bảo lãnh đã hết nghĩa vụ, để hạn mức bị chiếm dụng không cần thiết trong khi công ty đang cần hạn mức đó cho dự án mới.
Điểm kiểm soát quan trọng là nên có báo cáo định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng về tình trạng hạn mức bảo lãnh gửi trực tiếp cho ban lãnh đạo, không chỉ khi có vấn đề phát sinh, giúp việc ra quyết định nhận dự án mới luôn dựa trên thông tin cập nhật.
Kết luận
Quản lý bảo lãnh ngân hàng tập trung ở cấp độ toàn công ty, với tầm nhìn rõ ràng về hạn mức đang sử dụng và kế hoạch giải phóng theo tiến độ từng dự án, là điều kiện cần thiết để tổng thầu có thể tăng trưởng nhận thêm dự án mới mà không bị động vì hết hạn mức tín dụng. Khi được hỗ trợ bởi hệ thống ERP tổng hợp thời gian thực và cảnh báo sớm, ban lãnh đạo có thể chủ động làm việc với ngân hàng và lập kế hoạch kinh doanh phù hợp với năng lực tài chính thực tế của công ty.
Đàm phán điều khoản bảo lãnh có lợi hơn khi quy mô đủ lớn
Một công ty theo dõi và chứng minh được lịch sử sử dụng bảo lãnh có kỷ luật — tỷ lệ giải phóng đúng hạn cao, không có sự cố phải thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh — sẽ có vị thế đàm phán tốt hơn nhiều với ngân hàng khi cần tăng hạn mức tín dụng hoặc thương lượng mức phí bảo lãnh thấp hơn, so với một công ty không có dữ liệu lịch sử rõ ràng để chứng minh mức độ rủi ro thấp của mình.
Việc có thể cung cấp cho ngân hàng báo cáo tổng hợp minh bạch về tình trạng bảo lãnh trên toàn bộ danh mục dự án, thay vì chỉ trả lời từng câu hỏi rời rạc khi ngân hàng yêu cầu, cũng giúp rút ngắn đáng kể thời gian xét duyệt mỗi khi công ty cần mở thêm bảo lãnh mới cho dự án tiếp theo, một lợi thế cạnh tranh thực sự khi tốc độ ký kết hợp đồng có thể quyết định việc có giành được dự án hay không.