Đối với nhiều công ty nội thất, từ 70% đến 90% doanh thu đến từ hồ sơ mời thầu, chào giá cạnh tranh, hoặc chỉ định thầu. Tuy nhiên, rất ít doanh nghiệp thực sự biết chính xác chi phí cho mỗi hồ sơ dự thầu, tỷ lệ thắng thực tế, và nguyên nhân cụ thể đằng sau mỗi lần thắng hoặc thua thầu.
Ba vấn đề phổ biến trong quy trình đấu thầu
Vấn đề thứ nhất là không đánh giá cơ hội trước khi quyết định tham gia — nhiều doanh nghiệp vẫn tham gia cả những hồ sơ có giá trị nhỏ, biên lợi nhuận thấp, và xác suất thắng thấp, dẫn đến lãng phí nguồn lực đáng kể. Vấn đề thứ hai là thiếu quy trình chuẩn thống nhất — Sales làm theo một kiểu, QS làm theo cách khác, Tender lại có quy trình riêng, và không ai thực sự chịu trách nhiệm tổng thể cho toàn bộ hồ sơ. Vấn đề thứ ba là không quản lý dữ liệu lịch sử một cách hệ thống — sau vài năm, doanh nghiệp không còn biết chính xác hồ sơ nào đã thắng, hồ sơ nào đã thua, và quan trọng hơn là vì sao lại thua.
Chi tiết sáu bước của quy trình đấu thầu chuẩn
Bước một, Qualification, đánh giá quy mô dự án, ngân sách, khách hàng, và đối thủ cạnh tranh để quyết định có nên tham gia hồ sơ này hay không, tránh lãng phí nguồn lực vào những cơ hội không phù hợp. Bước hai, Tender Analysis, phân tích chi tiết hồ sơ mời thầu, điều kiện hợp đồng, và yêu cầu kỹ thuật để hiểu rõ những gì khách hàng thực sự cần.
Bước ba, Costing & BOQ, tập trung lập bảng khối lượng (BOQ), phân tích chi phí (Cost Breakdown), và xây dựng chiến lược biên lợi nhuận (Margin Strategy) phù hợp. Bước bốn, Proposal, xây dựng hồ sơ năng lực, giải pháp kỹ thuật, và báo giá hoàn chỉnh để nộp cho khách hàng. Bước năm, Negotiation, đàm phán về giá, điều khoản thanh toán, và tiến độ thực hiện. Bước sáu, Contract Award, chính thức ký kết hợp đồng sau khi hai bên đã thống nhất mọi điều khoản.
Các chỉ số KPI quản lý Tender
Năm chỉ số quan trọng cần theo dõi gồm: tổng giá trị các hồ sơ đang tham gia (Tender Value), số lượng hồ sơ đã nộp (Tender Count), tỷ lệ thắng thầu (Win Rate), chi phí trung bình cho mỗi hồ sơ dự thầu (Cost Per Tender), và dự báo biên lợi nhuận (Margin Forecast) của các hồ sơ đang trong quá trình xử lý.
Vì sao cần một người chịu trách nhiệm xuyên suốt cả quy trình?
Trong mô hình vận hành phân tán, mỗi bộ phận thường chỉ nhìn thấy phần việc của mình mà không có cái nhìn tổng thể về toàn bộ hồ sơ thầu. Sales tập trung vào việc chốt được cơ hội, QS tập trung vào tính toán chi phí chính xác, còn Tender tập trung vào việc hoàn thiện hồ sơ đúng hạn — nhưng không ai chịu trách nhiệm về hiệu quả tổng thể của cả quy trình từ đầu đến cuối.
Việc chỉ định một người quản lý hồ sơ thầu (Tender Manager hoặc Bid Manager) chịu trách nhiệm xuyên suốt cả sáu bước giúp đảm bảo tính nhất quán, tránh tình trạng mỗi bộ phận tối ưu cho lợi ích riêng của mình mà bỏ qua mục tiêu chung là tối đa hóa tỷ lệ thắng thầu và lợi nhuận cho cả công ty.
Vai trò của ERP và AI trong quy trình đấu thầu
Trên hệ thống ERP, dữ liệu cần chảy liên tục từ Tender, qua BOQ, đến Contract, rồi Project, đảm bảo mọi thông tin từ giai đoạn đấu thầu được kế thừa đầy đủ khi dự án chính thức triển khai thay vì phải nhập lại từ đầu. AI có thể hỗ trợ phân tích nhanh hồ sơ mời thầu để xác định các yêu cầu quan trọng, cảnh báo những rủi ro tiềm ẩn trong điều khoản hợp đồng, và đề xuất chiến lược định giá dựa trên dữ liệu lịch sử của các hồ sơ tương tự đã từng tham gia.
Case Study: Chuẩn hóa quy trình giúp tăng hiệu quả đấu thầu
Một doanh nghiệp nội thất từng có ba bộ phận Sales, QS, và Tender vận hành gần như độc lập, mỗi bên tự quyết định mức độ đầu tư cho từng hồ sơ mà không có sự phối hợp thống nhất, dẫn đến nhiều hồ sơ được đầu tư quá mức cho những cơ hội ít tiềm năng, trong khi những cơ hội thực sự chất lượng lại không nhận đủ nguồn lực cần thiết.
Sau khi áp dụng quy trình sáu bước chuẩn hóa, với bước Qualification là điểm kiểm soát bắt buộc trước khi bất kỳ hồ sơ nào được chính thức triển khai, công ty đã giảm đáng kể số lượng hồ sơ tham gia không hiệu quả, đồng thời tăng chất lượng đầu tư cho những cơ hội thực sự có tiềm năng cao.
Kết luận
Doanh nghiệp nội thất không nên xem đấu thầu chỉ là một hoạt động hành chính đơn thuần, mà cần nhìn nhận đây là quy trình cốt lõi tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho toàn bộ công ty. Việc xây dựng một quy trình đấu thầu chuẩn hóa, từ đánh giá cơ hội ban đầu đến ký kết hợp đồng cuối cùng, kết hợp với hệ thống dữ liệu và công cụ AI hỗ trợ, chính là nền tảng giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể tỷ lệ thắng thầu và hiệu quả sử dụng nguồn lực kinh doanh.