Quy mô công nợ trong mô hình phân phối lớn hơn nhiều so với bán lẻ trực tiếp
Khi doanh nghiệp phân phối phục vụ hàng trăm đại lý với chính sách công nợ khác nhau theo từng cấp và từng khu vực, tổng giá trị công nợ phải thu tại một thời điểm có thể lớn hơn nhiều lần so với mô hình bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng. Nếu việc theo dõi công nợ vẫn dựa trên báo cáo tổng hợp cuối tháng, kế toán không thể phát hiện kịp thời những đại lý đang trượt dần vào tình trạng nợ quá hạn nghiêm trọng.
Phân loại công nợ theo mức độ rủi ro
- Đúng hạn: đại lý thanh toán đúng cam kết, có thể xem xét tăng hạn mức khi có nhu cầu.
- Trễ hạn dưới 30 ngày: cần nhắc nhở chủ động, chưa cần biện pháp mạnh.
- Trễ hạn trên 30 ngày: cần tạm dừng giao hàng mới cho đến khi thanh toán một phần, đồng thời đánh giá lại hạn mức.
Thu tiền chủ động thay vì bị động chờ đại lý thanh toán
Thay vì chờ đến hạn mới nhắc, hệ thống nên tự động gửi thông báo trước hạn thanh toán vài ngày, và tạo danh sách ưu tiên gọi điện nhắc nợ theo giá trị công nợ và số ngày còn lại đến hạn — giúp đội thu hồi công nợ tập trung vào các khoản có giá trị lớn và rủi ro cao nhất thay vì xử lý dàn trải.
Dashboard công nợ theo khu vực và theo nhân viên kinh doanh phụ trách
Vì mỗi khu vực/nhân viên kinh doanh thường phụ trách một nhóm đại lý riêng, dashboard công nợ nên cho phép xem theo từng khu vực để quy trách nhiệm rõ ràng khi công nợ khu vực đó tăng bất thường — không chỉ xem con số DSO tổng hợp toàn công ty, vốn dễ che khuất vấn đề cục bộ ở một vài khu vực cụ thể.