Đừng đợi hóa đơn về mới biết dự án đã vượt ngân sách

Một quyết định mua có thể đúng quy trình nhưng vẫn làm dự án vượt ngân sách.

Điều quan trọng không chỉ là “đã được duyệt chưa”, mà là “sau khi duyệt, dự án còn bao nhiêu ngân sách”.

Rủi ro chính

Ba tình trạng khiến doanh nghiệp phát hiện vượt ngân sách quá muộn

01

Budget chưa phản ánh phần đã cam kết

PO và hợp đồng thầu phụ đã được duyệt nhưng chưa có hóa đơn chưa làm giảm Available Budget.

Hệ thống cho thấy còn tiền trong khi một phần ngân sách thực tế đã được cam kết.

02

PR/PO không gắn đúng Project/WBS/Budget

Khoản mua không gắn rõ dự án, WBS, cost code, budget line.

Không biết khoản mua nào đang làm hạng mục vượt kế hoạch.

03

Phát hiện khi chi phí đã xảy ra

Chỉ thấy vấn đề khi nhận hàng, hóa đơn về, kế toán ghi nhận hoặc đối soát cuối kỳ.

Lúc phát hiện, quyết định mua đã được thực hiện.

Bạn gặp một trong ba tình trạng trên? Kiểm tra hệ thống hiện tại — 5 câu →

Đánh giá nhanh

Doanh nghiệp đang kiểm soát chi tiêu dự án tốt đến đâu?

5 câu hỏi tập trung vào những điểm kiểm soát quan trọng nhất trước khi doanh nghiệp cam kết chi phí. Không cần tên, email, điện thoại hay login.

Đánh giá kiểm soát mua hàng Câu 1 / 5

Chọn mô tả gần nhất với thực tế

0Điểm kiểm soát mua hàng

—

Ba khoảng trống quan trọng nhất

Doanh nghiệp có thể tiếp tục duyệt mua trong khi phần ngân sách thực sự đã được sử dụng hoặc cam kết hết.

Ưu tiên hành động

Xem Demo Procurement Control → Đề nghị tư vấn

Decision Simulator

Nếu bạn là người duyệt, hệ thống nên quyết định thế nào?

Ngân sách được duyệt300 tr

Chi phí đã chi180 tr

Chi phí đã cam kết60 tr

Ngân sách còn khả dụng60 tr

Dữ liệu minh họa · chưa gồm VAT · không thực hiện duyệt mua thật.

● Trong ngân sách

Còn khả dụng60 tr

Request40 tr

Còn lại20 tr

Đề xuất: tiếp tục quy trình phê duyệt — vẫn theo hạn mức thẩm quyền.

● Vượt ngân sách

Còn khả dụng60 tr

Request80 tr

Variance−20 tr

Hành động: cần duyệt ngoại lệ

● Thay đổi PO — tái kiểm tra ngân sách

Cam kết cũ60 tr

Cam kết mới75 tr

Tác động tăng thêm+15 tr

Ngân sách còn khả dụng 60 − 15 = 45 tr cho phần còn lại của hạng mục → nếu đã có đề nghị mua khác chiếm dụng, chuyển duyệt ngoại lệ.

Hệ thống không tự quyết định thay doanh nghiệp. Nó đưa đúng thông tin cho người có thẩm quyền trước khi cam kết chi phí.

Ba trạng thái chi phí doanh nghiệp cần nhìn thấy

Chi phí đã chi180 trĐã xảy ra

Chi phí đã cam kết60 trĐã cam kết

Đề nghị đang chờ80 trĐang đề nghị, chưa cam kết

Logic chi phí đã cam kết — không tính trùng

PO bản nhápChưa phải cam kết

PO đã duyệt / xác nhận= Chi phí đã cam kết

Nhận hàng / Hóa đơn / Ghi nhậnChuyển dần từ đã cam kết sang đã chi

PO100

Received60

→ Đã chi 60 · Còn cam kết 40✓

✗ Không được tính: đã chi 60 + đã cam kết 100

Chi phí đã cam kết chỉ tính phần nghĩa vụ còn lại chưa nằm trong chi phí đã chi để tránh ghi nhận trùng. Với thầu phụ: cam kết mua 40 + cam kết thầu phụ 20 = tổng cam kết 60.

Ngân sách còn khả dụng60 tr

Đề nghị mua đang chờ50 tr

Còn khả dụng nếu duyệt tất cả10 tr

Đề nghị đang chờ không cộng vào chi phí đã cam kết chính thức — hiển thị riêng để lãnh đạo thấy rủi ro. Nếu đề nghị đang chờ = 80 tr → nguy cơ vượt ngân sách 20 tr.

Chênh lệch giá mua

Đơn giá theo ngân sách1.000.000

Nhà cung cấp được chọn1.120.000

Chênh lệch giá mua+12%

Vượt vì GIÁ — Trợ lý AI cảnh báo: “Giá mua cao hơn ngân sách 12%.”

Chênh lệch số lượng

Số lượng theo ngân sách100

Số lượng đề nghị115

Chênh lệch số lượng+15%

Vượt vì SỐ LƯỢNG — hệ thống phân biệt hai nguyên nhân khác nhau.

