Bán chịu là tập quán, nhưng không có nghĩa là thả nổi
Trong ngành vật liệu xây dựng, hầu như không đại lý nào có thể yêu cầu nhà thầu thanh toán 100% trước khi giao hàng — công nợ theo tiến độ công trình là tập quán phổ biến. Vấn đề không nằm ở việc có bán chịu hay không, mà ở việc có kiểm soát hạn mức tín dụng cho từng khách hàng hay để nhân viên bán hàng tự quyết định dựa trên quan hệ cá nhân. Khi không kiểm soát, công nợ tích lũy âm thầm đến mức đại lý mất khả năng nhập hàng mới vì vốn bị chôn ở các khoản phải thu quá hạn.
Thiết lập hạn mức tín dụng theo lịch sử thanh toán
- Phân nhóm khách hàng theo lịch sử thanh toán (đúng hạn, trễ hạn thường xuyên, mới giao dịch) để áp mức hạn mức và điều kiện khác nhau.
- Khách hàng mới hoặc chưa có lịch sử nên có hạn mức thấp và yêu cầu một phần thanh toán trước, tăng hạn mức dần theo lịch sử thanh toán tốt.
- Rà soát định kỳ (hàng quý) để điều chỉnh hạn mức — không để hạn mức cố định vĩnh viễn trong khi tình hình tài chính khách hàng đã thay đổi.
Cảnh báo tự động trước khi xuất kho
Điểm kiểm soát quan trọng nhất là ngay tại thời điểm lập đơn xuất kho: hệ thống cần tự động kiểm tra công nợ hiện tại của khách hàng so với hạn mức đã duyệt và cảnh báo/chặn nếu đơn hàng mới sẽ vượt hạn mức — thay vì để nhân viên kho phát hiện sau khi hàng đã xuất, lúc đó không còn cách xử lý nào ngoài đòi nợ.
Dashboard theo dõi DSO theo khách hàng
Chỉ số DSO (số ngày thu tiền bình quân) nên được theo dõi tách riêng theo từng khách hàng lớn thay vì chỉ xem con số tổng của toàn doanh nghiệp — vì một vài khách hàng nợ quá hạn nghiêm trọng có thể bị "trung bình hóa" và che khuất bởi các khách hàng thanh toán tốt. Dashboard cần hiển thị rõ danh sách khách hàng nợ quá hạn, số ngày quá hạn và giá trị nợ, để đội kinh doanh và kế toán ưu tiên xử lý đúng đối tượng rủi ro cao nhất.