Quy trình kiểm soát

Kiểm soát trước khi doanh nghiệp cam kết chi phí

Bước 01Bảng khối lượng (BOQ)→ Bước 02Ngân sách dự án→ Bước 03Đề nghị mua (PR)→ Bước 04Kiểm tra ngân sách→ Trong ngân sách → quy trình duyệtVượt ngân sách → duyệt ngoại lệ→ Bước 05Xin giá (RFQ) / chọn nhà cung cấp→ Bước 06Đơn hàng (PO) / Thầu phụ→ Bước 07Chi phí đã cam kết→ Bước 08Nhận hàng / nghiệm thu→ Bước 09Chi phí đã chi→ Bước 10Lãi/lỗ dự án

Mọi quyết định mua được kiểm tra tác động lên ngân sách trước khi doanh nghiệp cam kết chi phí.

Kiến trúc kiểm soát

Ba lớp kiểm soát trước khi tiền được cam kết

Odoo ERPTạo dữ liệu= Bộ máy kiểm soátÁp quy tắc+ Trợ lý AIPhân tích + cảnh báo→ Người duyệtQuyết định

Odoo ERP

Một nguồn dữ liệu

Dự án · ngân sách · đề nghị mua · xin giá · đơn hàng · thầu phụ · nhận hàng · hóa đơn · chi phí dự án.

Kiểm soát mua hàng

Logic kiểm soát

Tính chi phí đã chi, đã cam kết, còn khả dụng, rủi ro đề nghị đang chờ, chênh lệch ngân sách — và áp dụng ma trận phê duyệt.

Trợ lý AI

Decision Support

Phát hiện vượt ngân sách, chênh lệch giá/số lượng, giá nhà cung cấp tăng bất thường, cam kết quá lớn, rủi ro đề nghị đang chờ và tác động lên biên lợi nhuận.

Hỏi AI Controller

Dự án nào đang có nguy cơ vượt ngân sách?

AI Controller Văn phòng B — Ngân sách 300 · đã chi 180 · đã cam kết 60 · còn khả dụng 60 tr

Đề nghị đang chờ: 80 tr
Nguy cơ vượt: 20 tr

Drivers: Đồ gỗ +15 tr (tăng số lượng) · Điện +5 tr (giá mua tăng)

Hạng mục nào có cam kết lớn nhất?

AI Controller Đồ gỗ — ngân sách 800 · đã cam kết 480 tr (60% ngân sách đã được cam kết). Các PO lớn nhất: PO-0218 180 tr · PO-0227 120 tr · PO-0240 90 tr

Nếu duyệt toàn bộ PR đang chờ thì dự án nào vượt Budget?

AI Controller 2 dự án có nguy cơ vượt: Văn phòng B +20 tr · Showroom C +15 tr. Kiểm tra: → PR-038 · → PR-041 · → Budget line liên quan

Dựa trên: 12 PO4 subcontract6 PR đang chờDữ liệu cập nhật gần nhất trên hệ thống

Tác động lợi nhuận

Mua hàng không chỉ làm vượt Budget — nó làm giảm lợi nhuận dự án

Purchase Cost tăng Chi phí dự kiến tăng Forecast Profit giảm Margin giảm

Doanh thu dự kiến1.300 tr

Chi phí dự kiến trước PO1.060 tr

Biên lợi nhuận dự kiến trước PO18,5%

Duyệt thêm PO vượt ngân sách+40 tr

Chi phí / Biên lợi nhuận dự kiến sau PO1.100 tr · 15,4%

Tác động biên lợi nhuận−3,1 điểm %

Muốn biết toàn bộ chi phí đã chi, đã cam kết và còn phải chi đang tác động tới lợi nhuận dự án thế nào?

Xem Project P&L Control →

Từ Budget đến Margin trên cùng một logic quản trị

Odoo ERP+Kiểm soát mua hàng+Lãi/lỗ dự án+Trợ lý AI

Thiết kế cho doanh nghiệp thi công theo dự án, nơi mỗi PO, subcontract và thay đổi giá mua đều có thể tác động trực tiếp đến lợi nhuận công trình.

Đề nghị tư vấn

Quy trình mua hàng hiện tại của doanh nghiệp đang hở ở đâu?

Chia sẻ cách doanh nghiệp đang quản lý Budget, PR/PO và phê duyệt. AI-X sẽ cùng bạn xác định những điểm có thể khiến chi phí được cam kết trước khi lãnh đạo nhìn thấy rủi ro.

Đã nhận yêu cầu tư vấn

Buổi trao đổi sẽ tập trung vào các điểm kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến Budget và Margin dự án.

Xem Project P&L →

Đề nghị mua vượt ngân sách có bị chặn lúc nào cũng không?

Không. Doanh nghiệp có thể cấu hình cảnh báo, yêu cầu giải trình, chuyển cấp duyệt hoặc chặn — theo hạn mức và chính sách.

Có cần thay toàn bộ hệ thống hiện tại không?

Không nhất thiết. Cần đánh giá dữ liệu, quy trình và ERP hiện tại trước khi xác định phần giữ lại, tích hợp hoặc thay đổi.

Có cần triển khai toàn bộ ERP mới kiểm soát được mua hàng?

Không. Có thể triển khai theo giai đoạn. Nhưng Budget, PR/PO và Project Cost phải dùng cùng một logic kiểm soát.

•

Hub Thi công nội thất

Mô hình vận hành, quy trình 9 bước, gói EcoCons, KPI và dashboard theo ngành.

•

Kiểm soát lãi lỗ dự án

Làm rõ bức tranh lãi lỗ từng dự án từ doanh thu, chi phí và phát sinh.

•

Chẩn đoán nhanh theo phân hệ

Rà soát đề nghị mua, ngân sách còn lại và quy trình phê duyệt theo dự án.